واجبات موظف الاستقبال فى المنشاه الصغيره

  إن موظف( او موظفه) مكتب الاستقبال بمثابة الواجهه للمنشأه. فهو الشخص الأول ، والوحيد في بعض الأحيان ، الذي يلتقي الضيوف فى المنشاه الصغيرة . جزء أساسي من عمل موظف الاستقبال هو إعطاء انطباع أول ودائم من شأنه أن يمثل المنشاه التي يعمل بها كافضل ما يكون. انها واحدة من واجبات الاستقبال الكثيرة التي ينبغي أن تعطى القيمة الصحيحة للشركة والمنتج كذلك. لذلك فان موظف الاستقبال يحتاج الى قدر كبير من المهارة في أداء العديد من المهام . كما يجب أن يكون لديه مهاره التواصل مع الآخرين و القيام ببعض المهام الإداريه.  كما يجب أيضا أن يتفاعل بشكل مريح مع الأفراد على جميع المستويات المهنية داخل المنشأه.

 المهارات التى على موظف الاستقبال إكتسابها :ــ

•           الحفاظ على الوجه المبتسم دائما :

الإبتسامه يمكنها أن تفعل المعجزات و تزيل الغضب من وجه زائر ثائر. مقابله الكثير من الزائرين من المهمات المرهقة لذلك على موظف الإستقبال محاولة الحفاظ على هدوئه ،و ان يكون واجهة ودية في كل وقت. ويمكن لابتسامة أن ترسل رسالة إلى الضيوف بأنهم موضع ترحيب وأنك سعيد لكونك عونا لهم. لا تظن أن الإبتسام غير مهم على التليفون, لان صوتك يعكسها للطرف الآخر و يسمعها فى صوتك.

•          تنميه مهارات الاتصال :

إعطى العملاء المعلومات المفيده لهم, بدلا من الانغماس فى محادثة طويلة لا لزوم لها لا تساعدك على تحقيق مهامك. الأصح أن تكون متوازنا فى محادثتك معهم. الإجابه السريعه  المهذبه تقوم بهذه المهمة نيابة عنك.كما سيكون من الأفضل أن  تعرف البيانات والمعلومات المتعلقة بالمنتج والمنشاه التي تعمل بها لترد على أي استفسار يوجه لك.

•         مراعاه الوقت :

لا تجعل الزوار فى مكتب الاستقبال أو على التليفون ينتظروا أكثر من اللازم.  مع الاحترام والمجاملة وفر احتياجاتهم في أسرع وقت ممكن. قد لا تكون قادرا على التوصل الى حل مبكر لمشكله ما, أو الموظف المطلوب مشغول عليك الإعتذار بادب للعميل و إشرح سبب التأخير .

•           رفع حجم الاستعداد الإدارى :

العمل مع الجمهور يتطلب منك ان تضع الامور في نصابها. بخلاف التفاعل مع العملاء ، سيكون لديك أيضا العمل بالتعاون مع الموظفين داخل المنشأه . عليك الالتزام بأي وسيلة للإبقاء على تدفق مستمر للعمل من أجل الموظفين بجانب الإستجابه لطلب العملاء.  علاوة على ذلك ، يتعيين عليك أيضا تسجيل المواعيد والجداول الزمنية و تحديثها بالنسبة لهم لاتباعها من أجل إنسياب العمل بسلاسه.

•          ممارسة فن تعدد المهام :

أحيانا ، قد تتمنى لو كنت تملك بعض القوى الخارقه لتنفيذ أكثر من عمل في وقت واحد. مرة أخرى ، مع التمسك بالمجاملة والاحترام, يجب أن تعرف أولوياتك وكيفية ترتيب المهام طبقا لآهميتها. بواسطة هذه الطريقة يمكنك أن تصبح قادرا على تصنيف المهمة التي يجب عليك القيام بها في هذه اللحظة ، والتى تعطيها الاهتمام بعد الانتهاء من الاولى.

واجبات موظف الإستقبال :ــ

•        إستقبال الزائرين :

الواجب الأساسي لموظف المكتب الأمامى هو استقبال زائرين المنشاه. عندما يصل الزائرين ، على موظف الإستقبال ان يرحب ترحيبا وديا بهم ، ويقدم  لهم المشروبات. و من أهم الواجبات هو الإجابة على الأسئلة المتعلقة بالمنشاه، مثل ساعات العمل ، تقديم موجز عن المنتجات والخدمات التي تقدمها المنشاه. موظف الاستقبال هو المسؤول عن الرد على جميع المكالمات الواردة. اعتمادا على حجم المكالمات الوارده ، قد تضطرالمنشاه لاستخدام نظام هاتفي متطور لإنجاز هذه المهمة. 

•          توزيع البريد :

في بعض المنشآت ، يشرف موظف الاستقبال على تسجيل البريد الوارد قبل توزيعه داخليا والبريد الصادرقبل إرساله للخارج. عند وصول البريد ، يقوم موظف الاستقبال بفرز تلك الرسائل، والتخلص من البريد غير المرغوب فيه ، وتحديد الرسائل ذات الأولوية القصوى. ثم يوزع بالطريقة التى حددها صاحب العمل. قد يتم تسليم كل رساله لمتلقيها مباشرة أويضعها فى المكان المخصص لكل قسم حتى يقوم أحد موظفيه باستلامه. يوقع باستلام الطرود التى وردت و يقوم بتوزيعها للمكان المحدد.   إذا أراد فرد من العاملين إرسال اى مستند بصوره عاجله ، على موظف المكتب الأمامى ( الإستقبال) أن يقوم بما يلزم و يتأكد من وصوله للجهه المرسل اليها.

•          الواجبات الإدارية :

على موظف الاستقبال في المكتب الامامى أن يؤدي أيضا مجموعة متنوعة من المهام الكتابية. منها إعداد مسودات الرسائل ، وإعداد جداول البيانات المالية وعمل العروض. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم بتحديد المواعيد لكبار أعضاء الفريق ، وكذلك ينظم ترتيبات السفر اللازمة للمديرين . على موظف الاستقبال طلب اللوازم المكتبية ، و عمل ملفات للمستندات ، و نسخ و إرسال واستقبال الفاكسات. في بعض الحالات ، قد يؤدي أيضا المهام  البسيطه من إمساك حساب النثريات.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "  مبادئ ضروريه لسكرتير تنفيذي ممتاز" على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )