كيفية عمل خطة لخدمة العملاء
في هذه الأيام يكافأ العملاء تلك الشركات التي تلبي احتياجاتهم و ترفض تلك التي لا تستجيب لاحتياجاتهم وتوقعاتهم. لذلك تحرص معظم الشركات على وضع الخطط لتلبيه احتياجات العملاء و ارضائهم للاحتفاظ بهم كزبائن دائمين.
ما هي خدمة العملاء؟
خدمة العملاء هى تلبية احتياجات وتوقعات العملاء كما يحددها العميل.تلبية احتياجات وتوقعات العميل تعني أنك تعرف ما تريده الزبائن، ما يتوقعونه، وأن تقدمها لهم على أساس ثابت و فى افضل صوره ممكنه. و لمعرفة ما الذى يريده الزبائن ، عليك ان تسألهم!
جمله " كما يحددها العميل" هى عبارة اساسيه لأنها تقول اذا كان الزبون يرى الخدمة التى تقدمها للعملاء ليست جيدة ، فهى كذلك. العميل هو القاضي هنا، مهما كانت سجلاتك الداخلية تدعي أن خدمه العملاء لديك جيده ، العميل هو فقط الصوت الذى يستحق الاستماع اليه. من أجل أن تكون خدمة العملاء لها فعالية و مبادرة ، يجب أن تعرف ما تريده الزبائن، وتوفرها لهم على أساس ثابت، ونسألهم عن رأيهم فى ما نقدمه من خدمه.
فوائد خطه خدمة العملاء الفعالة :ــ
أنت ومؤسستك يمكن أن تستفيد من خطه تنظم خدمة العملاء كالتالى:
- تقليل الإجهاد، إذا كنت تتعامل مع العملاء مباشرة، الغير سعيده خاصة، سيكون هناك قدر من الإجهاد مع كل تواصل. يمكنك الحد منه إذا كان لديك طريقة منهجية للتعامل مع الزبائن حتى يسعدوا بما تقدمه و تخفف الضغط عن موظفيك.
- زيادة الكفاءة، عندما تركز جهودك على المجالات التي تؤثر بشكل مباشر على رضا العملاء، يمكنك الاستفادة من الموارد بشكل أكثر كفاءة. برنامج خدمة العملاء الفعال يوفر خطة للعمل على المجالات الأكثر أهمية للعملاء ، ويقلل من الانحراف الذي قد يصرف اهتمامك انت و المؤسسه عن التركيز على هذه المناطق.
- زيادة الروح المعنوية والرضا، عندما تعمل على تلك المناطق الذى تمثل أهمية قصوى لعملائك ولنجاح المؤسسة، سوف تتقاسم رؤية مشتركة ومعنى مع مؤسستك بالكامل.الخطه هى التى تضع الرؤيه و توضحها مما يسهل خطوات العمل فيرفع معنويات الجميع و يحقق رضا العملاء.
- البقاء فى العمل؛ خدمة فعالة للعملاء هى سبب بقائك في العمل. مع تزايد المنافسة، هناك الكثير من الموردين و رجال الأعمال حريصون على إرضاء العملاء. إذا لم تكن واحد منهم، قد لا تبقى في العمل لفترة طويلة و تخرج من السوق.
- تكلفة فعالة، وفقا لدراسة استقصائية حقيقيه، تكلفه الحصول على عميل جديد خمس مرات أكثر من التعامل مع زبون قديم دائم. المسح نفسه يثبت أيضا حقيقة ان مع زيادة 5٪ فقط تنفق في المحافظة على العملاء، يمكن أن ترفع الشركه أرباحها بنسبة 25٪ وفي بعض الحالات تصل إلى 85٪. دراسات مماثلة تظهر أيضا انه كلما طالت مده الإحتفاظ بعميل ، كلما كسبت المزيد من المال. يحدث هذا لأن المستهلكين ينفقون ببطء في البداية، ولكن مع توالى السنوات من التجارب الجيدة، سوف ينفقون بشكل متزايد.
