تكييف التواصل بما يناسب المستمعين و المواقف

نتواصل مع الناس كل يوم، ولكن في بعض الأحيان نحن لا نعدل أسلوب تواصلنا مع الجمهور أو الموقف. هذا يمكن أن يؤدي إلى الارتباك، و قد يؤذي المشاعر، أو سوء الفهم. تعلم كيفية التكيف مع طريقة التواصل للحالات المختلفة من خلال النظر في العديد من العوامل التي تؤثر على فعالية اتصالك.

الخطوات :

<!--التفكير في الموقف أو المناسبة.

سياق الاتصال يشكل الفرق على حد سواء في الطريقة التي تتعامل بها مع الآخرين وفي الطريقة التي يفسروا بها طريقه تواصلك.

•       تذكر أن الزمان والمكان يفرق. هناك مزحه قد تحقق نجاحا كبيرا مع أصدقائك قد لا تكون مناسبه في مكان العمل. وبالمثل، ان تٌفصح عن ما فى قلبك لصديق عزيز يختلف عن القيام بذلك مع طفل صغير أو شخص غريب.
•       تحديد المستوى الشكلي. المناسبات الرسمية مثل الاحتفالات والعروض التجارية تتطلب المزيد من لغة و ملابس رسمية. المناسبات العاديه مثل الخروج مع عائلتك أو الأصدقاء تسمح لك أن تكون أكثر استرخاء ،والملابس عاديه او كاجوال.

<!--تحديد هدفك.

تعرف على الغرض من التفاعل حتى تتمكن من التكيف مع من تتواصل معهم على نحو فعال. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في بناء علاقة صداقة مع زميل ، قد تدعوه للخروج لتناول فنجان من القهوة أو تطلب منه أن ينضم إليك لتناول طعام الغداء. ولكن إذا كنت تريد أن تبقي عملك والحياة الشخصية منفصلة، ​​سوف تكون مهذبا و التواصل يكون مهنيا.

<!--إعرف جمهورك.

للتكيف الاتصال على نحو فعال، تحتاج إلى فهم من الذي تتحدث معه. يجب رؤية الأشياء من وجهة نظرهم وتفصيل الاتصال بما يتناسب معهم قدر الإمكان.

•      التعرف على العلاقة مع الجمهور. مع صديق جيد، سوف تكون قادرا على أن تكون أكثر حميميه وصراحه. مع المشرف، ستتحدث باحترام. مع الصراف، قد ترغب أن تكون وديا، لكن محافظ.
•      الاعتراف بالفروق في الشخصية. على سبيل المثال، المنفتحون ترغب في التواصل وجها لوجه،أو عبر الهاتف، أو في مجموعات كبيرة. فإنهم يميلون إلى التفكير بصوت عال. الانطوائيون يفضلون الحديث عن طريق رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية، وفي المحادثات شخص لشخص. غالبا ما يحتاجوا إلى وقت للتفكير قبل الإجابة على الأسئلة.
•       إجراء تحليل الجمهور. نظرة على مدى العمر والجنس ومستوى التعليم، والقيم والثقافات والهياكل الأسرية، و خلفيه التجارب لجمهورك. هذا مفيد خصوصا عند إلقاء الخطب على جماهير غير مألوفة.

<!--النظر في طريقة الاتصال الخاصة بك.

لكل طريقة من طرق التواصل لها مزاياها وعيوبها. إذا كنت قادرا على الاختيار، اختار الطريقة التي يمكن أن تكون أكثر فعالية لجمهورك. خلاف ذلك، إعمل ضمن الهيكل الحالي.

