مزايا وعيوب نظام مراقبة المخزون اليدوى

حتى أصغر الشركات بحاجة إلى تنفيذ شكل من أشكال نظام مراقبة المخزون للحفاظ على عدد البضائع دقيق ، وكذلك للأغراض المحاسبية . أصحاب الأعمال عموما لديهم حرية الاختيار بين استخدام الحاسوب أو نظام الجرد اليدوي 

الاتى عددا من المزايا والعيوب المحتملة :

البساطة :

للأعمال التجارية الصغيرة جدا التي تحمل كمية محدودة من المخزون أو أن المخزون يتحرك ببطء ، نظام الجرد الآلي غير ضروري. يمكن لصاحب العمل بسهولة تتبع كم البضائع في متناول اليد مع النظام اليدوي ، أو ببساطة عن طريق تطبيق "اختبار مقلة العين " لمعرفة ما إذا كان الوقت قد حان لطلب المزيد . المالك لا يحتاج الى انفاق المال على برمجيات للجرد أو اضاعه الوقت لمعرفة كيفية تشغيلها.

الشعور بالتحكم :

النظام اليدوي يعطي أصحاب الأعمال الصغيرة شعور أكبر من السيطرة . بدلا من الاعتماد على جهاز كمبيوتر للإشارة عندما يحين الوقت لإعادة طلب المخزون ، يمكن لصاحب  المشروع إدارة العملية بنفسه. الحاجة لفحص بضاعته على أساس منتظم ، قبل وضع طلب الشراء، يعطيه الفرصة لتقييم حالة بضاعته ، مما يقلل من حصول العملاء على ايه بضائع تالفة .

عمالة كثيفة :

من عيوب نظام الجرد اليدوي هو أنها يمكن أن تكون كثيفة العمالة . أنها تتطلب المتابعة المستمرة لضمان أن يتم احتساب كل معاملة فى المنتجات ، كما يتم التأكد من الاحتفاظ بها بالكميات المناسبة. النظام اليدوى أيضا أكثر صعوبة لتبادل المعلومات عن المخزون في جميع أنحاء المنشأه، لأن عدم وجود كومبيوتر يجعل الوصول إلى سجلات الجرد عملية أكثر تعقيدا . الوقت الذي يقضيه مالك المشروع فى مراقبة مستويات المخزون يمكن أن تستخدم في أنشطة أكثر إنتاجية لرجال الأعمال.

 الخطأ البشرى :

يعتمد نظام الجرد اليدوي بشكل كبير على تصرفات الافراد ، مما يزيد من احتمال الخطأ البشري. الافراد قد تنسى تسجيل المعاملات أو ببساطة تخطىء فى عدد السلع . هذه الاخطاء قد ينتج عنها أوامر إضافية لا داعي لها والتي تزيد تكاليف المخزون الدفترية للشركة و استخدام مساحة التخزين الثمينة. الخطأ البشرى للعد يمكن أن تؤدي أيضا إلى عدم طلب ما يكفي من المنتج ، وهذا يعني نقص عنصر مهم في الوقت الخطأ .

مزايا و مساوئ نظام إدارة المخزون بالحاسب الالى :

بغض النظر عن طبيعة عملك ، تحتاج إلى تتبع المنتجات فى شركتك التى توجد في متناول اليد. حفظ جرد دقيق أمر بالغ الأهمية لخفض التكاليف و توفير عملية أكثر تبسيطا . كما يمكن لصاحب العمل ، الاعتماد على أساليب العد التقليدية أو إقامة شكل من أشكال مراقبة المخزون الاليكترونى. كلا النهجين وفوائدها و سلبياتها، من المهم معرفتها لوزن المزايا النسبية بعناية.

السرعة و الكفاءة :

نظام إدارة المخزون بالكومبيوتر يجعل كل شيء من ادخال المعلومات لاجراء الجرد أسهل. يمكن القيام بالفرز اليدوي لقوائم الجرد يستغرق عدة أيام ، ولكن مع نظام إدارة المخزون الكومبيوتر، يمكن القيام بنفس العملية في غضون ساعات .

انشاء المستندات :

بمجرد استخدام نظام إدارة المخزون الاليكترونى ، يمكن للمديرين والعمال استخدامه للحصول على جميع أنواع الوثائق فورا، من أوامر الشراء و الفواتير و الشيكات لكشوفات الحساب . يمكن للمديرين أيضا استخدام النظام لطلب المنتجات تلقائيا عندما ينخفض المخزون.

