كيف تتلقي وتعطى تغذية راجعة فعالة

نحن نتلقى باستمرار ونعطى الملاحظات. سواء صراحة من خلال لغة شفهية أو كتابية، أو ضمنا في الإيماءات أو نبرة الصوت، وردود الفعل تنقل المعلومات حول السلوكيات وتقدم تقييما لنوعية تلك السلوكيات. من السهل أن تأخذ ردود الفعل شخصيا، او ان تسعى إلى النظر إليها كفرصة للتعلم. ردود الفعل يمكن أن تعزز نقاط القوة الموجودة، وتحفاظ على السلوك الذي يوجه الأهداف في طريقها، ويوضح الآثار المترتبة على السلوك، وزيادة قدرات المتلقين لكشف وتصحيح الأخطاء من تلقاء نفسهم. استخدام النصائح التالية لتلقي وإعطاء تغذيه راجعه على نحو فعال.

تلقي تغذيه راجعه على نحو فعال :

•       استمع إلى ردود الفعل الموجهه اليك.

هذا يعني عدم المقاطعه. سماع الشخص بتركيز، والاستماع إلى ما يقوله حقا، وليس ما تفترض انه سيقوله. يمكنك استيعاب مزيد من المعلومات إذا كنت مركزا على الاستماع والفهم بدلا من أن تكون دفاعيا، والتركيز على ردك.

•      كن واعيا بما سترد.

لغة الجسد ونبرة الصوت لديك غالبا ما تتحدث بصوت أعلى من الكلمات. حاول تجنب وضع الحواجز. اذا بدى عليك انك مشتت وتشعر بالملل، سترسل رسالة سلبية أيضا. الانتباه، من ناحية أخرى، يشير إلى أنك تقيم ما يقال ويجعل كل واحد منكم في راحه.

•      أن تكون منفتحا.

هذا يعني أن تقبل الأفكار الجديدة والآراء المختلفة. في كثير من الأحيان، هناك أكثر من طريقة واحدة للقيام بأى شيء والبعض الآخر قد يكون له وجهة نظر مختلفة تماما حول موضوع معين. لا تنفعل قد تتعلم شيئا مجديا.

•       افهم الرسالة.

تأكد من أنك تفهم ما يقال لك، وخاصة قبل الاستجابة لردود الفعل. اطرح الأسئلة للتوضيح إذا لزم الأمر. الاستماع بنشاط من خلال تكرار النقاط الرئيسية حتى يتسنى لك معرفة تفسير ردود الفعل بشكل صحيح. في بيئة المجموعة، احصل على التغذيه الراجعه من الآخرين قبل الرد. كذلك، اذا كان ذلك ممكنا استوضح على نوع ردود الفعل مسبقا حتى لا تؤخذ على حين غرة.

•       فكر و قرر ما يجب القيام به.

حدد قيمة ردود الفعل، والنتائج المترتبة على استخدامها أو تجاهلها، ثم قرر ما يجب القيام به بسبب ذلك. ردك هو اختيارك. إذا كنت لا توافق على ردود الفعل، انظر في طلب رأي ثان من شخص آخر.

•       المتابعة.

هناك العديد من الطرق لمتابعة ردود الفعل. في بعض الأحيان، ستكون المتابعة ببساطة تنطوي على تنفيذ الاقتراحات التى قدمت لك من خلال التغذيه الراجعه. في حالات أخرى، قد ترغب في إعداد اجتماع آخر لمناقشة الملاحظات أو إعادة تقديم العمل بعد تنقيحة.

إعطاء تغذية راجعة فعالة :

•       حدد أولويات أفكارك.

اجعل ردود فعلك لأهم القضايا فى الموضوع وليس على اى نقطه ليس لها اهميه لمجرد التعليق. انظر في قيمة ردود الفعل المحتملة إلى المتلقي وكيف سترد على سؤال مثل- هل يمكنك أن تعمل على ردود الفعل هذه؟ كذلك، الكثير من ردود الفعل التي تقدم في وقت واحد يمكن ان تكون مربكه للمتلقي.