خدمة العملاء كميزة تنافسية :ــ
المنافسة الشرسة فى عالم الأعمال اليوم , تتطلب المزيد والمزيد من الابتكارات للتميز بين المنشآت عن بعضها البعض. مع التكنولوجيا المتاحة لجميع المنشات تقريبا هذه الايام، الميزة التقليدية للتكاليف اوالفوائد والمزايا لم تعد كافيه لميزة تنافسية مستدامة. الشركات تحولت إلى الخدمه النوعية المتميزه لجعل أنفسهم بارزين عن منافسيهم. يتحدثون لعملائهم لتحديد ما هو الأكثر أهمية بالنسبة لهم، وكيف يمكن أن يضيفوا المزيد من القيمة لمنتجاتهم ليسعدوهم.
فهم متطلبات العميل :ــ
- مصادر معلومات العملاء، كثيرا ما تدًعى المؤسسات معرفة احتياجات عملائها، ولكنها لم تكلف نفسها ان تقضى بعض الوقت لإجراء تحليل شامل حقيقي. بالتأكيد، ربما يعرفون متطلبات عملائهم العامة، ولكن لا يعرفون ما هو مهم حقا لعملائهم، وكيف يقارنوا هذه المناطق بينهم وبين منافسيهم؟ في معظم الحالات، لا ولن يعرفوا ما لم يجمعوا هذه المعلومات بطريقة منهجية رسمية شامله.
- منشأتك الخاصة, لتكون قادرا على كشف المناطق المحتملة لاستياء العملاء , عليك مراجعه البيانات الخاصة بالتشغيل الرئيسية, راجع حالة تراكم المخزون و المرتجعات. إذا كانت عالية، قد يكون الزبائن غير راضين عن المنتج الذى يشترونه، إما لان نوعيتة رديئة أو أنهم شعروا ان المنتج ليس كما توقعوا ان يكون.
يمكنك ايضا البحث مكان آخر عن عدم رضا العملاء, هو الرفض الداخلي للمنتج و انخفاض معدلات العائد. إذا كان لديك معدلات منتجات مرفوضه مرتفع ، يمكنك الرهان على أن بعض هذه المنتجات السيئة تسربت الى عميلك. حتى لو كنت تفحص المنتج قبل شحنه للعميل، قد أظهرت الاختبارات ان نتيجه التفتيش الداخلى ليست موثوقة 100٪، وبعض المنتجات السيئة تسلل للخارج بين المنتجات الجيده.
لعمل خطه فعاله لخدمة العملاء :ــ
خدمة العملاء هى عامل مهم في تطوير قاعدة عملاء واسعة و دائمه الولاء. خطة خدمة العملاء تدرس بعمق "تصورات وتوقعات الشركة، وترشد الشركة من خلال عملية توجيه أنشطتها لخدمة العملاء بما يتماشى مع نوعيه العملاء و احتياجاتهم. يمكن لمعرفة كيفية إنشاء خطة لخدمة العملاء ان تساعدك على تقديم خدمه عملاء مستمره ذات تنافسية عالية.
الخطوة الأولى
مقابلة العملاء للحصول على فهم عميق لتجاربهم مع شركتك و مع منافسيك. اطلب من العملاء وصف توقعاتهم للخدمه فى منشأتك ، ومحاولة اكتشاف أي الاحتياجات لم تلبى بعد. اجراء عمليه مسح باستخدام مجموعة متنوعة من أساليب المسح، بما في ذلك المقابلات الشخصية، الدراسات الاستقصائية على الإنترنت و التركيز على مجموعات محدده.
الخطوة الثانيه
قم باجراء تحليل شامل للعمليات الحالية فى منشاتك، مع التركيز على عنصر خدمه العميل. ارسم المخططات البيانيه للعملية في منطقة الخدمة لتوضح الطريقة التى يتعامل بها موظفيك اثناء تفاعلهم مع العملاء. اكتب وصف عملية تجربة العملاء في مؤسستك من وجهه نظر العملاء و من وجهه نظر الموظفين. اسأل الموظفين فى المكتب الأمامى لمساعدتك في هذه الخطوة ـ هؤلاء الموظفين يعرفوا اكثر منك لانهم فى الواجهه و يتعاملوا اكثر مع العملاء ـ سيعطوك صوره صحيحه حول الكيفية التى تعمل بها منافذ خدمة العملاء فى المنشأه.
الخطوة الثالثه
إنشاء جدول يسجل خدمة العملاء و أهم العوامل التي اكتشفت في مقابلات العملاء ، ومعدل أداء مؤسستك في كل مجال. استخدم هذا المخطط لتحديد المجالات التى تقدمها اثناء خدمة العملاء و التي تتفوق بالفعل فيها، والتي قد تحتاج إلى تحسين فيها.
الخطوة الرابعه
طبق قائمة الاستراتيجيات الممكنة و التى تم اختيارها متماشيه مع توقعات العملاء والاحتياجات التي لم تلبى حتى الآن. بعد فتره من الوقت اعد المقابلات مع العملاء مره اخرى لتقيس النتائج . معالجة قضيه او قضيتين في وقت واحد، مع التركيز على تحديد نقاط الضعف الخاصة بك أولا. الاستراتيجيات الممكنة لتحسين خدمة العملاء تشمل إعادة تصميم العمليات، و المساحات المادية، وبرامج تدريب الموظفين، وطرق تقديم الخدمات أو برامج الحوافز للموظفين. استشر الموظفين فى المكاتب الأماميه الذين عاده يتواصلوا مباشره مع العملاء. من المرجح أن تعرف بالضبط ما يحتاجونه لإنجاز وظائفهم بصورة أكثر فعالية، سواء كان ذلك شيئا جديدا مضافا، او إعادة تصميم شيء ما، أو القضاء على شيء من الروتين فى المعاملات اليوميه.
الخطوة الخامسه
طبق الاستراتيجيات التي اخترتها، وإجرى المزيد من المقابلات لقياس النتائج. السماح لبعض الوقت ان يمر، اعتمادا على نطاق التغييرات التى اجريتها من خلال تطبيق الإستراتيجيات الجديده، قبل مقابله العملاء لعمل المسح مرة أخرى. مقابلة نفس المجموعات والأفراد، بالإضافة إلى السعي إلى أصوات جديدة. اجرى المسح ايضا مع موظفيك في هذه المرحلة ، لتحديد كيف تؤثر التغييرات التى اجريتها على موظفيك. يجب على الإدارة إجراء قياس جودة الخدمة وردود الفعل من العملاء كجزء أساسي من الخبرة للجميع في العمل. يجب أن تكون هذه المعلومات متاحة ومفهومة من قبل الجميع، بغض النظر عن مستواهم. يجب أن تصبح المنشأه بأكملها مهوسه بما يريده الزبون.
نشر ثقافه خدمه العملاء فى المنشأه:ــ
عند عمل استبيان من الزبائن على جودة الخدمة، تأكد من أن الجميع، من أعلى إلى أسفل، يعرف النتائج ويتلقى الإشاده بالأمور التي تسير بشكل جيد. وقد أظهرت الأبحاث السلوكية أنك تحصل على اجاده اعلى وتفانى فى العمل أكثر مع مكافأة السلوك الجيد. لذلك لا تقع في خطأ ذكر فقط مجال الأداء الضعيف؛ أذكر أيضا وكافأ أولئك الذين يقوموا بعمل جيد، وإشرك جميع العاملين في وسائل العصف الذهني لتحصل على افضل الأفكار لتحسين الأشياء الغير مرضية.
1. كن واضحا و محددا جدا حول السلوك الذي تنتظر من الموظفين ان يقدموه، سواء مع الزبائن الخارجيين أو زملاء العمل, و تأكد من فهمهم لذلك و الإلتزام به.