البيانات في الوقت المناسب

مع النظام اليدوي ، فإن البيانات دقيقة طبقا للفرز اليدوي الذى تم. مع نظام إدارة المخزون بالحاسب،  يمكن لفريق الإدارة سحب التقرير على الفور ، و معرفة عدد الوحدات على الأرض، وكم باعوا من المنتجات وما هى الاكثر مبيعا ،و الأسرع فى البيع.

 الاعتماد على تكنولوجيا

مع نظام الحاسب لإدارة المخزون ، تصبح الشركة تحت رحمة التكنولوجيا . يمكن لعوامل خارجية مثل انقطاع الكهرباء أو فقدان الإنترنت أو الاتصال بالشبكة يجعل النظام عديم الفائدة مؤقتا ويتوقف عن العمل.

مدى الدقة :

نظام الحاسب وحده لا يضمن الدقة، و بيانات المخزون مرتبطه بإدخال البيانات ودقه الشخص الذى يدخلها. الشركات التي تخطط لاستخدام نظام إدارة المخزون بالحاسب فى حاجة إلى وجود نظام للتحقق من صحة البيانات المدخله والتحقق من الأرقام الواردة في التقارير من البرنامج. قد يكون الفرز اليدوي أو مراجعة الحسابات اللازمة لضمان سلامة الجرد .

مخاطر التلاعب :

أي نظام للحاسب يحمل في طياته خطر الاقتحام ، ويمكن ان يتعرض نظام إدارة المخزون لخطر التلاعب. البائع غير الشريف يمكنه إختراق النظام و الحصول على السداد عن منتجات لم يسلمها ، أو موظف غير امين يمكنه إعادة توجيه الشيكات لنفسه او يتلاعب فى الكميات ليبيعها لحسابه.

كيفية تصميم نظام مراقبة المخزون

إدارة المخزون الفعالة يمكن أن تساعد في زيادة الأرباح للأعمال التجارية الصغيرة.

الغرض من نظام مراقبة المخزون شيئين . الوظيفة الأساسية هو ضمان أن الأعمال التجارية الصغيرة تلبي احتياجات العملاء – اى ان المنتجات متوفرة عندما يطلبها الزبائن. ولكن مراقبة المخزون السليم يمكن أن يساعد أيضا في تعظيم الأرباح لمالك الأعمال الصغيرة ، (مع الحد من السرقة المحتملة و الخسائر). الشركات الكبيرة ، تزيد الأرباح باستخدام سلسلة التوريد أو تامخزون عند الوقت المناسب . يمكن للشركات الصغيرة استخدام مزيج من التكنولوجيا والمحاسبة السليمة و عمليات فعالة لضمان ان يكون المخزون دائما متاحا للعملاء مع تجنب مشاكل تكلفه التكدس.

 الخطوة الاولى :تحديد احتياجات عملائك:

و هو  معرفه حجم المنتج الذى يشتريه الزبائن ، وما تتوقعه منهم ان يشتروا في المستقبل القريب والبعيد . استخدم طريقة " التنبؤ " لتحديد ما هو المحتمل ان يشتروه في اليوم التالي، و الأسبوع والشهر والسنة ، بناء على ما اشتروه في الأشهر ال 12 السابقة . بما ان التوقعات لا تكون دقيقه 100 % ، احتفظ "بمخزون امان " لتغطية اى نقص محتمل. يمكنك أيضا تخطط لتشمل فتره الامان التي من شأنها أن تسمح لك بتسليم المخزون بسرعة لتلبية الطلب المتزايد للعملاء إذا كان المورد قريب منك بما فيه الكفاية - أو نظام تسليم سريع بما فيه الكفاية .

الخطوة الثانيه :

بناء على احتياجات العملاء التى توقعتها ، ضع قائمة بالمخزون لكل مخزن تستخدمه لو كان لديك اكثر من واحد. حدد ما إذا كنت سوف تضع المخزون في منشأتك، أم ستستخدم الشركات التي تتخصص في التخزين و الشحن. المنشآت الصغيرة غالبا ما تحتفظ بمخزون راكد في المستودع. وهذا يزيد من التكاليف و يقلل من الأرباح. قبل أن تضيف كميه اخرى للمخزون، احصل على التزام من العملاء بشراء سلع معينة. استخدم شركات التخزين تحتفظ بمخزونك وتسلمه مباشرة إلى الزبائن دون شحنها إلى منشأتك - كوسيلة لخفض تكاليف التخزين لديك. للحد من السرقة المحتملة حدد الاشخاص الذين لهم سلطه التعامل بالمخزون او حتى الدخول للمخزن.

