كتابه جدول عمل جيد لفريق العمل

إذا وجدت إنتاجيه مشروعك ليست مرتفعه كما يجب أن تكون عليه , وبالتالى الإرباحيه ليست كما تتمنى, يجب أن تضع جدول عمل ينظم الإنتاج والإرباحيه. التالى هى الخطوات التى من المفضل إتباعها لحل المشكله.

الخطوات اللازمه لوضع جدول عمل جيد:

•     تحديد نسبه مئويه لكميه العمل :ــ

قد تكون النسبه مثلا 16% من إجمالى الهدف المحدد. إسأل نفسك هل هذه النسبه يمكن تحقيقها فى الفتره الزمنيه التى حددتها, لنقل 6 شهور؟ المهم أن تكون النسبه واقعيه يمكن تحقيقها.

•   ضع خريطه إجاده :ــ

مهمه هذه الخريطه هى توضيح دور كل فرد فى العمل ,ومركزه فى الفريق ,ومدى إجادته لما يؤدى. هنا يظهر أهميه التدريب لرفع كفاءه العاملين وتعريفهم بمعظم الأعمال المطلوب إنجازها . هذا التدريب يجعل أفراد فريق العمل يجيدوا تأديه معظم الأعمال بحيث يمكن تغطيه أى غياب مفاجىء لأى فرد فى فريق العمل, كما يكسر الملل الذى ينتج عن التكرار.

•    وضع خريطه لما هو متاح :ــ

وهى تحدد ما الذى يجب عمله والمده الزمنيه لإنجازه و عدد و قدره العمال على الإنجاز. مثال : إذا كان شخص ما يستطيع العمل فقط من الساعه 9الى 3, وأنت وضعت الخريطه على أساس من الساعه 8 الى 4, إما يكون لديك عجز فى العماله  ساعتين , ساعه صباحا وساعه عند الإنصراف , أو أن هذا الشخص أصبح لديه سبب أن لا يحب عمله لأنه مضطر للعمل أكثر من المواعيد الرسميه للعمل.هذا الشعور السلبى تجاه المنشأه سينعكس على أداء العاملين وعلى المنشأه نفسها. ضع أيضا جدول للأجازات, يسمح للعاملين بتحديد يوم أجازه لكل منهم كل أسبوع ليستمر العمل ويستطيع العامل أن يأخذ يوم أجازه ويستريح.إن جدول مكتوب يوضح مواعيد الأجازات و تاريخها حتى لا يحدث تضارب فى مواعيد الأجازات.

•      وضع زياده سنويه واقعيه للهدف المراد تحقيقه :ــ

حدد الزياده المراد تحقيقها للهدف خلال فتره زمنيه معينه بصوره واقعيه. إذا كانت الزياده 5% عن العام الماضى لا ترفعها إلى 15%. الزياده المبالغ فيها ستجعل العاملين يقضوا ساعات أطول دون مقابل لإنجاز الهدف المحدد بصوره مبالغ فيها. سيشعر العاملين بالإحباط نتيجه عجزهم لتحقيق المطلوب.ضع زياده واقعيه لساعه العمل بحيث تجد الأفراد عندما تحتاج إليهم, وتصرفهم عندما لا تحتاج إليهم.

•   إعرف متوسطات الأجور و حولها الى ساعه عمل للفرد وحدد المبيعات لساعه الفرد:ــ

كمثال  : الزياده الواقعيه فى المبيعات هى 35000جنيه مع استخدام الهدف المحدد للعمالة ( 14% )  مقسوم على ( متوسط 9.88جنيه أجرالعامل فى ساعة عمل)

         35000  X  14. ÷ 9.88 = حوالى 496 جنيها

لو أخذنا المبيعات35000 وقسمناها على 496

           35000 / 496 = 56 .70 جنيها  ( مبيعات للعامل ÷ ساعة عمل )

هذا يعنى إن المتوسط 70.56  جنيها  دخل من المبيعات لكل ساعه عمل للفرد. طبعا هذا متوسط لا يحدد إنتاجيه العامل. فى ساعات  الذروه للعمل فإن التعاون بين أعضاء فريق العمل سيحرك هذا الرقم لأعلى بزياده أكثر. إن ثمانيه من العاملين يمكنهم بسهوله أن يحققوا 140 جنيه بينما متوسط الناتج 7056 جنيه يصعب تحقيقه بشخص بمفرده.

•    حدد الحد الأدنى و الأقصى لتوظيف العاملين:ــ

وهو عدد الأفراد التى تحتاجهم  فى المنشأه بغض النظر عن المبيعات.

مثال :  إذا كان لديك وظيفتين يجب تغطيتها لتعطى خدمه متوازنه فإن ما تحتاجه إثنين من العاملين. هذا يعنى أن المنشأه يجب أن تظل مفتوحه للعمل 18 ساعه فى اليوم 7 أيام فى الأسبوع,

        2 X   18 X 7  = 252 ساعة فى الأسبوع

لذايجب أن يشمل الجدول 252 ساعه عمل قبل إتمام أول عمليه بيع. إن الحد الأقصى للعماله يجب أن يكون على أساس ما يستطيع فريق العمل إنتاجه فى ساعات الذروه. إذا كان أكبر ساعه إنتاجيه تعطى 900جنيه , وثمانيه عاملين يمكنهم عمل ذلك بسهوله, إنك الآن تعرف إن ثمانيه أفراد يعملوا كل ساعه 900جنيه. إحسب عدد الساعات التى هى 900جنيه  فى ساعه إنتاجيه× 8عاملين. للمثل إستخدم 7 ساعات×8 عمال= 56 ساعه. أضف ذلك إلى 252( المحصله من عمل إثنين من العاملين × عدد ساعات العمل × الأسبوع ) إن الجدول يجب أن يشمل 308 ساعه عمل ( 252 + 56). خذ هذه 308 ساعه وإطرح منها 496( الزياده الواقعيه فى المبيعات لساعه عمل للفرد) يتبقى 188 ساعه للعاملين باقى الساعات التى تظل المنشأه مفتوحه فيها.

•    إستخدم رسم بيانى عمودى :ــ

إن هذا الشكل موجود على الكومبيوتر وهو يستخدم المعلومات أعلاه لمساعدتك فى عمل الجدول ويمكن إستخدام برنامج إكسل لكتابه الجدول الذى تحتاجه لتشغيل العماله بما يناسبهم ويعطى إرباحيه عاليه من إنتاجهم.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " إمنع العميل من الذهاب إلى منافسيك " على :

http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )