وكيل المدرسة هو الساعد الأيمن لقائد المدرسة ويمكن إجمال مهامه على النحو التالي :
1- المشاركة في تنفيذ السياسة العامة للمدرسة.
2- المشاركة في مجلس إدارة المدرسة.
3- المشاركة في الإشراف على سير العمل بالمدرسة.
4- توزيع الاختصاصات على العاملين في المدرسة , والمعاونة في الشئون الإدارية والفنية على النحو التالية:
شؤون الموظفين :
1 تنظيم السجل الخاص بأحوال الموظفين وتعبئة كل الخانات من جميع الموظفين.
2- المشاركة في إعداد الجدول الدراسي.
3- توزيع حصص الانتظار على معلمي المدرسة في حالة غياب أحد المعلمين.
4- الإشراف على الإحصائيات الشهرية المرسلة إلى ادارة التعليم والمتعلقة بالمعلمين والطلاب.
5- تنظيم البريد الوارد والصادر من وإلى المدرسة وتسجيله في السجلات الخاصة به وحفظه في الملفات الإدارية المخصصة له مع أخذ تواقيع العاملين على التعاميم المهمة.
6- الإشراف على أعمال الموظفين الإداريين وتوزيع العمل بين المستخدمين والعمال.
7- الإشراف على جدول الحصص اليومي والأنشطة والنظافة والنظام العام للمدرسة.
8- الإشراف على متابعة النشاط غير الصفي داخل المدرسة والإشراف العام للمدرسة.
9- الإشراف على النواحي المالية لجماعات النشاط المدرسي.
شؤون الطلاب :
1- حث جميع الطلاب على اداء الصلاة جماعة بأسلوب مرن يحبب العبادة إلى النفوس.
2- فحص طلبات الطلاب المستجدين قبل قبولهم بالمدرسة لمعرفة مطابقتها للشروط.
3- توزيع الطلاب على الصفوف الدراسية مع مراعة الفروق الفردية بينهم وإعداد قوائم بأسماء طلبة كل صف دراسي.
4-تسجيل الطلاب وتطبيق شروط القيد ( مستجد-مرفع-معيد-منقول )
5-متابعة مواظبة الطلاب ومعرفة حالات التسرب والانقطاع عن المدرسة.
6- تحويل الطلاب للوحدة الصحية المدرسية في حالة الضرورة والسماح للبعض بالخروج أثناء اليوم وعند الضرورة فقط.
7- العمل على إعداد سجل خاص يحتوي على عناوين طلاب المدرسة وأولياء أمورهم وأرقام هواتفهم للرجوع لها عند الحاجة.
8- التعقيب على الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحالات الغياب اليومية واستدعاء ولي الأمرفي حالة تكرار الغياب بصورة ملفتة للنظر.
9- المشاركة في استقبال أولياء أمور الطلاب وتعريفهم بمستويات أبنائهم وإحالة بعض الحالات على مدير المدرسة إذا لزم الأمر.
10- تلقي مشكلات الطلاب.
الشؤون الفنية :
1- يمكن لمدير المدرسة إنابة وكيله في حضور بعض الحصص مع معلمي المدرسة في مجال تخصصه لمعرفة مستوى الطلاب وطريقة المدرس في الصف وتعامله مع الطلاب , ويقدم تقريرا لمدير المدرسة بشأن ذلك.
2- ضرورة قيام وكيل بالتدريس في المرحلة الابتدائية.
3- في حالة غياب مدير المدرسة بعذر شرعي ينوب الوكيل عنه في رئاسة مجلس المعلمين والآباء والقيام بجميع أعماله.
شؤون الاختبارات:
1-العمل على مشاركة مدير المدرسة في الإعداد لاختبارات الفصل الدراسي الأول والثاني.
2- متابعة دفاتر أعمال السنة وتطبيق اللوائح والتعليمات المنظمة لذلك.
3- الإشراف العام مع مدير المدرسة على سير الاختبارات المدرسية.
4- إعداد الجدول الخاص بالملاحظة اليومية للاختبارات المدرسية.
5- إدخال جميع الدرجات للاختبارات الشهرية والفصلية في الحاسب الآلي.
6- الاحتفاظ بكشوف درجات المواد الدراسية وأوراق الإجابة وكراسات النتيجة لكل فصل دراسي.
أعمال ونشاطات وواجبات وكيل المدرسة
الأعمال اليومية:
1- إدارة المدرسة في حالة تأخر أو غياب المدرسة.
2_ العمل على تنفيذ توجيهات مدير المدرسة.
3- متابعة دخول المدرسين للحصص وخصوصا بعد الفسحة والصلاة.
4- تسجيل الطلاب المستجدين و المحولين إلى المدرسة.
5- الإشراف على انتظام الطلاب في الطابور الصباحي.
6- الإشراف على دخول الطلاب إلى فصولهم بعد الفسح والصلاة.
7- متابعة الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحصرهم.
8- الإطلاع على دفتر دوام الموظفين ومتابعة حضور المدرسين جميعا.
9- توزيع حصص الانتظار في حالة وجود مدرس متأخر أو غائب بالتنسيق مع المراقبين ..
10- متابعة الطلاب أثناء الفسح مع المراقبين .
11- أخذ ومتابعة غياب الطلاب يوميا وتسجيله بسجل الغياب اليومي والشهري مع الاتصال على أولياء أمورهم لمعرفة سبب الغياب.
12- إرسال إشعار غياب لأولياء أمور الطلاب المتغيبين ووضع سجل خاص بذلك لمن لم يتم الاتصال به .
13- المرور على الفصول وأفنية المدرسة وممراتها لملاحظة الطلاب الذين هم خارج الفصول أثناء الحصص.
14- متابعة تنفيذ البرامج الثقافية في الطابور مع مشرف الإذاعة.
15- إنهاء إجراءات الطلاب المنقولين .
16- السعي إلى تعميق الروابط بين المعلمين في المدرسة .
17- متابعة الفصول الدراسية والتأكد من وجود المعلمين بها أثناء الحصص بالتعاون مع المراقبين.
18- الإشراف على نظافة المدرسة وحث الطلاب على نظافة فصولهم والاهتمام بمحتويات المدرسة.
19- متابعة الطلاب من حيث المواظبة اليومية والاستئذان والانصراف من المدرسة.
الأعمال الشهرية:
1- عقد اجتماع مع عرفاء الفصول لتوضيح مهامهم وعلاج مشاكلهم.
2- متابعة عرفاء الفصول فيما كلفوا به.
3- وضع جدول الاختبارات نصف الفصلية مع المرشد الطلابي وبالتشاور مع الطلاب بعد تنسيقهم مع مدرس المادة.
4- التأكد من كل طالب غير سعودي يحمل إقامة سارية المفعول.
5- طباعة كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة بالتنسيق مع المشرف التعليمي.
6- تصوير كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة للطلاب وتوزيعها على المدرسين بالتنسيق مع المنسقين.
7- تنظيم جميع سجلات المدرسة بالتعاون مع سكرتير المدرسة.
أعمال فصلية أو سنوية:
1- مشاركة مدير المدرسة في إعداد الخطة العامة للمدرسة.
2- مشاركة مدير المدرسة في جدول الحصص الأسبوعي.
3- وضع جدول حصص الانتظار.
4- توزيع المناوبة اليومية على مدرسي المدرسة بالتعاون مع مسؤول المناوبة.
5- توزيع الطلاب المحولين على الفصول.
6- حفظ وترتيب وتنظيم ملفات الطلاب مفهرسة بالتعاون مع شؤون الطلاب.
7- توزيع الطلاب على الفصول بالشكل الذي يخدم العملية التربوية والتعليمية.
8- تنظيم كتب المقررات الدراسية داخل المستودع وتهيئتها .
9- توزيع المقررات الدراسية على الطلاب مع بداية كل فصل دراسي.
10- حصر المقررات الدراسية داخل المستودع مع بداية كل فصل دراسي.
11- مخاطبة المدارس المجاورة لتزويد المدرسة بالمقررات الناقصة.
12- حفظ جميع النماذج المستخدمة في المدرسة والاستفادة منها عند الحاجة.
13- إعداد ملف لحفظ قضايا الطلاب.
14- وضع جدول الاختبار الفصلية والدور الثاني مع المرشد الطلابي.
15- توزيع الملاحظين والمصححين والمراجعين على اللجان.
16- توزيع الطلاب على لجان الاختبارات .
17- حفظ أوراق إجابات الطلاب خلال المدة المقررة.
18- تهيئة مكان لإعلان نتائج اختبارات نهاية الفصل و العام الدراسي.
19- حفظ نتائج الاختبارات .
20- إعداد ملف لحفظ نماذج الأسئلة ونماذج الإجابة للاختبارات.
21- تعبئة الكراس الإحصائي.
22- مطالبة الطلاب المتخرجين إحضار صورة شمسية في نهاية العام , مع مطابقة المعلومات من واقع حفيظة الطالب أو الأب . والإقامة سارية المفعول لغير السعوديين.
23- إعداد ما يلزم للاختبارات.
24- توزيع أوراق استلام الإجابات على لجان الاختبارات.
25- إرسال نسخة من نماذج الأسئلة لمركز الإشراف التربوي.
26- مشاركة مدير المدرسة في الاطمئنان على سير الاختبارات.
27- إعداد سجل خاص بالطلاب لغير السعوديين.
28- إعطاء شهادات تعريف للطلاب وخطابات طلب تخفيض الخطوط السعودية.
السجلات المطلوب وكيل المدرسة متابعتها وتنظيمها:
2- سجل الانتظار
1- سجل قيد التلاميذ
4- سجل الرواد
3- سجل تعقيب الغياب اليومي والشهري
6- سجل الصادر
5- سجل تسليم الملفات
8- سجل إيرادات ومصروفات المدرسة
7-سجل استئذان الطلاب
10- سجل الاتصالات على أولياء أمور الطلاب
9- سجل هواتف التلاميذ
12-سجل تحويل المعلمين للطلاب
11- سجل التأخر الصباحي
13- سجل رصد السلوكيات للطلاب المخالفين
الملفات المطلوبة من وكيل المرحلة:
1- ملف التعاميم .
2- ملفات قضايا الطلاب وتعهداتهم.
3- ملف التقارير الطبية.
4 ملف الفواتير.
النماذج:
1- نموذج تعبئة بيانات الطلاب .
2- نموذج تعريف طالب.
3- نموذج تحويل للوحدة الصحية.
4- نموذج تخفيض الخطوط السعودية.
5-نموذج تعهد طالب.
6- نموذج إشعارات ولي الأمر بتكرار غياب طالب.
7 نموذج تقرير عن سلوك الطلاب.
