أرصدة الحسابات و كشف الحساب من أهم التقارير لديك فهي واجهتك مع الآخرين و أي خطأ فيها قد يسبب لك مشكلة في الثقة أو يسبب إحراج لك أمامهم أو خسارة بعض الذمم، بمعنى آخر هي أهم من التقارير التي تكون موجهة لك لدراسة العمل التجاري لأن أخطاءها تسبب مشكلة مع نفسك فقط.
أرصدة الحسابات هي مجموع الحركات من اليومية و لكن لكل حساب، و كل رقم نحصل عليه هو ذمة على الزيون سوف نطالبه بها أو ذمة علينا تجاه الآخرين، و على الورق يتم استخرجها من دفاتر الحسابات و ليس من اليومية كما يفعل الحاسب، لا يهم كيف يستخرجها الحاسب المهم أننا نحصل على الأرقام بالدقة المطلوبة، عادة ما يتم استخراج الأرصدة للزبائن بشكل متكرر أكثر من بقية الحسابات لذلك على البرنامج أن يسمح لك بتحديد مجموعة الحسابات التي تريد أرصدتها و ليس كلها، كذلك ترتيبها حسب الأحرف الأبجدية ثم طباعتها على الطابعة.
افتح المثال الذي كتبناه في المقالة السابقة أو افتح مثال البرنامج.
أرصدة الحسابات ضمن القوائم، ابحث عنه في القوائم تحت بند التقارير المالية، طبعا كل برنامج محاسبة يختلف عن الآخر في ترتيب القوائم، سوف تجد أرصدة الحسابات بسهولة.
أهم ما يميز تقرير أرصدة الحسابات هي حقول التصفية أو الفرز (الفلترة) و أهم حقل تصفية هو حقل “الحساب”.
تستطيع طلب جميع الحسابات أو تحديد حساب معين فقط لطلب رصيده أو طلب فرع محدد في دليل الحسابات كدفتر الزبائن كما هو موضح في الصورة، عند تحديد فرع من الدليل سيقوم التقرير بعرض كل الحسابات التابعة لهذا الفرع و التابع أيضا للفروع التابعة له. حقلي “من تاريخ” و “إلى تاريخ” مفيدان في تحديد الفترة المالية التي نريد أرصدتها و لكن ما يستخدم غالبا هو “إلى تاريخ” لأن الأرصدة في هذه الحالة ترجع بنا إلى ذلك التاريخ و يتم تجاهل كل العمليات المالية التي تعقب هذا اليوم.
إذا تم تحديد “من تاريخ” لن يعود لكلمة أرصدة معناها بل ستصبح الأرقام الناتجة هي حجم التعامل مع الزبائن في الفترة المحددة.
اضغط زر تطبيق لتظهر النتائج، بعض البرامج تستخدم كلمة “معاينة” بدلا من “تطبيق” و لكن النتيجة نفسها.
إن أي تحديد ضمن الخيارات سوف يغير في النتائج و ربما في المفهوم العام للتقرير و لكن البرنامج سيظهر النتائج بغض النظر عن طريقة استخدامك للقيم، النتائج غالبا تكون على شكل جدول، يحوي حقول أو أحيانا تسمى أعمدة يمكنك إعادة ترتيب أو إضافة أعمدة جديدة أو تغيير قياسها، حسب مرونة البرنامج.
تطبيق التقرير سوف يظهر لنا شاشة جديدة تحوي النتائج المرغوبة، قمت بوضع أهم الحقول (الأعمدة) المطلوبة بشكل دائم. لاحظ أن “زاهر” و “محمد” رصيديهما موجب لذلك تم وضع القيمة في عامود “رصيد مدين” أما عمر فرصيده سالب فتم و ضعه في عامود الرصيد “الدائن”
لاحظ أن سطر “عمر” تم تلوينه بشكل مختلف حتى نستطيع تمييزه فورا.
اضغط زر “معاينة قبل الطباعة” لرؤية الشكل الورقي أو زر “طباعة التقرير” لطباعته، أو أغلق التقرير.
أغلب البرامج فيها ميزة معاينة قبل الطباعة لأن شكل التقرير في حالة الحاسب تختلف عن الحالة الورقية بعد طبعها بواسطة الطابعة، و لتوفير الحبر و الورق يتم إظهار الشكل الورقي كما سيظهر فعلا، هذا مفيد لمعرفة الهوامش و حجم الخط المطبوع.
المصدر:
- محمد زاهر ديركي (موقع http://www.sahlisoft.com/wiki).
