المبحث الاول
ما هو النظام ؟
تتكرر كلمة نظام (system) في مواقع شتى في مجال تكنولوجيا المعلومات، فنقول، على سبيل المثال لا الحصر، نظام الحاسوب أو نظام المعلومات ...الخ. يقصد بالنظام مجموعة من العناصر المترابطة التي تتفاعل لكي تقوم بوظيفة محددة، بغرض تحقيق هدف معين، أو مجموعة أهداف. ونظام ما يمكن أن لا يعمل بشكل جيد، ولكنه مع ذلك يبقى اسمه نظام. فنظام المعلومات المحوسب في مؤسسة ما يشتمل على عناصر المكونات المادية (hardware)، والبرامجيات (software)، والبيانات data)) والأفراد العاملين، والاتصالات (communications) وما شابه من العناصر المترابطة والمتفاعلة، التي تعمل على تحقيق أهداف المؤسسة.
أولا: تحليل النظام System analysis:
إن هذه المصطلحات باتت تستخدم في بيئة المعلومات وتكنولوجيا المعلومات في المكتبات وفي كافة المؤسسات المعنية بالحوسبة.
إنها سلسلة من الخطوات والإجراءات لتصميم وبناء نظام محوسب في أي بيئة ونعني بالتحليل analysis الآتي:
فهم وإدراك النظام القائم المطلوب تحويله إلى شكل محوسب وتحليل مكوناته وعناصره إلى جزيئات صغيرة تصل بالنهاية إلى وضع تصورنا الملائم لوضع النظام المحوسب الجديد. وتستخدم هذه الخطوة سواء كان النظام المحوسب مصمم محلياً أو نظام جاهز. وبموجب هذا التحليل يمكن بناء نظام محوسب جديد ويختلف تماماً عن النظام اليدوي أو يأخذ جوانب منه ويعمل على تطويرها بما يتلاءم والحاجات والتطورات الجديدة إنه كذلك تحليل للمشكلات والمعوقات والتعقيدات التي كانت تصاحب العمل اليدوي والعمل على وضع الحلول لها من خلال الحوسبة أو النظام المحوسب. وعندما يكون التحليل منجزاً نستطيع القول بأننا فعلاً نجحنا في بناء نظاماً محوسباً . هذه الخطوة هي الأهم وهي مفتاح فشل أو نجاح الحوسبة ككل لأن هذا التحليل سيضع أمام أعين المحللين كل صغيرة وكبيرة وسيعملون على وضع الحلول لها والتعامل معها آلياً دون مفاجآت أثناء التنفيذ؛ فالحوسبة ليست مجرد أجهزة وبرمجيات ومبرمجين.
تبدأ عملية التحليل من خلال بناء نماذج وموديلات للنظام اليدوي القائم. وهذه النماذج والموديلات مهمتها وصف إجراءات وخطوات الفعالية مثلاً لنظام الإعارة أو الفهرسة فإن خطوات وإجراءات العمل تحلل إلى خطوة خطوة وترسم على شكل نموذج وموديل يعكس الإجراءات اليدوية وطريقة تدفق وحركة البيانات والمعلومات أثناء تنفيذ عملية الفهرسة مثلاً أو الإعارة وتقيد أيضاً هذه النماذج المرسومة للرفوف بشكل دقيق بعيد عن الغموض والازدواجية التي قد تصاحب التحليل المعتمد على الكلام النصي فقط.
وتعرف هذه النماذج والموديلات على عدة أنواع منها:
1- النماذج والموديلات التي تشرح وتوضح البيانات Data .
2- النماذج والموديلات التي تشرح وتوضح الإجراءات Processes.
3- النماذج والموديلات التي تشرح وتوضح تدفق المعلومات في النظام Information Flow in the System
أهمية التحليل في الحوسبة:
إن لتحليل نظام الحوسبة، في التطبيقات المكتبية وفي غيرها من التطبيقات، أهمية خاصة في اتجاهين:
1- لبناء نظام محوسب جديد يختلف عن النظام اليدوي القديم كلياً أو جزئيا.
2- لإجراء تعديلات على نظام محوسب قائم كلياً أو جزئياً.
إن التحليل خطوة أساسية ويجب أن تحسب جيداً خلال مرحلة التخطيط وذلك للوقوف على الآتي:
1- آلية عمل الفعاليات القديمة ( اليدوية) خطوة خطوة.
2- حجم البيانات المستخدمة وأسلوب تنظيمها وتدفقها.
3- إلمام العاملين بهذه الخطوات وآلية عملهم.
4- الاختناقات والمشكلات التي تعترض العمل وتدفق البيانات.
وخلاصة القول إن تحليل النظام عبارة عن دراسة تفصيلية لفهم النظام القائم والوقوف على مشاكله لغرض بناء وتطور نظام أفضل منه.
ثانياً: تصميم النظام system design
فهو مرحلة لاحقة وكنتيجة حتمية للمرحلة الأولى وهي التحليل ونجاح أو فشل التصميم يعتمد أساساً على براعة ودقة وصحة التحليل، لأنه الأساس الذي يقوم عليه البناء.
من المعني أو من الذي يقوم بالتحليل؟
كما ذكرنا في مرحلة التخطيط، فإن جهات عدة معنية في هذه الفعالية وأهم الجهات هي:
1- العاملون في تنفيذ الفعالية ذاتها ( المفهرسون ، العاملون في قسم الإعارة، قسم التزويد، المراجع، الدوريات ….. الخ ) من الذين مارسوا ولا زالوا يمارسون عملهم ويعانون من المشكلات والذين صاروا يمتلكون الخبرة والإمكانية في إعطاء وجهات نظر لتشخيص مواقع الضعف ووضع التطورات والآراء للتطوير.
