التعامل مع الملفات

أنواع مستندات Word:

يوجد العديد من مستندات Word يمكن البدء منها:

• مستند فارغ:   ابدأ بمستند فارغ عندما تريد إنشاء مستند تقليدي مطبوع.
• صفحة ويب:  استخدام مستند ويب عندما تريد عرض محتويات المستندات على إنترانت أو إنترنت في مستعرض ويب. يتم فتح صفحة ويب في عرض تخطيط ويب. يتم حفظ صفحات ويب في تنسيق HTML.
• رسائل البريد الإلكتروني :  إذا قمت باستخدام Outlook 2000 أو Outlook Express، استخدم رسالة بريد إلكتروني عندما تريد تأليف وإرسال رسالة أو مستند إلى الآخرين بشكل مباشر من Word. تتضمن رسالة بريد إلكتروني شريط أدوات مغلف بريد إلكتروني بحيث يمكنك تعبئة أسماء المستلمين وموضوع الرسالة، وتعيين خصائص الرسالة، ومن ثم إرسال الرسالة.

تدريب عملي: افتح صفحة جديدة في البرنامج. قم بطباعة المستند التالي:

العمل بواسطة إطارات المستندات:

عندما تقوم بإنشاء مستند أو فتحه في Word، يفتح المستند في إطار منفصل. يمكنك التبديل بسرعة من مستند إلى آخر عن طريق النقر فوق زر المستند الموجود على شريط المهام أو عن طريق ضغط ALT+TAB. يمكنك أيضاً عرض مستندات متعددة مفتوحة في Word في نفس الوقت باستخدام الأمر ترتيب الكل (قائمة إطار)

حول تنسيقات الملفات في Word 2000:

فهم تنسيقات الملفات :

تنسيق الملف هو الطريقة التي يتم فيها تخزين المعلومات فيه بحيث يمكن لبرنامج فتح الملف وحفظه. ويشار إلى تنسيق الملف بملحق من ثلاثة أحرف بعد اسم الملف. مثلاً، عندما تحفظ مستنداً جديداً في Microsoft Word 2000، يقوم Word بتخزينه في تنسيق Word 2000 مع ملحق الملف doc. إذا كنت تريد تحويل مستند إلى تنسيق آخر بحيث يمكنك أنت أو أي شخص آخر فتحه في برنامج آخر أو في إصدار سابق لـ Word، يمكنك تحديد تنسيق ذلك الملف عند حفظ المستند.

ما الجديد في أدوات التدقيق اللغوي؟ :

تصحيح الإملاء والنحو تلقائياً : 

لإصلاح الأخطاء الإملائية والنحوية دون الحاجة إلى تأكيد كل تصحيح، قم باستخدام ميزة التصحيح التلقائي. في Word 2000، لدى التصحيح التلقائي طاقة أكبر لإصلاح الأخطاء الإملائية الأكثر شيوعاً تلقائياً.   تدقيق إملائي ونحوي أثناء الكتابة  للتدقيق بحثاً عن الأخطاء الإملائية والنحوية في الخلفية، قم باستخدام التدقيق الإملائي والنحوي. أثناء الكتابة، يدقق المدقق الإملائي والنحوي النص ثم يضع علامات تشير إلى الأخطاء المحتملة بتسطير مائج. لتصحيح خطأ، اعرض القائمة المختصرة ثم حدد التصحيح الذي تريد.

الـتعامـــل مع الملفـــات الجديدة:

إنشـــاء مستنــد جديـــد :ـ

من مميزات هذا البرنامج إنه عندما يبـــدأ يقوم بفتح مستند جديداً تلقائياً ويسميه (1  Document ) ما لم تطلب منه أن يفتح مستند قديم من المستندات الموجودة مسبقاً ، ويمكنك أن تستخدم هذه الصفحة أو المستند مباشرة . وأما إذا رغبت في إنشاء مستند جديد ، أضغط على مفتاحي Ctrl + N من لوحة المفاتيح ، أو أنقر على رمز مستند جديد      من شريط الأدوات القياسي ، ستجد أمامك مستند جديد مباشرة .

