أولا - تعريف التقرير:

هناك العديد من التعريفات للتقرير منها:

1.  التعريف الأول :

هو عرض كتابي أو شفوي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة عرضاً تحليلياً بطريقة سلسة مبسطة مع ذكر المقترحات التي تتناسب مع النتائج التي يتم التوصل إليها من خلال التحليل.

2.  التعريف الثاني :

هو وثيقة إدارية للاتصال الكتابي أوالشفوي بين مختلف المستويات الإدارية تتضمن عرضاً وافياً للمعلومات المتعلقة بموضوع معين.

ومن ذلك يتضح أن التقرير:

‌أ)     قد يكون مكتوباً أو شفوياً.

‌ب)  قد يتضمن حقائق ومعلومات ومقترحات وتوجيهات

‌ج)   قد يكون وسيلة اتصال بين شخصين أو جهتين.

 ثانيا - أهداف التقرير:

1)  إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.

2)  تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل.

3)  عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.

4)  دراسة مشكلة محددة في بيئة العمل.

5)  توفير معلومات لازمة لصناعة القرار.

 ثالثاً: أهمية كتابة التقرير:

لكتابة التقرير أهمية كبيرة في حياتنا العملية، و تلك الأهمية تكمن في الأسباب التالية:

1)  يُعد مصدراً من مصادر المعلومات.

2)  يُعد أداة مراقبة و تقييم للأعمال و الأنشطة.

3)  يوضّح المستجدات.

رابعاً: أنواع التقارير:

1.  التقارير الأكاديمية:

و هي تقارير عن البحوث العلمية، و تصدر حسب الحاجة.

2.  التقارير الوصفية:

و هي التقارير التي تصف ظاهرة كما هي واضحة، و هذه التقارير دائماً تجيب على الأسئلة: كيف؟ ومتى؟ و من؟ و ماذا؟

و مثال على ذلك: تقارير الرحلات، و التقارير التي يعدّها رجل المرور

3.  التقارير الإخبارية:

و هي التقارير التي تبثها أجهزة الإعلام من إذاعة و تلفزيون و صحافة، و مثال على ذلك التقارير السياسية.

4.  التقارير التحليلية:

و هي تقارير لا تقتصر على الوصف فقط بل تعقد المقارنة، و تعلل الأسباب، و تقترح الحلول.

 و مثال على ذلك: ما يقدمه الأخصائي الاجتماعي حول تأخر الطلاب الدراسي، و التقارير الرياضية التي تقارن بين أداء فريقين، أو أداء فريق مقارنةً بالمواسم السابقة.

5.  التقارير الأحصائية:

و تتميز هذه التقارير عن غيرها بالأرقام، و قد ترمز هذه الأرقام لبشر أو أموال أو أشياء أخرى، و مثال على ذلك: ما تقدمه البنوك و المؤسسات المالية سنوياً عن أوضاعها.*

6.  التقارير الإدارية:

و غالباً ما تكون مطبوعة و بنودها واضحة و تحتاج إلى ملء فراغات بعبارات مناسبة .

و مثال على ذلك: تقارير المدراء عن الموظفين.

ومن الملاحظ: أن التقارير تُقدّم حسب الحاجة، فقد تُقدّم سنوياً أو يومياً، و من التقارير اليومية: تقارير أداء البورصة.

خامساً: الشروط الواجب توافرها في التقرير:

1)  الاختصار و الدقة.

2)  الوضوح.

3)  تسلسل الأفكار.

4)  المصداقية و الإقناع.

سادساً: مكونات التقرير:

1.  صفحة العنوان:

و تشتمل على :

‌أ)     العنوان

‌ب)  الجهة المقدم إليها

‌ج)   اسم معد التقرير

‌د)     التاريخ

‌ه)    يُفضّل أن تكون صفحة العنوان على غلاف متين

‌و)    أن يكون حجمها متناسباً مع حجم الورق الموجود داخل التقرير.

2.  مقدمة التقرير:

و توضح  الأتي:

‌أ)     الهدف من التقرير و

‌ب)  المشكلة التي يبحثها

‌ج)   المكان و الزمان

‌د)    الجهة التي طلبت إعداد التقرير.

3.  منهجية التقرير:

و هي الطريقة التي تم فيها إعداد التقرير .

 أي هل كانت مشاهدة؟ أم مقابلة؟ أم مراجعة وثائق؟

4.  التحليل:

و هو الجزء الأكبر من التقرير، و يحتوي على :

‌أ)     عرض

‌ب)  تحليل كافة المعلومات و البيانات ، أي يتناول جوانب المشكلة و أبعادها و آثارها.

5.  النتائج و التوصيات:

وتشمل :

‌أ)     عرض النتائج التي توصل إليها التقرير

‌ب)  رأي كاتب التقرير

‌ج)   التوصيات المناسبة

سابعاً: خطوات كتابة التقرير:

حين نشرع بكتابة التقرير، لابد من الأخذ بالاعتبار ما يلي:

1)  تحديد موضوع التقرير و عدم الخروج عن إطاره.

2)  ترتيب النقاط و الأفكار التي سيتناولها التقرير.

3)  جمع البيانات و المعلومات و تصنيفها مدعمة بالأدلة و البراهين.

4)  كتابة التقرير بصياغة واضحة

5)  استخلاص النتائج و كتابة التوصيات.

6)  مراجعة التقرير لاكتشاف أوجه النقص، و تصحيح الأخطاء.

7)  إعادة كتابة التقرير بشكله النهائي.

والمقصود بذلك:

‌أ) البعد عن المصطلحات القاموسية.

‌ب) الحرص على الترتيب الجيد.

‌ج) وضوح الخط و الفكرة و الجملة.

‌د) الاهتمام بعلامات الترقيم.

‌ه) تقسيم الموضوع إلى فقرات كل واحدة تحل فكرة أساسية.

‌و) الاهتمام باللغة، و تجنب الأخطاء الإملائية و اللغوية.

ثامناً – متطلبات التقرير :

1)  التفكير الموضوعي.

2)  الاستنتاج المنطقي.

3)  الصياغة اللغوية السليمة.

4)  القدرة على التعامل مع المعطيات والمعلومات.

5)  معرفة وفهم الاتجاهات الإنسانية في بيئة العمل.

6)  توقع ردود فعل القارئ على مضمون التقرير.

تاسعاً - خطوات إعداد التقرير:

هناك عدة خطوات يجب أن يتبعها كاتب التقرير وهي كالآتي:

1.  الشعور بالمشكلة وتحديدها وتحليلها :

وتعتمد هذه الخطوة على مهارة كاتب التقرير في تحديد المشكلة وهي من أهم مراحل كتابة التقرير.

2.  تحديد هدف التقرير وهيكله العام :

وذلك بتحديد الهدف من التقرير وهيكله العام يحقق المزايا التالية:

‌أ)     العرض المنظم والمنطقي للأفكار :

‌ب)  إعطاء كل جزء في التقرير القدر المناسب من الاهتمام وفقاً لأهميته مقارنةً بالأجزاء الأخرى .

‌ج)   تحديد الوقت والجهد والموارد اللازمة للانتهاء من كتابة التقرير.

3.  تنظيم البيانات والمعلومات وتحليلها :

ويقصد بها الحقائق والآراء التي تخدم التقرير أي التي تتعلق بموضوع التقرير مباشرة وتؤدي إلى استخلاص نتائج محددة لذا لابد من:

‌أ)     تحديد مصادر البيانات والمعلومات (مراسلات، سجلات(

‌ب)  تحديد طرق جمع البيانات والمعلومات (ملاحظة، مقابلة، استبيان(

‌ج)   تنظيم وترتيب البيانات والمعلومات

‌د)    العرض البياني للمعلومات (رسوم، جداول( على أن يراعى في أساليب العرض البساطة وعدم التعقيد وتوضيح مصادر المعلومات. إذا تم استخدام عدد كبير من الرسوم البيانية يمكن أن تكون في ملحق خاص.

‌ه)    تفسير البيانات وتحليلها:يجب أن تكون منطقية واضحة – غير متحيزة.

4.  كتابة التقرير وتحديد طريقة العرض :

‌أ)     وضع الجدول الزمني: ويتم هنا تحديد الزمن المناسب للانتهاء من كل خطوة وهي الخطوة الأخيره والتي تليها مباشرة مرحلة الكتابة

‌ب)  كتابة التقرير:  ويراعى فيها الآتي:

¤     العنوان واضحاً ومحققاً لهدف التقرير

¤     عرض المعلومات بصورة متسلسلة، وتحت عناوين رئيسية وفرعية

¤     بيان النتائج التي تم التوصل إليها والمقترحات المقدمة

¤     المراجعة:  بها يجيب كاتب التقرير على عدة أسئلة مثل هل التقرير واضح؟ هل هناك نقطة ما لم تتم تغطيتها بالصورة المناسبة … الخ.

¤     تحديد طريقة العرض:  إذا كان التقرير سيعرض على مجموعة فعلى كاتب التقرير أن يحدد طريقة العرض والمعينات التي سيستخدمها