خطط لمشروعك قبل البدأ

المفتاح لنجاح المشروع يكمن في التخطيط. وضع خطة المشروع هو أول شيء يجب عليك القيام به عند القيام بأي نوع من المشاريع.

غالبا ما يتم تجاهل تخطيط المشاريع لصالح البدء فى تشغيل المشروع والبدأ فى الإنتاج سريعا. ومع ذلك، كثير من الناس لا يدركون قيمة خطة المشروع في توفير الوقت والمال والعديد من المشاكل.

هذه المقاله هى نهج بسيط وعملي لتخطيط المشاريع. عند الانتهاء منها ، يجب أن يكون لديك فكره واضحه عن تخطيط المشروع  يمكنك استخدامها مستقبلا.

الخطوة 1: أهداف المشروع

يمكن إعتبار المشروع ناجحا عندما يلبى احتياجات أصحاب المصلحة. أصحاب المصلحة هو أي شخص بشكل مباشر، أو غير مباشر يتأثر بالمشروع.

كخطوة أولى، من المهم  تحديد أصحاب المصلحة في المشروع. فإنه ليس من السهل دائما تحديد من هم المستفيدين من المشروع، ولا سيما هؤلاء الذين تأثروا بشكل غير مباشر. أمثلة من أصحاب المصلحة هم:

• مالك المشروع.

• العميل الذي يحصل على المخرجات.

• مستخدمين مخرجات المشروع.

• مدير المشروع وفريق عمل المشروع.

بمجرد فهم من هم أصحاب المصلحة ، فإن الخطوة التالية هي معرفة احتياجاتهم. أفضل طريقة للقيام بذلك هي من خلال إجراء مقابلتهم. خذ ما يلزمك من الوقت أثناء المقابلات لاستخلاص الاحتياجات الحقيقية التي تخلق فوائد حقيقية. في كثير من الأحيان سوف يتحدث أصحاب المصلحة عن احتياجات ليست ذات صلة و لا تحقق منافع مباشره. يمكن تسجيل هذه على انها ذات  أولوية منخفضة يمكن تطبيقها فى مرحله التوسع ولكن لا تهملها.

الخطوة التالية، بعد أن أجريت المقابلات، وعملت قائمة شاملة من الاحتياجات ,هى تحديد الأولويات طبقا لما تنتجه. من قائمة الأولويات، يجب تحديد مجموعة من الأهداف التي يمكن قياسها بسهولة. وبمجرد الانتهاء من وضع مجموعة واضحة من الأهداف، ينبغي تسجيلها في خطة المشروع. سيكون مفيدا أيضا ان تشمل احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة فى الخطه.

هذا هو الجزء الأكثر صعوبة في عملية التخطيط قد انجز. حان الوقت للمضي قدما والنظر في نتائج المشروع.

 الخطوة 2: نتائج المشروع

باستخدام الأهداف التي تحددت في الخطوة 1، ضع قائمة بالأشياء التى يحتاج المشروع إلى تقديمها لتحقيق هذه الأهداف. تحديد متى وكيف يجب أن يتم تسليم كل بند مما تنتجه.

ضف الى ما  ستنتجه و الذى سجلته فى خطة المشروع , تاريخ تسليم تقريبى. وسيتم وضع مواعيد تسليم أكثر دقة خلال مرحلة الجدولة.

الخطوة 3:جدوله المشروع

إنشاء قائمة بالمهام التي تحتاج إلى القيام بها لتحديد موعد تسليم  كل بند في الخطوة 2. لكل مهمة عليك تحديد ما يلي:

• مقدار الجهد (ساعات أو أيام) المطلوب لإكمال المهمة.

• المصدر الذى سوف ينتج المهمة.

بمجرد تحديد مقدار الجهد لكل مهمة، يمكنك تحديد الجهد المطلوب لكل جزء من المخرجات، وتاريخ التسليم بدقه. تحديث الجزء الخاص بالمخرجات بمواعيد التسليم أكثر دقة مع كل مرحله انجزت.

