وزارت التعليم العالي والبحث العلمي

المعهد العالي للمهن الشاملة /طبرق

قسم المهن الإدارية والمالية

مفردات ومنهج الإدارة الالكترونية الخاصة بطلبة قسم المهن الإدارية بالمعهد العالي للمهن الشاملة طبرق

إعداد الأستاذ / طارق عبدالنبي عوض سلامة

ماجستير إدارة وتنظيم الأكاديمية الليبية للدارسات العليا فرع - بنغازي

بكالوريوس إدارة إعمال جامعة درنة

دبلوم معلمين خاص شعبة علوم معهد سكينة للمعلمين والمعلمات 

  

الإدارة الالكترونية :

      تهدف المادة إلى إلمام الطالب بمفهوم وأهداف وأهمية ومجالات الإدارة الالكترونية والتفرقة بين الإدارة التقليدية والالكترونية ، أيضاً التعرف على معوقات تطبيق الإدارة الالكترونية ومتطلبات تطبيقها، فالإدارة الالكترونية تعني تحول كافة العمليات الإدارية ذات الطبيعة الورقية إلى عمليات ذات تبيعه الكترونية باستخدام مختلف التقنيات الالكترونية في الإدارة ، فالإدارة الالكترونية سوف تغير من وظائف الإدارة التقليدية من حيث ظهور وظائف جديدة مثل التخطيط الالكتروني والتنظيم الالكتروني والتوجيه الالكتروني والرقابة الالكترونية .

مفردات المادة :

الفصل الأول / مقدمة على الإدارة الالكترونية.

<!--الإدارة الالكترونية بين المفهوم التقليدي والمفهوم الالكتروني .

<!--مفهوم الإدارة الالكترونية .

<!--أهداف الإدارة الالكترونية .

<!--أهمية الإدارة الالكترونية .

<!--خصائص الإدارة الالكترونية .

<!--أنماط الإدارة الالكترونية .

الفصل الثاني / وظائف الإدارة الالكترونية

دوافع التحول إلى الإدارة الالكترونية .

<!--دوافع الزمن .

<!--تطور الحاسوب وتطبيقاته .

<!--تطور الاتصالات .

<!--القرية الكونية .

<!--أزمات القطاع العام .

<!--الإجماع على التقنية .

<!--الدوافع السياسية .

<!--الحوار والتواصل .

الفصل الثالث / عوامل نجاح الإدارة الالكترونية.

- سمات الإدارة الالكترونية .

-  معوقات تطبيق الإدارة الالكترونية .

<!--معوقات إدارية  .

<!--معوقات سياسية والقانونية

<!--معوقات تقنية .

<!--معوقات بشرية .

<!--معوقات مالية .

متطلبات تطبيق الإدارة الالكترونية.

<!--متطلبات تنظيمية .

<!--متطلبات تقنية .

<!--متطلبات بشرية .

<!--متطلبات مالية.

الفصل الرابع / المهارات اللازم توافرها في الهيئة الإدارية الالكترونية ( الموارد البشرية )

<!--ايجابيات وسلبيات الإدارة الالكترونية .

<!--الرؤيا الإستراتيجية للإدارة الالكترونية .

<!--توجهات الإدارة الالكترونية .

<!--عناصر الإدارة الالكترونية .

الفصل الخامس / أهمية التدريب في مجال الإدارة الالكترونية .

<!--الأنظمة الإليكترونية اللازمة للإدارة الإليكترونية.

<!--مراحل الانتقال السليم من الإدارة التقليدية إلى الإدارةالالكترونية 

<!--خطوات تطبيق الإدارة الالكترونية .

 

الفصل الأول /  مقدمة على الإدارة الالكترونية

مقدمة

    في ظل التطور الهائل في التقنيات الحديثة والثورة المعلوماتية وتوفر شبكة الانترنت وشبكات الاتصال الاخري ,أصبح من الضروري على كل المنظمات الاستفادة من تلك التقنية ؛لضمان جودة الأداء والإنتاج ,وتطوير أساليب العمل , وتحقيق الأهداف المرجوة بكفاءة عالية , باعتبارها القوة الدافعة للتحولات الاقتصادية والاجتماعية والسياسة على المستوى العالمي.وكان من أهم ملامح العصر الحالي ظهور مصطلح الإدارة الإلكترونية وما تحققه من فوائد جمة في جميع المجالات.

الإدارة بين المفهوم التقليدي والمفهوم الإلكتروني :

سوف يتم توضيح الفرق بين المفهوم التقليدي والإلكتروني للإدارة , وإجراء مقارنة بينهما وذلك لبيان الفروق بين هذين المصطلحين .

 أولا :ً المفهوم التقليدي للإدارة

      تعددت الكتابات العلمية التي اهتمت بتعريف الإدارة ,حيث عرفها (إدريس 2005 ص 161 (بأنها " ذلك الجهد الإنساني الذي يتعلق بتخطيط وتنظيم وقيادة ورقابة الموارد البشرية والمادية لتحقيق أهداف محددة بكفاءة وفعالية ".

    ويعرفها السالمي والسليطى2008  ص16 بأنها " فن وانجاز المهام من خلال القوى البشرية العاملة في المنظمة بغية الوصول إلى الأهداف المطلوبة من قبل المنظمة وتكون عمليات التخطيط والتنظيم والسيطرة واتخاذ القرارات هي الوظائف الأساسية" .

ثانيا : مفهوم الإدارة الإلكترونية :

    يعتبر مصطلح الإدارة الإلكترونية من المصطلحات الإدارية الحديثة, والتي ظهرت نتيجة للثورة الهائلة في شبكات المعلومات والاتصالات ,والذي أحدث تحولا هاما في أداء المنظمات بتحسين إنتاجيتها وسرعة أدائها وجودة خدماتها.

     ولقد تناول الكثير من الباحثين مفهوم الإدارة الإلكترونية , حيث عرفها العوالمة ( 2003) م بأنها " عبارة عن استخدام نتاج الثورة التكنولوجية في تحسين مستويات أداء المؤسسات ورفع كفايتها وتعزيز فعاليتها في تحقيق الأهداف المرجوة)" ص.( 263

     أما غنيم  (2004) فيعرف الإدارة الإلكترونية بأنها" تبادل الأعمال والمعاملات بين الأطراف من خلال استخدام الوسائل الالكترونية بدلا من الاعتماد على استخدام الوسائل المادية الأخرى كوسائل الاتصال المباشر"(ص (30.

     ويعرفها السالمي( 2005) م بأنها" عملية مكننة جميع مهام ونشاطات المؤسسة الإدارية بالاعتماد على كافة تقنيات المعلومات الضرورية وصولا إلى تحقيق أهداف الإدارة الجديد في تقليل استخدام الورق وتبسيط الإجراءات والقضاء على الروتين السريع والدقيق للمهام والمعاملات لتكون كل غدارة جاهزة لربط مع الحكومة الإلكترونية لاحق ا"ً) ص (235.

     ويعرفها السالمي والسليطى ( 2008) م على أنها " الاستغناء عن المعاملات الورقية وإحلال المكتب الإلكتروني عن طريق الاستخدام الواسع لتكنولوجيا المعلومات وتحويل الخدمات الصحية العامة على إجراءات مكتبية تتم معالجتها حسب خطوات متسلسلة منفذة سلفا"ً)ص( 32.

    (سميرة مطر المسعودي)2010 الإدارة الإلكترونية هي استخدام كافة التقنيات الحديثة وتوظيفها داخل المؤسسات على اختلافها ؛من أجل تقديم خدمات أكثر فعالية وبأقل جهد ووقت ممكن(ص 24).

ثالثا:ً - المقارنة بين المفهومين التقليدي والإلكتروني للإدارة.

يحدد غنيم ( 2004) م مجموعة من الأسس التي تحدد أوجه الاختلافات الجوهرية بين المفهومين وهي كالتالي:

-1 طبيعة الوسائل المستخدمة عند التعامل بين الإطراف : فالإدارة التقليدية تعتمد على الوسائل التقليدية لإجراء الاتصالات بين أطراف التعامل المختلفة ,بينما الإدارة الإلكترونية تتم الاتصالات فيها باستخدام الشبكات الإلكترونية .

