تشير علوم الإدارة والتنظيم إلى أن تطور ونمو ونجاح أي مشروع يتطلب إتباع خطوات ومعايير معينة تنقله من مرتبة المشروع الصغير الذي يقوم على إدارته صاحبه أو عدد قليل من المؤسسين ، إلى مرتبة الشركات الأكبر حجماً التي تتسم بالإدارة المؤسسية .

ويستعرض هذا القسم بعضاً من هذه الإجراءات الأساسية خاصة المعنية بتسهيل حصولك على تمويل لشركتك .

1.    من مجرد فكرة إلى خطة عمل

نتوقع أنك تقرأ الآن هذا الدليل لأنك تملك مشروعاً بدأ على فكرة توقعت أنها صائبة . كل رواد الأعمال لديهم أفكاراً ورؤى بعضها يستحق المتابعة والتنفيذ والبعض الآخر لم يخرج عن كونه فكرة غير مؤهلة لشق طريقها نحو النجاح . وهذا النمط من التفكير هو أيضاً نمط تفكير مؤسسات التمويل . فقد يتملكك الإعتقاد بأن فكرتك فكرة جيدة ولابد لها من أن تنجح ، ولكن مؤسسات التمويل تنظر إلى فكرتك من جوانب أخرى ومن منظور أوسع يشمل جوانب عديدة قد لا ينظر إليها بعض رواد الأعمال . لذلك وحتى تكون هناك لغة مشتركة بينك وبين مؤسسات التمويل ، يجب أن تقوم بتحويل فكرتك إلى خطة عمل .

خطة العمل هي مستند رسمي يمكن أن تقدمه إلى البنوك ومؤسسات التمويل الأخرى لتحصل على التمويل اللازم لتنفيذ فكرتك . لذا يجب أن تحتوى خطة العمل على التفاصيل المطلوبة من أجل تحقيق وإنجاح فكرتك المبدئية بأسلوب علمي وواقعي من أجل إقناع هذه المؤسسات بالفكرة التي تعتقد أنت أنها تستحق التمويل . علاة على ذلك فإن هذا المستند يساعد مالكي الشركات والمديرين والموظفين في مرحلة لاحقة على معرفة الأهداف المحددة وتحديد الموارد الطلوبة لتحقيق تلك الأهداف .

خطة العمل التى ستقدمها ، ستكون مقبولة من مؤسسات التمويل إذا تضمنت العناصر التالية :

أ‌)       فكرة المشروع :

وفي هذا القسم من خطة العمل تقوم بتوضيح فكرة مشروعك توضيحاً تفصيلياً وكيفية تسويقها . ويتضمن هذا الجزء وصفاً تفصيلياً للمنتج أو الخدمة التي تخطط لتقديمها ، وكذلك شرحاً للخطة التي وضعتها لعملية الإنتاج . وقد يساورك الشك ظناً أن فكرتك ستتعرض للسرقة في حال عرضها قبل التنفيذ ، وهنا نذكرك بأن الإلتزام بالسلوك المهني من قبل مؤسسة التمويل التي تقدمت إليها بطلبك هو العنصر الذي يحمي سرية فكرتك .

ب‌)   السوق المستهدف :

يتضمن هذا الجزء من الخطة تقديراً لحجم الطلب على المنتج أو الخدمة التي تقدمها . ويجب أن يقتنع من يقرأ لخطة بالأسباب التي جعلتك مقتنعاً بأن المنتج أو الخدمة التي ستقدمها ستجد سوقاً رائجة وتحقق ربحاً . كذلك يجب أن يتضمن هذا الجزء من الخطة تقديراً للفجوة الموجودة في السوق بين العرض والطلب على هذا المنتج أو الخدمة ، وكيف سينجح مشروعك في سد هذه الفجوة .

ت‌)   إستراتيجية التسويق :

يتضمن هذا الجزء بشئ من التفصيل تصوراتك عن كيفية الوصول إلى العملاء المستهدفين . يبدأ هذا الجزء من الخطة بتعريف واضح للعملاء المستهدفين وفقاً لتحليل العرض والطلب الذي وضعته في الجزء السابق من الخطة . علاوة على ذلك ، يبين هذا الجزء الأسباب التي تجعل العملاء يقدمون على دفع ثمن المنتج أو الخدمة التي ستقدمها .

ث‌)   الهيكل الإداري :

يستعرض هذا الجزء من الخطة الأشخاص الذين سيقومون بإدارة الشركة ودور كل شخص منهم ومسئولياته . وأهم جانب في هذا الجزء من الخطة هو تقديم وصف تفصيلي عن السيرة الذاتية والخبرات السابقة لكل شخص من الأشخاص المعنيين بالإدارة والتي يجب أن تكون ذات صلة بمجال عمل المشروع الذي تخطط للقيام به . وإن إفتقر جميع الأفراد المرشحين للإدارة لأي خبرة لها صلة بالمشروع الذي تسعى لتمويله . فهذا أمر يمثل نقطة ضعف في خطة العمل التى تقدمت بها . إن قيامك بإعداد خطة تبرز فيها الإمكانيات الإدارية للعاملين معك وخبراتهم السابقة في مجال المشروع الذي تسعى لتمويله هو بلا شك أمر يضيف مصداقية على شركتك ويبرز مدى كفاءتها .

ج‌)    تقدير الإيرادات والتدفقات النقدية :

 يتناول هذا الجزء من الخطة بالتفصيل الإيرادات والتكاليف المتوقعة على مدار 3 إلى 5 سنوات على الأقل . ويجب أن نشير هنا إلى أن هذه التقديرات ، يجب تحديدها بناءاً على بيانات حقيقية سابقة ومعلومات واقعية عن السوق أو القدرة الإنتاجية لمشروعك ، وبعض التقديرات الإضافية الأخرى بشرط أن تكون منطقية . كذلك يجب إستخدام وسائل علمية واضحة وبسيطة في التقدير ، بحيث يسهل على مؤسسات التمويل فهم أساليب التقدير بصورة واضحة . وتجدر الإشارة هنا ، إلى أهمية إستخدام النماذج المالية وجداول البيانات في إستعرض التقديرات بوضوح . كما يجب أن تبين هذه التقديرات بالتفصيل التدفقات النقدية المتوقعة الدائنة والمدينة أى الإيرادات المتوقعة والمصروفات المتوقعة عن نفس الفترة الزمنية حتى تعطي الشخص الذي يقوم بقراءة خطة العمل الخاصة بمشروعك إنطباعاً جيداً عن قدرة شركتك على الوفاء بإلتزاماتها خاصة إن كان الهدف من تقديم هذه الخطة هو الحصول على تمويل على سبيل الإقتراض ، بغض النظر عن نوع هذا التمويل .

ح‌)    دراسة الجدوى المالية :

يجب أن يتضمن هذا الجزء من الخطة تحليلاً مالياً لبعض المعدلات مثل العائد المتوقع للإستثمار في مشروعك والمعدل الداخلي لعائد المشروع .

2.    الالتزام باللوائح والقوانين

بالرغم من أنه بإمكان أحد الأفراد البدء بمشروع صغير وتشغيلة من داخل منزله بعيداً عن رقابة العديد من الجهات الرقابية والتنظيمية ، فإن جميع مؤسسات التمويل في مصر هي مؤسسات تعمل وفق قواعد وقوانين رسمية وتحت إشراف مظلة جهات تنظيمية معتمدة  . لذا عندما تتقدم لإحدى مؤسسات التمويل ، أياً كان نوعها ، بطلب للحصول على تمويل، فإن تلك المؤسسات سترحب بك فقط إذا تأكدت من أن شركتك مسجلة ولها أوراق رسمية ، فجميع مؤسسات التمويل تخضع للجهات والسلطات الرقابية والتنظيمية ويمكنك الوثوق بها لأنها تسعى للحفاظ على سمعتها . مؤسسات التمويل تلك سوف تنظر إلى عدة عناصر تتعلق بإلتزامك بالقواعد واللوائح التنظيمية حتى يمكنها التأكد من موقف شركتك منها :

أ‌)       مكاتب التسجيل التجاري والصناعي :  

تقوم مكاتب التسجيل بتمثيل الحكومة في إعتماد الشركات كمنشآت رسمية . يجب أن يكون السجل التجاري و/أو الصناعي للشركة حديث ويعكس أحدث بيانات الشركة وأكثرها مصداقية . إذا كانت أي من هذه المستندات قديمة أو تحتوي على معلومات خاطئة فمن المتوقع أن ترفض مؤسسة التمويل الطلب المقدم إليها .

