لماذا تكون مذكرات ورسائل وتقارير كثير من المدراء الأفذاذ مليئة بالأخطاء الإملائية والعبارات الركيكة والتراكيب الهشة والنثر الممل رغم أنهم خريجو جامعات عريقة وأصحاب درجات علمية عالية؟! لماذا- عادة ما- تكون رسائل العمل، على وجه الخصوص كئيبة؟

إذا علمنا الجواب سنعرف لماذا أصبحت برامج تعليم الكتابة التجارية تجارة مزدهرة؟

سوف تسمع إجابات مختلفة على هذه الأسئلة باختلاف الأشخاص الذين تسألهم فعلماء الاجتماع والدارسون للحضارة سوف يقولون بأن التلفاز قد حولنا من مجتمع يقرأ ويستعمل عقله إلى مجتمع يتفرج ويستعمل عينيه، فهم يندبون حظ الأطفال الذين يحتفظون بمجموعات من أشرطة الفيديو أكثر مما يحتفظون من الكتب.

وبعض التربويون يضعون اللوم على عصر التساهل الذي نعيشه والذي يسمح للطلاب باختيار مواضيع الدراسة على هواهم حيث ترابط مواضيع الدراسة يعتبر أهم من الأساسيات.

والمدراء أنفسهم يتذمرون بأنه لم يكن لديهم الوقت الكافي لحضور دورات متقدمة في الإنشاء والتعبير عندما كانوا في الجامعة، فالتسويق والتمويل، والمحاسبة والإدارة كانت مواضيع أساسية، فيما لم تكن الكتابة كذلك. إضافة إلى ذلك فإن السكرتير يتم توظيفه للقيام بأعمال منها تصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية. وما لا يتقنه السكرتير فإن برامج الكومبيوتر الحديثة يمكن أن تقوم به.

إن هذه الإجابات تظهر أن هناك تفسيرات مختلفة لتدني مستوى الكتابة التجارية، وعلى أي حال فإننا يجب أن لا نقبل أن يكون هذا الموضوع خارج سيطرتنا ذلك أنه بالإضافة إلى أننا نمتلك المقدرة فإننا مسؤولون عن إحداث التغيير في أنفسنا من أجل تحسين مهارتنا في الكتابة إن القوائم الموجودة في هذا الفصل سوف تجعلك تركز اهتمامك على تحسين قدرتك في الكتابة بشكل واضح وسليم.

قال أحدهم: إنك عندما تكتب فإنك تقول ثلاثة أشياء: شيئا عن فحوى رسالتك، وشيئا عن الذي تكتب إليه، وشيئا عن نفسك، فعندما تكتب بوضوح فإنك تظهر بذلك تفهمك لعقلية الشخص الذي تكتب إليه وأنك قد فكرت مليا في الغرض الذي من أجله كتبت رسالتك وعبرت عنه بشكل جيد، وأنك قدمت صورة إيجابية عن نفسك.

عندما تكتب بوضوح وتحقق هذه الأهداف الثلاثة فسوف تستمتع- إضافة إلى ذلك- بمردود آخر هو أنك قد حققت المطلوب منك. وهذا صحيح. ذلك أن كتابتك الواضحة لمراسلاتك سوف توفر عليك الوقت، وتبعدك عن الشعور بالإحباط والانزعاج لذا عليك أن تدرس هذه القوائم وتعمل على تحقيق الحد الأدنى المطلوب منك.