أولاً - الهدف من هذا الإجراء:

1. تأسيس والاحتفاظ في إجراءات موثقة لتعريف  وجمع  وفهرسة وإدخال الملفات ، تخزين الملفات ، صيانة وإتلاف سجلات السلامة والصحة المهنية
2. لتعريف عمليات تخزين سجلات السلامة والصحة المهنية والتي تحفظها من التلف وتسهيل عملية الرجوع إليها  من خلال عملية التعريف والجمع والفهرسة وعرضها.
3. لضمان بأن هذه السجلات قانونية  و يتم الحفاظ عليها بصورة منظمة .

ثانياً - التطبيق :

هذا الإجراء ينطبق على كافة الإدارات والأقسام المشمولة في التأهل لتطبيق نظام إدارة السلامة والصحة المهنية OHSAS18001

ثالثاً - التعريفات :

1. الدليل : دليل السلامة والصحة المهنية
2. الخطة : خطة السلامة
3. الحوادث : حوادث العمل
4. المتطلبات : متطلبات ومعايير نظام OHSAS18001
5. سجلات السلامة :  السجلات التي تم إنشائها لتشكل دليل موضوعي  للأنشطة المنفذة والنتائج المحققة  وكذلك السجلات التي يتم الاحتفاظ بها تشكل دليل يعكس التطابق مع المتطلبات  وفاعلية  تطبيق النظام في كافة المؤسسة .

رابعاً - المسئوليات :

1. مسئول السلامة هو المسئول عن الحفاظ على كافة السجلات المرتبطة بنظام السلامة والصحة المهنية .
2. جميع رؤساء الأقسام مسئولين عن ضمان بأن كافة السجلات في أقسامهم   تحت السيطرة وفقا لمتطلبات هذا الإجراء

خامساً - الطرق ( الوسائل )  :

إن جميع إجراءات السجلات  هي نتاج لتطبيق إجراءات نظام إدارة السلامة والصحة المهنية OHSAS18001  الإشارة إلى هذه السجلات  معطاة في نهاية كل إجراء من إجراءات النظام  ( أنظر المتطلبات العامة في بداية هذه الإجراءات ) 

1. تعريف السجلات ( الترقيم والفهرسة )

 السجلات تعرف وفق نموذج  الترقيم الموضح أدناه :

• نوع السجل

• رقم البند في مواصفة النظام

• تسلسل السجل

• تاريخ الإصدار

• تاريخ المراجعة .

2 - تسجيل الملفات وتخزينها :

جميع السجلات تحفظ في ملفات معلمه تبرز المعلومات التالية : 

• اسم الإدارة التي تستخدمها
• اسم الملف ( وفق اسم المستندات المحفوظة في الملف )
• الرقم المعرف للسجل 

3 - الحفاظ على السجلات :

 يتم حفظ سجلات السلامة في جميع الإدارات بواسطة :

• مدير الإدارة
• القسم المسئول
• مسئول السلامة بصفته المسئول عن الإبقاء على السجلات بصورة منظمة بما يكفل سلامتها  وسهولة الوصول إليها في الوقت الملائم  وحمايتها من التلف .

4 - مدة الاحتفاظ بالسجلات :

عاذة السجلات يتم الاحتفاظ بها لمدة محددة ويتم ذكر ذلك في كشف سجلات السلامة والصحة المهنية (كشف يتضمن كافة سجلات السلامة والصحة المهنية ومدة الاحتفاظ بكل سجل) والسجلات التي يتطلب حفظها بصورة دائمة يتم تعريفها بصورة واضحة بعبارة " دائمة "وذلك في كشف سجلات السلامة  وكذلك في ملفات مناسبة .

5 - سجلات وملفات السلامة :

سادساً – السجلات المطلوبة :

1. سجل صيانة أجهزة الإطفاء اليدوية

2. سجل حوادث وإصابات العمل

3. سجل صيانة نقطة الإطفاء ( حنفية وصندوق الحريق بمشتملاته)

4. سجل التدريب والتوعية ( فى مجال السلامة والصحة المهنية وتأمين بيئة العمل )

5. سجل الحوادث الجسيمة والكوارث والأزمات

6. سجل توزيع مهمات الوقاية الشخصية بالمنشأة

7. سجل الإصابة بالأمراض المهنية

8. سجل صيانة أجهزة إنذار الحريق

9. سجل العلامات واللوحات الإرشادية

سابعاً – الملفات المطلوبة :

• ملف الرسم الهندسي ورخصة البناء
• ملف مستندات الفحص الطبي المبدئي على العاملين بالمنشأة عند بداية التعيين
• ملف مستندات الفحص الطبي الدوري على العاملين بالمنشأة
• ملف خطط الطوارئ وتحديثاتها السنوية وتجارب الإخلاء الآمن
• ملف تقارير إدارة الحماية المدنية على المنشأة والرد عليها
• ملف الشهادات الصحية للعاملين بالبوفيهات والكافيتريات
• ملف دعوات ومكاتبات اللجنة الفرعية للسلامة والصحة المهنية
• ملف صور شهادات تدريب فريق السلامة والصحة المهنية
• ملف محاضر التحقيق فى الحوادث و الإصابات المهنية
• ملف رخص المصاعد ( إن وجدت )
• ملف أذونات إدارة الغلايات والمراجل البخارية والمولدات الكهربائية
• ملف تدربي العاملين على مجال السلامة والصحة المهنية
• ملف صور اللوحات والعلامات الإرشادية المستخدمة بالمنشأة
• ملف شهادات الطبيب والممرض بالعيادة الطبية
• ملف قائمة المواد الكيماوية المستخدمة ( إن وجدت )
• ملف مستندات التعامل مع المخلفات الطبية الخطرة ( إن وجدت )