 وعادة البرنامج يقوم بتسمية المستندات الجديد بأرقام متسلسلة تلقائياً ،document 1, document 2 , …وهكذا  ما لم تقم بتسمية المستند بأسماء مختلفة حسب رغبتك ، واحفظه .

حفظ المستندات :ـ

بعد التعديلات والإضافات التي أجريتها على المستند المفتوح يقوم البرنامج بحفظ تلقائي في ذاكرة الجهاز RAM  المؤقتة ولا يحفظها في القرص وهذا فيه مجازفة لأنه يمكن أن تضيع المعلومات من انقطاع التيار الكهربائي لهذا يجب حفظ المستندات بإعطائه أمر الحفظ من قائمة ( ملف ) من شريط الأوامر أو اختيار الرمز   ويجب أن تحفظ المستندات في الأقراص .

حفظ المستـــند لأول مـــرة :ـ

عندما تفتح مستند جديد وتقوم بتحريره يجب أن تحفظه ، بحيث تقوم بتسمية حسب رغبتك وتحفظه في الأقراص . لأن الجهاز عندما يقوم بتسمية المستندات بأسماء  مؤقتة ، وهذه الأسماء المتسلسلة بالأرقام لا تدل على محتويات المستند ، فيجب أن تكون أسماء المستندات قريبة من المحتوى لـتسهيل عملية البحث والفتح مرة أخرى ، ولحفظ المستند اتبع الخطوات التالية :

 1)  اختر أمر ( ملف ) من شريط الأوامر  ومنه اختر ( حفظ باسم ) . ستفتح لك نافذة حوار للخيارات

 1)  استخدم خانة ( حفظ في ) الموجودة في أعلى النافذة لتحديد القرص أو المكان الذي تريد أن تحفظ فيه المستند ( سطح المكتب ، My documents ، في مجلد معين … ) .

 2)  أنقر على مفتاح ( فتح ) على يمنيك في المربع . ليفتح لك البرنامج جميع الأقراص والأجزاء الموجودة في الجهاز .

 3)  اختر القرص المناسب لك ( الصلب أو المرن ) . فسيعرض لك البرنامج جميع المجلدات أو المستندات في القرص المختار في المربع الكبير .

 4)  إذا كنت تريد أن تحفظ المستند في مجلد فرعي . فأنقر فوق هذا المجلد نقراً مزدوجاً سيفتح لك (وورد) جميع المستندات في المجلد .

 5)  أكتب اسم المستند الجديد في خانة (اسم الملف ) …. ستلاحظ في خانة ( أسم الملف ) مكتوباً الفقرة الأولى من المستند ، فإذا كان ذلك مناسباً لك أن تجعله أسم للمستند ، فأنقر على حفظ ما لم أحذفه وأكتب الاسم الجديد لتسمية الملف .

 6)  بعد كتابة اسم الملف ، انقر على خانة ( حفظ)  .

ملحوظــة :ـ

1)إذا كان الاسم الذي كتبته موجوداً مسبقاً فأن (وورد ) سيقدم لك رسالة تنبيه :

2) فهو ينبهك بان هناك مستند بنفس الاسم ، فما عليك إلاّ أن تغير أسم المستند الجديد . فأضغط على (لا) فسترجع بهذه الخطوة إلى نافذة التسمية لتختار أسم آخر للمستند . وإذا أردت أن تنسخ محتويات الشاشة المعدلة إلى نفس الاسم المعروض فأضغط على زر (نعم ) .

حفظ المستــند باسم جديـــد :ـ

إذا حفظت إحدى المستندات باسم معين ثم أردت تغيير هذا الاسم فأتبع الخطوات التالية :

 1)  أختر أمر ( حفظ باسم ) من قائمة ( ملف ) .

 2)  سيفتح أمامك نافذة حوار الخاصة بتسمية الملفات مستعرضة جميع المستندات . اختر اسم الملف أو المستند المراد تغيير اسمه .

 3)  غيّــر اسمه في خانة ( اسم الملف ) .

 4)  ستلاحظ بأن أصبح هناك ملفين بنفس المحتوى ولكن باسمين مختلفين أي المستند بنسختين .

إغلاق المستـــند :ـ

بعد التعديلات والإضافات و التنسيقات الجديدة في المستند يجب عليك حفظها قبل ضياع التعديلات  الجديدة ويمكنك عمل ذلك باختيارك أمر (ملف ) ومنه تختار ( حفظ ) . أو بالنقر على رمز الحفظ   من شريط القياسي أو بالضغط على زر (Ctrl + S  ) من لوحة المفاتيح  .

            وبعد الانتهاء يجب أن تغلق المستند ( طبعاً ) بعد الحفظ والتسمية . باختيارك أمر (إنهاء ) من قائمة  ( ملف ) .

( هناك مفاتيح الاختزال Alt +F4  لإغلاق المستند بعد حفظ التعديلات ) .

فتح مستند موجود :ـ

لتفتح مستند موجود مسبقاً ومحفوظ لإجراء بعض التعديلات والإضافات ، يجب أن تتبع التالي :ـ

  1.  أختر أمر ( أبدأ ) ومنه اختر ( المستندات ) تظهر لك قائمة جانبية مستعرضة جميع الملفات الموجودة في البرنامج .

  2.  اختر اسم المستند المراد فتحه وانقر علية نقرتين .

( سيفتح لك البرنامج المستند المطلوب مباشرة على الشاشة )

أو :ـ 

  1.  اختر  ( البرامج ) من قائمة (ابدأ ) ومنه ( Microsoft Word ) ستظهر أمامك صفحة عمل في برنامج (وورد ) .

  2.  اختر أمر ( ملف ) من شريط الأوامر . ومنه اختر أمر ( فتح )  أو أنقر على رمز الفتح   من شريط القياسي .

ستظهر أمامك نافذة حوار تستعرض المحتوى كلياً اختر منه القرص الذي تم الحفظ فيه ومن ثم المجلد المعني في خانة ( البحث في ) ، أعلى الإطار (فتح ) .

 3.  بعد اختيار للمجلد مثلاً ( My document  ) إذا حفظت فيه أضغط على فتح

 4.  البرنامج سيعرض عليك جميع الوثائق والمستندات الموجودة في هذا المجلد ، اختر أسم المستند المطلوب وأضغط عل ( فتح ).

فتح ملف تم تحريره حديثاً :ـ

إذا رغبت في فتح مستند أو ملف عملت به حديثاً ، ما عليك إلا أن تفتح أمر ( ملف ) من شريط الأوامر ، ستلاحظ في أسفل القائمة أسماء الملفات أو المستندات التي تم العمل فيها حديثاً بحسب ترتيب فتحه أثناء العمل . ما عليك إلا أن تختار اسم المستند المراد فتحه أو الرقم الذي أمام المستند .

بهذا سيفتح لك المستند على الشاشة دون استخدام أمر ( فتح ).

تحــريـــر المستنـــدات

كيــف يظهــر المستند على الشاشــة :ـ

عند طباعة المستند على الشاشة فان البرنامج له وضع افتراضي واختيارات افتراضية بالنسبة للخط Traditional  Arabic والحجم (12) فإذا كان حجم الخط غير واضح بالنسبة لك ، فتستطيع أن تكبر المستند بالنقر على الرمز    الموجود في يمين شريط العنوان عندها سيملأ ( وورد) المستند على الشاشة ، أما إذا كانت النافذة مازالت غير واضحة فيمكنك أن تكبر النسبة عبر اختيار  الرمز الموجود في يمين شريط الأدوات القياسي . وبهذا يمكنك أن تختار النسبة المئوية لتوضيح المستند للطباعة .  ( ملاحظة هامة ) إن تكبير وتصغير النسبة لا يؤثر على حجم الخط الحقيقي للخط عند الطباعة على الطابعة