-2 طبيعة العلاقة بين أطراف التعامل: الإدارة في ظل المفهوم التقليدي تكون علاقاتها بين أطراف التعامل مباشرة ,بينما الإدارة الإلكترونية تشير إلى انتفاء وجود العلاقة المباشرة بين أطراف التعامل ,حيث توجد أطراف التعامل معا وًفي نفس الوقت على شبكات الاتصالات الإلكترونية .

- 3 طبيعة التفاعل بين إطراف التعامل: تؤكد ممارسات المفهوم التقليدي للإدارة أن التفاعل بين أطراف التعامل يتسم بالبطء النسبي , بينما في الإدارة الإلكترونية بالسرعة ,كما يحقق التفاعل الجمعي أو المتوازي بين فرد ما ومجموعة ما من خلال استخدام شبكات الاتصالات الإلكترونية .

-4 نوعية الوثائق المستخدمة في تنفيذ الأعمال والمعاملات :تعتمد الإدارة التقليدية بشكل أساسي على الوثائق الورقية ,بينما تتم ممارسات الإدارة الإلكترونية دون استخدام أية وثائق رسمية .

-5 مدى إمكانية تنفيذ كل مكونات العملية: توجد صعوبة في ظل ممارسات مفهوم الإدارة التقليدية في استخدام أي من وسائل الاتصالات التقليدية لتنفيذ كل مكونات العملية، بينما يمكن تحقيق ذلك في ظل ممارسات مفهوم الإدارة الإلكترونية.

-6 نطاق خدمة العملاء:توفر ممارسات المفهوم التقليدي للإدارة وجود خدمات للأفراد لمدة خمسة أيام في الأسبوع وذلك وفقا لمواعيد عمل المنظمات، بينما يستمر العمل لمدة سبعة أيام في الأسبوع ولمدة أربع وعشرين ساعة يوميا في الإدارة الالكترونية .

-7 مدى الاعتماد على الإمكانيات المادية والبشرية: تعتمد ممارسات المفهوم التقليدي للإدارة على وجود استغلال الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة أحسن استغلال ممكن , بينما تعتمد ممارسات مفهوم الإدارة الإلكترونية على استخدام تكنولوجيا الواقع الافتراضي .

ويقارن نجم ( 2004) م بين الإدارة بمفهومها التقليدي والإدارة الإلكترونية في عدة أمور:

-1 أن الإدارة بمفهومها التقليدي قائمة على الهرمية والتقسيم القائم على التخطيط وأوامر في الأعلى مقابل تنفيذ للخطط والأوامر في الأسفل

-2 الإدارة التقليدية ارتكزت على تراث إداري يقوم على نمط مدير يرتبط به وفق نطاق الإشراف مجموعة كبيرة أو صغيرة من المرؤوسين ,كانت تقوم على إدارة الآخرين بينما تعتمد الإدارة الإلكترونية على إدارة الذات.

- 3 ترتكز الإدارة بمفهومها التقليدي على هرمية المعلومات ( مدير لديه معلومات أكثر كثافة وسعة وثراء مقابل عاملين لا يملكون إلا القدر اليسير منها على قدر ما يسمح به تقسيم العمل) بينما الإدارة الإلكترونية ترتكز على الانترنت وشبكات الأعمال(ص 122- 123).

ويرى العلاق ( 2005) أن الإدارة التقليدية تعتمد على الهرمية والسرية أسلوبا ومنهجا,ً بينما الإدارة الإلكترونية الرقمية هي إدارة الانفتاح والشفافية والتحالفات الإستراتيجية )ص( 1.

التطور التاريخي للإدارة الإلكترونية :

    يرى السالمي ( 2005) م أن بدايات الإدارة الإلكترونية بدأت منذ 1960 م عندما ابتكرت شركة IBM مصطلح معالج الكلمات على فعاليات طابعتها الكهربائية , وكان سبب إطلاق هذا المصطلح هو لفت نظر الإدارة في المكاتب إلى إنتاج هذه الطابعات عند ربطها مع الحاسوب واستخدام معالج الكلمات ,وأن أول برهان على أهمية ما طرحته هذه الشركة ظهر عام 1964 م عندما أنتجت هذه الشركة جهاز ا طًرحته في الشريط الممغنط / جهاز الطابعة المختار ,حيث كانت هذه الطابعة مع (MT/ST) الأسواق أطلق عليه اسم شريط ممغنط ,فعند كتابة أي رسالة باستخدام هذه الطابعة يتم خزن الكلمات على الشريط الممغنط, حيث بالإمكان طباعة هذه الرسالة بعد استرجاعها من الشريط على الطابعة بعد أن نطبع اسم وعنوان الشخص المرسل إليه, وهذه العملية وفرت جهدا كبيرا وخاصة عندما يتطلب إرسال نفس الرسالة إلى عدد كبير من المرسل إليهم وتوالى ظهور العديد من التقنيات في المجال الإداري ؛لتطبيقها في المؤسسات على اختلافها وصولا إلى الأهداف المنشودة بأقل التكاليف وجودة عالية في الأداء (ص234  (235-.

       ويشير نجم( 2004)  إلى انه من خلال دراسة الفكر الإداري والمدارس الإدارية يتضح أن الإدارة الإلكترونية هي:

- امتداد للمدارس الإدارية وتجاوز لها، فقد حدد المختصين في الإدارة مسارا تاريخيا متصاعدا لتطور الفكر الإداري والمدارس الإدارية على مدى أكثر من قرن من الزمان ابتداء بالمدارس الكلاسيكية ثم مدرسة العلاقات الإنسانية، وبعدها توالى ظهور العديد من المدارس الإدارية ، وفي منتصف التسعينات توجت مسيرة التطور التاريخي بصعود لإدارة الإلكترونية.

-الإدارة الإلكترونية هي امتداد للتطور التكنولوجي في الإدارة ، فالتطور التكنولوجي اتجه منذ البدء إلى إحلال الآلة محل العامل، ثم تطور حتى وصل إلى الإنترنت وشبكات الأعمال(ص -128130).

     كما يؤكد ياسين ( 2005) أن ظهور الإدارة الإلكترونية جاء نتيجة تطور موضوعي يمتد إلى العقود الخمسة الأخيرة من القرن الماضي, وبدايات ظهور الإدارة الإلكترونية تتمثل في انتشار استخدام نظم الحاسوب في أنشطة الأعمال منذ نهاية عقد الخمسينات والستينيات ,حيث وجدت معظم المنظمات والمؤسسات العامة أن استخدامها للحاسوب سيعنى الإسراع في انجاز الأعمال واختصار للجهد والوقت والموارد (ص( 49.

     ويذكر العلاق ( 2005) أن للإدارة الإلكترونية مفهوم مبتكرا أملته المراحل المتقدمة من ثورة تكنولوجيا المعلومات واقتصاد المعرفة وأسهمت في تكوينه وانتشاره , وأخذت الشركات والمؤسسات على اختلافها تتسارع للانتقال إلى عالم الإدارة الالكترونية (ص.(10-

أهداف الإدارة الإلكترونية :

هناك أهداف كثيرة تسعى الإدارة الالكترونية إلى تحقيقها منها:

-1تكامل أجزاء التنظيم وتوحيدها كنظام مترابط من خلال تكنولوجيا المعلومات.

-2تطوير عمليات الإدارة وتعزيز فعاليتها في خدمة الأهداف المؤسسية.

-3تقديم آليات فعالة وداعمة لاتخاذ القرارات.

-4ضمان تدفق المعلومات بدقة وكفاية وتوقيت ملائم و جاهزية مستمرة.

-5تقليل كلفة التشغيل وتحسين متواصل لمعدلات الإنتاجية.

-6إيجاد البيئة والمناخ التنظيمي الملائم للبحث والتطوير الإداري الشامل والمتواصل.

-7إدارة الملفات بدلا من حفظها .

-8استعراض المحتويات بدلا من القراءة .

-9البريد الالكتروني بدلا من الصادر والوارد .

-10الإجراءات التنفيذية بدلا من محاضر الاجتماعات .

-11الانجازات بدلا من المتابعة .

-12اكتشاف المشكلات بدلا من المتابعة .

-13التجهيز الناجح للاجتماعات و رفع مستوى الأداء.

-14تقليص الإجراءات الإدارية , فمع توفر المعلومات بشكلها الرقمي تتقلص الأعمال الورقية وتعبئة البيانات يدويا.ً

-15الاستخدام الأمثل للطاقات البشرية .

16- زيادة دقة البيانات , فالثقة بصحة البيانات المتبادلة التي أعيد استخدامها ستكون مرتفعة وسيغيب القلق من

عدم دقة المعلومات أو الأخطاء الناجمة عن الإدخال اليدوي.

      وخلاصة لما ورد أعلاه , يمكن القول بأن تطبيق تقنيات الإدارة الإلكترونية يحقق العديد من الأهداف من أهمها : استخدام التقنيات الرقمية الحديثة والشبكات الإلكترونية ,وبالتالي تؤدي إلى تطوير العمل الإداري ورفع كفاءة وإنتاجية الإداريين والعاملين بالمؤسسات , وتقديم الخدمات في زمن قياسي وبأقل جهد ممكن.

أهمية الإدارة الإلكترونية:

يشير غنيم ( 2004)  إن للإدارة الالكترونية أهمية سواء بالنسبة للمنظمات أو على المستوى القومي ، وتكمن أهمية الإدارة الإلكترونية فيما يأتي:

-انخفاض تكاليف الإنتاج وزيادة ربحية المنظمة.

-تحسين مستوى أداء المنظمات الحكومية.

-تلافي مخاطر التعامل الورقي.

-زيادة الصادرات وتدعيم الاقتصاد الوطني.

-إيجاد فرص جديدة للعمل الحر، والاستفادة من الفرص المتاحة في أشواق التكنولوجيا المتقدمة (ص.( 43

    يؤكد توربان وآخرون (2008)أن تكنولوجيا المعلومات تتطور بمعدلات سريعة ومن المتوقع أن تزداد تلك التغيرات في المستقبل مما يسمح بتطبيقات تكنولوجية جديدة وشاملة ,تؤدي بالتالي إلى تطوير كفاءة المنظمات وزيادة فعاليتها (ص. (554

( ويرى سيرشت وآخرون ( 2008أن بوسع تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أن تيسر توفير الخدمات الرئيسية للمجتمع بأسره بغض النظر عن الموقع الجغرافي وبأقل التكاليف الممكنة .

ويؤيده ويجاند ( ( 1995حيث يرى أن للتكنولوجيا دور مهم في تحسين الإنتاجية والكفاءة في المنظمات علاوة على ذلك تسهل تلك التقنية الاتصال بين وحدات المنظمة المتباعدة جغرافيا (ص .( 2

وأشار توفيق ( 2005) إلى أن نظم المعلومات الرقمية تمكن من إحداث طفرة في العمليات يستحيل أن تقع في ظل النظم الورقية (ص 122).

خصائص الإدارة الالكترونية .

    تعتبر الإدارة الإلكترونية Electronic Management نمطا من أنماط الإدارة التي كانت لها آثارها الواسعة على المنظمات المختلفة ومجالات عملها وخاصة عمليات تهيئة أو إصلاح البنية التنظيمية مما يعكس عمق التغيير الجذري الذي تحمله تطبيقات الإدارة الإلكترونية وهي بذلك تتميز بعدة خصائص أوردها (ياسين،2005) فيما يلي:

<!--الانتقال من منظومة المعلومات المحوسبة المستقلة إلى منظومة المعلومات المحوسبة الشبكية، حيث تحولت نظم المعلومات المحوسبة التي كانت تعمل في صورة منظمات مستقلة إلى نُظم معلومات شبكية تستفيد من التقنيات المتقدمة في مجال شبكات الاتصالات والتبادل الإلكتروني للبيانات.

<!--الانتقال من نظم المعلومات الإدارية التقليدية إلى نُظم المعلومات الإدارية الذكية، بمعنى أن الإدارة الإلكترونية بإمكانها استخدام منظومات وتقنيات محوسبة تتضمن القدرة على استنباط المغزى العام من سياق المعلومات المنتجة.

<!--الانتقال من نظم المعالجة التحليلية التقليدية إلى نظم المعالجة التحليلية الفورية، انطلاقاً من أن نظم المعالجات التقليدية لم تعد تناسب الطبيعة المتغيرة والسريعة للأعمال التي تتطلب تحديثًا مستمرًا للبيانات وإنتاجا مستمرًا للمعلومات.

<!--العمل من خلال الشبكات، حيث تعمل الإدارة الإلكترونية من خلال ربط نظم المعلومات بتقنيات الاتصالات الحديثة مثل شبكة الإنترنت Intranet والاكسترانت Extranet..

<!--تحول المنظمات من الهياكل المركزية الوظيفية إلى الهياكل التنظيمية اللامركزية المرنة المستندة إلى المعلومات والعمل من خلال فرق العمل لا من خلال الفرد مهما بلغ نبوغه. وهكذا فقد أسهمت هذه التغييرات التكنولوجية المهمة في خلق أسلوب جديد للإدارة الحديثة، و كذلك فإن تقنيات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أسهمت في تغيير مضامين وظائف العملية الإدارية التقليدية إلى تغييرات جوهرية في وظائف التنظيم واتخاذ القرارات.

أنماط الإدارة الالكترونية .

تأخذ الإدارة الإلكترونية أنماطا مختلفة وأشكالا متعددة تتفق مع طبيعة العمل لدى المنشأة بما يحقق أهدافها. ومن تلك الأنماط ما يلي:

<!--الحكومة الإلكترونية

     تُعد الحكومة الإلكترونية أحد أنماط الإدارة الإلكترونية، ويقصد بها إدارة الشؤون العامة بواسطة وسائل إلكترونية لتحقيق أهداف اجتماعية واقتصادية وسياسية، والتخلص من الأعمال الروتينية والمركزية، بشفافية عالية. ويمكن أن يتمثل ذلك في إنجاز الخدمات الحكومية بين الجهات المختلفة مثل: العلاقة بين الحكومة والحكومة. والعلاقة بين الحكومة والأفراد. والعلاقة بين الحكومة والشركات. والعلاقة بين الحكومة والموظف.

<!--التجارة الإلكترونية

التجارة الإلكترونية هي تبادل المعلومات والخدمات عبر شبكة الإنترنت لتحقيق التنمية الاقتصادية بصورة سريعة. ويمكن أن يتحقق الدفع من خلال البطاقات البنكية. وتُعد التجارة الإلكترونية أول تطبيق للإدارة الإلكترونية.

<!--الصحة الإلكترونية

تقوم الصحة الإلكترونية بتوفير الاستشارات والخدمات والمعلومات الطبية إلى المرضى عبر وسائل إلكترونية. فالمريض يستطيع متابعة نتائج الفحوصات الطبية والتحاليل المخبرية والمعلومات والخدمات عبر الشبكة المحلية للمستشفى أو عبر شبكة الإنترنت. كما يمكن إجراء العمليات الجراحية في دولة وأن يكون الطبيب الاستشاري في دولة أخرى. كما يمكن تقليل أوقات الانتظار للمراجعين. فالمريض عندما يخرج من عيادة الطبيب ويتجه إلى الصيدلية يكون الدواء في انتظاره لدى الصيدلي. لأن الطبيب أرسل وصفة الدواء إلكترونيا إلى الصيدلية.

<!--التعليم الإلكتروني

في التعليم الإلكتروني يمكن إجراء المحاضرات الدراسية والاختبارات التحريرية ومناقشة الرسائل العلمية عبر الشبكة المحلية للمنشأة أو عبر شبكة الإنترنت. كما يمكن الاستفادة من الدروس المجانية المنشورة على شبكة الإنترنت.

<!--النشر الإلكتروني

من خلال النشر الإلكتروني يمكن متابعة الأخبار العاجلة والنشرات الاقتصادية والاجتماعية والإطلاع على آخر المؤلفات، والاستفادة من محركات البحث المتنوعة وتحقيق سرعة الحصول على المعلومة من مصادرها الأصلية.