تعريف التوصيف الوظيفي

يشير التوصيف الوظيفي إلى وصف مكتوب للعمل الذي يؤديه الموظف، بداية من عناصر بيانات العمل الأساسية التي تحدِّد العمل. ويتكون بوجه عام من معلومات أساسية عن العمل وتتضمن مسمَّى العمل الوظيفي وفقرة ملخَّصة قصيرة عن الأهداف الأساسية التي يجب على الموظف تحقيقها، وعبارات تفصيلية عن الواجبات والمسؤوليات، مع وصف كل واجب ومسؤولية في فقرة منفصلة. ويبين الوصف أيضا علاقات الوظيفة، والمعرفة والمهارات اللازم توفرها بالقائم بأعمال الوظيفة.

ما هي بطاقة الوصف الوظيفي؟

يمكن تعـريف بطاقة التوصيف الوظيفي بأنها وثيقة رسمية تبين طبيعة الوظيفة وحدودها والمهام والمسؤوليات المتوقعة من شاغل الوظيفة والصلاحيات المنوطه به وشروط شغل الوظيفة من مؤهلات علمية وخبرات عملية مطلوبة.

هي إحدى أدوات العمل التي تعتمد عليها كافة أنشطة الموارد البشرية الأخرى, إذ تمثل نقطة البداية التي تبدأ منها عمليات تخطيط القوى العاملة وعملية الاختيار والتعيين وهيكلة الأجور وإدارة البرامج التدريبية وتقيم الأداء...الخ

استخدامات التوصيف الوظيفي

•تقييم الوظيفة : يعتبر الوصف الوظيفي الأساسَ المتين الوحيد لتحديد القيمة النسبية للوظائف داخل المؤسسة.• يستخدم أيضاً في تحديد المرتبات والأجور.• التوظيف : كما أن الوصف الوظيفي يعتبر ضروريا في عمليتي تعيين واختيار الموظفين حيث أنه يساعد في الإعلان عن العمل وقياس قدرات الأفراد لتحقيق متطلبات العمل وفي إطلاعهم كاملاً على متطلبات العمل وفي تحديد دافعيتهم نحو تنفيذ الأعمال.

•تقييم الأداء : وأيضاً يعتبر الوصف الوظيفي أداة مفيدة للمدير عند تقييمه لأداء موظف في موقع العمل، حيث أنه يُذكر كلأً من المدير والموظف بجميع الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار ومناقشتها أثناء تقييم أداء الموظف.• التدريب : كما يمكن أن يكون أيضاً الأساسَ في تخطيط التدريب، من خلال ردم الفجوة ما بين المؤهلات الحالية، وما بين المهارات والخبرات المطلوبة لهذا المنصب الوظيفي.

• تطوير الإدارة : كما يمكن أيضاً أن يوفِر وصف الوظائف العليا لخطط أكبر لتطوير الهيكل التنظيمي للمنظمة.

أهداف الوصف الوظيفي.

1اختيار الفرد الملائم للوظيفة: يبين التوصيف الاستعدادات والقدرات والسمات الإنسانية التي ينبغي أن تتوافر في الفرد ليمارس وظيفته بفاعلية..

2وضع برامج سليمة للتدريب: عند وضع برامج التدريب للأفراد تواجه إدارة الأفراد مشكلتين رئيسيتين هما: تحديد المهارات التي ينبغي تدريب الفرد عليها وأسلوب التدريب المناسب..

3وضع الأسس السليمة للنقل والترقية: يبين التوصيف المهارات والخبرة والقدرات الواجب توافرها في الفرد الذي يشغل كل وظيفة..

4رسم سياسة عادلة للأجور: يساعد التحليل على تقويم الوظائف المختلفة أي تحديد الأهمية النسبية لكل منها وقيمتها للمنظمة، وما تتطلبه من خبرة..

5تحسين نظم العمل: يساعد التوصيف على إعطاء وصف كامل عن الوظيفة وخطوات إنجازها والترتيب الذي تنجز به هذه الخطوات..

6تحسين بيئة الوظيفة: يكشف الوصف عن البيئة التي يعمل فيها الفرد وبين النواحي التي ينبغي العناية بها وتحسينها حتى يعمل الأفراد في ظروف بيئية مناسبة.
مكونات بطاقة الوصف الوظيفي

المجمـوعة الأولى : البيانات الأسـاسـية عن الوظيفة وهي التي تميزها عن الوظائف الأخـرى.(1). الوظيفة  (2). رقم الوظيفة (3). الوحدة الإدارية.

المجمـوعة الثانيـة:البيانات المتعلقة بالعلاقات الإدارية الرأسية كما تظهر على هيكـــل التنظيم الإداري للشركة وتشـمل :   (1) مســئول تجاه       (2) المســئولون تجاهه

المجمــوعة الثالثـة :المهام والوجبات التفصيلية للوظيفة، وتشــمل :     (1) هدف الوظيفة       (2) المهام والمسئوليات التفصيلية

المجموعة الرابعــة :البيانات المتعلقة بالعلاقات الوظيفية والمهاموالمسئوليات الاستثنائية والمشتركــــــةللوظيفـة، وتشــمل :    (1) العلاقات الوظيفية

    (2) المهام الخاصة (اللجـان، فـرق العمـل)

المجموعة الخامسـة: 

المواصفات المطلوبة من الشخص المناسب لشغل هذه الوظيفة, وتشـــــــمل:

  (1). الدراسة (2). التدريب (3). الخبـرة (4). المهارات (5). اللغات.

