الدورة المستندية في مختلف البيئات الإدارية

مــــقـــدمــــة

الوثائق الإدارية شكل من أشكال المعلومات , وهي تستمد أهميتها من طبيعتها الخاصة التي تنفرد بها عن سائر أوعية المعلومات , فهذا النوع من الأوعية ينتج بطريقة رسمية لخدمة أغراض إدارية تحكمها القوانين واللوائح , كما يتم استبقاؤه داخل المؤسسات والهيئات والأجهزة الإدارية , وكذلك يتم استرجاعه وإتاحة معلوماته حسب القواعد والقوانين .
وتتميز الوثائق الإدارية باحتوائها على معلومات على درجة عالية من الصحة , يمكن الوثوق بها والاعتماد عليها كمصدر هام من مصادر المعلومات للإدارة والبحث .
ومما لاشك فيه أن توفير البيانات والمعلومات بالقدر المناسب وبالمستوى المناسب يعد حجر الزاوية في نجاح أي مشروع , إذ أنها تمثل المادة الخام التي تبنى عليها المواقف واتخاذ القرارات .

المعلومات والمجتمع

المعلومات ليست اختراعاً عصرياً , وإنما هي أهم سلاح استخدمه الإنسان في مواجهة تحديات الحياة على مر العصور .
ومما لاشك فيه أن هناك تفاوتاً من عصر إلى عصر ومن مجتمع لآخر في استثمار المعلومات . فإذا تتبعنا منحنيات ازدهار الحضارات وانهيارها فسوف يتبين لنا الارتباط الوثيق بين عوامل الازدهار بكل مظاهره ومجالاته وعوامل الانهيار من جهة , والحرص على استثمار ثروة المعلومات من جهة أخرى , لأن استثمار المعلومات يعني الرشد والصواب , بينما يعني تجاهلها الخلط والاضطراب . ولا مبالغة في القول بأن المعلومات هي الأساس في انقسام الدول في عالمنا المعاصر إلى فئتين ؛ دول متقدمة وأخرى متخلفة .

عصر المعلومات

يرجع سبب تسمية عصرنا الحاضر بأنه عصر المعلومات أو مجتمعنا المعاصر بأنه مجتمع المعلومات ؛ أن البشرية قد مرت بعدة مراحل واضحة المعالم في تطورها , حيث تسمى المرحلة التي كان الانسان يعتمد فيها على المواد الخام الأولية بالمجتمع ما قبل الصناعي , ثم جاءت بعد ذلك مرحلة المجتمع الصناعي الذي نتج عن إحلال الأدوات الآلية محل الأدوات اليدوية , وما ترتب على ذلك من نمو الإنتاج الصناعي . أما المرحلة الثالثة والتي نعيشها الآن فهي المجتمع ما بعد الصناعي الذي يدور في فلك المعلومات . ومن هنا نطلق على مجتمع ما أنه مجتمع معلومات إذا تميز بوسائل اتصال تفاعلية مع انتشار غير محدود , إنه ذلك المجتمع الذي يتعامل مع المعلومات بأسلوب مستمر , متطور وفعال . ولا شك أن هذا المجتمعات هي التي تبقى وتزدهر وتحقق نتائج إيجابية لمواطنيها ذلك أنها تبقيهم على اتصال مستمر بكل ما هو جديد في العالم بما يحويه من ثورات علمية واجتماعية وثقافية وسياسية . ونتيجة لازدياد الحديث عن المعلومات أصبح يطلق على مجتمعنا المعاصر مجتمع المعلومات وعصرنا الحاضر بعصر المعلوماتية .

الحاجة إلى المعلومات

إننا نستفيد من المعلومات أياً كان مصدرها في كل خطوة نخطوها فإذا ما نظرنا للنشاط البشري باعتباره سلسلة متصلة من القرارات فإننا نحتاج إلى المعلومات في المراحل الرئيسية التالية :
1- إدراك الظروف المحيطة بنا سواء في حياتنا الخاصة أو في حياتنا العامة , وسواء كنا في مجال الإدارة على اختلاف مجالاتها ومستوياتها , أو في مجال البحث العلمي , أو في مجال الدفاع الوطني والأمن القومي .
2- إدراك ما يطرأ على الظروف المحيطة بنا من تغير , والتعرف على أبعاد هذا التغيير وطبيعته .
3- التعرف على سبل التعامل مع هذا التغير أو تطويقه أو التأقلم معه , إلى غير ذلك من البدائل المختلفة حسبما تملي ظروف الموقف .
4- تحديد البديل المناسب واتخاذ القرار بشأنه .
5- تنفيذ القرارات .
6- متابعة نتائج التنفيذ .

أهمية الوثائق والمعلومات في الأجهزة الحكومية

تنبع أهمية الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية من عدة عوامل أهمها ما يلي :
1. أنها تحتوي على معلومات رسمية موثقة وموضوعية وغير متحيزة .
2. أنها تحتوي على معلومات أولية لها الأسبقية في البحث .
3. أن الوثائق الحكومية تصدر لتنظيم عمل معين وليست للنشر التجاري الذي يستهدف الربح .
4. الوثائق والمحفوظات هي ذاكرة الأمة التي تحكي نشأتها وتاريخها والظروف التي مرت بها وتطورها , لذلك تعتبر من الآثار المنقولة التي لا يمكن التصرف بها أو تصديرها خارج البلاد .
5. تحفظ حقوق الدولة وتنظم علاقتها بالمواطنين .
6. تنظم علاقة الدولة بالدول الأخرى عن طريق الاتفاقيات والمعاهدات الفردية والإقليمية والدولية .
7. تحتوي على معلومات يرجع إليها في فض المنازعات الإقليمية والدولية على الحدود والأراضي والمنشآت .
8. أنها تحفظ حقوق المواطنين وتنظم شؤونهم .
9. تحتوي على معلومات مهمة تساعد في اتخاذ القرارات الإدارية ومشاريع الإصلاح الإداري .
10. توفر المعلومات عن الجهة التي صدرت منها وسيرتها العلمية والصعوبات التي تواجهها والبرامج التي تبني عليها خططها .
11. الوثائق والمحفوظات أدوات ومراجع وأدلة تساعد في أداء الأعمال والإجراءات المكتبة .
12. تستخدم في الرقابة على الأعمال الإدارية والمالية .
13. تستخدم في إعداد التقارير والإحصائيات عن الجهة الحكومية وذلك بعد الرجوع إلى الوثائق السابقة .
14. الوثائق والمحفوظات تحتوي على معلومات يحتاجها الخبراء والمستشارون ورجال القانون والمتخصصون في مجالات متعددة , وذلك للبحث في القضايا الشرعية والإدارية والمالية .
15. تستخدم الوثائق والمحفوظات في المجالات الأكاديمية وذلك في التدريس والتدريب على أعمال معينة كالقضايا الشرعية والإدارية والرقابة المالية .
16. تحكى السيرة الذاتية والحياة العلمية لبعض الأفراد في الدولة ومناصبهم وانجازاتهم .

أنواع وأشكال الوثائق في الأجهزة الحكومية

هناك عدد من العوامل التي يمكن على ضوئها تقسيم الوثائق والمحفوظات بشكل عام دون التركيز على محتواها الموضوعي وصفاتها الشكلية . ومن هذه العوامل :
- الهدف من الوثيقة .
- قيمة المعلومات التي تحتويها الوثيقة .
- مصدر الوثيقة .

ويمكن توضيح هذه التقسيمات على النحو التالي :
1/ من حيث قيمة المعلومات يمكن تقسيم الوثائق إلى :
- وثائق حيوية .
- وثائق مهمة .
- وثائق مفيدة .
- وثائق غير أساسية .

2/ ومن حيث الثقة بالمعلومات وصحتها يمكن أن تكون الوثائق :
- وثائق رسمية .
- وثائق شبه رسمية .
- وثائق غير رسمية .

3/ من حيث مصدر الوثيقة فهي إما :
- حكومية .
- غير حكومية .
- شخصية .

4/ من حيث مستواها الإداري فهي :
- تنظيمية (تشريعية) .
- تنفيذية .
- إجرائية .
- إثباتية .

5/ من حيث موضوع الوثيقة والغرض منها فهي :
- إدارية .
- سياسية .
- مالية .
- إجتماعية .
- اقتصادية .
- عسكرية .
- فنية .
- وغيرها .

6/ من حيث نشاط الوثيقة وتداولها فهي :
- نشطة .
- متوسطة النشاط .
- غير نشطة .

7/ من حيث عمرها الزمني فهي :
- دائمة الحفظ .
- مؤقتة الحفظ .

8/ من حيث سرية الوثيقة فهي :
- سرية , أو سرية جداً .
- محدودة التداول أو الإطلاع .
- غير سرية .

المعلومات واتخاذ القرار

تمثل المعلومات ركناً أساسياً في اتخاذ القرار على أسس موضوعية وسليمة , وتمر المعلومات التي تحتاجها المستويات الإدارية المختلفة بمجموعة من الخطوات تتضمن إنتاج وتوصيل واستخدام هذه المعلومات .
ولا شك أن توفر المعلومات أمام متخذ القرار يساهم في تسهيل عملية قياس العائدات الخاصة بمسارات العمل البديلة , وفي درجة المعرفة لديه , بحيث تقلل من حالات عدم التأكد من وقوع حالات الطبيعة , وتزيد من فرص اتخاذ القرارات والاختيار بين المسارات البديلة للعمل على أسس رشيدة .
ومن البديهي أن المعلومات الإدارية التي تلزم المسئولين , هي تلك البيانات الأساسية التي سجلت في مجموعة من المستندات الرسمية تسمى الوثائق الإدارية بما تضمه من سجلات وأوراق متفرقة تجمع في ملفات , وهي التي تكون "ذاكرة كل جهاز , حتى ليعتذر البت في موضوع دون الرجوع إلى الملف الخاص به" .

المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات

المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات , والمتمثلة في الوثائق الإدارية , يجب أن تجمع وتعالج وتحفظ وتبلغ بواسطة شبكة من الأنشطة الإدارية التي تنتشر في كل ركن من المؤسسة , وتشمل كثيراً من العلاقات الخارجية أيضاً . وعندما تكون المعلومات كاملة , ومضبوطة ومتجددة ؛ فإن معدل القرارات التنفيذية يمكن أن يكون كبيراً , وعندئذ يمكن القول إن المعلومات قد استخدمت بطريقة منطقية . وعندما تكون المعلومات غير وافية , وغير دقيقة , ومستهلكة وقديمة , فإن القرارات لا يمكن أن تكون جيدة .

تعريف الدورة المستندية للوثائق الإدارية

الدورة المستندية للوثائق الإدارية : هي مجموعة الإجراءات والمراحل التي تمر بها المكاتبات الواردة إلى الجهة , منذ ورودها حتى حفظها بملف موضوعها , وكذلك المكاتبات الصادرة عن الجهة منذ إعدادها حتى خروجها من الجهة . وليس المقصود بالمكاتبات هنا المراسلات فقط وإنما كل ما يرد إلى الجهة أو الإدارة من المستندات .

دورة الوثائق الإدارية

تمر الوثائق الإدارية بدورة منظمة تبدأ من إنتاجها وتنتهي بإتلافها , ويمكن تقسيم هذه الدورة إلى المراحل التالية :
1- مرحلة التكوين :
تتكون الوثائق نتيجة للممارسات الإدارية في الأجهزة الحكومية , وهي بهذا ليست هدفاً في حد ذاتها ولكنها وسيلة لحفظ المعلومات كما أنها أهمية عن المعلومات , فهي الناقل الوسيط والوعاء الحامل الذي يمكن عن طريقه تيسير المعلومات للمستفيدين منها بالشكل والوقت المناسب .

2- مرحلة الاستقدام :
ويستفاد من الوثائق في تنظيم الأعمال وتحديد الإجراءات في مدة نشاطها . والوثائق النشطة هي التي مازالت بالفعل القانوني تحدد أو تنظم عملاً ما . وبمعنى آخر في الوثائق التي مازال استخدامها جارياً . وتخضع الوثائق في مدة استعمالها إلى تنظيم محدد ينسجم مع النظم السائدة في الجهاز . وهذا يساعد على تحقيق الوثائق لأهدافها . وليس من الضروري أن يكون تنظيم الوثائق أثناء استعمالها متشابهاً في كل الأجهزة الحكومية , فقد نجد اختلافاً في تنظيمها وفقاً لظروف كل جهاز وإمكاناته وطبيعة المادة الوثائقية .

3- مرحلة التقويم :
تعد إجراءات التقويم من الإجراءات المعقدة , لكونها لم تقنن وفق معايير ثابتة ومحددة . ولذا نجد اختلافات واضحة بين الدول , ومن ثم فهي من الإجراءات المتغيرة وفقاً للظروف والاحتياجات , وتقويم الوثائق يعني تحديد أهميتها لأغراض حفظها وإتلافها , ومن خلال مناهج التقويم يستطيع المختصون تحديد قيمة الوثائق من حيث كونها ذات أهمية إدارية , أو مالية , أو قانونية , أو أرشيفية , أو تاريخية , وهكذا .

4- مرحلة الحفظ :
مرحلة الحفظ من أهم مراحل دورة الوثائق , وهي لا تتأتى بدون نظام جيد للتصنيف والترتيب , علاوة على مكان مناسب يحقق متطلبات السلامة والأمن .
ومن الأمور الرئيسة في مرحلة الحفظ , وجود لوائح -جداول- تحدد العمر الزمني للوثائق , وأسلوب حفظها , ويتم إعداد هذه اللوائح بشكل دوري وفقاً للمتغيرات الطارئة . ويخضع تطويرها لعدد من الاعتبارات أهمها :
- تحديد قيمة الوثائق ( حيوية / مهمة / مفيدة / غير أساسية ) .
- تحديد نشاط الوثائق ( نشطة / متوسطة النشاط / غير نشطة ) .
- تحديد غرض الوثائق ( إدارية / مالية / فنية / أرشيفية ) .
- تحديد عمر الوثائق ( دائمة الحفظ / مؤقتة الحفظ ) .
- تحديد المعنيين بهذا العمل .
- اعتماد اللوائح من المسئول الأول في الجهاز .

5- مرحلة التحويل :
تحويل الوثائق يعني نقلها من مكان لآخر , كأن تنقل من الحفظ النشط إلى غير النشط , أو من الحفظ المؤقت إلى الحفظ الدائم . ويتم تحديد الوثيقة وفقاً لما هو محدد في لوائح الحفظ وجداوله وبرامج التحويل , ويكون هذا من الإدارة المنتجة إلى مركز المحفوظات الوسيط -في الجهاز نفسه- أو إلى المحفوظات المركزية . وتختلف الأجهزة الحكومية في مناهج التحويل وأساليبه , فبعضها ينفذ إجراءات التحويل وفقاً لمنهج ثابت ومحدد معتمداً في ذلك على نموذج واحد , والبعض الآخر يرى العكس , فيفضل أسلوب الاختيار بين عدة نماذج , ويعرف هذا الأسلوب " بالدوري " ويتصف بالصعوبة والتعقيد , عكس المنهج الثابت الذي يتصف بالسهولة والوضوح .

الإجراءات التي يجب إتباعها بالنسبة للمكاتبات الواردة

1. يقوم موظف الوارد في بسكرتارية مركز المعلومات الإدارية بدور حلقة الاتصال بين الإدارات المختلفة للجهة التابع لها وبين الهيئات والجهات الخارجية بالنسبة لاستقبال المكاتبات الواردة . أما المكاتبات الداخلية بين الإدارات فهي مسئولية مساعدي أخصائي التوثيق بالإدارة .
2. عند ورود المكاتبات للهيئة , يقوم موظف الوارد بسكرتارية المركز بفرزها , وفض مظاريفها , ووضع بصمة ختم الوارد على ظهر كل مكاتبة وتسجيل تاريخ الورود داخله .
3. يقوم موظف الوارد بمركز المعلومات الإدارية بعرض المكاتبات على مدير إدارة التوثيق بالمركز لتوجيهها إلى الإدارة المختصة , بكتابة أسم الإدارة داخل بصمة الختم .
4. يقوم موظف الوارد بتجميع مكاتبات كل إدارة معا , ويبدأ في إعطائها أرقاماً مسلسلة , ثم تسجيلها على بطاقة استلام المكاتبات الواردة .
5. يقوم أحد موظفي الخدمات المعاونة بتسليم المكاتبات الخاصة بكل إدارة إلى مساعد أخصائي التوثيق بالإدارة , على أن يوقع كل منهم أمام المكاتبات الخاصة بإداراته في بطاقة الاستلام .
6. تعاد بطاقة استلام البريد الوارد إلى موظف الوارد بمركز المعلومات , الذي يقوم بحفظها في درج خاص مرتبة زمنها .
7. المكاتبات الواردة التي لها درجة من درجات السرية (سري - شخصي - سري جداً - سري للغاية - محظور الاطلاع عليه) , يقوم موظف الوارد بتسليمها إلى الموظف أو الإدارة المذكورة على المظروف مباشرة وفي الحال , دون فض مظاريفها أو الاطلاع عليها , وعليه تسليمها ليد المسئول والحصول على توقيعه باستلام على بطاقة استلام المكاتبات الواردة .
8. يقوم مساعد أخصائي التوثيق في كل إدارة بفحص المكاتبات الواردة التي تسلمها , وتسجيلها في سجل الوارد الخاص بالإدارة .
9. يقوم مساعد أخصائي التوثيق بعرض المكاتبات الواردة يوما بيوم على رئيس الإدارة التابع لها لاتخاذ الإجراء المناسب , وإذا وجد المساعد أنه يلزم للرد على المكاتبة الرجوع إلى مستندات سابقة أو ملف معين , فعليه أن يجهزه , ثم يقدمه إلى رئيس الإدارة مع المكاتبة توفيراً للوقت .
10. إذا احتاج الرد على مكاتبة ما طلب مستندات من مركز المعلومات , أخصائي التوثيق أن يقوم باستعارة هذه المستندات من المركز إذا كانت موجودة , أو الحصول على نسخة ورقية مصورة منها , إذا كانت قد سجلت ميكروفيلمياً .
11. بعد اتخاذ الإجراء المطلوب حيال المكاتبة الواردة , يقوم مساعد أخصائي التوثيق بالإدارة بتصنيفها وحفظها بملف موضوعها طبقاً للإجراءات المبينة في هذا الدليل , على أن يثبت الإجراء الذي تم اتخاذه حيال كل مكاتبة في سجل الوارد الخاص بالإدارة , وفي الخانة المعدة لبيان المتابعة .
12. بالنسبة للمكاتبات التي تم توجيهها إلى إدارة غير مختصة بطريقة الخطأ , على مساعد أخصائي التوثيق في هذه الإدارة إعادتها إلى موظف الوارد بسكرتارية مركز المعلومات الإدارية في نفس اليوم حتى يمكن إرسالها إلى الإدارة المختصة , ويراعى عدم تسجيلها في سجل الوارد لديه , وكذلك مراعاة قيامه بشطب توقيعه الموجود على بطاقة استلام الوارد بالمركز .

الإجراءات التي يجب إتباعها حيال المكاتبات الصادرة

1- يقوم رئيس الإدارة بالإشراف على إعداد الردود على المكاتبات الواردة إليه , أو المكاتبات التي يريد رداً عليها , أو المكاتبات التي يريد إبلاغها , ويسلمها جميعاً إلى مساعد أخصائي التوثيق في إدارته .
2- يقوم مساعد أخصائي التوثيق بتسجيل هذه المكاتبات في سجل الصادر الخاص بالإدارة وتسليمها إلى الإدارة المختصة مباشرة , إذا كانت داخل الهيئة , أو إرسالها بالبريد إذا كانت لجهة خارجية , مع الاحتفاظ بنسخة منها في ملف موضوعها خلال سنة التداول .
3- المكاتبات الصادرة التي تتطلب العرض أو التوقيع من الرئاسة العليا للهيئة , يقوم مساعد أخصائي التوثيق بتسليمها إلى مكتب الرئيس المختص بعد قيدها في سجل صادر الإدارة . ويتولى مكتب الرئيس عرضها عليه وإرسالها بعد ذلك إلى مركز المعلومات الإدارية لتصديرها .
4- يقوم مركز المعلومات الإدارية بإرسال نسخة من المكاتبات الصادرة المشار إليها في الفقرة السابقة إلى الإدارة صاحبة الموضوع لحفظها في ملف الموضوع خلال سنة التداول .
6- على مساعد أخصائي التوثيق في الإدارة متابعة الإفادات التي ترد بشأن المكاتبات الصادرة وتسجيل ذلك في بيان المتابعة في سجل صادر الإدارة .

الــخــاتــمـــة

تناولت هذه الصفحات عدداً من الموضوعات التي تبين مدى أهمية المعلومات في جميع مجالات الحياة. فتطرقت عن المعلومات والمجتمع , وعن حاجتنا إلى المعلومات , وعن أهمية وأنواع وأشكال الوثائق والمعلومات في الأجهزة الحكومية , وعن مدى تأثير المعلومات على اتخاذ القرارات , وبينت نوعية البيانات التي نحتاجها لكي نتخذ قرار , ثم عرفت الدورة المستندية للوثائق الإدارية, وبينت مراحلها المتعددة , ثم تطرقت للإجراءات التي يجب إتباعها بالنسبة للمكاتبات الواردة والصادرة .