•       خلال الاجتماعات، شارك من خلال تبادل الأفكار، و عليك أن تأخذ من الوقت للاستماع،و لا تحتكر المناقشة.
•       عندما تلقي خطاب، يجب ان تدرك أنك الوحيد الذى يتكلم. توقع الأسئلة من جمهورك و حاول مخاطبتها فى اتصالك.
•       عند الانخراط في وسائل الاعلام الاجتماعية، يمكن أن تكون أكثر استرخاء. غالبا ما يحدث الاتصالات في جزء من سطر أو من سطرين. كن منفتحا، ولكن موجزا.
•      البريد الإلكتروني والرسائل النصية تتطلب اختيارا واعيا للكلمات، و أن تكون مباشرا. التعبير عن المشاعر من خلال الكلمات أو استخدام الرموز (الوجوه المبتسمة).

<!--انتبه الى كلامك.

كن واعيا للغة التي تستخدمها. يمكن للكلمات أن تساعدك على التواصل بسرعة مع شخص ما، ولكنها قد تسيء له أيضا.

•       اختيار الكلمات على أساس مستوى العمر، والتعليم، ودرجه أمية الشخص (الأشخاص) الذي تتحدث معه. استخدم كلمات يمكن فهمها و التواصل بها.
•       استخدم الكلمات الفنية فقط إذا كنت على اتصال مع الاشخاص الذين يعرفون ما تعنيه. إذا كان يجب استخدام المصطلحات، خذ من الوقت لشرح ما تعنيه للمستمعين.

<!--انتبه للغة الجسد.

لغة الجسد يمكن أن تفسر بشكل مختلف في حالات مختلفة. وائم التواصل غير اللفظي مع الموقف الحالى.

•      الاتصال بالعين بشكل عام وسيلة جيدة للتواصل مع الشخص الذي تتحدث معه. ومع ذلك، إذا كان الوضع حساسا للغاية، الجلوس جنبا إلى جنب مع الشخص يمكن أن يزيل الضغط من التواصل معه بالعين وبالتالي تجعل الشخص الآخر أكثر راحة.
•      المساحة الشخصية تختلف مع كل من الثقافة، الفرد، والعلاقة. مع الشخص القريب جدا ، قد تجلس على مقربة لدرجه ان تتلامس الكتفين. ومع ذلك، عندما تجلس بالقرب من المشرف أو شخص غريب تماما، أترك مسافة بينكما.

<!--إعطى اهتمام لردود فعل الشخص الآخر.

بعض الناس قد توفر ردود الفعل اللفظي عن طريق طرح الأسئلة. يمكنك أيضا مشاهدة التواصل غير اللفظي من الحركات – تقاطع اليدين، النظر بعيدا، التثاؤب، الايماء - لترى كيفيه تجاوبه مع ما تقول.

•       إذا كان يبدو أنه عصبيا، تأكد من أنك في مكان يشعره بالراحة. إشراكه في نقاش صغير لمساعدته على ازاله توتره. طرح الأسئلة للتعرف عليه بشكل أفضل.
•     إذا كان يبدو مرتبكا، اشرح ذلك مرة أخرى في كلمات مختلفة. اطلب منه توضيح ما هو الجزء الذى يربكه. إبحث عن صور و استعارات، أو الرسوم التوضيحية لإثبات وجهة نظرك بشكل واضح.
•  إذا كان يبدو أنها يشعر بالضيق، استمع له و حاول أن تفهم لماذا. إنتظر للتعبير عن أفكارك أو محاولة إقناعهم بشكل مختلف.

نصائح :

•       التكيف مع شخص آخر. التواصل يحتاج إلى أن يكون التركيز على الجمهور، وهذا يعني أنك تتكيف مع ما يفضله فى الاتصال. على سبيل المثال، إذا كنت انطوائي وتفضل إرسال رسالة بريد إلكتروني، ولكنك تتحدث مع شخص منفتح (منبسط) الذي يفضل التحدث وجها لوجه، عليك التخلي عن ما تفضله وتلبي طلبه.
•       أكتب خطة الاتصالات التي تركز على جمهورك عند التحضير للخطب عامة. هذه تساعدك على التفكير من خلال المناطق التي سوف تؤثر على الطريقة التي يتم تلقي المستمع لرسالتك.

المصدر: د. نبيهه جابر

(يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس)