تخطيط المخزن كمشروع

 عند البدأ فى مشروع التخزين تحتاج الى تخطيط المخزن لاستيعاب المخزون و لإضافة المزيد من المرونة لعمليات التخزين. عند تخطيط مستودع جديد يجب أن تتبع عملية التخطيط التفصيلي لضمان نجاح المشروع. وينبغي أن تشمل عملية التخطيط الخطوات الستة التالية.

•  تحديد الأهداف
•  جمع المعلومات
•  التحليل
•  وضع خطة
•  التنفيذ
•  مرحلة ما بعد التنفيذ

•        تحديد الأهداف :

عند اتخاذ قرار بشأن تخطيط المخزن، ينبغي أن تكون الاهداف واضحة ومحددة. يجب أن تكون موازات الأهداف مع استراتيجية التخزين الكلية للشركة. ويمكن تعريف الأهداف على مستوى عام مثل تقليل تكاليف التخزين أو لتوفير أقصى قدر من خدمة العملاء. و يمكن ان تكون الأهداف أكثر تحديدا، مثل تعظيم مساحة التخزين، وتوفير أقصى قدر من المرونة في المخزن أو لزيادة كفاءة التخزين دون زيادة الموارد.

•        جمع معلومات :

ينبغي جمع معلومات محددة عن المستودع المقترح. وهذا يشمل مواصفات المستودع بدأ من الرسومات المعمارية التي يمكن أن تؤثر على التخزين و مناولة المواد. وينبغي أن تتضمن تفاصيل الخريطة الفعليه لمساحة المستودع لإظهار الأعمدة والأبواب وقيود الارتفاع، والاحواض ورفوف التخزين. وتجدر الإشارة أيضا الى العوامل الخارجية التي يمكن أن تؤثر على الاستلام والتخزين والشحن للمواد.

•        التحليل :

بعد أن تم جمع معلومات محددة حول المستودع يبدا التحليل مع الالتزام بالأهداف التي تم تحديدها لتخطيط المستودع. ينبغي للتحليل تحديد ما إذا كان فى الامكان تحقيق الأهداف العامة، وإذا لم يكن , كيف يمكن تعديل الأهداف. عند هذه النقطة في عملية التخطيط يجب اتخاذ القرارات بخصوص ما يجب القيام به من قبل إدارة المستودع لتحديد ما هي الاجراءات التي ينبغي اتخاذها إذا كان من الصعب تحقيق الأهداف العامة أو انها ستحتاج تغييرات جوهرية. إذا كان من الممكن تحقيق الأهداف على أساس تحليل المعلومات، يمكن عندئذ إنشاء خطة تنفيذ مفصلة.

•      إنشاء خطة :

ينبغي لخطة تنفيذ مفصلة ان تبين جميع الخطوات المطلوبة لوضع تخطيط للمستودع. الأهداف وتحليل المعلومات التي تم جمعها ينبغي أن تستخدم في عمل الخطة. ينبغي أن تكون الخطة الأولى على المستوى العالى تبين المهام الرئيسية التى يجب أن تكون مقسمة إلى المهام الفردية المطلوبة. ينبغي إعادة النظر في كل مهمة وتخصيص الموارد المناسبة، وتخصيص الوقت المقدر المطلوب لإكمال المهمة. كما ينبغي أن تشير الخطة الى ميعاد البدء والانتهاء من المهمه استنادا إلى توافر الموارد، مقاولين داخلين أو خارجين، أو إذا كانت تعتمد على مهمة أخرى. يجب فحص الخطة لضمان أن كافة الخطوات قد تم ربطها بشكل صحيح. بمجرد ان تم إنشاء الخطة ينبغي التحقق من ذلك لمعرفة ما إذا كان الجدول الزمني قابل للتحقيق وإذا كان هناك ما يكفي من الموارد المتاحة.

• التنفيذ :

أحيانا يبدو تخطيط المستودع الذي تم تنفيذه ليس هو الوارد في الخطة. يمكن أن يحدث هذا نتيجه اعتبارات غير واقعية في الخطة، اونقص الموارد، اوعدم توافر المقاولين الخارجين أو تحليل ضعيف للمعلومات التي تم جمعها. للتأكد من أن خطة تخطيط المستودع تنفذ , ينبغي أن تكون في الوقت المناسب ـ حيث تكون الحركه قليلة أو معدومة للمواد في المستودع. الوقت المثالي لهذا يكون خلال عطلة نهاية الأسبوع، إذا كان التنفيذ بحجم صغير. ينبغي أن تضمن تسجيل جميع التغييرات التي أدخلت في المستودع في نظام إدارة المستودع بحيث كل عنصر تم تغيره يمكن العثور عليه بسهوله. ينبغي إجراء جرد مادي للمخزون في المستودع بعد تنفيذ الخطه لضمان أن النظام يعكس بدقة خريطه المستودع.

•  بعد التنفيذ :

بعد أن تم تنفيذ التخطيط، يجب أن يكون هناك سلسلة من الفحوصات للتأكد من أن التخطيط هو تماما كما تحدده الخطه المعتمدة. يجب أن يتم تخزين كل بند وفقا لخطة شاملة وهذا يجب أن يتم التحقق منه لضمان ان التخطيط هو الصحيح, لمعرفه إذا كانت هناك أخطاء، يمكن أن يؤدي إلى فقدان المواد داخل المستودع,او الشحن يمكن أن يتعطل إذا لم يتم تحديث أنظمة التخزين بدقة مع المعلومات الوارده فى الخطه أو الخطأ فى تخزين المواد في المواقع الخطأ. لفترة من الوقت بعد أن تم تنفيذ التصميم الجديد،ينبغي إجراء الفحوصات المنتظمة للتأكد من أن التخطيط للمخزن صحيح وعدم وجود أي مشاكل تشغيلية عند بدا عمل المخزن كمشروعك.

حساب تكاليف التخزين :ــ

تفرض تكاليف التخزين من قبل أصحاب المستودعات , وتشكل حساب لا مفر منه بالنسبة للشركات التي تستخدم مساحات من المخزن. يجب على مالك المخزن ان يكون ملما برسوم التخزين ، لجعل تحليل البيانات أكثر كفاءة وفعالية.

مع زياده عدد المستودعات وتوفير المزيد من الخدمات، اصبح تحديد التكلفة للمنشأه أكثر صعوبة. التكاليف الأساسية يجب أن تكون مفهومة، حتى إذا كان هناك طرف ثالث في العملية يجب ان تحدد تكاليفه. عموما هناك ثلاثة أنواع من نفقات التخزين وأنها يجب أن تكون مفهومه، اثناء حساب التكاليف.

الأول, هو التكاليف العامة : هذه تتكون من تكلفة المساحه للمتر المكعب الواحد. ويمكن أن يتضمن الإيجار أو الرهن العقاري ( ان وجد)، والضرائب على الممتلكات والمرافق العامة. تشمل التكاليف العامة أيضا تكلفة الرفوف والطاولات وغيرها من المعدات المستخدمة في تنظيم المساحات. وتشمل هذه التكلفة الأجهزة الأمنية المختلفة، فضلا عن تكلفة معدات مناولة المواد، والاستهلاك ، وتكلفة الإصلاح.

الثاني, هو تكلفة التسليم : وتشمل هذه التكلفة رسوم الشحن من الموردين الخارجيين. ويمكن أن تشمل هذه التكاليف أيضا تكلفة الغاز، والتأمين، وتكلفة شاحنات النقل. وتخضع هذه المعدلات إلى الوقت الذي يتطلبه التفاوض على الأسعار واختيار البائعين، فضلا عن الوقت لإعداد وثائق الشحن.

الثالث , هو تكلفة العمالة : وهذه تنطوي على استقبال البضائع الواردة، بما في ذلك إدخال البيانات ذات الصلة في الكمبيوتر وإسناد المناصب فى المستودع. وهي تشمل الوقت المستغرق لنقل البضائع من سفن الشحن ووضعها كبلتات. فمن الضروري ان يٌبلغ أصحاب المستودع عن تكاليف التخزين القائمة.

القدرة على حساب التخزين بشكل صحيح وتقديم تقرير عن تكاليف التخزين الفعليه هو عامل رئيسي في التخطيط المالي و كذلك الخدمات اللوجستية و تخطيط المخزون. هناك العديد من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند حساب هذه النفقات. يمكن ان يكون تحديد هذه البيانات صعب، ولكنها مهمه إذا كانت المنشأه تريد معرفة تكاليفها الحقيقية والأرباح، وتحديد أين يلزم إجراء تحسينات.

خطوات اجراء حساب التكلفه :ــ

1. قياس الجدران خارج المستودع : ينبغي أن تشمل جميع حوائط المبنى الذي يتم دفع الإيجار عنه والتي تعتبر جزء من المستودع. إذا كان شكل المبنى غريب أو تم توسيعه عدة مرات، يمكن أن تكون مهمة تستغرق وقتا طويلا إلى حد ما. وبمجرد الانتهاء من القياس، وحساب المكان بالمتر مربع للمستودع. على سبيل المثال هذا، سنقول المستودع هو 175 متر عرض و 230 متر طول. الناتج هو  40,250 متر مربع ())175 × 230). هذا هو الرقم الأول الذى ستحتاجه لإكمال حسابات تكلفة التخزين.

2. مراجعة البيانات المالية لتحديد النفقات التي تكبدها المستودع خلال ال 12 شهرا السابقة: أضف تكلفة استئجار المبنى، والمرافق، وعقود الأمن وتكاليف أي خدمات مثل الزراعه أو خدمات النظافه. أضف إلى ذلك تكاليف الرواتب وأي استحقاقات الموظفين المقدمة، بما في ذلك التأمين الصحي، والمساهمات , و الضرائب. وتشمل تكلفة التأمين، فضلا عن تكلفة المعدات مثل الرافعات الشوكية وآلات التصوير وأجهزة الكمبيوتر والسيارات. إلى هذه القائمة إضف أي مصاريف أخرى يتكبدها المستودع خلال الفترة الزمنية المذكورة. عندما يتم جمع كافة البيانات، حدد مجموع هذه المبالغ لتحديد التكلفة السنوية لتشغيل المخزن.

3. تقسيم مجموع النفقات التي تحملها المستودع من قبل على المتر المربع للمستودع :إذا كان فرضا مجموع الخطوة( 2) 750000 جنيه ستكون الكلفة لكل مترمربع 18،63 جنيه. هذه المعلومات القيمة عند حساب تكلفة منشأة جديدة بالمقارنة مع منشأه قائمه بالفعل.

4. حساب تكاليف التخزين وسيلة إضافية : خذ عدد الوحدات التي تم شحنها خلال ال 12 شهرا السابقة و أضف عدد الوحدات المخزنة حاليا في المخزن. هذا هو العدد الإجمالي من الوحدات المتداولة خلال العام السابق. قسم التكلفة الإجمالية للمستودع 750000 جنيه على عدد الوحدات المتداوله، المثال سيكون 000،5000 وحدة، والتي تعطيك تكلفة التخزين فى المستودع 1.50 جنيه لكل وحدة. هذا الحساب يمكن أن يساعد على تحديد الربحية الإجمالية، و اين تحتاج إلى تحسينات يجب القيام بها، وكيف يمكن للتغييرات أن تؤثر على التكلفة لكل وحدة من المخزون.

 ملحوظه :عندما تشترك الإدارات الأخرى فى مساحه المستودع، يجب حساب المساحة التي يحتلها كل قسم وتضاف كجزء من التكاليف.

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)