2. إعطاء تفسير لماذا خدمة العملاء الممتازة مهمه - ليس فقط بالنسبة للشركة، ولكن بالنسبة للعالم. ماذا تفعل شركتك التي تجعل الحياة أسهل للجميع؟ ماذا يضيف منتجك أو خدمتك للعميل؟ تأكد من تضمين ذلك في أسباب تحقيق التميز في خدمة العملاء.
3. مكافأة الناس لادائهم خدمة جيدة. منح جوائز نقدية معقوله، نعم، ولكن هناك العديد من الطرق الأخرى لتقول "العمل انجز بصورة جيدة." منح اجازه بعد انجاز مهم، على سبيل المثال، أو ترقيه كتقدير خاص, اوخطاب شكر ..الخ , كلها طرق لمكافأة أنواع من السلوكيات التى تريد أن ترى الكثير منها فى خدمه العملاء.
4. اخلق سبل للتواصل من الوسائل الممتازة فى خدمة العملاء داخل اوخارج الشركة على حد سواء. منح التذكارات التى تحمل شعار المنشأه فى المناسبات للعملاء مثل الأكواب، الأجندات، والأقلام ..الخ. اغتنم كل فرصة لتعريف العملاء بمنشأتك بتقديم هدايا بسيطه تخلق نوع من الموده مع الموظفين.حتى لو كنت شركة صغيرة جدا مع عدد قليل من الموظفين فقط، تحدث عن خدمة العملاء وأهميتها كل يوم حتى ترسخ اهميتها لدى الموظفين.
5. تلقين وتدريب الجميع في ثقافة خدمه العملاء بمجرد تعيينهم. البرنامج التوجيهى هو جزء رئيسي من النجاح النهائي لجهودك فى تعزيز خدمة العملاء. تأكد من أنه يحتوي على أكثر من شرح الفوائد فقط, بل كيفيه تحقيق افضل خدمه عملاء ممكنه. هذا البرنامج التوجيهى يمكن أن يكون عنصرا هاما في غرس ثقافة خدمة العملاء لدى جميع العاملين بالشركة حتى تزدهر وتنمو.
6. تشجيع الشعور بالمسؤولية للأداء الجماعى. مساعدة العاملين على فهم ان أدائهم يؤثر على الآخرين. التأكيد على أهمية "خدمة العملاء الداخلية". ساعد الجميع على معرفة أنهم إذا لم يخدموا بعضهم بعض جيدا، لا يمكن ان نتطلع لخدمة العملاء بصره فائقه الجوده.هل تباطوء او اهمال قسم الحسابات لا يؤثر؟ هل اهمال قسم التعبئه و الشحن غير مؤثر؟ هل التراخى فى متابعه المخزون غير مؤثر؟. كرر مرارا وتكرارا أن خدمة العملاء هي مسؤولية الجميع في المؤسسة، وليس فقط " اداره خدمة العملاء."
7. ضع السياسات العامة " الوديه للعملاء " والتي تظهر الإهتمام لعملائك. القضاء على جميع السياسات الروتينية والجامدة والمبادئ التوجيهية. اجعل الصوره الشائعه عن منشأتك انها يسهل القيام بأعمال تجارية معها. لا تجعل ممثلي خدمة العملاء يقولوا: "هذه هي قواعد المنشأه لا استطيع تغيرها، ولا شيء يمكنني القيام به حيال ذلك." هناك دائما وسيلة لإرضاء العميل. يجب عليك إعطاء موظفيك القدرة و بعض المرونه للقيام بذلك.
8. ابعد أي موظف لا يظهر سلوك طيب للعملاء. العديد من الشركات تسمح أيضا ممثلي خدمة المكاتب الأماميه في البقاء فى العمل عندما يكون غير مناسب لخدمه العملاء. إذا كان الموظف لا يجيد خدمة العملاء بأفضل طريقة ممكنة، سجل تصرفاته و استخدم هذه المعلومات لمساعدته على تغيير سلوكه . اذا ظل على اسلوبه السىء انقله إلى مكان بعيد عن التفاعل مع العملاء.