الخطوة الثالثه :حدد طريقة إدارة المخزون الذي ستستخدمه :

 الذى ورد الاول يخرج الاول، هذا الاسلوب يتبع بيع أقدم العناصر، أو تلك المنتجات التي كانت مخزنه لمده اطول ، أولا . في الفترة التضخمية ، سوف يؤدي هذا النظام إلى أرباح أعلى ، حيث تبيع السلع التي تكلفك أقل من الناحية النظرية عندما اشتريتها قبل ، تضخم الأسعار. بطبيعة الحال، فإن تأثير ذلك سيكون العكس في فترة الانكماش . باستخدام الوارد اخيرا يخرج اولا – هذه الطريقه مرغوبة إذا ما كانت العناصر التي وردت في الآونة الأخيرة قابلة للتلف أو حساسة للوقت . استخدام المتوسط ​​المرجح إذا كان لديك عدد قليل نسبيا من العناصر للبيع. في هذه الطريقة، يمكنك إعادة حساب تكلفة كامل المخزون المتبقي في كل مرة تبيع عنصر من المخزون.

 الخطوة الرابعه:

تتبع العدد الدقيق و تكلفة العناصر التي تكون لديك ، بما في ذلك الوارد من المخزون و الخارج يوميا. يمكن القيام بذلك عن طريق اليد إذا كان لديك كمية صغيرة نسبيا من العناصر موجودة في المخزون. لكن بالنسبة لمعظم الجرد ، استخدم التكنولوجيا المتاحة للمساعدة في الجرد يسهل العمليه .

مساوئ نظام الجرد المستمر:

نظام الجرد المستمر ، والمعروف أيضا باسم نظام الجرد الدائم ، يستخدم في الشركات التي ترغب في تحديث السجلات المحاسبية الخاصة بهم تلقائيا بعد كل معاملة. هذا هو على النقيض من نظام الجرد الدوري ، حيث تختار الشركات لتحديث سجلات الجرد الخاصة بهم يدويا في فترات معينة. قبل اتخاذ قرار تنفيذ نظام الجرد المستمر ، يجب النظر أولا في عيوبه.

ارتفاع تكلفة التنفيذ :

على عكس نظام الجرد الدوري ، نظام الجرد المستمر لا يمكن اجرائه يدويا. لذلك، من أجل استخدام نظام الجرد المستمر ، يجب على المنشأه تركيب معدات والبرمجيات المتخصصة. عادة تكون تكلفة التنفيذ أعلى بكثير ، خصوصا في الشركات الكبيرة ذات مواقع متعددة . حتى بعد تثبيت المعدات اللازمة والبرمجة ،  الصيانة الدورية والتطوير المستمر ضروريا على أساس مستمر ، مما يكلف الشركات ايضا.

سجلت الجرد قد لا تعكس الجرد الفعلي

في نظام الجرد المستمر ، يتم تسجيل المعاملات فورا. عامه ، هذا أمر جيد . ومع ذلك، فإنه يمكن أيضا أن يكون عيبا لأن المخزون الذى سجل قد لا يعكس المخزون الفعلي مع مرور الوقت. ويرجع ذلك أساسا إلى حقيقة أن الجرد المادي لا يستخدم في نظام الجرد المستمر . وبالتالي، كلما دخلت الأخطاء في النظام، و سرقت بعض البنود، أو لم يتم فحص البضائع بشكل صحيح، فإن الأرقام المسجلة لن تتطابق مع المخزون الفعلي.

تعقيد اكثر :

ثمة عيب آخر من استخدام نظام الجرد المستمر هو أنه يتطلب من الشركات تقديم تدريب إضافي لموظفيها بسبب تعقيد النظام . على سبيل المثال، سوف تحتاج إلى تدريب الموظفين على كيفية استخدام برامج الشركة المعينة و أيضا تدريبهم على استخدام المعدات الخاصة ، مثل الماسحات الضوئية. مع عدد كبير من الافراد الذين يدخلون المعاملات في النظام ، فإن الشركة تتحمل مخاطر أكبر بسبب الخطأ البشري .

تستغرق وقتا طويلا :

عند استخدام نظام الجرد الدوري الشركات تخصص وقت معين عند تسجيل بنود المخزون. بحسب نوع المنشأه ، يمكن ان يتم الجرد أسبوعيا أو شهريا أو حتى سنويا. وهذا يجعل نظام الجرد الدوري اقل استهلاكا للوقت عن نظام الجرد المستمر. مع نظام مستمر، يتم تسجيل كل معاملة على الفور ، و على المراجعين مراجعة المعاملات للتأكد من انه تم حصر المخزون بشكل صحيح وعدم وجود تناقضات في الأرقام .

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)