2- يساعدهم ( ونحن نركز على كلمة يساعدهم ) لكون المتخصصين بعلم المكتبات والمعلومات هم الأكثر دراية وكفاءة في فعاليتهم من أي جهة أخرى. إذاً يساعدهم محللوا النظم من المتخصصين بعلم الحواسيب والبرمجة.
3- المستفيدون النهائيون من الرواد الذي يعرفون ب end users الذين يعانون من مخرجات النظام اليدوي القائم يستطيعون ان يوضحوا بدقة كبيرة مواطن الضعف أو النقص او المعاناة لكي يستطيع المحللون أخذها بعين الاعتبار, فالنظام المحوسب أولاً وأخيراً لفائدة المستفيد النهائي.
4- أحياناً بعض الإداريين أو مدير المكتبة أو من ينوب عنه وحسب الحاجة وطبيعة المكتبة.
واجبات محلل النظام:
إنه ذلك الشخص الذي يجب أن يعمل مع النظام منذ بداية التحويل وصولاً بالتحويل وإلى نهاية المطاف. أما الواجبات فهي:
1- جمع البيانات التفصيلية من آلية عمل النظام القديم .
2- وضع الخطة الجديدة للتحويل أو التطوير.
3- الحديث واجراء اللقاءات العديدة من كافة الجهات المعنية بالموضوع.
4- الوقوف على المشكلات والمعوقات من خلال النقطة 3 أعلاه.
5- دراسة الملفات اليدوية والإطلاع على السجلات كافة للوقوف على خطوات سير العمل والإجراءات التفصيلية لتنفيذ كل مهمة مهما كانت صغيرة.
إن هذه المهمة ليست سهلة وتحتاج الى توفر الصفات والإمكانات التالية:
1- دراية ومعرفة بواقع العمل
2- الصبر والحكمة
3- قابلية التحليل مع الخيال والإبداع لغرض الابتكار
4- قابلية الاتصال (مهارات الاتصال مع الآخرين) خاصة فإن العديد من محللي النظم يعملون في بيئة فيها الكثير من التناقضات والغموض وتداخل البيانات وتناقض الإجابات أحياناً .
أما مصادر المعلومات التي تعتمد لتحليل النظام فهي:
1- الوثائق والملفات ( سجلات، فهارس، إحصاءات … الخ)
2- مستخدمو النظام (من العاملين)
3- مستخدمو النظام (المستفيدون النهائيون)
ومن واجبات محلل النظم أو من هو محلل النظم ما يأتي:
1- إنه مستشار الصفة أو الوظيفة الأولى له كمستشار ضمن فريق العمل لأنه الأعرف بالجزيئات حول تنفيذ النظام بشكله القائم أو التقليدي.
2- إنه خبير يدعم الفريق في عمله. فوظيفة الخبير تتطلب وجود مهارات الحاسوب والبرمجيات والنظم إضافة إلى الخبرة الموضوعية في مجال العمل.
3- إنه آلية التغيير في نظام المكتبة. حيث إن تحليل النظام يعتمد كما ذكرنا على التغيير فإن عقلية محلل النظام يجب أن تكون مؤمنه بالتغيير، متحملة لمتاعبه وأعباءه مع القدرة على إقناع الآخرين بهذا التغيير وبالتالي توفير مستلزمات التغيير.
ولأنه أيضا مجبر على تعليم المستفيدين والعاملين استخدام نظام المعلومات الجديد الذي يتضمن العديد من التغييرات.
4- يعمل على حل المشكلات (حلال مشاكل Problem Solver ) لأنهم سيلاحظون كمية كبيرة من المشكلات التي بحاجة إلى حل فالتغيير أو التطوير معناه أيضاً حل المشكلات وعليه معالجة الموقف بطريقة علمية منظمة.
أساليب جمع البيانات في مرحلة تحليل النظام:
1. طرح الأسئلة المباشرة عن طريق المقابلات واللقاءات Interviews
2. طرح الأسئلة غير المباشرة عن طريق الاستبيانات والمسوحات Questionnaires
3. الملاحظة Observation
4. ورشات العمل ومجاميع النقاش
Workshops, group discussions, formal sessions and Brain storm sessions
5. تحليل الوثائق المكتوبة والموجودة Documents Analysis
6. جمع المعلومات إلكترونياً عن طريق:e-mail لطرح الأسئلة واستشارة الخبراء.
7. المشاركة في العمل مع العاملين أنفسهم Analysis by participation وهي من أفضل الطرق لمعرفة مواطن الضعف والقوة وآلية العمل وهو أن يقضي المحلل يوم عمل مثلاً أو ربما أسبوع أو اكثر مع العاملين ويمارس خطوات العمل، وتتضمن هذه الطريقة أساليب مختلفة منها :
أ. تحليل دور الناس analyzing people’s roles وهنا نستطيع معرفة كيف يشعر الشخص إزاء عمله (الحالة النفسية ومستوى الرضى) والهدف هو معرفة كيف يستطيع الأشخاص تنفيذ مهمة محددة ولماذا هنالك تفاوت بينهم في تنفيذها.
ب. تحليل التداخل analyzing interaction وهنا نحلل كيفية عمل الناس معاً كفريق عمل.
ج. تحليل المكان analyzing location ويتضمن دراسة ماذا يحدث في موقع محدد خلال فترة من الزمان.
د. التحليل بطريقة الـ Prototype حيث يتم تصميم شاشات مبدئية تمثل البرنامج وتطرح للمستفيدين أو المستخدمين حيث يقومون باستخدامها لغرض إعطاء الملاحظات وإجراء التعديلات وصولاً إلى الشكل الصحيح والمطلوب فعلاًCost – benefit analysis .
ويتضمن هذا التحليل خطوتان هما:
1- لوضع وتحديد التقديرات للقيمة والفائدة.
2- لتحديد واتخاذ القرار، هل المشروع بأكمله يستحق الخوض والسير فيه ما دامت الكلفة والقيمة والفائدة قد حددت؟
عند تحديد القيمة أو الكلفة والفائدة ، هنالك أشياء ومواد ومعلومات يمكن حسابها بسهولة (Tangible ) مثل شراء الكتب أو الاشتراكات بالدوريات / كلفة التجليد / أسعار الأجهزة والمعدات/ قيمة وكلفة الوقت المستنفذ لإنجاز مهمة ما، إضافة إلى:
1. قيمة وكلفة الأجهزة الجديدة التي نحتاجها للتحول إلى النظام الجديد.
2. قيمة وكلفة الأثاث والمعدات التي تحتاجها الأجهزة والبيئة الجديدة.
3. كلفة أجور العاملين ضمن البيئة التكنولوجية الجديدة ، وبضمنها كلفة التدريب.
4. كلفة متطلبات القرطاسية والمعدات الورقية الأخرى للعمل.
5. كلفة التحول من النظام القديم إلى الجديد حيث تتم مقارنة كلفة إنجاز العمل بشكله اليدوي القديم من حيث (كلفة الوقت، الأجهزة، العاملين … الخ) مع ما يتوقع له من خلال البرنامج أو النظام المحوسب.
6. كلفة مصروفات أخرى كالخبرات والاستشارات وأحياناً السفر والسكرتارية..
أما القيمة التي يصعب حسابها بهذه الصورة ( intangible ) فهي مثلاً كم نستطيع أن نوفر لو أسرعنا بإنجاز المشروع؟ ما هي القيمة أو الفائدة إعادة لطرح خدمة معلومات جديدة؟
وأهم طريقة متبعة لحساب قيمة / فائدة المشروع هي التي تعرف بـ payback method وهي تقوم على حساب الوقت الذي خلاله سوف يتم استرجاع المال الذي تم إنفاقه على المشروع حيث يقسم على عدد السنوات التي ستلي البدء بالتنفيذ وكل عام يحدد مقدار الادخار. وطبعاً كلما قلت عدد السنين كلما كانت الفائدة أكبر.
<!--
تحليل النظام System analysis
وكما ذكرنا هنالك خطوات تسبق البدء بالحوسبة تتمثل في تحليل الإجراءات والخطوات بعد أن نحدد الهدف ثم نرسم الخطوات والمهام. والتي يمكن أن نمثلها بالآتي:
الحالة الأولى: دراسة خيارات الحوسبة Automation Options
الهدف : بعض الخطوات والإجراءات لحوسبة فعاليات معينة في المكتبة والتي من شأنها أن تطور خدمات المعلومات فيها.
الإجراءات والمهام :
1- فحص ودراسة الخيارات المطروحة بموجب المعطيات والإمكانات واختيار الأنسب الذي يوفر نجاح الهدف.
2- تحديد خطوات واضحة لتنفيذ الفعالية.
3- تحديد البرمجية المطلوبة الصالحة للتنفيذ بعد أن تقييمها وكذلك الأجهزة والاتصالات.
4- توضيح الكلفة المطلوبة للتنفيذ.
5- تحديد بوضوح الدعم الفني والتقني المطلوب للتنفيذ وهل هو من داخل أو خارج المكتبة.
الحالة الثانية : تحليل سجل الرف Shelf list analysis
الهدف : للتعرف ووصف الوثائق والمواد ومصادر المعلومات الموجودة في المكتبة والتي تمثل سجل الموجودات من حيث ( الوصف البيليوغرافي ) وحجم البيانات المتاحة ومدى استكمالها ووقتها وهل هي وفق المعايير العالمية.
الإجراءات والمهام:
1- دراسة الوسائل المعتمدة في المكتبة للسيطرة على النوعية في العمل ( الفهرسة والتحليل والتصنيف… الخ)
2- تحليل كم ونوع المعلومات البيليوغرافية الموجودة في سجل الرف وذلك لتحديد حجم وكمية وطبيعة المعلومات التي ستدخل إلى كل تسجيلة في القاعدة.
3- تحديد وإضافة المعلومات البيليوغرافية الناقصة إلى التسجيلات ( سجل الرف).
4- اعتماد وتنفيذ ممارسات وتطبيقات معيارية موحدة في الفهرسة واعتماد أرقام تصنيف متجانسة.
الحالة الثالثة: الخطة الراجعة للحوسبة Retrospective Plan for automation ،
هدفها هو: تنفيذ خطة حوسبة مجموعة المكتبة أو موجوداتها كلياً أو جزئياً منذ تأسيس المكتبة أو من سنوات خلت محددة لتحويل الفهارس اليدوية إلى قواعد بيانات بيليوغرافية.
الإجراءات والمهام:
1- تحديد الفترة الزمنية الراجعة ( خمس سنوات ،عشر سنوات، 15 سنة)
2- تحديد شكل التركيبة ويحبذ أن تكون معيارية.
3- تحديد كم ونوع البيانات المدخلة.
4- تقسيم الموظفين إلى فرق عمل في داخل المكتبة.
5- تحديد واجبات وأوقات العمل في داخل المكتبة.
6- اعتماد عاملين من خارج المكتبة بأجور.
7- اتفاق مع مكتبات أخرى أو مؤسسات أخرى.
الحالة الرابعة: مناقشات عقد الاتفاق Contract Negotiations مع الشركة المجهزة للبرمجيات أو الأجهزة… الخ
الهدف : للحصول على أفضل صفقة مع الشركة. أما الإجراءات والمهام المطلوبة فهي:
1- زج موظفي المكتبة في هذه العملية .
2- ادخال شخص قانوني في العملية
3- دراسة العرض المقدم بعناية
4- استشارة مكتبات أخرى
5- محاولة أن تقود المناقشات إلى نتائج ناجحة ومريحة للمكتبة.
الحالة الخامسة : تنفيذ الحوسبة ( النظام المحوسب System implementation)
الهدف : لاختيار البرنامج المناسب وتنصيبه والعمل معه بنجاح.
الإجراءات والمهام:
1- جعل النظام المقدم ( سواء كحزمة جاهزه ) أو مصمم محلياً مناسباً تماماً للاحتياجات والمتطلبات ( نقصد المكتبة ) وحسب خططها المرسومة بدقة.
2- تهيئة المكان ومستلزماته( الأثاث / التبريد/ الإضاءة).
3- تنصيب الأجهزة واختبار جودتها وعملها كذلك الحال مع البرمجية / البرمجيات ووسائل الاتصال والشبكات.
4- طلب المعدات والأدوات المكملة الأخرى للعمل.
5- تحميل القاعدة والبدأ بإدخال البيانات للقاعدة.
6- تدريب وتأهيل العاملين في المكتبة.
7- اختبار العمل على طريقة Pioll-project في مرحلة مبكرة من العمل (اعلام الموظفين/ المستفيدين/ خبراء).
8- اجراء التعديلات اللازمة بعد التغذية الراجعة من نقطة (7).
9- الإستمرار بالعمل وابقاء القاعدة مفتوحة للمستفيدين بأسرع وقت ممكن.
10- مراقبة وتقييم وبشكل مستمر للقاعدة.
- خيارات الحوسبة المطروحة للمكتبة:
1- استبدال نظام محوسب قديم بآخر جديد من حيث الأجهزة والبرمجيات والشبكات. مثلاً النسخة أو الطبعة الجديدة لنظام أو برمجة، تطوير في كفاءة الأجهزة/ الدخول في نظام شبكي وهكذا.
2- شراء حزمة برمجية جاهزة مع وجود الأجهزة في المكتبة.
3- تطوير برنامج (تصميم محلي in-house database)
4- شراء حزمة برمجية جاهزة من شركة محددة وشراء أجهزة من شركات أخرى.
5- طلب حزمة متكاملة من الأجهزة والبرمجيات من شركة واحدة تتولى مهمة تحليل النظام وبناء القاعدة وتنصيب الأجهزة وتشغيلها والتدريب والصيانة …الخ وتعرف ب turnkey systems
6- الدخول مع مكتبات أخرى في نظامها المحوسب كعضو في شبكة تعاونية محلية أو عالمية.
<!--
<!--<!--
<!--<!--
<!--<!--
<!--<!--
<!--<!--
خطوات تسبق البدء بالحوسبة
المبحث الثاني
بناء قواعد البيانات
نستطيع أن نعرف قاعدة البيانات بأنها مجموعة من البيانات المنظمة، التي يمكن الوصول إلى محتوياتها، وإدارتها، وتحديثها، بسهولة. وهي مجموعة من التسجيلات أو القيود (Records) يشار إليها باسم الملف (File) وتتكون قاعدة البيانات عادة من ملف واحد أو أكثر. ويسميها البعض قاعدة المعلومات مجازاً. وقاعدة البيانات التي تصمم أو تستأجر أو تشترى أو يستعان بها من جهات تعاونية مختلفة، هي عبارة عن مجموعة منظمة من بيانات ومعلومات مرتبطة مع بعضها بنسق معين، بغرض تأمين حاجات محددة من متطلبات المستفيدين. وتشتمل قاعدة البيانات عادة مع وحدات وأجزاء لها تسمياتها وارتباطاتها المختلفة التي تبدأ من مصطلح البت والبايت وتنتهي بالقيود أو التسجيلات والملفات
(Bit)البت و (Byte) البايت 1
تمثل البت أصغر وحدة يتعامل معها الحاسوب، وتتمثل بخانة من خانات النظام الثنائي أي (1 أو 0) ، مثال ذلك إذا كان الرقم الاعتيادي (4642) هو متكون من أربعة خانات فإن الرقم الثنائي (00101) هو مكون من خمسة خانات أو خمسة بتات. أما البايت فهو مكون عادة من ثمانية بتات (00101110) ويمثل كل بايت رقماً أو حرفاً أو رمزاً وإشارة، ويطلق عليها اسم (Characters) ويعربها المتخصصون في مجال علم المعلومات (المحارف)
ونظراً لأن نظام الحاسوب لا يتعامل مع المحارف والكلمات الاعتيادية لذا فإنها تتحول إلى مجموعة من البايتات المناسبة. وعلى هذا الأساس فإن لكل محرف موجود ومرسوم على لوحة المفاتيح بايت خاص به، يختلف عن بايت المحرف الآخر، وذلك بطريقة تنظيم البتات (0,1) وذلك بتقديم أو تأخير الواحد عن الآخر. والبايت هي وحدة تقدير حجم ذاكرة الحاسوب، فنقول مثلاً (64 KB ) وتساوي (65536) بايت، لأن الكيلو بايت (KB) الواحد هو (1024) بايت
بلغة الحاسوب وعلى أساس ماتقدم فإن كلمة (Amer) ، التي هي الإسم الأول للكاتب باللغة الإنكليزية يتألف من أربع بايتات هي كالتي:
01000001= A
01001101= m
01000101= e
01010010= r
أما بالغة العربية فيتمثل الاسم (عامر) مثلاً بالبايتات التالية:
01010101 = ع
01001000= ا
01001100 = م
01010110 = ر
وعلى أساس ما تقدم فإن البايت الواحد هو مجموعة من البتات (تكون عادة ثمانية بتات) ويمثل البايت الواحد رقماً أو حرفاً أو رمزاً أو إشارة، ويطلق عليه اسم محرف، ومجموعه محارف، (Characters ) يقابلها بالإنكليزية
(Field) الحقل الحقل 2
ويعتبرها البعض، بالنسبة إلى قادة البيانات، أصغر وحدة فيها، إذا استثنينا البت والبايت. فهي إذن مجموعة غير محددة من البايتات. وهي بيانات تمثل وحدة واحدة من القيد أو التسجيلة، فقد يمثل الحقل الواحد الاسم الكامل للشخص (موظف، مؤلف ... الخ) أو عنوان شخص أو عنوان مقالة أو كتاب، وهكذا. مثال ذلك حقل مؤلف الكتاب هو (محمد فتحي عبد الهادي) وحقل ثاني لعنوان الكتاب هو (مقدمة في علم المعلومات) وهكذا بالنسبة إلى بقية البيانات المتعلقة بالكتاب
(Record)3 القيد أو التسجيلة
.. ويمثل مجموعة مناسبة من الحقول المترابطة، تخص وحدة واحدة من موضوع قاعدة البيانات، يكون متفق عليها بموجب البرنامج التطبيقي المخزون في ذاكرة الحاسوب والمعني بمعالجة البيانات المطلوبة، لعمل كشاف أو فهرس أو نظام للأفراد والموظفين وبالنسبة لمثالنا الأول فإن القيد أو التسجيلة الخاصة بالكتاب أو الطلبة، ربما تكون مجموع البيانات الآتية:
-الرقم التسلسلي للكتاب، أو رقم الطالب: 654302 (الحقل الأول)
-اســـم المؤلف أو اسم الطالب: محمد فتحي عبد الهادي (الحقل الثاني)
- -عنوان الكتـاب، أو الكلية التي يدرس فيها الطالب: مقدمة في علم المعلومات، أو كلية الطب (الحقل الثالث)
- - بيانات النشـر، أو عنوان الطالب: القاهرة، مكتبة غريب، 1984، أو عنوان الطالب: عما. ص .ب. 7655 مثلاً (الحقل الرابع)
- بيانات التوريق، أو القسم العلمي الذي يدرس فيه الطالب: 320 صفحة، مصورات. أو قسم علم النفس (الحقل الخامس)
- الواصفات، أو أية بيانات تخص الطالب: معلومات/توثيق/حاسوب/ تكنولوجيا/مكتبات/ مصادر/شبكات/مصغرات/اتصالات/ (الحقل السادس)
وهكذا بالنسبة للحقول المتبقية الأخرى (إن وجدت) لتمثل بمجموعها وحدة واحدة نطلق عليها (Record) اسم القيد أو التسجيلة
وعلى هذا الأساس فإن هذه البيانات وغيرها من البيانات التعريفية بهذا الكتاب ستكون كلها أساسا لتسجيلة واحدة. ومن الممكن استرجاع المعلومات عن هذا الكتاب بأية صيغة تناسب المستفيد والمستخدم، من خلال بيانات التسجيلة الواحدة، وعلى ضوء البرنامج (الإيعازات والأوامر) التي تعكس طرق الاسترجاع المختلفة
(Files)4 الملفات
أما الملفات فإنها قد تمثل مجموعة محددة من القيود في قاعدة البيانات، مثال ذلك
ملف طلبة الدراسات العليا في الجامعة، وملف آخر لطلبة الدراسات الأولية الصباحية، وملف ثالث لطلبة الدراسات المسائية ... وهكذا قد تشتمل قاعدة البيانات الواحدة على مجموعة من الملفات.
<!--
<!--<!--
<!--<!--
<!--<!--
<!--<!--
<!--<!--
مكونات قاعدة البيانات
أنواع قواعد البيانات
أنـواع قواعـد البيانـات حسب طبيعة مستخدميها:
1. قواعد بيانات فردية (individual databases) . هي مجموعة من الملفات الموحدة التي تستخدم بواسطة فرد واحد فقط. فمستخدمو الحواسيب المصغرة/ المايكروية يستطيع كل واحد منهم أن ينشئ قاعدة بينات خاصة به، باستخدام برامج إدارة قواعد البيانات الشائعة المعروفة (Popular databases management software). فالمعلومات تكون مخزونة في الأقراص الثابتة لحواسيبهم الشخصية. وعلى هذا الأساس فإنه بإمكان طلبة الدراسات العليا مثلاً أن يقوموا بتنفيذ بحوثهم ومتابعاتهم وتجاربهم.
كذلك فإن هنالك قواعد بيانات فردية أخرى تخصص لمديري المعلومات الشخصية (Personal Information Management/ PIMs ) تساعدهم في متابعة وإدارة المعلومات التي تستخدمها بشكل يومي منتظم، مثل عناوين، ,أرقام هواتف، ووظائف، وملاحظات عامة.
2. قواعد بيانات متشاركة (Shared Databases) . وتسمى قاعدة الشركة أيضاً، وهذا النوع من القواعد يكون مشاركة بين العاملين في شركة ما، أو مؤسسة معينة، في موقع واحد. وقد تخزن الشركة، أو المؤسسة، ذات العلاقة بهذه القاعدة، البيانات في حاسوب خادم (Server ) كحاسوب من النوع الكبير (Mainframe) مثلاً. فالعاملون يدخلون إلى قاعدة البيانات عن طريق شبكة معلومات محلية (LAN) من خلال طرفيات أو حواسيب مصغرة مايكروية. وغالباً ما تدار قاعدة الشركة هذه بواسطة جهة تسمى مدير قاعدة البيانات (Database Administrator/ DBA)، والذي يقوم بتنسيق النشاطات والاحتياجات ذات العلاقة بالقاعدة، وتحديد ميزات وأولويات الوصول إلى القاعدة، ويضع المواصفات والخطوط العامة للاستخدام، ويكون مسؤولاً عن أمنية المعلومات والحفاظ عليها.
3. قواعد بيانات موزعة (Distributed Databases) . ويشتمل هذا النوع من القواعد على مجموعة من الحواسيب، تخزن فيها البيانات، في مواقع مختلفة، وترتبط مع بعضها بواسطة شبكة حواسيب الزبائن (Client/ Server Network). وتكون مواقع الحواسيب متباعدة أحياناً، عبر البحار مثلاً. كذلك فإن مثل هذه القواعد قد ترتبط بواسطة الإنترنت، كأن تكون شركة لها مركز عام، في موقع، وفروع موزعة في مواقع أخرى من العالم.
4. قواعد بيانات عامة (Public Databases) . هي عبارة عن قواعد متاحة إلى المستخدمين والمستفيدين من عامة الناس. فإذا ما كنت تفتش عن معلومة، أو معلومات محددة، مثلاً، فما عليك إلا أن تلجأ إلى متصفح (Browser) الذي ينفذ البحث في الشبكة العنكبوتية/ الويب (Web) على الإنترنت، عادة. حيث يتحرى المستخدم في المئات من المواقع ليصل إلى المعلومات المطلوبة. وعلى هذا الأساس فإن العديد من هذه المواقع تمثل قواعد بينات عامة. وهنالك العديد من قواعد البيانات العامة المجانية، مثل مواقع Yahoo أو AltaVista أو Amazon. بينما هنالك قواعد متخصصة وبحثية يدخل إليها عامة المستخدمين لقاء أجور محددة، ومتفق عليها عادة، مثل قواعد Dialog أو Ebsco
أنـواع قواعـد البيانـات حسب محتوياتها:
1. قواعد بيانات ببليوغرافية (Bibliographic Databases) . وهي قواعد تشتمل على البيانات الوصفية الأساسية، التي تعكس الفهرسة الوصفية والموضوعية والكشافات والمستخلصات، للمعلومات. فهي لا تقود الباحث إلى المعلومات بشكلها النصي (Text) مباشرة بل تعرفه بما هو منشور ومتوفر من مصادر عن المجال الذي يبحث فيه ويفتش عنه. ومن نماذج مثل هذه القواعد قاعدة أريك (ERIC) التعليمية، وقاعدة مدلاين (MEDLINE) الطبية، وقاعدة أكريكولا (AGRICOLA) الزراعية، التي هي من أهم القواعد العالمية المحوسبة، التي تعمل على تحليل وتكشيف واسترجاع النتاج الفكري في الاختصاصات المذكورة. وتشتمل هذه القواعد إشارات وصفية وببليوغرافية للآلاف من الدوريات والمصادر المتخصصة التي تنشر في مختلف مناطق العالم. وتحدث معلومات هذا القواعد في فترات مناسبة، اعتماداً على نوع الوعاء الإلكتروني الذي ينقل مثل هذه المعلومات.
2. قواعد بيانات مرجعية (Reference Databases) . وتمثل مثل هذه القواعد مجاميع مهمة من المعلومات المرجعية التي يحتاجها الباحثون والمستفيدون في الإجابة على استفساراتهم، مثل قواعد القواميس والمعاجم ، وقواعد أدلة الأسما، وقواعد الموسوعات ودوائر المعارف، وقواعد السير والتراجم، وغيرها من القواعد المرجعية.
3. قواعد بيانات رقمية وإحصائية (Numeric & Statistical Databases) . وهي قواعد تشتمل على إحصاءات سكانية أو إحصاءات متنوعة أخرى، يحتاج الباحثون إلى الرجوع إليها. ومن أمثلتها قاعدة الكتاب الإحصاءي للأمم المتحدة، الطبعة الأخيرة التي تضم بيانات إحصائية عن أكثر من (200) دولة ومنطقة في العالم. وتشتمل على إحصاءات السكان والحسابات القومية والقوى العاملة والأجور والأسعار والزراعة والصناعة والتجارة الخارجية.
4. قواعد بيانات نصوص كاملة (Full-text Databases) . قواعد بيانات تشتمل على النصوص الكاملة للوثائق، إضافة إلى الاقتباسات والبيانات التعريفية المطلوبة والمحددة للمادة المراد توصيفها، كبيانات المؤلف، والعنوان، والناشر، ورؤوس الموضوعات أو الواصفات، والمستخلص. وهذا النوع من القواعد هو في تزايد مستمر، بعد أن وجد الباحثون والمستخدمون بأن قواعد البيانات الببليوغرافية ليست وافية، وبعد أن توسعت القدرات التخزينية للحواسيب.
