مفهوم تنظيم المكتب:
إعداد المكاتب وتجهيزها وتزويدها بالأفراد والأثاث اللازم لإنجاز العمل.



مدير المكتب:
هو سكرتير يتخصص بعمل مكتب الرئيس ويعتبر من مراكز القوة بالمنظمة ويتمتع بمكانة عالية ونفوذ ملحوظ بصفته يعمل مع الرئيس.



ولذا يجب أن يتميز :
1ـ بالعدالة.
2ـ عدم استغلال السلطة.
3ـ عادة ما يفوض الرئيس بعض مهامه لمدير المكتب.



تعريف المكتب:
المكان الذي تنجز فية الأعمال المكتبية المختلفة.



دور المكتب:
حتى يؤدي المكتب الدور المطلوب منه فأنه يطلب منه أن يحقق مايلي:
1ـ أن يكون قناة إيجابية فاعلة لنقل وتبادل المعلومات بين وحدات المنظمة وبين المنظمة والمنظمات الأخرى.
2ـ أن يدير نظام معلومات المنظمة بشكل فاعل من حيث حفظ المعلومات على أسس علمية وتزويد المستفيدين بها عند الطلب.
3ـ تحقيق أهداف المنظمة.



صفات مدير المكتب:
ليكون مدير المكتب قادارً على القيام بعمله فإن عليه أن يكون قادراً على القيام بما يلي:
1ـ القدرة على تحديد المشكلات ومواجهتها.
2ـ القدرة على تحليل المشكلات وتلخيصها.
3ـ التمتع بمهارة الإتصال الفعال مع الآخرين.
4ـ إجادة العمل الفني المكتبي.
5ـ الأمانة وحسن الخلق.
6ـ المحافظة على سرية العمل.
7ـ الإهتمام بمظهره حيث أن ذلك يعطي انطباعا عن المنظمة.



عناصر الأعمال المكتبية:
في أي منظمة عامة كانت أو خاصة هناك ثلاثة عناصر رئيسية للأعمال المكتبية لكي تقوم المظمات بالإنتاج المطلوب وهذه العناصر
هي على النحو التالي:
1ـ العاملون الذين يؤدون الأعمال وفقا لأهداف المنظمة المحددة مسبقا.
2ـ التجهيزات والمواد التي يحتاج إليها العاملون لإنجاز أعمالهم.
3ـ الأنظمة والقوانين واللوائح.



أهمية تنظيم وتنسيق المكتب:
تبرز أهمية تنظيم وتنسيق المكاتب من خلال العناصر التالية:
1ـ تحديد واجبات الوظائف المختلفة وتحديد المعايير التي على أساسها يتم اختيار شاغلي هذه الوظائف.
2ـ التنسيق بين الوظائف والأنشطة المكتبية.
3ـ تحديد قنوات الإتصال داخل المكتب.
4ـ تحديد السلطة والمسئولية للقائمين بهذة الوظائف.
5ـ تسهيل وتحسين إجراءات سير العمل بما يحقق زيادة الإنتاجية.


خطوات تنظيم المكاتب:
1ـ معرفة الهدف المراد تحقيقه.
2ـ تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الهدف.
3ـ تجميع النشاطات المتشابهة في وحدات إدارية واحدة.
4ـ تقدير حجم العمل.
5ـ تحديد العلاقات الوظيفية.
6ـ تحديد الأعمال والواجبات المطلوبة.
7ـ تحديد أنواع وكميات الآلات والأجهزة المكتبية اللازمة لإنجاز العمل المطلوب.
8ـ إنشاء هيكل تنظيمي يبين الوحدات الإدارية وكذلك خطوط السلطة.