1- تعريف الأرشيف:

1.1- التعريف اللغوي: الأرشيف كلمة يونانية الأصل مشتقة من كلمة أرشيون (Archion)، و كانت تعني مكان إقامة القاضي أو المكتب العام، ثم توسع استعمال الكلمة في باقي اللغات الأوروبية الأخرى منها و العربية، و أصبحت مصطلحا موحدا للدول العربية بعد اجتماع الفرع الإقليمي العربي بالجزائر في بداية التسعينات، و تم الاتفاق على استعمال كلمة أرشيف بدل كلمة المحفوظات و الوثائق. أما قاموس أكسفورد، فيعرف كلمة أرشيف على أنها المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة.

2.1- التعريف الاصطلاحي:

رغم ورود تعريفات متعددة لكلمة أرشيف إلا أنها تتوافق في كون الأرشيف هو مجموعة الوثائق المتعلقة بأعمال أي جهاز إداري سواء كان جهة حكومية أو مؤسسة أو حتى فرد، و التي انتهى العمل منها، و هي تحفظ بطرق خاصة لغرض صيانتها و المحافظة عليها، بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة.

3.1- التعريف القانوني للأرشيف:

يعرف القانون الجزائري المتعلق بالأرشيف الوطني و المؤرخ في 26 جانفي 1988، في المادة الثانية منه على أن الأرشيف هو " مجموعة الوثائق المنتجة أو المستلمة من الحزب و الدولة و الجماعات المحلية و الأشخاص الطبيعيين و المعنويين، سواء كانت محفوظة من مالكها أو حائزها أو نقلت إلى مؤسسة الأرشيف المختصة ".

4.1- تعريف المجلس الدولي للأرشيف (CIA):

هو مجموعة من الوثائق مهما كان نوعها، وعاؤها، منتجة أو مستقبلة بطريقة عفوية أو مستعملة من طرف شخص مادي أو معنوي، أثناء القيام بالنشاطات. و كخلاصة لما سبق ذكره، نتوصل إلى أن الأرشيف هو كل وثيقة مهما كان شكلها أو نوعها أو مادتها، التي أنتجتها أو استلمتها أو استعملتها هيئات معينة خاصة بشخص مادي أو معنوي، حيث يتم جمعها للاطلاع عليها و الاستفادة منها أثناء الحاجة.

2- خصائص الأرشيف:

1.2- عدم التجزئة:

Impartialité، يعتبر الأرشيف جزء من الإدارة المنتجة لهذه الوثائق فلا نستطيع تحديد أهمية الشؤون الإدارية إلا عن طريق هذه الوثائق كلها.

2.2- الصحة:

Autorité، من خصائص الأرشيف الحصانة المستمرة، فحفظ الوثائق يكون لقيمتها المعلوماتية تحت وصاية الشخص المسؤول عن تلك الوثائق كونه هو الذي يميز بين الوثيقة الأرشيفية و الوثيقة غير الأرشيفية.

3.2- الطبيعية:

Naturalisme، الطبيعية في الأرشيف لا يعني أن الوثائق جمعت بطريقة غير طبيعية مثل الأجسام في المتحف، و إنما يعني أن الأرشيف كُوّن عن طريق تراكمات في إدارة الهيئة أو المؤسسة لأغراض الإدارة الفعلية.

4.2- العلاقة المتبادلة:

Interrelation، يعني بأنه لأي أرشيف إلا و له علاقة متبادلة مع الأرشيفيات الأخرى داخل أو خارج الأرصدة التي حفظ فيها، و هذه العلاقة التي تُكوّن أهمية الأرشيف.

3- أنواع الأرشيف:

1.3ـ الأرشيف العام/العمومي:

حسب القانون الجزائري يتكون الأرشيف العمومي من الوثائق التاريخية و من الوثائق لتي تنتجها أو تسلمها هيئات الحزب و الدولة و الجمعيات المحلية و المؤسسات و الهيئات العمومية ، ويكون الأرشيف العمومي غير قابل للحجز أو التصرف فيه أو لملكه بالتقادم إذا ثبت أن الأرشيف الذي يحوزه أشخاص طبيعيون أو معنويون ذا مصدر عام تسترده الدولة في أي وقت.

2.3ـ الأرشيف الخاص:

حسب القانون الجزائري يجب على كل مالك أو حاجز لوثائق خاصة لها أو قابلة أن تكون لها أهمية دائمة ذات طابع تاريخي أو اقتصادي أو اجتماعي أو ثقافي، أن يصرح بها للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني، و تصنف الوثائق التي تمثل فائدة أرشيفية باقتراح من المؤسسة المكلفة بالأرشيف بعد التحقيق في صحتها، تعمل الدولة على دعم و حماية و حفظ الوثائق المذكورة التي تبقى ملكية بإرادته بصفة مؤقتة أو نهائية لدى المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني الحق في أخذ نسخة مجانا أثناء الإيداع و الاطلاع عليه بحرية في حالة إذا كان إيداع الأرشيف بصفة مؤقتة بإمكان المالك أو الحاجز طلب السحب وفتح الأرشيف الخاص للاطلاع للغير، يكون بترخيص من المالك أو الحاجز.

4. دورة حياة الوثيقة الأرشيفية:

يمر الأرشيف بمراحل في دورة حياته من نشأته إلى غاية تحديد المصير النهائي له، إما بالحذف أو الحفظ النهائي، حيث يميز ثلاث مراحل أساسية لحياة الوثيقة.

1.4ـ أرشيف العمر الأول:

ويسمى أيضا أرشيف العمر الأول، الأرشيف الحي أو الجاري أو أرشيف الجيل الأول وهي الوثائق المنتجة يوميا، وهي وثائق حديثة النشأة في مختلف الهيئات و المؤسسات و التي مازالت في حيز الاستعمال اليومي، وتحفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها و لا تتجاوز مدة الحفظ الأربع سنوات، إلا في الحالات الاستثنائية التي يمكن حفظ هذه الوثائق لأكثر من 05 سنوات مثلا بالنسبة للملفات الإدارية للموظفين التي يمكن أن تصل مدة حفظها على مستوى المصلحة لمدة تصل إلى أربعين سنة و هو الحد الأكبر للمسار الوظيفي أو المهني للموظف، وهذا وفقا للمنشور الخاص بسير الوثائق على مستوى الإدارات.

2.4. أرشيف العمر الثاني:

ويسمى أيضا بالأرشيف الوسيط أو أرشيف الجيل الثاني، وهي الوثائق التي أنتجت أو استلمت أو حفظت من طرف مختلف هيئات النشاط الوطني، وهي وثائق فاقت مدة وجودها 15 سنة، ويجري الاطلاع عليها من حين لآخر و نظرا لحجمها فهي تتطلب الاطلاع عليها من حين لآخر، ونظرا لحجمها فهي تتطلب معالجتها من صيانة، تصنيف و تكشيف و الحفظ لتسهيل الوصول إليها، ويتم حفظها في مخزن مخصص على مستوى المؤسسة لمدة تتراوح من عشر(10) إلى خمسة عشرة (15) سنة.

3.4ـ أرشيف العمر الثالث:

ويسمى أيضا بالأرشيف التاريخي أو أرشيف الجيل الثالث: يتكون من الوثائق التي تفوق مدة وجودها الخمسة عشرة سنة، وأصبحت غير ضرورية لسير شؤون مصالح المؤسسة، ويتم دفعها إلزاميا إلى مصلحة الأرشيف الولائي أو الوطني و لا يحق حذف الوثائق المفتقرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني.

5. أهمية الأرشيف:

1.5ـ أهمية الأرشيف كوسيلة إثبات:

تستعمل الوثيقة الأرشيفية كوسيلة إثبات عندما تحتوي على معلومات صحيحة و متأكد ن صحتها، بحيث أنتجت في إطار رسمي مثل الوثائق التي تستعمل كوسيلة إثبات حقوق شرعية أي لقصد الإثبات بعناه القانوني أي إقامة الدليل أمام القضاء بالطرق التي حددها القانون. لا يعتبر الأرشيف كمصدر أدبي فقط، و لكن يشكل منذ القديم وسيلة قانونية لا جدال فيها تسمح لصاحبها بإثبات حقوقهم الملكية و كذلك القيام بالتقاضي سواء كمدعي أو مدعي عليه. مثال ذلك، الوثائق الأرشيفية مدونة لمختلف العقود التوثيقية و هي منبع من المعلومات الهامة لأشخاص يعيشون في مجتمع معين من شانها أن تساهم في إظهار الحقائق أمام الهيئات المختصة.

2.5ـ الأهمية التاريخية لوثائق الأرشيف:

ـ إن أهمية الأرشيف تكمن في إثرائه تاريخ البشرية و الحضارات. ـ هي أداة تجميع و سرد الوقائع الماضية و ظواهرها و شرحها بمعنى أن الأرشيف أداة لحل إشكالية تاريخية. كما يساعد الأرشيف في التعرف على هوية الأفراد.

3.5ـ أهمية الأرشيف في البحث العلمي:

ـ يسمح الأرشيف لفئة الباحثين بإنتاجه إنتاجا فكريا جديدا أو إيداع نماذج معرفية جديدة و لتحقيق هذا الهدف تلجأ هذه الفئة الى عدة أنواع من الوثائق الأرشيفية التي هي بمثابة نقطة انطلاق سواء أبحاث تقنية محضة أو التحقق من معطيات معينة.