وعلى هذا الأساس فإن قواعد النصوص الكاملة هي نصوص المصادر المخزونة إلكترونياً، كقواعد الصحف، والمجلات ومقالاتها، والكتب.
وكما هو واضح فإن مثل هذه القواعد تحتاج إلى مجهود أكبر من الأنواع الأخرى لقواعد البيانات، كالقواعد الببليوغرافية، وتحتاج أيضاً إلى مساحات تخزينية أكبر.
ومن الجدير بالذكر أن لقاعدة البيانات إدارة خاصة بها تسمى نظام إدارة قاعدة البيانات (database management system) ، ويسمى أحياناً مدير قاعدة البيانات، وهو برنامج يسمح لمستخدم حاسوب،واحد أو أكثر، من الوصول إلى البيانات والمعلومات المتوفرة في قاعدة بيانات محددة.
<!--<!--
<!--<!--
<!--<!--
<!--<!--
<!--<!--
أنواع قواعد البيانات حسب محتوياتها وشموليتها
المبحث الثالث
التدريب ودوره في حوسبة المكتبات
لقد أدى تسهيل سبل الوصول إلى المصادر الإلكترونية للمكتبات عن بعد، أي المكتبات الإلكترونية، باستخدام الحواسيب المختلفة، إلى جعل المكتبات أيسر منالاً وأسهل وصولاً إلى مصادرها ومعلوماتها. كما أدت مثل هذه المكتبات إلى اجتذاب فئات جديدة من المستفيدين ممن أصبحت لديهم القدرة على الإفادة من مصادرها ومعلوماتها من دون أن يدخلوها بأنفسهم. إضافة إلى ذلك فقد أصبح بمقدور الباحثين عن المعلومات عن بعد، الوصول وبشكل مباشر إلى المصادر والمعلومات من دون الاعتماد على دور الوسيط في المكتبة عن طريق استخدام الإنترنت والشبكة العنكبوتية. وحيث أن المكتبات كانت هي السبيل الأساس للحصول على الإنتاج الفكري المنشور، أصبح الآن، عبر المكتبات المحوسبة، في متناول المستفيدين البرمجيات وأدوات التعامل مع الحواسيب، اللازمة لاختزان ومعالجة كميات هائلة من المعلومات الإلكترونية، أي أصبح بإمكانهم إنشاء مكتباتهم الشخصية. وقد ترتب على ذلك اتجاه متنام نحو الاندماج بين الاستراتيجيات والمهارات التي يحتاج إليها كل من المكتبيين والمستفيدين، على قدم المساواة، لكي يسلكوا سبيلهم في أرجاء المكتبات المحوسبة الإلكترونية وتلك القائمة على المطبوعات.
وعلى هذا الأساس فقد ألقت التقنيات بالمزيد من المفاهيم والمهارات الجديدة، مقارنة بتلك التي كانت تستلزمها الإفادة من المكتبات القائمة على المصادر المطبوعة. ففي المكتبات المعتمدة على الحوسبة فإنه يتعين على كل من المستفيدين والعاملين استخدام أو اكتساب المهارات الفنية اللازمة للإفادة من المصادر المتاحة على الخط المباشر. كما ويتعين عليهم الإلمام بكيفية تنظيم المعلومات في قواعد وشبكات البيانات، وأن يكونوا على دراية بأي الأوامر تعمل على أحسن وجه، وذلك لكي يوفقوا في استرجاع ما يريدون من معلومات. من جانب آخر فإنه على المستفيدين من المعلومات، تنمية عاداتهم في التماس المعلومات بما يتفق ونوعية حاجاتهم، بحيث تشمل كلا من المواد التقليدية المطبوعة والمواد الإلكترونية، لكي تتوافر لهم مقومات النظرة العامة الشاملة على ما يتوافر لهم من معلومات.
الاتجاهات السائدة في التدريب:
لقد تفاعلت عدة عوامل مهمة فيما بينها لإحداث تغيرات جوهرية في تعامل المكتبات مع برامج التعليم والتدريب في غضون العقدين الماضيين، ففضلا عن التقنيات تشمل هذه العوامل التوسع في إدخال النظريات المعرفية والسلوكية للتعلم كأساس لبرامج التعليم، وحركة محو الأمية التكنولوجية، أو الأمية المعلوماتية، والتكامل المكثف بين النظرية التعليمية والتطبيقات، وذلك لتعزيز برامج تعليم المكتبات، من أجل توثيق عرى الترابط بينها وبين أنشطة التعلم السائدة.
وقد وفرت الحوسبة في المكتبات الأدوات اللازمة لجعل التعليم أكثر فعالية وأكثر قدرة على شحذ المهم. ومن ناحية أخرى، يفرض إدخال الحوسبة والتقنيات الجديدة إلى المكتبات نفسها، على نحو مستمر وسريع، بالمزيد من الأعباء الإضافية التي لا يستهان بها، على عاتق أولئك المشاركين بشكل مباشر في البرامج التعليمية، من العاملين بالمكتبات. ويمكن للتقنيات أن تلعب دوراً مسانداً مهماً، وبذلك يصبح لها تأثير لا يستهان به على التعليم والتدريب. وقد أدت الشبكات المحوسبة، والمقررات الدراسية المعتمدة على الحاسوب، إلى تحويل قاعة الدرس من مجرد بيئة مادية إلى بيئة تعلم فعلية. وتستخدم الآن برمجيات التعليم التي تكفل للمتعلم القدرة على التحكم في السرعة، والجماعات المتعلمة.
