لماذا التخطيط ؟ هل التخطيط هام ويستاهل التعليم عنده؟

الإجابات:
1- يوفر وقت وجهد ويصل بى إلى الهدف .
2- إمكانية التقييم وقد يظهر التقصير أو الإنجاز.
3- التخطيط هو أساس لقياس النجاح أو الفشل .
4- التخطيط يساعد فى تحديد الأنشطة المطلوبة مثل:
لماذا نقوم بمؤتمر هل هو روتينى أم لتحقيق هدف
وعدم وجود خطة لحياتى يقود إلى أى أعمال لشغل الوقت
5- التخطيط يساعد على تجنب المشكلات مثال:
الاستعداد لإطفاء الحرائق حينما تشتعل
وليس أسلوب إطفاء الحرائق بقدر الإمكان حينما تحدث .
6- الإقتداء بإلهنا: فى مجال الخدمة أو فى مجال حياتنا

ويجب أن يكون لدينا إمكانية التخطيط وروح التخطيط مثل أبانا
دعونا نطرح مجموعة من الأسئلة؟
من يضع أهداف الاجتماع
لا يضعها فرد واحد ولا جماعة كبيرة
والمجموعة تعطى أساليب تفكير مختلفة وتعددها يمثل أفكار الاجتماع الكلية ولكن تكوينها لها مجموعة شروط:
تتكون من أشخاص مختلفة عن بعضها وليس من مجموعة من نفس التفكير .
الاختلاف فى المجموعة لا يصل إلى التشاحن وتكون قادرة على العمل مع بعض.
وقد يكون هناك أشخاص لا يستطيعوا العمل مع بعض.
(ج) وجود المسئول عن العمل ضمن المجموعة المخططة .
(د) نائب القائد يجب أن يكون موجود وهو مرشح فى أى وقت ليكون مكان القائد .
(هـ) تمثيل أعضاء الاجتماع فى هذه المجموعة أم من خلال استبيان أو مشاركة أثنين منهم فى المجموعة. والمجموعة تتكون من 6-8 أفراد بحد أقصى ويجب أن تكون متفرغة لفترة لا تقل عن 3 شهور وهى شهور وضع الخطة .
كيف نضع الأهداف؟

(1) دراسة نقاط الضعف فى الخطة السابقة .
(2) دراسة نقاط القوة فى الخطة السابقة أو فى الاجتماع عموماً .
(3) الإمكانيات المتاحة فى الاجتماع: مثل
- أعمار شباب الاجتماع (لوجود خريجين وأسرة)
- عدد الأعضاء المتواجدين (لدراسة نوع وكمية الأنشطة)
- عدد القادة أو اللجنة المسئولة فى الاجتماع
- الإمكانيات المالية ومصادرها
- مدة الخطة المطلوبة وضعها (ستة أشهر أم سنة)
(4) دراسة إيقاع الإنشطة وزمن الخطة : مثل
- شهور الامتحانات وشهر الميلاد
- شهور الصيف والمؤتمرات
- شهور فبراير ومارس أحسن الشهور فى الأنشطة
- شهور الصيف أكثر ملائمة للزيارات عن شهور الشتاء
(5) الخطة الأكبر :
عندما توجد خطة يجب مراعاتها من حيث المؤتمرات والرحلات ويجب عدم تداخل خطة الاجتماع مع الخطة الكبرى .
شروط وضع الأهداف؟
هل يمكن وضع هدف مثل البطالة ؟ أتزان الشاب ؟
(1) يجب أن يكون الهدف قابل للقياس وليس مفتوح ولا يمكن قياسه .
يجب أن يكون له رقم وزمن ولكن هل يمكن ذلك فى المجتمع ؟مثل :
هدف زرع روح الدراسة الكتابية فى الشباب ، يجب ترجمته إلى من خلال 6 شهور سيتم دراسة الخطط والاهداف
(2) أن يكون من الممكن تحقيقه:
مثل : تشجيع روح الانتماء فى الاجتماع أو الاهتمام بالاشخاص الجدد ولا يمكن وضع هدف . تعجيزى أو خيالى مثل : الاجتماع المكون من 30 شخص سوف يكون فى نهاية العام ثلاث آلاف فهذا هدف غير ممكن والعكس أيضاً أن يصل الاجتماع فى نهاية العام إلى 32 شخص فهذا هدف لا يثير التحدى . فيجب أن يكون الهدف واقعى ولا يؤدى إلى الاحباط .
الهيكل الإدارى للاجتماع لإمكانية وضع خطة:
1- قائد الاجتماع :
يساعد فى التخطيط
يساعد فى متابعة الخطة
دورة كقدوة فى السلوك والإدارة
دوره فى التشجيع والتأنيب والتوبيخ
دوره فى التنسيق بين الإنشطة المختلفة
2- نائب قائد:
كل مسئولية يجب أن يكون لها المواصفات التالية:
1- التوصيف : مسئولية كل شخص
2- المسئول: قد يكون فرد أو مجموعة
3- مدة المسئولية: قد تكون سنتين وتجدد مرة واحدة فقط
4- نائب المسئول :
5- المتابع:
ضرورى للإدارة أن تراعى الآتى:
1- القيادة ليست القيام بكل الأعمال . فالقيادة الناجحة تفوض المسئوليات للآخرين .
2- القيادة ليست تشجيع بدون متابعة ضرورة المتابعة .
3- القيادة ليست التحكم فى كل التفاصيل والتدخل فى التفاصيل .
4- القيادة ليست إرضاء الآخرين بتنفيذ كل ما يطلبونه . ولو قدمت ما يحبونه فقط فهى زعامة وليست قيادة . القيادة غالباً ما يكون ليس هناك إجماع على كل قراراته .
5- القيادة ليست موهبة يقوم بها أى إنسان .
بعد وضع كل الأهداف يجب عمل جدول من ناحية الشهور ومن ناحية الأنشطة . وأحدد فى كل مجال ماذا سيحدث؟ ويتم التنسيق بين الشهور المزدحمة والشهور الغير مزدحمة . ويتم إعادة توزيع الأنشطة طبقاً للزمن ويتم توزيع الخطة والأهداف على الجميع