ب‌)   الإلتزام الضريبي :

 قام قانون الضرائب الجديد الصادر في عام 2005 بإعادة تصميم النظام الضريبي المطبق في جمهورية مصر العربية ليكون جاذباً للمستثمرين خاصة بعد تقليل معدلات ضرائب الدخل على الشركات والأفراد بشكل كبير . أيضاً قامت مصلحة الضرائب بتخفيض الحد الأدنى من رأس المال لمختلف أنواع الشركات للسماح لكل أنواع المنشآت ( بما في ذلك أصغر المحلات ) أن يتم تأسيسها بشكل رسمي كشركات ، بالإضافة إلى إصدار عدة قرارات لتسهيل تسجيل وإنشاء الشركات . وفي المقابل ، قامت الحكومة بتطبيق عقوبات أكثر تشدداً على عدم الإلتزام باللوائح التنظيمية والقوانين ، لذا يجب التأكد من أن الشركة تم تأسيسها رسمياً وتلتزم إلتزاماً تاماً بقوانين الضرائب قبل التقدم لأي مؤسسة تمويل بطلب للحصول على تمويل.

ت‌)   قانون العمل والتأمينات الإجتماعية :

يحمي قانون العمل حقوق الشركة على موظفيها وحقوق الموظفين على أصحاب الشركات . ويعد مكتب العمل والهيئة العامة للتأمينات الإجتماعية الجهتين المسئولتين عن التحقيق من إلتزامك بقانون العمل ومتطلبات التأمين الإجتماعي . فإذا خالفت الشركة بأي شكل من الأشكال أياً منها ، لن تجد مؤسسة تمويل مستعدة للتعامل معها . ومن ناحية أخرى فإن تقنين العلاقة مع العاملين بالشركة يمكن الشركة من الإحتفاظ بالعاملين الأكثر كفاءة والقادرين على تطويرها . إن قيام الشركة بالتعاقد الرسمي مع العاملين فيها يعطي للإدارة الحق في معاقبتهم إذا تصرفوا بشكل غير لائق ويحمي إستثمارك فيهم في حالة إذا قرروا ترك العمل بدون إخطار رسمي سابق .

ث‌)   الإلتزام بالقواعد الصادرة عن الجهات المختصة :

 يعتمد هذا على طبيعة نشاط الشركة والوزارات والهيئات التي يتعين على الشركة التعامل معها للحصول على التصاريح اللازمة لها . مثال ذلك إذا كانت الشركة تعمل في مجال الأطعمة والأغذية فإنه يتعين عليها الإلتزام بلوائح الجهات والهيئات المعنية بالصحة ، وإذا كانت تعمل في مجالات صناعية عالية الخطورة أو تنطوي على مخاطر كبيرة فإنه يتعين عليها الإلتزام بلوائح السلامة الصناعية والدفاع المدني . هذا بالإضافة إلى الموافقات والتصاريح التي يجب الحصول عليها من الجهات والهيئات المعنية وفقاً لطبيعة النشاط ، وطالما كانت مستندات الشركة كاملة وحديثة والشركة تعمل بشكل رسمي وبموافقة الجهات المعنية ، ستكون أي جهة تمويل مستعدة للتعاون معها .

ج‌)    حماية البيئة :

 بما أن جمهورية مصر العربية لديها هيئة متخصصة لحماية البيئة ، أصبح الإلتزام باللوائح والمتطلبات المتعلقة بحماية البيئة وإدارة المخلفات والأنشطة المتسببة في تلوث البيئة عنصراً هاماً لتحقيق النجاح . وتمارس تلك الجهات رقابة على الشركات سواء كانت شركات كبيرة أو صغيرة لتضمن الإلتزام بلوائحها وتفرض غرامات كبيرة على المخالفين لتك اللوائح . يعد هذا الإلتزام هاماً جداً بالنسبة لمؤسسات التمويل خاصة مؤسسات التمويل الكبيرة الإستراتيجية المعنية بالمسئولية الإجتماعية للشركات . كما يعد الإلتزام بمعايير حماية البيئة أمراً هاماً بالنسبة للشركات أو المؤسسات الدولية التي تفرض لوائح وقوانين صارمة في مجال البيئة على كافة الشركات التي يتعاملون معها دولياً

3.    الإدارة المالية وإعداد التقارير

مع تغير النظام الضريبي في مصر وزيادة قيد الشركات في كل من البورصة المصرية وبورصة النيل . زادت أهمية إعداد التقارير المالية وتدقيق ومراجعة الحسابات بواسطة مراقبي الحسابات وأصبح هناك ضرورة للقيام بعملية المراجعة والتدقيق بشكل رسمي وبموجب المعايير المصرية والدولية . ويجب التأكيد هنا على أن مؤسسات التمويل أياً كان نوعها ، سواء كانت تقدم التمويل بالإقتراض أو بالإستثمار في رأس المال ، لن تنظر بعين الإعتبار إلى طلب التمويل إلا إذا إطلعت على قوائم مالية صحيحة تم مراجعتها بواسطة مراقب حسابات حسن السمعة . ولذلك يجب عليك عند إختيار مراقب الحسابات مراعاة أن يكون مراقب حسابات مناسب لأنه كلما حسُنت سمعة شركة مراقبة الحسابات ، كلما زادت الثقة في البيانات المالية المقدمة منها .

حددت لوائح وزارة المالية سنوات الخبرة المطلوبة حتى يمكن السماح لمراقب حسابات القيام بتدقيق أو مراجعة أنواع معينة من الشركات ، فمثلاً تحتاج الشركات المساهمة إلى مراقبي حسابات لا تقل خبرتهم عن 8 سنوات أو أن يكونوا أعضاء في جمعية المحاسبين والمراجعين المصرية إذا كانت سنوات خبرتهم أقل من ذلك . أيضاً توجد بالبنك المركزي المصري قائمة بأسماء مراقبي الحسابات المعتمدين والمسجلين لديه . وتفضل البنوك ومؤسسات التمويل الأخرى أن يكون أحد مراقبي الحسابات الوارد أسمائهم في هذه القائمة هو من قام بمراجعة الشركة المتقدمة بطلب التمويل ومع ذلك لا يشترط أن يكون مراقب الحسابات مسجلاً لدى البنك المركزي المصري ولا يعد هذا مطلباً أساسياً أو شرط من شروط الموافقة على التمويل .

وبالرغم من أن البنوك ومؤسسات التمويل الأخرى قد لا تطلب تقارير مالية من الشركة بعد منحها القرض طالما أنها تفي بالإلتزاماتها ، فإن مؤسسات التمويل التي تقوم بالتمويل من خلال الإستثمار في رأس المال ، سواء كانت مؤسسات التمويل تلك صناديق إستثمار خاصة أو عملاء الأوراق المالية في حالة الشركات المقيدة في البورصة ستطلب تقارير مالية دورية منتظمة مُعدة وفقاً للمعايير المتفق عليها ، بحيث تتضمن هذه التقارير التفاصيل المطلوبة من الهيئة الرقابية . بينما قد تمثل هذه المتطلبات عبئاً على الشركة فإنها تسلط الأضواء على نتائج الأعمال بإنتظام وتعطي الفرصة لحل أي مشكلات أولاً بأول قبل تفاقمها ، كما يضمن وجود مراقب حسابات حسن السمعة أن تجد إقراراتك المالية صدى طيباً لدى المعنيين . أيضاً سيضمن لك أن يلقي هذا الضوء على أي مشكلات في وقت مبكر وذلك بالإشارة إليها في تقرير مراقب الحسابات الذي يتعين عليه الإلتزام بمعايير ولوائح مهنته

4.    الفصل بين الإدارة والملكية

في فترة تأسيس الشركات وبداية نشاطها ، يمكن أن نتحدث عن الشركة وعن مؤسسها أو مؤسسيها وكأنهم كيان واحد ، ولكن مع مرور الوقت ونمو الشركة وتحولها إلى مؤسسة ( أى بعد أن تكون قد مرت بمرحلة التأسيس بنجاح ) يصبح الفصل بين الملكية والإدارة من المسائل الهامة ، ويأخذ هذا الفصل عدة أشكال ومراحل ونوضحها فيما يلي :

أ‌)       سجلات مالية مستقلة :

 لن تكون أي مؤسسة تمويل مستعدة لإستثمار أموالها في شركة لا تفصل في حساباتها بين مصروفات الشركة ومصروفات خارجية لا تتعلق بنشاط الشرطة . ففي الكثير من الحالات ، يخلط مالكو الشركة حساباتهم ومصروفاتهم الشخصية مع حسابات ومصروفات الشركة ، وهذا أمراً غير مقبولاً بالنسبة لكافة مؤسسات التمويل التي تريد أن تضمن أموالها . لذا سيكون من المهم أن تكون لدى الشركة حسابات وسجلات مستقلة منذ بدء تأسيسها حتى يمكن القيام بإدارة النقدية وتدوين الدخل والمصروفات . ويجب تسجيل عمليات السحب الشخصية التي يقوم بها مالك الشركة من حسابات الشركة سواء كانت في شكل رواتب أو مبالغ يقوم بها مالك الشركة بسحبها ، كما يجب خصم تلك الأموال من صافي الأرباح المستحقة للمالك في نهاية العام. من هذا المنطلق ، يجب الإلتزام أيضاً بتسجيل أي مصروفات أخرى تتعلق بنشاط الشركة .

ب‌)   فصل الإدارة عن الملكية :  

بالرغم من أن هذا يعد أحد المتطلبات التنظيمية للشركات المقيدة والمتداولة بالبورصة بموجب    " قواعد حوكمة الشركات المصرية "  (Corporate Governance of the Egyptian Code) فإنه من الأفضل أن يتم فصل الإدارة عن الملكية في جميع أنواع الشركات ، خاصة في حال نمو الشركة في الحجم وقيمة العمليات ، لدرجة يصعب على المؤسس أو المؤسسين فيها إدارة كافة عناصر الإنتاج بفاعلية بمفرده أو بمفردهم .

يمنح فصل الملكية عن الإدارة عدداً من الفوائد للشركة منها :

1.     وجود مديرين متفرغين ومتخصصين يكونون مسئولين عن مهام محددة ، ويتمتعون بخبرات تخصصية ومهارات مهنية وفنية ويضمنون إدارة الشركة بفاعلية لتحقيق الأهداف المتفق عليها .
2.    مع نمو الشركة يجب تفويض مسئولية صنع القرار للمديرين كل في مجاله .
3.    يحمي فصل الإدارة عن الملكية مصالح الشركة وحقوق مالكيها ، خاصة مستثمري الشركات المقيدة في البورصة .
4.     يصبح مالك أو ملاك الشركة أكثر تفرغاً لوضع خطط وأهداف إستراتيجية طويلة المدى ومراقبة أداء الشركة ومتابعة التقدم الذي تم إحرازه نتيجة لعدم إنشغالهم في الأعمال الإدارية اليومية ، مما يعود بالنفع على المصالح المالية للشركة .
5.    يمكن إستبدال فريق المديرين بآخرين إذا ثبت عدم كفاءته ، ولكن من الصعب فصل أحد ملاك الشركة من الشركة التي يمتلكها .

ت‌)   تطبيق معايير الحوكمة الجيدة :

تفحص مؤسسات التمويل مدى تطبيق الشركة لمعايير حوكمة الشركات وتعتبرها مؤشراً على مدى قدرتها على إستخدام الأموال الممنوحة لها بكفاءة . هناك أنماط مختلفة لتطبيق حوكمة الشركات ومازال هذا الأمر في مرحلة النمو والتطور . ولكن بمجرد إختيار منهجاً مناسباً لحوكمة الشركات ، يجب على الشركة أن تطبق كافة اللوائح والمعايير المنصوص عليها في ذلك المنهج ( برجاء الرجوع إلى دليل " الجمعية المصرية لشباب الأعمال " عن حوكمة الشركات وتطبيقاتها على مستوى الشركات العائلية ، وقواعد حوكمة الشركات المصرية الصادر في أكتوبر 2005 م . عن وزارة الإستثمار والذي تم وضعه بمساندة من مركز المشروعات الدولية الخاصة ) .