تأثير الحوسبة على نظرة المستفيدين من المعلومات:
لقد أثرت الحوسبة على المستفيدين من خدمات المكتبات بإتجاهات عدة أهمها:
1- لقد غيرت الحوسبة الآن من طبيعة تفاعل المستفيدين مع المكتبات، وذلك على كل المستويات. فقد أصبحت عاملاً جوهريا في تحديد كيفية حصول المستفيدين من المكتبات على المعلومات.
2- أما في مجال علم المكتبات والمعلومات فقد استقرت النظرة الإيجابية نحو رسالة محو الأمية التكنولوجية والمعلوماتية عند المستفيدين وظهور الاهتمام الحقيقي للمكتبيين المهتمين بالتوجيه لمتابعة موضوع افتقار المستفيدين إلى المهارات الأساس للبحث عن المعلومات وتقييم المعلومات.
وعلى الرغم من الانتقادات والاهتمامات التي يتردد صداها في أروقة المهنة، فقد حدثت تغيرات جوهرية في التوجيه الوراقي في كثير من المكتبات الأكاديمية، في غضون العقود الثلاثة الماضية. وقد شملت الطرق المتبعة في هذا التوجيه استعمال الأدلة المطبوعة، والموجزات الإرشادية، والمحاضرات الرسمية التي تستغرق الواحدة منها ساعة واحدة في قاعة الدرس حول إحدى الأدوات أو أحد موضوعات البحث، والتوجيه المرتبط ارتباطا تكامليا ببرنامج أحد مقررات الساعات المعتمدة، والتعليم المعتمد على الحاسب كبرنامج قائم بذاته، والوسائط الفائقة hypermedia ، وفرص التعلم الذاتي المتاحة عن طريق الإنترنت أو الشبكة العنكبوتية.
3- إن أقوى مظاهر تأثير الحوسبة والتقنيات هو توفير مقومات التعليم والتدريب عن طريق الشبكات، وذلك للمستفيدين الذين يحتاجون إلى مثل هذا التعليم والتدريب في الظروف التي يرونها ملائمة في منازلهم أو أماكن عملهم، في شكل التعليم المعتمد على الحاسوب أو البرمجيات الأخرى المعتمدة على الوسائط الفائقة. ولا يزال التفاعل بين المكتبي والمستفيد قائماً، إلا أنه يصبح هنا لا تزامنيا، فالمستفيد يمكن أن ينتهي على سبيل المثال من أحد قطاعات البرمجيات التعليمية في المنزل، ويبعث بالتكليف إلى المكتبي بواسطة بروتوكول تراسل الملفات (FTP) عبر الإنترنت، ويقوم المكتبي بمراجعة التكليف وما يتصل به من أسئلة في يوم العمل التالي، ويسجل الإجابات أو النصائح، ثم يعيد العمل إلكترونياً إلى المستفيد.
4- زيادة الحاجة إلى تعليم المستفيدين كيف يمكن أن يصبحوا أكثر فاعلية، وأكثر كفاءة
5- زيادة حاجة المستفيدين أن يصبحوا أكثر اعتماداً على أنفسهم في البحث عن المعلومات.
6- وكنتيجة لكل ذلك فقد أصبح تدريب المستفيدين واحداً من أكثر عناصر الخدمات المكتبية أهمية نظراً للتأثيرات المستمرة للتقنيات والظروف الاقتصادية الضاغطة، والاتجاه السائد نحو الاعتماد على النفس، وتعامل المستفيد النهائي مع مصادر المعلومات بنفسه.
مجالات تدريب المستفيدين:
يمكن للبرنامج واسع المدى لتعليم المستفيدين من المكتبات أن يشتمل على الآتي :
1- الإفادة من الوسائط الإلكترونية الجديدة والمتجددة باستمرار
2- تطبيق مبادئ التفكير النقدي للمعلومات
3- إكساب الأعداد المتزايدة من المستفيدين المزيد من المهارات
4- مساعدة المستفيدين في الإفادة المتعمقة من خدمات الاستخلاص والتكشيف المعقدة
5- يمكن للتركيز أن يتجه نحو حل المشكلات، من خلال الوصول إلى المعلومات، لا نحو تملكها
6- التدريب لمساعدة المستفيدين لكي يصبحوا أكثر اعتماداً على أنفسهم في البحث عن المعلومات واسترجاعها. ويمكن للمستفيدين أن يصبحوا قادرين على تحقيق ذلك بالإفادة من النظم التي يمكن التعامل معها بسهولة ويسر.
7- إتقان أسلوب استراتيجيات البحث الذي يكفل للمستفيدين القدرة على البحث عن المعلومات.
8- ولما كانت الإفادة من الشبكات والمعلومات الإلكترونية في تزايد مستمر، فإن المكتبيين يعملون على تدريب المستفيدين كيفية تحقيق التكامل بين إفادتهم من المواد المطبوعة التقليدية وإفادتهم من المصادر الإلكترونية المحوسبة.
تدريب المستفيدين عن بعد:
يمثل تدريب المستفيدين عن بعد تحديا، وفي الوقت نفسه فرصة للوصول إلى قطاعات جديدة من المجتمع. ومع تطور مقومات التعامل عن بعد مع الفهارس المتاحة على الخط المباشر، بدأ كثير من المكتبات الاضطلاع بقدر من المسئولية تجاه تدريب المستفيدين كيفية تنفيذ إجراءات الاتصال وكيفية البحث في الأدوات بمجرد أن يتم الاتصال بها بنجاح.
وقد بدأت �
ساحة النقاش