كثيراً ما يحدث خلط بين البيانات والمعلومات، حيث جرت العادة على استخدام لفظ البيانات مرادف للفظ المعلومات رغم أنهما فى إطار نظام المعلومات يعنيان شيئين مختلفين.

البيانات

هى حقائق تم تسجيلها بشأن أحداث معينة تمت أو ستتم مستقبلا بشأن أحداث معينة تمت أو ستتم مستقبلا، هذه الحقائق قد تكون مستقلة وغير مرتبطة ببعضها وغير محددة العدد، وهى تمثل المدخلات فى نظام المعلومات وليس لها أثر واضح فى اتخاذ القرارات.

أما المعلومات فهى مجموعة البيانات التى جمعت وأعدت بطريقة ما جعلتها قابلة للاستخدام (مفيدة) بالنسبة لمستقبلها أو مستخدمها، وهى تمثل المخرجات فى نظام المعلومات ولها تأثير فى اتخاذ القرارات المختلفة.

ورغم ذلك فإن أى نظام للمعلومات يبدأ بالبيانات وينتهى بالمعلومات قد لا يستطيع أن يضع حداً فاصلاً ودقيقاً بينهما، فما يعتبر معلومات فى بعض المراحل يعتبر بيانات فى المرحلة التى تليها، وبالطبع قد لا تكون المعلومة فى صورة كمية أى يعبر عنها بالأرقام، وإنما قد تكون معلومة غير كمية (وصفية)، ويمكن الحصول عليها من مصادر متعددة كالملاحظات والمناقشات مع العاملين ودراسة التقارير الوصفية. بالإضافة إلى أنه ليست كل المعلومات الكمية تمثل معلومات محاسبية، فهناك معلومات كمية غير محاسبية مثل البيانات الخاصة بالعاملين بالوحدة الاقتصادية وحالتهم الإجتماعية.

ومما لاشك فيه أن المعلومات الكمية تساعد متخذ القرار بصورة أكثر فاعلية من المعلومات الوصفية، فضلا أن مشرفاً ذو خبرة طويلة فى رأيه أن خط إنتاج ما انخفضت إنتاجيته فى العام الماضى، فبالرغم من أن رأيه قد يكون صحيحاً إلا أن معلومات أكثر فائدة يمكن الحصول عليها من التقارير المحاسبية، كأن يتضح منها أن هناك انخفاضاً قدره 80% من الكفاءة الإنتاجية، مما يترتب عليه زيادة فى تكاليف إنتاج الوحدة وانخفاضاً فى الأرباح السنوية قدره 60000 ومن هنا يأتى تقدير المديرين لأهمية المعلومات المحاسبية بالاضافة بالطبع إلى ما يتوفر لديهم من معلومات وصفية.

ويمكن القول عامة أنه يمكن لأى وحدة اقتصادية أن تستمر فى دنيا الأعمال بدون الاعتماد على البيانات المحاسبية.

نستنتج ونضيف إلى ما تقدم ما يلى:-

<!--أن المعلومات هى المنتج النهائى لنظم المعلومات الإدارية والمحاسبية الموجودة فى الوحدة الإقتصادية.

<!--أن المعلومات تستخدم فى تأكيد أو تصحيح معلومات سابقة، أو فى إضافة حقائق أو أفكار جديدة لمستقبل أو مستخدم المعلومات.

<!--أن المعلومة لها قيمة عند اتخاذ القرارات، حيث أنها تغير من الاحتمالات الخاصة بالنتائج المتوقعة فى الموقف الذى يتخذ فيه القرار.

<!--أن للمعلومات تكلفة عند انتاجها، كما أن لها عائد عند استخدامها، ولابد من الموازنة بينهما وترجيح العائد على التكلفة، كعامل مؤثر فى مرحلتى صنع واتخاذ القرار.

<!--أن الوظيفة أو الهدف النهائى للمعلومات هو زيادة المعرفة، أو تخفيض عدم التأكد لدى مستخدمى هذه المعلومات مما يساعدهم على اتخاذ القرارات فى إطار موضوعى 

أمانى إسماعيل