أسرار نجاح المدير فى التواصل بمرؤسيه

التواصل الفعال هو عنصر أساسي من عناصر النجاح المهني سواء كان على المستوى المشترك بين المجموعات ، داخل المجموعة الواحده ،او بين المجموعات التنظيمية ، أو على مستوى العلاقات الشخصية . تطوير فهم مهارات الاتصال أسهل مما يعتقده المرء .

المهارات و / أو المعارف المكتسبة تعتبر ذات قيمة بقدر ما يمكن تطبيقها عمليا عندما نحتاج اليها . أفضل القادرين على الاتصال هم القادرين على الاستماع و دقه ملاحظتهم . المدير الذى يجيد الاتصال هو الماهر في قراءة الشخص / المجموعة التى يتعامل معها و يفهم حالتهم المزاجية ، و قيمهم واهتماماتهم. ليس فقط أنه يقرأ بيئتهم بشكل جيد ، لكنه يمتلك القدرة على التكيف الفوري فى تقديم رسالته لهم بدون صعوبات تذكر . الرسالة ليست حول الراسل ، بل هى 100٪ عن تلبية احتياجات و تطلعات هؤلاء الذى تتواصل معهم .

لذا، كيف يمكنك أن تعرف متى نضجت مهارات التواصل لديك إلى النقطة التي  أصبحت فيها تتواصل بامتياز مع مرؤسيك ؟ الجواب هو اذا وصلت إلى النقطة حيث تجد نفسك فى تعاملك المستمر مع الآخرين تستخدم المبادئ التالية :

1 . كسب الثقه : في معظم الحالات،لا ينفتح الناس مع من لا يثقون فيهم. عندما يكون لدى الناس شعورا ان القائد يستحق ثقتهم فهم يستثمروا الوقت فى العمل و يتحملوا المخاطر بالطريقه التي لن تحدث لو كان قائدهم ذو سمعة مبنية على سوء الخلق أو عدم النزاهة. يمكنك ان تطلب الثقة و تحاول اقناعهم بنزاهتك ، لكن نادرا ما ينجح ذلك. الأفضل خلق الثقة عن طريق كسب ذلك بالعمل الصحيح ، والتفكير المستقيم ، و اتخاذ القرار السليم و الكلام الصادق . ضع في اعتبارك ان الناس تستطيع ان تغفر أشياء كثيرة حيث توجد الثقة ، ولكن نادرا ما تغفر أي شيء عندما تغيب الثقة.

2 . تكلم بصفتك الشخصيه : توقف عن إصدار تعليمات نيابه عن الشركه وتواصل مع موظفيك بصفتك الشخصيه كمنظم للعمل . توقف عن الاملاء او اصدار الاوامر وتحاور معهم . المزيد من العلاقات الشخصية و الانخراط في المحادثة هو أكثر فعالية وسوف يكون له اكبر الاثر. هناك حقيقة كبيرة تقول : " الناس لا تهتم بحجم ما تعرف من معلومات, بل بمدى اهتمامك بهم.. إذا كنت لا تطور علاقات ذات معنى مع مرؤسيك لن تعرف أبدا ما هو حقا يدور في أذهانهم حتى يفوت الأوان لفعل أي شيء لتدارك الموقف .

3 . كن محددا : التحديد أفضل من الغموض . تعلم كيفية التواصل بوضوح . الاسلوب البسيط و الموجز هو دائما أفضل من المعقد اوالمربك الذى لا يمكن فهمه. الوقت لم يكن أبدا سلعة أغلى مما هو عليه اليوم . من الاساسى كقائد ان تتعلم كيفية الدخول فى صلب الموضوع مباشره - من المهم أيضا أن تتوقع نفس الشيء من الآخرين . دون فهم قيمة الإيجاز والوضوح فإنه من غير المحتمل ان يفهمك ويحبك المتعاملين معك و يرتاحوا للتعامل معك. يجب ان يكون هدفك هو التخلص من الكلمات والجمل الزائدة وجعل كلماتك معدوده واضحه و محدده المعنى.

 4 . التركيز على العطاء : أفضل القاده ليس فقط لديهم مهارة في التعلم و جمع المعلومات أثناء الاتصال ، بل لديهم براعة نقل الأفكار والتوفيق بين التوقعات ، والعمل الملهم، ونشر رؤيتهم . المفتاح هو الاقبال فى كل تواصل بقلب يريد تقديم خدمه. عندما تركز على المساهمة أكثر من تلقي فائده لك تكون قد أنجزت الهدف. على الرغم من أن هذا قد يبدو غير بديهي ،فانه من خلال التركيز بشكل مكثف على ما يريده الطرف الآخر ، واحتياجاته و رغباته ، ستعرف أكثر بكثير مما لديك من معلومات اذا ما ركزت على جدول أعمالك و كنت عونا لمرؤسيك.

5 . تملك عقلا منفتح : فى كثير من الأحيان جمود العقل المغلق هو واحد من أكثر العوامل التى تحد من الفرص الجديدة . العديد من الناس يخشون حقا من وجهات النظر المعارضة ، في حين أن ما ينبغي أن يكون هو محاوله فهم ما يدور فى اذهان المعارضين والاستفاده مما يضيفه الرأى الآخر . استفد من الحوارات المفتوحة مع أولئك الذين يواجهوك ، او ينتقدوا ما تعرضه بتحدي لك , لان ذلك تطوير لك, لانه يحتوى على شىء جديد قد يكون غائب عنك . تذكر أن كل رأي مهم ، فكن على استعداد لمناقشة الأمر بعقل مفتوح و رغبه فى التعلم وتحقيق مصلحه العمل و الجميع وليس فرض رأيك.

6 . إصمت واستمع : المدير القائد يعرف متى يتكلم ، ومتى يتوقف، ومتى يستمع. لن تكون لرسالتك نفس النتيجة التى تتحقق من محادثة ذات معنى مزدوجه الطريق وليست طريق واحد يأتى منك فقط ، لان أعظم شكل من أشكال الخطاب يحدث داخل محادثة بين طرفين،و ليس محاضرة أو التحدث بمفردك دون مناقشه من احد. المدير القائد يجيد مهاره الاستماع اكثر من مهاره التحدث.

7 . استبدل الأنا بالتعاطف : عندما يتم توصيل رسالتك بصراحة و تعاطف و اهتمام وليس بغطرسة و أنا متضخمة , الأشياء الجيدة تبدأ فى الظهور, حيث يبدأ التفاف المستمعين حولك و تقبل رسالتك لانهم يدركوا انك تشعر بهم وتفهمهم.ان تفهم مبدأ التواصل هذا هو ما يساعد على تحويل الغضب إلى احترام و الشك الى ثقة.

8 . قراءة ما بين السطور : توقف لحظة و انظر الى أي قائد عظيم يتبادر إلى الذهن ... ستجد أنه بارع جدا في قراءة ما بين السطور . لديه قدرة خارقة على فهم ما لا يقال ،و يشاهد ، أو يٌسمع. كونك المدير لا ينبغي أن تعتبرها رخصة لزيادة حجم الخطابة وتظل تتحدث دون ان تترك المجال لاحد ليعبر عن رايه او يضيف شىء . ابقي عينيك و آذانك مفتوحة و فمك مغلقا و سوف تندهش كيف يتم رفع مستوى وعيك بمن حولك أو وعيك التنظيمي نتيجه هذا الفهم.

9 . اعرف الموضوع الذى تتكلم عنه جيدا: تفهم الجوانب الفنية للموضوع الخاص بك واعرف كل جوانبه. إذا كنت لا تملك الخبرة في الموضوع ، اسأل اهل الخبره المتخصصين. الناس لا تهتم بالاستماع إلى أولئك الأفراد الذين لا يمكنهم اضافه قيمة إلى موقف ما أو موضوع، و يفرضوا أنفسهم في محادثة فقط لسماع انفسهم يتحدثون . قد سمعنا ما يقول " انه ليس ما تقوله هو المهم، ولكن كيف تقوله "، و بينما هناك شىء من الحقيقة في هذا الجمله، الا ان الحقيقه هى ان ما تقوله يهم كثيرا. عنوان الاتصالات الجيدة هو فى الاجابه على  "ماذا" و "كيف" و" لماذا" حتى لا تقع فريسة ان تصبح المتكلم السلس الذي يترك الناس مع الانطباع من الشكل أكثر من المضمون دون اى فائده.

 10 . التحدث إلى الجماعات كأفراد : القادة ليس لديهم دائما متسع من الوقت للتحدث إلى الأفراد كل على حده . القائد الذى يجيد الاتصال يمكنه تفصيل رسالة  للتحدث إلى عشره اشخاص في غرفة اجتماعات أو الف شخص في قاعة ويجعلهم يشعرون كما لو كان يتحدث مباشرة إلى كل واحد منهم كأفراد . معرفة كيف تدير التواصل و إنشاء المصداقية والثقة و الألفة مع الحاضرين هي مفاتيح نجاح الاتصال الناجح .

11 . كن مستعدا لتغيير الرسالة إذا لزم الأمر : عنصر آخر من استراتيجية الاتصالات التي نادرا ما يتم مناقشتها هو كيفية منع رسالة من ترك تأثير سىء، وماذا تفعل عندما يحدث ذلك. يجب إعداد وتطوير خطة طوارئ . مرة أخرى ، يجب أن تضع في اعتبارك للتفاعل الناجح أن يحدث ، يجب أن يكون هدفك هو التوافق مع من يتم التواصل معهم. إذا لم تتمكن بالخبرة ، والتعاطف ، والوضوح ، وما إلى ذلك ان يكون لك الأثر المطلوب ، تحتاج إلى أن تكون قادرا على إحداث تأثير من خلال تغيير الموضوع على الهواء وانت تتحدث دون ان يلتفت لذلك احد . استخدم الأسئلة ، والنكتة ، والقصص ، والقياس ، والبيانات ذات الصلة ، و حيثما يلزم، التصريحات الجريئة للمساعدة في ربط الموضوع و بعث الثقة فى المشاركين و جذب اهتمامهم. في حين أنه من الضروري في بعض الأحيان استخدام " الصدمة والخوف" يجب أن تحتفظ بهذا التكتيك كملاذ أخير .

خلاصة القول - الدرس هنا كلما كان لديك رسالة للتواصل (مباشرة ، أو بشكل غير مباشر عن طريق طرف ثالث ) تأكد من ان الرسالة صحيحه و معده بشكل جيد ، و مدعومة بمنطق صلب محدد ومتسق ، و واضح ودقيق . الأهم من ذلك كله ، أن تضع في اعتبارك أن الاتصال ليس عنك ،او عن آرائك ، مواقفك أو ظروفك . انه حول مساعدة الآخرين عن طريق تلبية احتياجاتهم ، وفهم مخاوفهم ، وإضافة قيمة إلى عالمهم .

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)