مهام لجنة العلاقات العامة

تقوم اللجنة بإعداد وتنفيذ ما يتطلبه المؤتمر من خطط تنظيمية مبنية على البرنامج العلمي المقترح ومكانة راعي المؤتمر  وعدد المتحدثين والمشاركين والحضور لتوفير ما يلزم من قاعات وترتيبها على نحو ملائم وما يلزم من استقبال ومواصلات وتسكين والعمل على تنظيم ما تراه مناسب من زيارات وجولات خارجية أو وإعاشة ( إفطار، غداء , عشاء ) بالتنسيق مع اللجنة التنظيمية, والتنسيق مع الجهات المعنية لتحقيق التالي :

<!--إعداد الخطابات اللازمة لمطار الملك خالد الدولي لتسهيل مهمة فريق استقبال المطار الذي تقوم بتشكيلة اللجنة لاستقبال المشاركين والتواصل مع باقي الفرق .

<!--بعد جمع المعلومات من سكرتارية المؤتمر بعدد المشاركين والحضور والفعاليات يتم وضع تصور كامل ومن ثم مراسلة شركات التأجير والنقل لتوفير ما يلزم من تنقلات المشاركين من خلال تشكيل فريق مواصلات , كما يتم مخاطبة الفنادق وتعميدها بحجز غرف مناسبة كماً وكيفاً , وعلى ذلك يتم تحديد اعضاء فريق الفنادق الذي يقوم بتسكين المشاركين من خارج الرياض وتسجيل بياناتهم .

<!--وايضاً بعد ما يتم معرفة البرنامج العلمي والمدة الزمنية له وعدد المشاركين والحضور المتوقع وعلى ضوئها يقوم فريق القاعات بحجز عدد قاعات مناسب .

<!--توفير الخدمات اللازمة لقاعة حفل الافتتاح والجلسات : الصوتيات, الإضاءة, التكييف, الورود, لوحات الاسماء,....

<!--توفير التجهيزات التقنية اللازمة للعروض التقديمية في حفل الافتتاح والجلسات : حاسب محمول, شاشة عرض, جهاز عرض بروجيكتور, أجهزة الترجمة, ....

<!--توفير الدعم الفني لحفل الافتتاح والجلسات, والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة لتكليف فنيين متخصصين في المجالات ذات العلاقة .

<!--إعداد وتنفيذ وتعليق لوحات التعريف بالمؤتمر والدعوة لحضور فعالياته ( بانرات , واستاندات ) داخل مقر المؤتمر وخارجه.

<!--إعداد وتنفيذ وتعليق اللوحات التذكارية بالمؤتمر ( بانر ) في منصة قاعة حفل الافتتاح والجلسات .

<!--اعداد وتنفيذ اللوحات التعريفية بأسماء المشاركين في الجلسات وحفل الافتتاح بعد اعتماد الاسماء من اللجنة التنفيذية, ومتابعة وضع الاسماء في اماكنها اثناء الجلسات بالتنسيق مع اللجنة العلمية .

<!--اعداد الخطة الامنية المناسبة للمؤتمر  والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة حولها ومتابعة تنفيذها

<!--اعداد الخطة المناسبة للرعاية الصحية للمشاركين والمنظمين للمؤتمر  والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة حولها ومتابعة تنفيذها .

<!--اعداد خطابات الشكر وتوقيعها من رئيس اللجنة التنفيذية ومتابعة ارسالها لأصحابها.

<!--تولي تنظيم حفل افتتاح المؤتمر , اعداد البرنامج واعتماده من اللجنة التنفيذية , اختيار المقرئ, اختيار المذيع, تجهيز الدروع ومناولتها,...

<!--اعداد قائمة للأسماء التي يقترح دعوتها لحضور حفل افتتاح المؤتمر وعرض الاسماء على اللجنة التنفيذية لاعتمادها.

<!--اعداد بطاقات دعوة حضور حفل الافتتاح وطباعتها وتوزيعها .

<!--التنسيق مع منسقي الجامعات للتأكيد على استصدار تذاكر القدوم للمشاركين من خارج الرياض, وعمل حجوزات الطيران اللازمة.

<!--اعداد قواعد الضيافة والاسكان والاتفاق عليها مع مقر السكن, من حيث حقوق وواجبات الضيوف, وإبلاغ ذلك للمشاركين من خارج الرياض .

<!--توفير النقل من السكن إلى مقر انعقاد المؤتمر وبالعكس, لجميع المشاركين من خارج مدينة الرياض, إلى جانب توفير التنقلات لجميع الضيوف اثناء الزيارات والحفلات .

<!--اعداد وترتيب القاعة الرئيسة لحفلي الافتتاح والاختتام وقاعة جلسات المؤتمر .

<!--اعداد وتجهيز صالون الاستقبال لاستقبال راعي حفل الافتتاح و الضيوف وتوفير متطلبات الضيافة في صالون الاستقبال, ( قهوة, شاي, بخور,...) .

<!--التنسيق مع رئيس اللجنة التنفيذية حول استقبال راعي حفل الافتتاح وتوفير جميع المتطلبات اللازمة لذلك .

<!--توفير وجبات خفيفة للمشاركين والضيوف اثناء الجلسات .

<!--توفير مرافقين للمشاركين من المنتدى .

<!--اعداد وتنفيذ الخطة اللازمة لاستقبال ضيف حفل افتتاح المؤتمر و الجلسات وتحديد اماكن الجلوس والارشاد اليها .

<!--اقتراح برنامج الزيارات والحفلات للمدعوين والمشاركين والرفع به للجنة التنفيذية لاعتماده .

<!--تنفيذ برنامج الزيارات والحفلات للمدعوين والمشاركين المعتمد من اللجنة التنفيذية .

<!--تسجيل المشاركين في المؤتمر, وإعطائهم مقتنياتهم الخاصة مثل البطاقة والحقيبة .