7 طرق لتقليل نفقاتك التكنولوجية

برمجيات وخدمات مجانية توفر على الشركات النفقات العالية

عقد المؤتمرات على الشاشة الالكترونية مفيد للاعمال ويقلل نفقات الأسفار (أم سي تي)

عندما تحاول الحفاظ على اعمالك بعيدا عن الازمات خاصة في هذا الوقت الصعب، فان انفاق الكثير من المال للحصول على البرمجيات الجاهزة قد لا يفي بالمراد. وتطرح الكساندرا كراسني الخبيرة في «بي سي وورلد» افكارها في صحيفة «واشنطن بوست» حول اهم سبعة توجهات وطرق لخفض نفقاتك التكنولوجية.

١ ـ برمجيات مجانية : البرمجيات المجانية او المتهاودة السعر قد تكون مفاجأة جيدة على صعيد المتانة والعملية والقدرة على اداء مهامها. خذ مثلا برنامج «أوبين أوفيس» Open Office.org الذي وعلى الرغم من انه لا يعتبر مماثلا في أدائه لبرنامج «أوفيس سويت» من «مايكروسوفت» المشهور، الا انه مصدر بديل ومجاني مفتوح غني بالتطبيقات لاغراض تحرير النصوص، وصفحات «سبريدشيتس» (الجداول الحسابية)، والعروض، وقواعد البيانات التي يمكن مطابقتها بما تقوم به عادة «مايكروسوفت أوفيس». وعلى الرغم من ان تطبيقات «أوبين أوفيس» تتيح لك القيام بكل الأمور المطلوبة تقريبا التي تقوم بها عادة «مايكروسوفت أوفيس»، بيد ان تبادل العمليات بين البرنامجين ليس خاليا من الاخطاء كليا. ومثال على ذلك اذا استخدمت مزية «تتبع التغييرات العالمية» World`s Track Changes فانه من الصعب بعد ذلك شطب او تعديل ما حررته لدى استخدامك الوثيقة في تطبيق «أوبين أوفيس». والعكس بالعكس. و«غوغل دوكس» Google Docs هو بديل جيد ومجاني لـ«مايكروسوفت أوفيس»، ولا يملك اي برمجيات لتنزيلها او تركيبها. وعلى الرغم من انه ليس مكتمل المزايا كما الحال مع «مايكروسوفت أوفيس» او «أوبين أوفيس»، فان وظيفته الاساسية وسهولة استخدامه ربما هما كل الذي تحتاجه.

ان تحضير ملفات «بي دي إف» قد يشكل امرا اساسيا بالنسبة الى الاعمال المكتبية والتجارية لكن انفاق 450 دولارا على «أكروبات بروفيشنال» من «أدوبي»، قد لا يساعد على ذلك. من هنا فان «كيوت بي دي إف» CutePDF هو برنامج مجاني يقوم ببساطة بتصدير الملفات الى «بي دي إف»، ومن الملف المستهدف قم باختيار ما تريد، وبالتالي طباعة واختيار «كيوت بي دي إف» من لائحة الطباعة.

٢ ـ اتصالات إلكترونية منزلية : ان تكاليف تقنيات الاتصالات وترقيتها عالية جدا وقد تقضي بسهولة على أي ميزانية موضوعة. فاذا قمت بتحديث بعض البرمجيات القليلة وركبت اجهزة جديدة هنا وهناك، مع توظيف شخص آخر في دائرة تقنيات المعلومات لادارة شبكتك هناك، فانك سرعان ما ستجد نفسك قد قضيت على اي ارباح قد تجنيها.

وسواء كانت شركتك تتألف من شخصين، او مائتي شخص فان مثل هذه النصائح قد تساعدك على تخفيض نفقاتك وتوفير المال وتجعلك تركز على ما هو مهم فعلا، والذي يعد الاساس.

وتتوقع «غارتنر ريسيرتش» للابحاث ان نحو 25 في المائة من القوة العاملة الاميركية في حلول العام المقبل ستتواصل بالاتصالات الالكترونية خارج المكاتب، مما سيوفر نفقات الوقود اللازم للانتقال الى العمل، مع الاستمرارية في الانتاج لدى بقاء الموظف عاملا من المنزل، كما لو كان في المكتب، وذلك بفضل الادوات التي تسهل عليك الاتصالات والتواصل.

