المهارات المستخدمة في إعداد التقارير الإدارية

هناك عدة خطوات يجب أن يتبعها كاتب التقرير وهي كالآتي:

1- الشعور بالمشكلة وتحديدها وتحليلها :

وتعتمد هذه الخطوة على مهارة كاتب التقرير في تحديد المشكلة وهي من أهم مراحل كتابة التقرير.

2- تحديد هدف التقرير وهيكله العام :

تحديد الهدف من التقرير وهيكله العام يحقق الكثير من المزايا .

3- العرض المنظم والمنطقي للأفكار.   

إعطاء كل جزء في التقرير القدر المناسب من الاهتمام وفقاً لأهميته مقارنةً بالأجزاء الأخرى .

تحديد الوقت والجهد والموارد اللازمة للانتهاء من كتابة التقرير.

4- تنظيم البيانات والمعلومات وتحليلها :

ويقصد بها الحقائق والآراء التي تخدم التقرير أي التي تتعلق بموضوع التقرير مباشرة وتؤدي إلى استخلاص نتائج محددة لذا لابد من:  

أ. تحديد مصادر البيانات والمعلومات (مراسلات، سجلات، … الخ)

ب. تحديد طرق جمع البيانات والمعلومات (ملاحظة، مقابلة، استبيان، … الخ)

ج. تنظيم وترتيب البيانات والمعلومات

د. العرض البياني للمعلومات (رسوم، جداول، … الخ) على أن يراعى في أساليب العرض البساطة وعدم التعقيد وتوضيح مصادر المعلومات. إذا تم استخدام عدد كبير من الرسوم البيانية يمكن أن تكون في ملحق خاص.

هـ. تفسير البيانات وتحليلها : يجب أن تكون منطقية واضحة – غير متحيزة.

5- كتابة التقرير وتحديد طريقة العرض :

أ. وضع الجدول الزمني: يتم هنا تحديد الزمن المناسب للانتهاء من كل خطوة وهي الخطوة الأخيرة والتي تليها مباشرة مرحلة الكتابة

ب. كتابة التقرير: ويراعى فيها الآتي: العنوان واضحاً ومحققاً لهدف التقرير،عرض المعلومات بصورة متسلسلة ، وتحت عناوين رئيسية وفرعية  و بيان النتائج التي تم التوصل إليها والمقترحات المقدمة.

ج. المراجعة: بها يجيب كاتب التقرير على عدة أسئلة مثل هل لتقرير واضح؟ هل هناك نقطة ما لم تتم تغطيتها بالصورة المناسبة … الخ.

د. تحديد طريقة العرض: إذا كان التقرير سيعرض على مجموعة فعلى كاتب التقرير أن يحدد طريقة العرض والمعينات التي سيستخدمها.

صفات التقرير الجيد

الوضوح Clarity

 وضوح الأسلوب وسهولته هو أساس نجاح عملية الاتصال عن طريق كتابة التقارير ، ولتصل الفكرة التي في ذهن مقدم التقرير إلى قارئه لابد من :

1- اختيار المفردات اللغوية بشكل سليم وصحيح والابتعاد عن المصطلحات العلمية المعقدة والمفردات اللغوية صعبة الفهم .

 2-ترابط عبارات وفقرات التقرير ، واستخدام وسائل ربط الجمل والأفكار .

الدقة Accuracy

 سواء في عرض موضوع التقرير، أو عند جمع البيانات والمعلومات المتعلقة به والاعتماد على مصادر المعلومات الموثوق فيها.

الموضوعية Objectivity

و تعنى عدم التحيز عند عرض الحقائق الخاصة بالموضوع أو النتائج والتوصيات بشأنه.

الإيجاز Concise

1-  قد لا يتسنى للمسئول أو مدير المؤسسة قراءة الوثائق والتقارير بدقة كاملة ، وقد يقلب صفحاتها بسرعة كبيرة ويقرأ العناوين فقط مهما كانت بالغة الأهمية وذلك لكثرة عدد الصفحات ، لذا كان من الأفضل الاختصار والإيجاز في الكتابة فكل ما هو غير ضروري وهامشي يقلل من قيمة المهم والأساسي من الأفكار .

2- التركيز على الأفكار الهامة لتأكيدها واختيار المكان المناسب لعرضها في التقرير فمثلا قد تكون العبارة التي تحتاج إلى التأكيد في بداية الفقرة مثلا أو نهايتها ، كما أن استخدام عدد أكبر من الكلمات المعبرة وكتابتها بخطوط أعرض أو خطوط تختلف عن سياق باقي كلمات النص أو التقرير يحقق إبرازها وتأكيدها .

3- إذا أردنا ضمان النجاح للتقارير المقدمة فمن الضروري في إيصال الرسالة والهدف المنشود مراعاة الإيجاز لمساعدة القارئ على الإلمام بالمحتويات بأقل وقت ممكن.

4- ويمكن تحقيق الإيجاز باختصار الألفاظ والتعبيرات واللجوء إلى العبارات الموجزة طالما أنها لا تخل بالمعنى المقصود ، كذلك إيجاز الفقرات وعدم إطالتها وأن تخدم فكرة واحدة بمجموعة من الجمل المترابطة .

التسلسل المنطقي في عرض المعلومات

من الضروري ترتيب وعرض التقرير بشكل منطقي منظم، وذلك من خلال:

<!--الترتيب الزمن للأحداث الواردة بالتقرير.

<!--الترتيب المكاني، كلما أمكن ذلك.

<!--التدرج عند عرض الموضوعات من البسيط إلى المعقد فالأكثر تعقيداً.

الإقناع Convinced

  ويقصد به ذكر الحقائق كاملة في التقرير دون تغيير حتى لا يتسرب الملل لذهن القارئ ولا يقتنع بما يرد فيه ، وفي هذا الشأن يفرق كاتب التقرير بين الحقائق المطلوبة والآراء ووجهات النظر .

ولتحقيق درجة عالية من الإقناع لابد من مراعاة ما يلي :

<!-- الموضوعية وعدم تدخل الآراء الشخصية وترك الحقائق تتحدث عن نفسها خاصة في التقارير التي تهدف إلى إعطاء بيانات ولا تهدف إلى تقديم مقترحات وتوصيات .

<!-- السلامة اللغوية واستخدام المفردات والقواعد اللغوية بشكل مترابط واضح ودقيق ، وذلك لأن كثرة الأخطاء اللغوية في التقرير تخل بموضوعه وما يرد به من أفكار هامة .

<!-- الاقتناع الكامل بما تكتب فإذا كان مقدم التقرير غير مقتنعا بما يكتب صعب نقل ذلك إلى الطرف الآخر .