9. النظافه الششخصيه اساس التعامل مع العملاء . ضعها بوضح فى الخطه ؛ ملابس مهندمه نظيفه لا ينبعث منها رائحه كريهه,اظافر مشذبه نظيفه, شعر منسق , حذاء نظيف لامع , الحرص ان لا تنبعث رائحه كريهه من الفم عند الحديث.
من أجل ان تنمو وتزدهر ثقافة التميز فى خدمة العملاء ، يجب على الإدارة ان يكون لديها الرغبة الشديدة من أجل أن تكون المنشأه موجهه بالكامل لخدمه العملاء. يجب أن تركز تماما على رضا العملاء و تقديم افضل خدمه لهم. الجميع، من أعلى إلى أسفل، يجب أن يؤمنوا أنهم يعملوا لخدمه العملاء و كسب ولائهم للمنشأه.
معنى كلمه " رؤيه " و كيف تكونها:
رؤيتك هو ما تريد أن تصبح منشأتك عليه، ما تريد "أن تكون عليه المنشأه عندما تنمو." الرؤية التى محورها العميل هى التى تأخذ توجيهاتها من العملاء.
الرؤية لها اثنين من الوظائف الحيوية التي تؤديها. أولا، أنها تخدم كمصدر للإلهام يحشد المنشأة حول غرض واحد يوحدها، وهو في هذه الحالة هو العميل.
وظيفه الرؤية الثانية هي أن يوجه عملية صنع القرار فى المنشأة حتى يتسنى لجميع وظائف العمل ان توجه لهدف واحد. في عالم الأعمال، نادرا ما يوجد قرارات سوداء و قرارات بيضاء ، ولكن هناك عدد ضخم من الرمادي.القرارات تتشكل بما يحتاجه العميل.
الرؤية التي توضح ما تريد أن تكونه المنشأه، توفر الاتجاه اللازم لاتخاذ قرارات أفضل. الموظف الذي يعلم أين تريد المنشأه ان تذهب و تحققه من المرجح أن يتخذ القرارات التي تعزز هذا الهدف.
إذا كيف يمكنك خلق رؤية ؟ اليك بعض النصائح حول كيفية البدء هى:
تخيل انها عشر سنوات من الآن، ما هي النجاحات التى ستكون لديك؟ الى ماذا تنسب اليه هذه النجاحات ؟
فكر في ما هو الشىء المهم لمنشأتك. سجل اهم خمسة من هذه.
ضع نفسك في مكان عميلك. ما هو الأكثر أهمية بالنسبة لك كعميل؟
اغمض عينيك وتصور مؤسستك في المستقبل. اوصف بالتفصيل ما هى مكونات تلك الصورة.
أنت الآن قد بدات رؤيه جيدة تركز على العملاء. خذ لحظات قليلة، ثم دونها كالآتى.
1. تحية الزبائن : اجعلهم يشعروا انهم مرحب بهم بمجرد دخولهم المنشأه.
2. قيمة العملاء: يجب ان تظهر اهتمامك بهم وتقديم خدمه ممتازه تشعرهم بقيمتهم.
3. كيف تساعد العملاء: اسأل العميل عن احتياجاته واجتهد فى تلبيتها باهتمام.
4. الاستماع إلى العملاء: اهم شىء تستمع اليه هو العميل لان ما يقوله يشكل صفقه تدر عائد للمنشأه اذا فهمت ما يطلبه وعملت على تحقيقه.
5. مساعدة العملاء : كن مستعدا للرد على كل استفساراتهم وتنفيذ كل ما يلزم
6. دعوة العملاء إلى العوده: بعد حصولهم على طلباتهم كرر لهم الدعوه للمجىء مره ثانيه للمنشأه وذلك بالتفانى فى خدمتهم وشعورهم بالرضا.
المصدر: د. نبيهه جابر
إقرأ مقاله "كيفيه اختيار الموردين لمشروعك " على:
http://drnabihagaber.blogspot.com
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )
ساحة النقاش