وتسهل تطبيقات «ويكيس» Wikis مثلا ارسال المستندات والنصوص بحيث يمكن لمجموعة العمل القيام بالتغييرات ووضع التعليقات. وبعض تطبيقات «ويكيس» هذه مجانية ومتوفرة للعموم، في حين ان بعضها الآخر هو اكثر استهدافا للشركات ومحصن بمميزات امنية شديدة. ويقدم موقع «بي بويكي» PBwiki ثلاثة انواع من نكهات التطبيق: واحدة للعمل، وأخرى اكاديمية، وثالثة شخصية. ويضم الموقع هذا ادوات WSIWYG التحريرية، وسعة خاصة للتخزين، وأداة SSL للترميز مع امكانية الاخطار والتبليغ بشكل اوتوماتيكي عبر البريد الالكتروني، او «آر إس إس». واسعاره معقولة بالنسبة للشركات والاعمال، ومجانية لمستخدم واحد الى ثلاثة، وثمانية دولارات شهريا للمستخدم الرابع، ولكل مستخدم آخر بالسعر ذاته حتى 99 مستخدما، وستة دولارات شهريا لكل مستخدم في المجموعات التي يتراوح عددها بين 1000 و4999 مستخدما.

و«غوغل دوكس» هو صديق للمتصلين يوفر اسلوبا سهلا للمشاركة في الملفات. وحال إنشاء ملف في هذا التطبيق يمكنك بسهولة دعوة الآخرين الى الاشتراك به في الموقع، وبالتالي تصدير الملف الى «وورد» او «إكسل» او «بي دي إف»، او «باور بوينت».

واذا فكرت في تركيب «شبكة خاصة افتراضية» VPN فان خدمات «لوغ ميلين هاماشي» LogMeIn Hamachi قد تكون تذكرتك الى الوصول الى هذه الشبكة، اي VPN من دون اي وجع رأس. ومثل هذه الخدمة سهلة التركيب وتستخدم تقنية الند الى الند لاتاحة المجال امام الموظفين الوصول الى الملفات. وتعمل الخدمة هذه ضمن نظام جدارك الناري (فايروول) الامني، ولا تكلف اكثر من خمسة دولارات شهريا بالنسبة الى الترخيص الممنوح للفرد الواحد. اما اذا كانت شركتك لا تحتاج الى خادم مركزي فان «سنترال ديسكتوب» Central Desktop هو الاسلوب المعتمد للتشارك في المستندات من دون الحاجة فعلا الى عملية تركيب. اذ يتيح هذا الموقع بسهولة للمجموعات الكبيرة والصغيرة المشاركة في الملفات، مع تعقب عملية الكشف على اي ملف محدد خاص بالافراد، او ما اذا جرى تعديله من قبل احدهم، وبالتالي تركيب سطوح مكتبية منفصلة للمجموعات المختلفة من المستخدمين.

ومثل هذا المخطط المجاني يعطيك حيزا قدره 25 ميغابايت، مع دعم لحيزين من العمل يضم كل منهما خمسة مستخدمين. وتتراوح الاسعار بين 25 دولارا شهريا لثلاث مساحات عمل وعشرة مستخدمين، مع تقديم 500 ميغابايت من سعة تخزين الملفات، و249 دولارا شهريا للحصول على 100 حيز او مساحة عمل، وخدمة 100 مستخدم (موظف)، و100 مستخدم خارجي من بائعين وزبائن وشركاء، وتقديم 25 غيغابايت من سعة التخزين.

٣ ـ مؤتمرات الإنترنت : لماذا يتوجب علينا السفر الى زبون ما عندما نستطيع عقد اجتماع الكتروني في الفضاء المعلوماتي؟ فعن طريق استخدام برنامج عقد المؤتمرات الفيديوية المجاني مثل «سكايب» Skype ، فان كل الذي تحتاجه هو كاميرا «ويبكام» للشبكة، وجهاز كومبيوتر ووصلة انترنتية، مما يوفر في المال، ليس على صعيد تكاليف السفر فحسب، بل في توفير مشقة قطع المسافات الطويلة ايضا. لكن «سكايب» قد يقطع المكالمات احيانا، لذلك ينبغي عقد اجتماعات قليلة عليه قبل التخلي كليا عن الخط الارضي.

ولكن ان شئت التحديث والترقية الى خدمة افضل في ما يخص المؤتمرات على الشبكة فان «ويب إيكس» WebEx من «سيسكو» تتيح لك المشاركة في المستندات، ودعم حتى اربع كاميرات «ويبكام» مرة واحدة، فضلا عن تشغيل العروض والشروحات من سطح مكتبك. و«غو تو ميتينغ» GoToMeeting هو حل آخر يقدم خدمة بروتوكول الصوت عبر الانترنت VoIP التي تدعم الاجتماعات التي يحضرها 15 شخصا، والتي تتيح تقديم العروض ايضا وارشادات التدريب من سطح المكتب موفرة بذلك المال بدل كلفة السفر وتخصيص قاعات، او امكنة لعقد مثل هذه الاجتماعات.