المجموعة السادسة :

البيانات اللازمة عمّن أعد وصف الوظيفة ومن اعتمدها

وتاريخ اعتمادها. معايير أخرى : حدود الصلاحيات

الممنوحة لشاغل الوظيفة .

1. حدود مسئولية الوظيفة.

2. تحدد حجم الاستثمار والإيرادات والنفقات + عدد العاملين تحت إشرافـــه

3. ظروف العمل .

4. معايير تقييم الأداء .

ما الطرق المعتمدة في إعداد الوصف الوظيفي ؟

•يتطلب إعداد بطاقات الوصف الوظيفي

استخدام إحدى هذه الطرق الثلاث التالية:

ا

لاستبيان Questionnaire): حيث يعتمد

القائم بالتوصيف على استبيان خاص يقدمه إلى

الموظفين ويطلب الإجابة عما يحتويه من أسئلة

يقوم هو بعدها بتحليل الإجابات الواردة وإعداد

بطاقة الوصف.

•الملاحظة Observation وهنا يعتمد القائم بالتوصيف على أسلوب المراقبة أو الملاحظة لأدوار الموظفين ومهامهم وطريقة أداءهم ويقوم من ثم بإعداد بطاقة الوصف•المقابلة الشخصيةInterview: يجري القائم بالتوصيف عدد من المقابلات الشخصية مع شاغلي الوظائف للاستفسار منهم عن طبيعة أدوارهم ومهامهم وطريقة انجازها ومن ثم يقوم بإعداد بطاقة الوصف الوظيفي. وقد يحتاج القائم بالتوصيف إلى دمج طريقتين معا للحصول على معلومات أكثر دقة.

عيوب الوصف الوظيفي

• يؤدي الوصف الوظيفي في كثير من الأحيان إلي المبالغة أو التقليل من شأن الوظيفة أو عدم الوصف الجيد للوظيفة . • عدم استخدام الألفاظ والنقاط الجيدة يؤدي إلي وجود تباين واضح واختلاف في الوصف الوظيفي. •   في غياب توصيفات الوظائف لبعض الوظائف والقطاعات داخل المنظومة ككل يؤثر سلبا علي المهام والهرم القيادي والمنطق التسلسلي في الإدارة والإشراف .
ومن خلال كل ما تحدثنا عنه في موضوع الوصف الوظيفي من المهم أن يوجد وصف وظيفي من أصغر موظف حتى المدير العام أو المالك أو حتى مجلس الإدارة لتساعد في فهم إداراتهم وتوجيههم من خلال الوصف الدقيق وتحسين نظم العمل وتحديد معالم كل وظيفة من الوظائف .
الأخطاء الشائعة فى إعداد وصف الوظائف
.1عدم الانطلاق من هيكل أدارى واضح  واقعي .
.2عدم توحيد وتعريف المصطلحات المستخدمة في كتابة الوظائف واستخدام عبارات عامة وغير واضحة.
.3الخلط بين الوظيفة والموظف والاتجاه إلى ما يقوم به الموظف الحالي . .4إدخال تفاصيل المهام العامة أو البديهية والمشتركة بين كل الوظائف ضمن وصف كل وظيفة مما يؤدى إلى الإطالة.
.5عدم استشارة ومشاركة وكسب قناعة المسئولين كلاً فيما يخصه خلال عملية وصف الوظائف.
.6أحداث تغيير في وصف الوظائف دون دراسة كافة النتائج المترتبة على ذلك.
.7عدم متابعة تطبيق وصف الوظائف او التعديلات التى تطرأ عليها بشكل جذري.
البنود المتضمنة في توصيف العمل الناجح•    مسمَّى الوظيفة.• القسم.• التبعية (لمن يتبع الموظف مباشرةً )• نطاق المسؤولية.• المجالات الرئيسية للمسؤولية.• التشاور و التعاون (مع أولئك الذين يعمل معهم الشخص على نحو مستمر)• مدة العمل.• المؤهلات (المهارات الضرورية و الخبرة المطلوبة).

التحديث من أهم عوامل نجاح التوصيف الوظيفي

لا يقف الأمر عند إعداد بطاقات الوصف والاحتفاظ بها في ملفات خاصة للرجوع إليها عند كل عملية من عمليات إدارة الموارد البشرية. فهذه البطاقات يجب تحديثها لتلاءم الواقع عند كل تغيير أو تعديل يطرأ على إحدى الوظائف وبدون هذا التحديث ستصبح الفجوة كبيرة بين ما هو فعلي وما تحتويه بطاقات الوصف وبالتالي تنعدم فائدتها وتصبح عديمة الأثر"
مـــــــــــلاحظـــــات إضــــافيـــــة  

لا تعتمد في وضعك لتوصيف العمل على تاريخ هذا العمل (وصف سابق مثلاً)، فأنت بصدد كتابة توصيف حديث، أي أنه يتوجب عليك التركيز على ما ينبغي أن تكون عليه الوظيفة في ضوء الاحتياجات الحالية للمنظمة و أهدافها على المدى البعيد.العمل الموكل للمتقدم هو ما سيقوم به الموظف في موقع العمل؛ أما المؤهلات فهي المهارات و الصفات والشهادات التي يحتاجها في تنفيذ كل عمل. وضِّح المهام و المسؤوليات الفعلية المتعَيّن القيام بها قبل التفكير في الصفات الخاصة المطلوبة في من يقوم بها.إن توصيف العمل الجيد هو أكثر من مجرد سرد عشوائي للمهمات و المسؤوليات التي تتطلبها الوظيفة. يجب أن يكون مرتباً حسب الأولويات.