1- الاهتمام بالشخص وبكل شخص يتصل وجعل الشخص يشعر بالاهتمام باحتياجاته وأن المجيب مهتم به.

2- الرد على الهاتف قبل الرنين الثالث حتى ما يحس المتحدث بعدم الاهتمام والإهمال من قبل المجيب.

3- وضع ابتسامه على الصوت لأن هذا يساعد على راحة المتصل.

4- تقديم يد العون والمساعدة قدر الإمكان، يعني مثلا هو قالك أريد المدير ضروري .. استفسر منه قد يكون الموضوع بسيط وتقدر تخلصه له أنت يمكن له عمل موقوف تقدر تمشيها بطريقتك الخاصة وبكذا تخليه ما يزعج المدير + تخلص موضوعه .

 
5- السؤال قبل وضع المتحدث على حالة الانتظار يعني مثلا لو جاك خط أهم منه وهو معك أطلب منه بأدب أنه ينتظر شوي أو خيره انه يرجع يتصل بيك بعد فترة زمنية.

6- لا تدافع عن نفسك في حالة ورود شكوى، لا تضع نفسك في موضع الدفاع فلما تكون بموقف الدفاع يكون موقفك ضعيف حاول تتجاوب مع الشكوى قدر الإمكان – أيضاً الشكوى تساعد في التحسين، يجب أن نتقبلها ونسجلها ونتعامل مع المشتكي ونطور أنفسنا من الشكوى، وحاول أنك تأخذ معلومات وحقائق الشكوى بشكل لطيف.

7- حاول اختيار كلماتك بعناية وابتعد عن الجمل السلبية واجعل كلامك إيجابي قدر المستطاع مثلا لو اتصل عليك واحد قالك أريد أن أقابل المدير .. سلبياً لما ترد عليه تقول المدير مشغول تعال وقت ثاني .. ايجابياً تقول بصراحة لا أريد أن أعطلك عن شغلك لأن المدير في اجتماع بس أعطني رقمك وأنا احدد موعد مناسب لك وأتصل بيك.

 

<!-- / message -->