من الأمثلة السابقة نجد عنصرا هاما في المحاسبة وهو “الحساب”، لذلك في كل البرامج المحاسبية يجب عليك إنشاء حساباتك التي ستتعامل معها قبل كتابة البيانات التابعة لها، أغلب البرامج تؤمن سهولة في فتح الحساب أثناء إدخال البيانات.

أيضا لاحظنا اليومية لليوم الأول والثاني و الثالث، و في البرامج المحاسبية تسمى “سندات قيد”، حيث يمكن فتح أكثر من سند لكل يوم

فتح حساب:
بعد إنشاء ملف بيانات جديد، قم بفتح هذا الملف، بعدها ابحث عن “بطاقة حساب” ضمن القوائم و اضغط عليها، كل برنامج محاسبة له ترتيب خاص به لكنك لن تحتاج لأكثر من دقيقة للوصول إلى “بطاقة حساب” اتصل بالدعم الفني في حال لم تجدها.

بطاقة الحساب من القوائم، أغلب البرامج لديها أيضا زر على النافذة الرئيسية لتسهيل الوصول لها، والآن كل ما علينا هو تعريف الحسابات اللازمة

عند فتح بطاقة الحساب بعض البرامج تقف عند آخر حساب تم تعريفة، أو تكون بحالة وضع إدخال حساب جديد، إذا لم تكن كذلك اضغط زر “جديد” في البطاقة. انتقل إلى حقل “اسم الحساب” (ضع مؤشر الكتابة عليه) و اكتب اسم “زاهر”

انتقل إلى حقل “الدفتر” أو “الحساب الرئيسي” و اكتب فيه اسم “الزبائن”
انتقل إلى حقل “الرمز” بعض البرامج ستقترح رمزا من عندها اتركه كما هو أو اكتب رمزا غير مستعمل في بطاقة حساب أخرى.

اضغط زر “تخزين” أو زر “إضافة” حسب البرنامج المستعمل، سيسألك البرنامج ليتأكد من عملية التخزين أجب بنعم.

أغلب البرامج تتبع نفس النسق إذ يجب أن تقوم بوضع الحساب ضمن “دفتر” أو “حساب رئيسي” و ذلك لغرض تصنيف الحسابات، أما بالنسبة للرمز فهو هام جدا في المحاسبة نظرا لأن الأسماء يمكن تكرارها أو تشابهها ولأن المحاسبة لها تأثيرات قانونية يتم اعتماد لكل حساب رمزاً خاصاً لا يتكرر و يضمن ذلك برنامج المحاسبة، بالنسبة لمحاسبة بسيطة يمكن اقتراح أي رمز المهم هو عدم التكرار.

و الآن كرر العملية لكل الحسابات التي استعملناها في الأمثلة السابقة، و اترك اسم “عمر” بدون تعريف، تذكر أن تضغط على زر “جديد” عند الشروع في تعريف حساب جديد


بعض البرامج توفر دليل الحسابات لتأخذ نظرة عن كل الحسابات التي لديك، لاحظ وجود الحسابات الجديدة التي قمنا بتعرفها سابقا، تحت الدفتر (الحساب الرئيسي) “الزبائن” أحيانا نسميها شجرة الحسابات، انقر نقرتين بالفأرة على اسم الحساب ليتم فتح بطاقته فورا إذا أردت إجراء أي تعديل على الحساب.

والآن لندخل اليومية للأيام الثلاثة التي ذكرناها في الأمثلة السابقة

 لإدخال اليومية، يتم استخدام سندات القيد حيث يمكن أن يكون لليوم الواحد أكثر من سند قيد، مما يوفر تجزيء العمليات لسهولة مراجعتها و تنقيحها. ابحث عن “سند قيد” في القوائم، هذه المرة قد تحتاج إلى وقت أطول، نظرا لوجود أكثر من نوع للسندات، اختر “سند القيد” لأنه ابسطها و أكثرها شمولا.

