نلاحظ أن أرصدة الحسابات هي عبارة عن مجموع الحركات التي في اليومية لكل حساب، لهذا لا يوجد عمود للشرح إذ لا يمكن جمع الشرح، فإذا قرأنا الأرصدة فلن نستنتج سوى ذممنا على الزبائن أو ما علينا للعملاء، لذلك اتبع المحاسبون طريقة خاصة لتوضيح إجمالي الفعاليات، و هي باعتبار المبيعات و الصندوق و المشتريات و غيرها كحسابات مثل زاهر و عمر و فادي إلخ.

بمعنى أنه لا يتم تحريك مبلغ مالي لحساب ما مثل زاهر إلا بتحريك حساب آخر معاكس له بالإشارة بحيث إذا جمعنا أرصدة الحسابات كلها لرقم واحد نحصل على الرقم صفر.

مثلا إذاً قام زاهر بتسديد 500 ليرة فإننا نضع في اليومية حركة مالية معاكسة على حساب الصندوق بقيمة معاكسة و بنفس القيمة، و إذاً اشترى فادي بقيمة 1000 أيضا نضع حركة ثانية بقيمة معاكسة و بحساب نسميه “المبيعات”، عندها تظهر حسابات الصندوق و المبيعات في أرصدة الحسابات موضحة من أين أتت الذمم المالية لبقية الأرصدة.

 مدين      دائن      الحساب      الشرح
           500       زاهر        تسديد
500                 الصندوق    تسديد زاهر
1000                فادي        سكر و شاي
          1000     المبيعات    بيع فادي سكر و شاي

المصدر:

محمد زاهر ديركي (موقع http://www.sahlisoft.com/wiki ).