• التركيز على السلوك وليس الشخص.

افتتح بتحديد السلوك موضع رد فعلك، ثم اوصف كيف تشعر حيال ذلك، وانهي مع ما تريد. هذا النموذج يمكنك من تجنب ان تكون اتهامي باستخدامك "أنا" والتركيز على السلوكيات، بدلا من التفسيرات الافتراضية. على سبيل المثال: "أنا لم أرك في الاجتماع منذ بدايته. أخشى أنه قد فاتك معلومات هامة. يمكننا ان نلتفى قريبا لمناقشة الأمر اذا اردت؟ "

بدلا من: "من الواضح أنك لا تبالي يهذه الاجتماعات ولا تهتم بما يفوتك من معلومات بالطبع!"

•      تحقيق التوازن بين المحتوى.

 استخدام "نهج الساندوتش." ابدأ من خلال تقديم التعليقات على نقاط القوة المحددة. هذا يوفر التحفيز ويحدد الأشياء المتلقي يجب أن يستمر عليها. ثم حدد الجانب او الجوانب المحدده للتحسين وسبل إجراء التغييرات. أختم بتعليق إيجابي. هذا النموذج يساعد على تعزيز الثقة والحفاظ على المناطق الضعيفة في الحسبان. على سبيل المثال: "العرض التقديمي كان عظيما. وتواصلت جيدا بالعين، وكنت مستعد بشكل جيد. كان من الصعب قليلا سماع صوتك في الجزء الخلفي من الغرفة، ولكن مع بعض الممارسة يمكنك التغلب على هذا. استمر في العمل كان جيد "

بدلا من:" أنت لم تتكلم بصوت عال بما فيه الكفاية. ومع ذلك، كان العرض جيدا ".

•      أن تكون محددا.

 تجنب التعليقات العامة التي قد تكون ذات فائدة محدودة لدى المتلقي. حاول أن تعطى الأمثلة لتوضيح هذه الملاحظات. كذلك، قدم بدائل بدلا من مجرد تقديم المشورة حتى تسمح للمتلقي أن يقرر ما يجب عمله بهذه الملاحظاتك.

•       كن واقعيا.

ينبغي أن تركز ردود الفعل على ما يمكن تغييره. انها غير مجدية ومحبطة للمتلقى ان يكون التعليق على شيء ليس لديه سيطرة عليه. أيضا، تذكر تجنب استخدام عبارة "دائما" و "أبدا". سلوك الأفراد نادرا ما يتفق مع ذلك.

•     أمتلك ردود الفعل.

عند تقديم تعليقات تقييمية، استخدم ضمير "أنا" بدلا من "هم" أو "واحد"، حتى لا يعني أن رأيك متفق عليه عالميا. تذكر أن التغذيه الراجعه هى مجرد رأيك.

•     كن في الوقت المناسب.

 قدم ملاحظاتك فى الوقت المناسب. ردود الفعل تفقد أثرها إذا تأخرت طويلا. ردود الفعل المتأخرة يمكن أيضا أن تسبب الشعور بالذنب والاستياء للمتلقي إذا فات وقت اجراء التحسين. كذلك، إذا كان ردك سلبي في المقام الأول، خذ وقتك لإعداد ما سوف تقوله أو تكتبة حتى لا يكون صادما.

•    عرض الدعم المستمر.

ينبغي أن تكون ردود الفعل عملية مستمرة، وليس حدثا لمرة واحدة. بعد تقديم التغذية الراجعة، ابذل جهدا واعيا للمتابعة. السماح للمتلقي ان يعرف انك متاح إذا كان لديه أستفسارات، وإذا كان ذلك مناسبا.

المصدر: د.نبيهه جابر

(يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل والاقتباس)