أن تكون خطة العمل القاعدة التي يقوم عليها أي عمل يعني أن قوة وصمود واستمرارية وصحة هذا العمل تتصل مباشرة وبشكل وثيق مع هذه القاعدة، فإن كانت هشة ظهر العمل هشاً وقد ينهار في أية لحظة، وإن كانت قوية بدا العمل متماسكاً قوياً يطرح ثماراً ناضجة.

نوضح لك الأسباب التي تجعل حاجتك ملحة لخطة عمل قوية، والخطوات التي يتوجب عليك اتخاذها قبل الإقدام على كتابة خطة عمل، ومن ثم الأسئلة التي يمكن أن تطرحها على نفسك وأنت تكتب تحليلاً لخطة عملك المنافسة ، وأخيراً وليس آخراً الأخطاء الخمس القاتلة التي ترتكب في خطة العمل.

بداية... ما هي الأسباب التي تجعلك تحتاج إلى خطة عمل قوية؟

إضافة إلى ما ذكرناه من أهمية خطة العمل كقاعدة أساسية يقوم عليها أي عمل من الأعمال، تعتبر خطة العمل مقياساً لأداء شركتك في مسيرتها نحو الهدف المنشود.

يمكننا تحديد عشرة أسباب تجعلك بحاجة إلى وضع خطة عمل قوية:

1- جذب العملاء: قبل أن يصبح بمقدور العملاء أو المستثمرين تقرير ما إذا كانوا سيدعمون عملك مالياً أم لا، هم يحتاجون إلى الإطلاع على مقومات العمل وتكوين فكرة واضحة عن الطريقة التي ستنتهج في إنجازه، وكيف سيكون صرف استثماراتهم. هم يريدون أن يتأكدوا من أنهم لا يهدرون أموالهم في مشروع عشوائي.

2- رؤيا أفضل لجدوى أفكار العمل التي تطرحها: من خلال كتابة خطة عمل ووضع خطوط لكل ناحية من مناحي العمل يمكنك أن تقرر ما إذا كانت أفكارك قابلة للتطبيق أم لا.

3- تحديد كل منطقة من مناطق العمل: تقدم خطة العمل نظرة عامة لمناحي العمل. هنا يمكن أن تحدد محاور العمليات اليومية للعمل الذي أنت بصدده من حيث: من، متى، أين، ولماذا ، بالإضافة إلى النفقات والفوائد المحتملة.

4- وضع المعالم في مسيرة العمل: أنت لا تزود الممولين من خلال التنبؤ بما سيكون عليه العمل بعد ستة أشهر، سنة أو حتى على مدى خمس سنوات بمعلومات عن مخططات عملك فحسب، بل تضع أمامهم معالم واضحة تغطي مدة إنجاز العمل أو المشروع.

5- المزيد من المعلومات عن السوق: إضافة إلى ما يقدمه لك البحث والتحليل والكتابة عن السوق من فائدة في كتابة خطة العمل، فهو يزود ك برؤيا أعمق وأوضح للسوق بشكل عام.

6- ضمان تمويل أو قروض إضافية: يمكن أن تروج خطة العمل الخاصة بك التي تنطوي على التزامك بتحقيق الأهداف المحددة، وتعرض لمخطط نمو الشركة وحاجتها إلى تمويل إضافي.

7- تحديد حاجاتك المالية: تجبرك عملية كتابة خطة العمل على تحليل وضعك المالي.

8- اجتذاب الأفراد من المستوى الراقي: خطة العمل تعطي الأشخاص الموهوبين فكرة عن العمل الذي تطرحه وبالتالي يكون لديك فرصة لاحتواء هذه الشريحة من المجتمع.

9- مراقبة عملك: تعمل خطة العمل كمراقب لمسيرة العمل الذي اخترت الانخراط به.

10- وضع خطة طوارئ: في حين تتضمن خطط العمل بعضاً من خطط الطوارئ، يصبح بإمكانك من خلال توفر هذه الخطط لديك أن ترى كيف وأين يمكنك أن تقوم بالتغييرات اللازمة بشكل سريع نسبياً وعندما يكون الأمر ملحاً.

الخطوات التي يتوجب عليك اتخاذها قبل الإقدام على كتابة خطة عمل:

ضع قائمة بأهدافك عند بداية العمل وأين تريد أن يصل بك هذا العمل بعد عدة سنوات، وقد يتولد لديك عندما تشرع بوضع خطة عمل شعور بالتوتر أو الرهبة، لذلك يبدو مفيداً أن تقتطع بعضاً من الوقت في التحضير من خلال الخطوات العشر التالية:

1- اسأل نفسك لماذا تكتب خطة عمل، هل هدفك زيادة رأس المال أم أنك تكتبه كدليل يقود مسيرة العمل؟

2- ضع قائمة بأهدافك عند بداية العمل وأين تريد أن يصل بك هذا العمل بعد ثلاث أو خمس سنوات؟

3- حدد الشريحة المستهدفة.

4- ضع جدول محتويات بحيث تحدد المناطق التي تحتاج فيها إلى المزيد من البحث والحصول على بيانات إضافية لدعم مشروعك.

5- ضع جدولاً بالمعلومات التي تحتاج إلى إجراء بحث حولها . على سبيل المثال أنت تحتاج إلى إحصائيات سكانية حول الشريحة التي تستهدفها، إحصائيات تتناول منافسيك، السوق، إلى ما هنالك...

6- ضع قائمة بمصادر البحث التي يمكنك الاستعانة بها، سواء كانت مراجع، أو أشخاص، أو مواقع إلكترونية.

7- ضع قائمة بأفراد فريق الإدارة لديك. فإذا كنت غير متأكد من صلاحية أحدهم، فالوقت الآن هو الأنسب لتتخذ قرارك فيما إذا كان من المفيد إبقاءه ضمن الركب أم إبعاده. اجمع معلومات وافية عن كل فرد من هذا الطاقم أو الفريق.

8- ابدأ بتجميع المستندات المالية الرئيسية لديك. فيما بعد يمكنك أن تقرر أي منها تلزمك في وضع خطة العمل.

9- اقرأ نماذج عن خطط العمل . بما أن الكثير من خطط العمل قد وضعت قبل خطتك التي أنت بصددها، فليس من الضروري أن تخترع العجلة من جديد. اطّلع على خطط عمل قريبة إلى ما تود وضعه . كما يمكنك أن تستفيد من خبرة أصحاب الأعمال في تخطيطهم لأعمالهم.

10- حدد البرنامج الذي ستكتب عليه خطة عملك. يمكن أن تستخدم أي برنامج انطلاقاً من الوورد word وصولاً إلى برنامج خطة العمل المتخصص. عليك أن تقرر أي منها يناسبك حسب راحتك في التعامل مع هذه الأنواع من البرامج.

عندما تنتهي من ترتيباتك، اشرع في وضع خطة العمل مع إدراكك بأنها عملية قابلة للتطوير.

قد يستغرق وضع خطة عمل عدة مسودات قبل أن تصل إلى صيغة خطة عمل مقبولة، نهائية ومعتمدة.