البرامج المحاسبية الحديثة تعتمد تعدد أنواع السندات فمنها ما يقوم بتوفير عمليات الإدخال و توليد القيود اللازمة آليا مثل سندات التعامل مع الصندوق، أو الأقساط أو الشيكات، و يتم تعريف هذه السندات مسبقا أو عند الحاجة، لذلك يجب اللجوء إلى الدعم الفني أو قراءة دليل المستخدم المتوفر مع البرنامج.

أيضا عند فتح شاشة “سند القيد” بعض البرامج تقف عند آخر سند تم كتابته أو تكون في وضعية إدخال سند جديد، إذا لم تكن كذلك اضغط زر جديد كما في برنامج Excel يمكن الكتابة في الجدول القيم و الحسابات، وعند كتابة اسم الحساب، البرنامج سيقوم بالبحث عن الحساب المعرف مسبقا و لا يقبل أن تكتب حسابا عير معرف، بعض البرامج تقوم بالبحث عند الضغط على زر Enter و البعض الآخر يحتاج إلى زر F4 أو أي زر آخر (اقرأ دليل المستخدم) و البعض الآخر يقوم بالبحث بمجرد عملية الكتابة في الحقل.

لاحظ أن حقل التاريخ في 1-10-2006

اضغط زر “تخزين” أو زر “إضافة” حسب البرنامج المستعمل، سيسألك البرنامج ليتأكد من عملية التخزين أجب بنعم.

لاحظ في السطر الأخير (الرابع) يوجد حساب “المبيعات” و قيمته هي قيمة مجموع ما بعناه في السند، إذا حاولت تخزين السند بدون أن يكون مجموع طرفي السند (المدين و الدائن) متساويان، سوف يرفض البرنامج متابعة التخزين.

الآن قم بإدخال السند لليوم الثاني مراعيا أن حقل التاريخ 2-10-2006 أي تاريخ اليوم الثاني، ثم قم بالتخزين.

لإدخال اليوم الثالث هنالك حساب جديد باسم عمر لم نقم بتعريفه همدا في البداية لكي نجرب عملية إنشاء بطاقة حساب أثناء عملية إدخال السندات.

اكتب السند إلى أن تصل إلى سطر الحساب “عمر” في عمود الحساب اكتب كلمة “عمر” و اضغط Enter، لن يجد البرنامج اسم عمر في البطاقات، بعض البرامج تقترح عليك البحث عنه فتفتح شاشة البحث، و بعضها يذهب إلى تعريف بطاقة حساب و لكن بشكل مبسط كما في الصورة.

قم بإدخال البيانات لتعريف الحساب الفوري كما في التعريف العادي في بطاقة الحساب، ثم اضغط موافق ليتم تعريف الحساب و إدراجه في السند فورا.

لاحظ أن حقل التاريخ هو 3-10-2006

هنالك عمليات بيع و عمليات تسديد، لذلك لإتمام السند لا يكفي إدراج حساب المبيعات بل سوف نستخدم حساب الصندوق لعمليات التسديد

حساب المبيعات أتى بقيمة مجموع المبيعات التي قمنا بها و لكن بقيمة معاكسة، و أيضا حساب الصندوق أتى بقيمة مجموع التسديدات و بقيمة معاكسة (500 + 750 + 2000) أي 3250 و بالتالي أصبحت قيمة مجموع المدين و الدائن للسند متساوية و يمكننا التخزين الآن.

عندما مجموع قيم الحسابات أي (أرصدة الحسابات) سيظهر معنا حسابين جديدين و هما (المبيعات و الصندوق) و من خلال قيمتهما نستطيع أن نعرف حجم المبيعات التي حققناها و معلومة مفيدة، و أيضا المبلغ الموجود في الصندوق و الذي يجب أن يطابق المبلغ الحقيقي الموجود فعلا في صندوق البقالية، و أي خطأ يؤدي إلى مراجعة العمليات التي أجريناها و تصحيح هذا الخطأ.

المصدر:

  • Currently 280/5 Stars.
  • 1 2 3 4 5
95 تصويتات / 3117 مشاهدة

ابحث

تسجيل الدخول

الترجمة

عدد زيارات الموقع

545,942