٤ ـ أجهزة مجددة : على الرغم من ان شراء كومبيوتر جديد لماع هو متعة بحد ذاتها، الا ان توفير الكثير من المال هو امر مستحب ايضا. فشراء الاجهزة التي جرى تجديدها هو امر جيد للحصول على صفقة ناجحة. فاذا وقعت عيناك على نوع محدد ترغبه من أجهزة الكومبيوتر، قم بزيارة موقع الشركة المنتجة لتجد هناك صفقات مغرية عن اجهزة جرى تجديدها مع اخذ بعين النظر ان كل بائع يصف الكومبيوترات المجددة بشكل مختلف. ومثال على ذلك ان شركة «ديل» تبيع ثلاثة انواع من الكومبيوترات المجددة جرى اختبارها جميعها بعدما اعيدت الى مواصفاتها الاصلية، طبقا الى المصنع الذي انتجت فيه. وبعضها قد يكون تعرض الى إلتواءات صغيرة، او خدوش بسيطة من الخارج من دون ان يؤثر ذلك في عملها، اللهم الا القليل جدا على الصعيد الجمالي. اما اذا كنت من محبي «ماك»، فان «أبل» تقوم ببيع منتجات مجددة عن طريق مخزنها على شبكة الانترنت. ولكن لا تتوقع حسومات كبيرة لأن ثمن بعض المنتجات الجديدة يقل بـ 200 دولار فقط عن ثمن المنتجات المعروضة في المحلات العادية. ويمكنك العثور على انواع من طرز هذه الكومبيوترات المجددة على موقعي «أمازون» و«أي باي» الالكترونيين.

٥ ـ نفقات الطباعة : استنادا الى GreenBiz.com لا يتوجب عليك انفاق المال لكي تبقى صديقا للبيئة، اذ يمكنك ببساطة التوفير في كلفة الورق عن طريق النسخ على وجهتي الصفحة الواحدة، او استخدام اوراق بعناوين مضى عليها الزمن لاستخدامها داخل الشركة. واذا كنت تقوم حاليا بارسال مذكرات الى الموظفين حاول الصاق واحدة منها فقط في مكان مركزي بارز قرب مبرد الماء مثلا، حيث يجتمع الموظفون عادة لكي يراها الجميع. والاسلوب الاخر للتوفير استخدام الطابعة في وظيفة «طبع المسودة» draft mode للتوفير في الحبر. وهذه الوظيفة سريعة الطبع وتستهلك حبرا اقل. ثم ان الحبر الملون هو اكثر تكلفة، لذا ينبغي استخدام الحبر الاسود كل ما كان ذلك ممكنا.

٦ ـ تعهيد الأعمال : انقل بعض الاعمال الى الخارج، فالكثير من الاعمال ينقصها محترفون في تقنية المعلومات يعملون ساعات دوام كاملة، او ان بعضهم قد يتقاضى راتبا عاليا لا قدرة للشركة عليه. او قد يكون لديك مشروع للشبكة يحتاج الى انجاز، او لتحرير نشرة صحافية بسيطة، لكنك لا تملك من يفعل ذلك. وبدلا من ان تستأجر من يفتش لك عن الشخص المطلوب الذي قد يتقاضى 10 الى 40 في المائة من راتب الموظف الجديد لمدة سنة كاملة، يمكن الاستعانة بوكالة خدمات مؤقتة، او بواحد من المواقع العديدة الخاصة التي تفتش عن العاملين بالقطعة، والتي لا تكلف مالا مثل eLamce.com الذي هو عبارة عن سوق للعاملين بالقطعة التي يضع فيها المقاولون اعلانات وسيرا ذاتية عن مؤهلاتهم، وتفاصيل تتعلق باعمالهم، والمراجع الخاصة بهم التي يمكن العودة اليها للتأكد من أمانتهم.

٧ ـ برمجيات افتراضية : يوفر البرنامج الافتراضي الكثير، كتجميع الخادمات في عدد محدود صغير، وتقليص عمليات الدعم، واستعادة الاوضاع الصحيحة وتقويمها. ولكونك تستخدم عددا اقل من الخادمات، في هذه الحالة، فانك توفر في فاتورة الطاقة. لذلك يتوفر برنامج VMware لادارة مراكز المعلومات الكبيرة، ومحطات العمل لتشغيل انظمة تشغيل متعددة على كومبيوتر واحد فقط. وعن طريق استخدام هذا البرنامج يمكن اختبار انظمة التشغيل والبرمجيات الجديدة من دون اي اخطار. ويتيح برنامج «فيرتجوال سيرفر» Virtual Server و«فيرتجوال بي سي» Virtual PC المجانيان من «مايكروسوفت»، اختبار الاوضاع الافتراضية، اضافة الى اختبار اداة «سيلفرلايت» الافتراضية Silverlight virtualization من «مايكروسوفت» ايضا.

وهكذا عن طريق القليل من البرمجيات والخدمات المجانية والمعرفة والذكاء.. يمكن للشركات والاعمال التغلب على الكلفة العالية للتقنية.