إداره المخزون فى المشروع الصغير

يعتبر إداره المخزون من أهم أجزاء نجاح المشروع الكبير و الصغير . لتستطيع تحقيق هذا النجاح يجب معرفه المشاكل التى تواجه الكثير من المشاريع الصغيره  فى إداره المخزون لديها . من هذه المشاكل:

• إختفاء بعض المخزون دون أى عائدات ماليه. تختفى بطريقه ضاره مثل السرقه من الداخل بواسطه العاملين أنفسهم أو خارجيه بواسطه العملاء.
• تقادم المخزون وهى من أكبر المشاكل التى تواجه المشروعات الصغير عندما لا يحسنوا إنتقاء ما يخزنوه أو شراء أكثر من قدرتهم البيعيه فتتغير الموضه و يصبح المخزون غير مطلوب.
• تلف المخزون نتيجه سوء التخزين مثل سوء التهويه, الترتيب السىء ..إلخ.

لتجنب هذه المشاكل عليك إتباع الآتى :ــ

1.   إجمع البيانات عن المشتريات و المبيعات السابقه :

تجنب تراكم المخزون يبدأ مع الشخص المسئول عن المشتريات. عليه أن يتابع المشتريات السابقه و ما هو المتبقى منها بعد تحقيق المبيعات. إذا كانت هذه المعلومه واضحه لدى مسئول المشتريات سيكون من السهل إتخاذ قرار شراء جديد أفضل مستقبليا بصوره صحيحه. على مسئول الشراء إتباع الخطوات التاليه:

• يتأكد إن لديه برنامج جيد لمتابعه المخزون, لأن حركه المخزون فى الفتره السابقه هى أفضل مؤشر للأداء فى المستقبل . إذا كنت لا تتعامل بالكومبيوتر ,إطلب من المحاسب المسئول العمل على وضع برنامج نظام مخزون دقيق بجانب الدفاتر اليدويه.
• للراغبين فى دخول مجال التجزئه, تأكد من وجود برنامج عن نقاط البيع ( مزايا المنتج التى تساعد على بيعه) يساعد على تعديل المخزون طبقا للعائدات فى صندوق النقديه. معرفه مزايا البيع تساعد على معرفه أى منتج من المخزون عليه إقبال أكثر. يجب ان يكون النظام على مستوى عال بحيث يجد المعلومه المطلوبه فى أى لحظه لتتابع حركه المخزون بدقه.

2.   قسم المخزون إلى أقسام صغيره يمكن إدارتها :

إهتم على وجه الخصوص بالأجزاء التى لها مردود مالى. و تذكر إن المخزون يخضع لقاعده 20 :80؛ أى أن 80% من المبيعات تحصل عليها من 20% من وحدات المخزون. ركز على أن تبيع هذه 20% ثم إبدأ فى التعرف على أى جزء من ال 80% هو الذى حركته بطيئه فى البيع و لذلك يجب أن تتوقف عن شرائه و تعرض المخزون منه لديك للبيع بسعر منخفض أو حتى بسعر التكلفه حتى تسترد ما دفعته فى شرائه دون أن تخسر شىء.

3.   تأكد أن لديك نظام فعال و أمناء مخازن مؤهلين و أمناء :

يجب متابعه الشحن و الإستلام بمنتهى الدقه لأن كثير من مشاكل التخزين يمكن تحديدها فى الأثنين. إذا كان نظام المخزون لديك يدويا يجب  أن يكون لديك بالإضافه إليه برنامج متابعه يستخدم الكومبيوتر ليسهل متابعه ما يستلم و ما يشحن لخارج المخزن و حساب الفرق بينهما بمنتهى الدقه و مقارنه ما سجل فى الدفاتر يدويا مع ما سجل على الكومبيوتر حتى تكون الصوره واضحه تماما كما يمكن مراقبه المخزون بدقه لمنع التلاعب.

4.   قم بجرد فعلى على فترات محدده :

لمعرفه الناقص فى المخزون ـ إذا وجد ـ و مدى حجمه , قم بعد المخزون فعليا و ليس عن طريق قراءه المسجل على الكومبيوتر أو الدفاتر, ثم قارن النتيجه مع ما هو مسجل فى الدفاتر الماليه. إذا كان المخزون مقسم إلى أجزاء صغيره يسهل إدارتها, ستكون المراجعه أسهل و تستطيع تحديد مكان العجز بسهوله. بالجرد الفعلى تستطيع أن تتأكد من صحه حساب الربح و الخساره لديك. و من المهم عمل هذا الجرد على الأقل مرتين فى السنه و يستحسن أربعه مرات أو أكثر إذا إستطعت.

5.   لا تختار المورد الأرخص سعرا :

عند شراء المخزون , يجب وضع ميعاد التسليم و الشحن و مدى الإلتزام بهما بالإضافه للسعر عند إختيار المورد. حسن سمعه المورد فى إلتزامه بالتوريد فى الميعاد المحدد و بالمواصفات المطلوبه يعتبر من الأسباب الأهم  عند إختيار المورد عن إنخفاض السعر. كلما كان ميعاد التوريد قصير كلما قلت حاجتك الى تخزين كميات كبيره و تجميد جزء من رأسمالك فيها. لأن إلتزام المورد لن يسبب لك عجز فى المخزون لأنه سيغطى ما تحتاجه فى الميعاد الذى يناسبك.

أهميه جرد المخزون :

من المهم أن تقوم بجرد المخزون على فترات حتى لا تفاجىء بنقص فى المخزون لا يمكنك من تغطيه المطلوب أو تختفى كميات منه دون أن تعلم. بالرغم من أهميه إجراء جرد فعلى مره فى السنه, إلا أنه من المطلوب أن تجرى جرد مستمر كل ثلاثه أو أربعه شهور ويفضل أن يكون فعلى لمعرف و رؤيه ما فى المخزن بالضبط. وهناك نوعين من الجرد يمكنك إجرائهما الجرد المستمر و الجرد الفعلى الدورى.

الجرد المستمر و الدورى : ما زالت كثير من المنشآت تستخدم نظام الجرد الدورى الفعلى لتعويض ما نقص من المخزون كل شهر أو شهرين ..إلخ  ويعرف بالجرد المستمر, ولنظام العد الفعلى فى نهايه السنه الماليه و هو ما يعرف بنظام الجرد الدورى.

إذا إستطعت أن ترفع كفاءه التعامل مع المخزون, سيضاعف العائدات لمشروعك:

• الأرباحيه : كلما قل الشطب من المخزون, كلما زادت الإرباحيه.
• التدفق النقدى : كلما قل المبلغ المقيد فى كميات المخزون الزائده عن الحاجه كلما زادت التدفقات النقديه فى حساب البنك.

إن تراكم المخزون هى أخطر طريقه لوضع المشروع فى مشاكل. إنك تستطيع التخلص من الموظف الذى لا يؤدى عمله جيدا أو يتكاسل, و لكنك لن تستطيع طرد المخزون الراكد دون خسائر لمشروعك. مالا يباع لا يأتى بنقود.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "التعامل مع العميل المتطلب" على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )