اهمية التنظيم فى عملية الإدارة....

التنظيم هو عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات، ويبين العلاقات بين الأنشطة والسلطات، وواكب نمو منظمات الأعمال إهتماما كبيرا من قبل علماء الإدارة والممارسين، في توضيح أهمية التنظيم باعتباره الأداة التي تساعد على التطبيق المتزايد لمبدأ التخصص وتقسيم العمل.

ويعتبرالتنظيم أنه الإطار الذي يرسم شكل العلاقات وتفاعلها وتوحيد الجهود الجماعية وأخيرا إتخاذ القرارات على كافة المستويات التنظيمية بغية تحقيق الأهداف المتفق عليها .

وبناء على ما تقدم يمكن إبراز أهمية التنظيم في النقاط التالية : 

- إن التنظيم وظيفة من وظائف الإدارة تحكم مجموعة من المبادئ والقواعد والأصول تؤثر مباشرة في تكوينه وديناميكيّته .

- يرسم التنظيم الأدوار ويحدد العلاقات لكافة أفراد التنظيم مع تحديد واضح للسلطات والمسؤوليات .

- إن التنظيم ليس فقط هيكلا ميكانيكيا بل هو تنظيم إجتماعي يراعي المتغيرات والظواهر والإحتياجات، ويتفاعل معها لخدمة أهداف المنظمة وأهداف أفراد التنظيم .

وهنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:

1-  تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.

2-  تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.

3-  تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدرًا مناسبًا من السلطة.

4-  تصميم مستويات اتخاذ القرارات.

المحصلة النهائية من عملية التنظيم في المنظمة: 

كل الوحدات التي يتألف منها (النظام) تعمل بتآلف لتنفيذ المهام لتحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية.

ماذا يعمل التنظيم؟

العملية التنظيمية ستجعل تحقيق غاية المنظمة المحددة سابقًا في عملية التخطيط أمرًا ممكنًا. بالإضافة إلى ذلك فهي تضيف مزايا أخرى، مثل:

- توضيح بيئة العمل: 

كل شخص يجب أن يعلم ماذا يفعل. فالمهام والمسؤوليات المكلف بها كل فرد، وإدارته، والتقسيم التنظيمي العام يجب أن يكون واضحًا. ونوعية السلطات وحدودها يجب أن تكون محددة. 

- تنسيق بيئة العمل: 

الفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياتها كما يجب العمل على إزالة العقبات، والروابط بين وحدات العمل المختلفة يجب أن تنمى وتطور، كما أن التوجيهات بخصوص التفاعل بين الموظفين يجب أن تعرف.

- الهيكل الرسمي لاتخاذ القرارات: 

العلاقات الرسمية بين الرئيس والمرؤوس يجب أن تطور من خلال الهيكل التنظيمي. هذا سيتيح انتقال الأوامر بشكل مرتب عبر مستويات اتخاذ القرارات. 

الخطوات الخمسة في عملية التنظيم

أولاً: احترام الخطط والأهداف: الخطط تملي على المنظمة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما يمكن إلغاء بعض الإدارات. أيضًا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيد العلاقات المعمول بها الآن.

ثانيًا: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف: ما الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداءً بالأعمال المستمرة التي تتكرر عدة مرات وانتهاءً بالمهام التي تنجز لمرة واحدة.

ثالثًا: تصنيف الأنشطة: المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات:

1- فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج،.. ألخ).

2- وضع الأنشطة في مجموعات بناءً على هذه العلاقات. 

3-  البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي. 

رابعًا: تفويض العمل والسلطات: إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية العملية التنظيمية وفي أثنائها.

خامسًا: تصميم مستويات العلاقات: هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والأفقية في المنظمة ككل. الهيكل الأفقي يبين من المسؤول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي: يعرف علاقات العمل بين الإدارات العاملة. يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح