تعريف نظام التسيير الالكتروني للوثائق:

تعرف الجمعية الفرنسية لخبراء التسيير الالكتروني APROGED نظام التسيير الالكتروني للوثائق و المعلومات على أنه مجموعة من الأدوات و التقنيات التي بواسطتها يمكن ترتيب، تسيير، فظ الوثائق و استرجاعها من خلال جملة من تطبيقات الإعلام الآلي في إطار النشاط العادي للمؤسسة و نتيجة هذا يمكن لموظف الأرشيف مثلا الوصول إلى الوثائق في وقت قياسي قد يقدر بالثواني، بمعنى أن التسيير الالكتروني للوثائق من طرف الموظف عند أداء عمله دون مغادرة موقع العمل.[٢] أما « دوشمان DUCHEMIN» يعرفه على أنه ذلك النظام الذي يهتم بصفة أساسية في إنشاء، ترتيب، استرجاع، حفظ، تبادل و بث أكثر من وثيقة سواء كانت أصلية أو مرقمنة. من خلال هذين التعريفين يتضح لنا أن نظام التسيير الالكتروني للوثائق يهتم بمعالجة الوثائق و بثها بالطرق الالكترونية التي توفرها التكنولوجيا الحديثة في الإعلام الآلي في إطار نشاطات المؤسسة، ونلاحظ بشكل جلي الوقت الذي توفره هذه التقنيات مع إمكانية تسيير حجم كبير من المعلومات و هذا ما يسمح برفع إنتاجية المؤسسة.

.عوامل ظهور التسيير الالكتروني للوثائق:

لقد أدى تضخم حجم الوثائق و المعلومات إلى إعاقة تطور عمل المؤسسات بكونها لا تستطيع تفعيل نتائجها في الوقت المناسب، بل و تكلف هذه المؤسسات تكاليف باهظة جراء فقدانها لكثير من المعلومات أو لغياب الموظف المسؤول عنها في بعض الأحيان، وأمام هذه الوضعية و مع تطور تكنولوجيا المعلومات أوجدت هذه الأخيرة أساليب و حلول من هذه المشاكل و تعفي المؤسسات الخاصة بالبحث و الاسترجاع، ومن هذه الأساليب نذكر التسيير الالكتروني للوثائق و المعلومات، ولعل من أهم عوامل ظهوره نذكر: ـ فقدان بعض أو جميع المستندات و الوثائق و المعلومات الهامة. ـ الوصول المشروط و المكلف لنماذج الوثائق حيث تتمركز في موقع معين و لدى موظف معين. ـ إهدار الكثير من الوقت و الجهد بحثا عن معلومات مهمة. ـ تشتت الوثائق و الملفات في مواضع مختلفة. ـ تعرض الوثائق و لملفات للضياع و التلف. ـ معاناة فريق العمل و الموظفين من مركزية القرار و الأداء التي تعطل سير عملهم. ـ انخفاض أسعار تجهيزات الإعلام الآلي بعد ظهور الحاسب الشخصي ووسائط التخزين ذات إمكانية تخزين كبيرة. ـ طبيعة المستفيد سواء كان باحثا أو موظفا و حاجته إلى المعلومات السرية و الشاملة و الدقيقة. ـ إمكانية التعديل و الإضافة و التمويل بسرعة و سهولة إلى أي مكان.

. أهداف التسيير الالكتروني للوثائق:

لقد اتضح من خلال تناولنا لعوامل ظهور نظام التسيير الالكتروني للوثائق، أن هذا النظام جاء كحل ضروري لعدة عوائق ظهرت في ظل السير التقليدي للوثائق و المعلومات، ولهذا لنظام التسيير الالكتروني أهدافا نذكرها كما يلي:[٣]

أـ أهداف خاصة بالتخزين:

ـ توفير المساحات المخصصة للتخزين و ذلك بتعويض هذه المساحات بأوعية تخزين ضوئية. ـ توفير نسخ احتياطية للوثائق و الملفات في حالة تعرض الرصيد للتلف نتيجة عوامل طبيعية أو بشرية. ـ تنظيم الوثائق حسب المضمون فقد تكون صور، نصوص، أو فيديو...الخ.

ب ـ أهداف خاصة بالبحث:

ـ سهولة عملية استرجاع الوثائق و تنوع طرق البحث (بالتاريخ، كلمات دالة...) ـ سهولة تبادل الوثائق داخل المؤسسة و خارجها. ـ حماية وثائق المؤسسة من التطفل و القرصنة، وذلك من خلال وضع كلمات مرور. ـ لا مركزية تسيير الوثائق و المعلومات، فكل موظف يمكنه القيام بمهامه من مكتبه.