هناك مشكلة في هذه النقطة، هى عندما  يفرض مالك المشروع او شريكك تاريخ تسليم غير واقعي يخالف تقديراتك. اذا حدث ذلك راجعه بسرعه لإصلاح الخطأ. الخيارات المتاحة لديك في هذه الحالة هي:

• إعادة التفاوض على الموعد النهائي (تأخير المشروع).

• توظيف موارد إضافية (زيادة التكلفة).

• تقليل نطاق المشروع (تسليم أقل).

استخدم الجدول الزمني للمشروع لتبرير اختيارك اى من هذه الخيارات.

الخطوة 4: خطط الدعم

هذا القسم يتعامل مع خطط  فرعيه يجب إنشاءها كجزء من عملية التخطيط. يمكن تضمين تلك الخطط مباشرة في الخطة.

        <!--[endif]-->خطة الموارد البشرية

تحديد الأفراد بالاسم، والأفراد والهيئات التي لها دور رائد في المشروع. اوصف أدوارهم ومسؤولياتهم في هذا المشروع. فى هذه الخطه اوصف عدد ونوع الأفراد الذين سيعملوا على الأنتاج فى المشروع. اكتب بالتفصيل بداية كل بند والمده الزمنيه المطلوبه للتنفيذ، و الأسلوب  الذى سوف يستخدم للحصول على المنتج النهائى. ضع هذه المعلومات فى صفحه منفصله.

 خطة الاتصالات

ضع على صفحه الأشخاص الذى يجب ان يحاطوا علما بالمشروع والوسيله الذى سيحصلوا بها على المعلومات. الوسيله الأسهل هى بإستخدام التقارير الأسبوعيه او الشهريه عن مدى تقدم المشروع، واصفا كيف يتم التنفيذ ، والعمل المخطط له للفترة المقبلة.

خطة إدارة المخاطر

إدارة المخاطر هي جزء مهم من إدارة المشروع. على الرغم من أن كثيرا ما تٌغفل، فمن المهم تحديد المخاطر التى يمكن حدوثها للمشروع، وكيف تكون مستعدا إذا حدث شيء سيء.

هنا بعض الأمثلة على مخاطر المشروع الشائعه :

• الوقت والتكلفة تقدر  بصوره متفائله جدا.

• مراجعة العملاء ودورة التغذية المرتدة بطيئة جدا.

• عجز غير متوقع فى الميزانية.

• عدم وضوح الأدوار والمسؤوليات.

• لا يتم تحديد أصحاب المصلحة ، أو لا تفهم احتياجاتهم بشكل صحيح عند بدأ المشروع.

• ان يغير اصحاب المصلحه متطلباتهم بعد  بدأ المشروع.

• يضيف  اصحاب المصلحه متطلبات جديدة بعد المشروع.

• ضعف التواصل مما يؤدي إلى سوء الفهم، ووجود مشاكل فى الجودة.

• عدم الالتزام بالموارد.

يمكن تتبع المخاطر باستخدام سجل المخاطر. إضافة كل المخاطر التي حددت لسجل المخاطر الخاص بك؛ أكتب ما الذي ستفعله في حال حدوثها، وما سوف تفعله لمنع ذلك من الحدوث. مراجعة السجل الخاص بالمخاطر على أساس منتظم، مضيفا اى مخاطر جديدة كما تحدث خلال عمر المشروع. تذكر ان المشاكل لا تنتهى بتجاهلها. يجب أن تستعد لها من البدايه وتعمل على مواجهتها حال حدوثها.

تهانينا. بعد أن تابعت جميع الخطوات المذكورة أعلاه، يجب أن يكون لديك خطة مشروع جيد. تذكر ضروره تحديث خطتك كلما تقدم المشروع، وقياس التقدم مع الخطة.

المصدر: د. نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )