كتابه خطاب إعتذار تجارى

من منا لم يتسبب بصوره أو أخرى فى إغضاب أو مضايقه أحد ممن نتعامل معهم فى العمل أو من الأصدقاء أو الأقارب أو حتى من الجيران وتمنينا لو لم يحدث ذلك.الأفضل بدلا من التركيز على الخطأ أن نتخذ إجراء سريع وفعال للإعتذار وإزاله آثاره بسرعه وبالأسلوب المناسب . خطاب إعتذار فعال هو جزء مهم من عمليه تحسين العلاقات وإعادتها لسابق عهدها خاصه فى مجال العمل.

شروط خطاب الإعتذار :ــ

التوقيت :  فى أسرع وقت ممكن إرسل خطابك حتى يشعر المرسل إليه بإهتمامك وحرصك على العلاقه بينكم .

الإجراء : بدلا من التركيز على الإساءه التى تسببت فيها أكتب عن الإجراءات التى ستتخذها لإصلاح الخطأ .

الصدق : لا يرغب أى إنسان أن يقرأ رساله مبالغ فيما تحتويه من عبارات ومشاعر.إختار كلماتك بعنايه وعبر عن أسفك بوضوح وبساطه.

الإختصار: إجعل رسالتك قصيره وفى الموضوع مباشره .

النغمه : يجب أن يكون أسلوب الرساله متزن ومحترم.

اللوم : تحمل مسؤليه خطأك بالكامل ولا تلقى اللوم على الظروف أو أى شخص آخر أو تتهرب من إظهار أسفك لما حدث حتى لا يفقد الإعتذار معناه.

المتابعه : بعد إرسال الخطاب بمده كافيه حتى يهدأ العميل قم بزياره تؤكد إعتذارك مصحوبا بوعد عن ما ستتبعه من إجراءات لتصحيح الخطأ.

كيف تكتب رساله الإعتذار:ــ

•   عندما تكتب رساله إعتذار, ركز على ما يحتاج القارىء أن يعرفه. فى نفس الوقت تكرم بتحمل المسئوليه حتى تجعل المتلقى مستعد نفسيا أن يكمل قراءة الرساله .ليس من اللياقه أن تلوم شخصا آخر لإن إعتذارك بذلك  يفقد معناه طالما إنك لا تعتبر نفسك  الشخص المسئول وتبدو غير جاد.

•   إذا كان عليك الإعتذار لشخص لا تحبه تخيله صديق وفكر بإيجابيه حتى تخرج رسالتك صادقه.

•   لا تضع نفسك فى فخ رفض الإعتذار, حتى لو لم تعتقد إنك المخطىء أو إنك فعلت شىء يحتاج الإعتذار  خاصه فى مجال التجاره .فى هذه الحاله إعتذر عن الجزء الذى تسببت فيه من سوء فهم, أو لعدم الإستجابه السريعه لما طلب منك عمله. إن كتابه الإعتذار مريح لنفسيتك .فهى تنقى الأجواء وتسمح للجميع التخلص من المشاعر السلبيه.

فوائد خطاب الإعتذار :ــ

1.    كتابه رساله إعتذار بعد الحدث بأسرع وقت ممكن يساعد على إنقاذ العلاقات قبل أن تصبح غير قابله للإصلاح.

2.    يمكن أن تجد التسامح والتفهم إذا إعترفت بخطئك وعبرت بإخلاص عن أسفك فى خطاب الإعتذار.

3.    إذا عرضت تعويض عن ما سببته من خطأ سيساعد جدا فى تحسين صورتك وصوره المنشأه ويزيل سوء الفهم بسرعه.

4.    يمكنك أن تعيد مصداقيتك من خلال خطابك وما يحتويه من رساله واضحه للإعتذار إذا وعدت بعدم تكرار ما حدث وتأكيدك للمتلقى من تحسن الأداء فى المستقبل.

5.    إستغل فرصه الرساله لتؤكد أهميه هذه الشركه أو الشخص لديك وإن منشأتك لا تريد أن تفقدهم لما لهم من مكانه مميزه.

6.    مجرد كتابه رساله إعتذار تعطى المتلقى صوره إنك شعرت بخطئك وإنك تقدر العلاقه بينكم ولا تريد إفسادها.

      7. عندما تقر أنت بخطئك وتعتذر لإنك تتحمل المسئوليه بشجاعه ,ستجد الطرف الآخر يعتذر أيضا عن أى مضايقات قد سببها أثناء غضبه ,وبذلك تتعمق روح الموده والإحترام المتبادل بينكما.

والآن هل أنت مستعد لكتابه رساله تعبر فيها عن إعتذارك؟

 إستخدم هذا الإطارلرساله إعتذار فعاله :ــ

الفقره الأولى :ــ

إكتب جمله بسيطه أو إثنتين لتعبر بوضوح عن أسفك.

" نحن شركه الهدى للتوريدات نعتذر عن ما سببناه لكم من إزعاج لعدم تمكننا من التوريد فى الميعاد المتفق عليه فى 7 يناير 2009 كما وعدناكم من قبل. "

الفقره الثانيه :ــ

.لو كان هناك خبر سىء آخرأذكره الآن فى نفس الرساله. لا تخفيه وقدم شرح وافى للأسباب حتى لا تتسبب فى مشكله أخرى فيما بعد حيث لن يقبل إعتذار وقتها لتكرار الخطأ مما يسىء لمنشأتك.( هذا إذا كان هناك خطأ آخر)

" لسوء الحظ إننا لن نتمكن من توريد باقى المطلوب لمده أسبوع آخرلتأخر وصول الشحنات من الخارج.وقد إعترضنا عن ذلك مع المستورد بشده ولكننا نأسف بشده لكم عن هذا الإزعاج.

الفقره الثالثه:ــ

أذكر ما ستفعله لإصلاح الضرر .حتى لو لم تستطع التسليم فى الموعد المتفق عليه. يمكنك أن تعرض تعويض لعميلك لتشعره بالأسف لما حدث والعمل على تخفيف الإزعاج.

" وللتعويض عن ما تسببنا فيه من ضرر ,سنمنحكم خصم 5% على إجمالى السعر . وإذا كان من الصعب عليكم الإنتظار برجاء التفضل بالحضور الى مقر المنشأه وإختيار البديل وبنفس السعر المتفق عليه."

الفقره الأخيره:ــ

إعتذر مره أخرى.أشكر العميل على تعاونه مع منشأتك,ثم ضع أدوات الإتصال بك واضحه حتى يمكنه الرجوع اليك عند  أى إستفتسار .

" نعتذر مره أخرى عن عدم تلبيه توقعاتكم .كما نؤكد أنكم من أفضل العملاء بالنسبه لمؤسستنا ونقدر تماما تعاملكم معنا ونتمنى أن تدوم .برجاء عدم التردد فى الإتصال بى شخصيا لتلبيه طلباتكم والرد على أى أستفسار لديكم [أذكر كل بيانات الإتصال]. "

عمليه الكتابه التجاريه :ــ

إذا إستفدت مما سبق تأكد من إتباعك الآتى :ــ

[ كن واضحا ــ كن مختصرا ــ كن بسيطا ]

الوضوح : تأكد من أن ما كتبته ليس فيه ما يثيرالحيره فى تفسيره أو يصعب فهمه أو قراءته. ككاتب للرساله أنت الوحيد الذى يعرف ما بداخله وما يريد توصيله للآخرين. لذلك يجب أن تكون واضحا حتى لا يسىء القارىء فهم ما تقوله أو يفهمه بمعنى غير الذى تريد توصيله.

الإختصار :ــ إستخدم عدد قليل من الكلمات على قدر الإمكان حتى لا يضيع المعنى فى الإطاله ولا يصل كما تريده .

البساطه :ــ إستخدم الكلمات الشائعه الإستعمال والجمل القصيره. هذا ليس معناه أن تكون مقيدا ولاتستطيع إيضاح ما تريد. كما يجب أن لا تستعمل الكلمات الدارجه أو العاميه.لهجه الرساله يجب أن تكون حرفيه ولكن بلمحه شخصيه حتى تقرب بينك وبين عميلك .

المصدر : د. نبيهه جابر http://drnabihagaber.blogspot.com

( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس )