التحول إلى ممارسة الأعمال الإلكترونية تطلّب مقاييس جديدة لتقديم المحتويات إلى تشكيلة واسعة من المستخدمين من ضمنهم الموظفين، والمزودين والزبائن. الأمر بغاية البساطة، ففي الطرف الأول، هناك محتوى متوفر على المزودات، وعلى الجانب الآخر هناك مستخدمون ينتظرون الحصول على هذه المحتويات، وكل ما نحن بحاجة إليه هو مجموعة من الأدوات التي تستخلص المعلومات من هذه المصادر، وتعمل على إيصالها إلى المستخدم. وهناك مئات من برمجيات إدارة المحتويات، ويعتمد البرنامج الفعّال في إدارة المحتويات على أربعة مكونات: دعم قاعدة البيانات، نظام إدارة سير العمل، دعم التأليف ، نظام النشر.


دعم قاعدة البيانات

قد تبحث عن برنامج إدارة المحتويات الذي تتوفر فيه قاعدة بيانات مبيتة، أو برنامج يوفر أدوات شاملة للعمل مع منتجات إدارة قاعدة البيانات الحالية. فإدارة محتوى قاعدة البيانات تعتمد بشكل نموذجي على النماذج والتصاميم المسبقة التشكيل التي يتم إدخال المحتويات فيها. وتصمم مستندات الويب من المواقع المستنبطة من قاعدة البيانات كما هي مطلوبة من زائري هذه المواقع، مع أقسام محددة للمستندات التي تتطلب قواعد البيانات، واستخلاص البيانات، وعرضها بأقسام مخصصة. وعند تغيير البيانات فإن الموقع يتغير تلقائياً متيحاً الفرصة لإنشاء موقع عملي آخر.


وتتوفر برامج إدارة المحتويات التي تدير المستندات على موقع الويب بأسعار اقتصادية. وفي هذا السيناريو، خاصة في بيئة الأعمال الصغيرة والمتوسطة، بإمكان المستخدمين مجتمعين أو منفصلين إنتاج مستنداتهم، ومن خلال تدفق عمل محدد توضع هذه المستندات على الموقع.


ويعالج التوجه الأخير المحتويات بطريقة محددة، وبينما يهتم النظام الذي يعتمد على المستند بكيفية تناسب المحتويات في الصفحة التي يجب نشرها، بإمكاننا ملاحظة الفرق عند مقارنة المنتجات مثل حلول WebSite Director Pro من شركة سايبر تيم (www.cyberteams.com) ، وبرنامج Eclipse من شركة كريستال للبرمجيات (www.chrystal.com)، حيث يعالج الأول التأليف بشكل رئيسي، كعملية تحرير الصفحة، بينما يتيح الثاني استخلاص المحتويات من قاعدة البيانات، مما يتيح للمؤلفين والمحررين والمدراء التركيز على المحتويات أكثر من تركيزهم على المستند نفسه. وقد لا تحتاج الأعمال الصغيرة إلى هذه الدقة ولكن الأعمال الكبيرة ستحتاجها بالتأكيد.


تدفق العمل

إدارة تدفق العمل هي الميزة العالمية الحقيقية لإدارة المحتويات، وكما هو الأمر بالنسبة للمطبوعات (الكتب، المجلات، التقارير، والكتيبات)، فإن المحتويات تنتقل من التأليف إلى النشر من خلال مهام محددة ومتسلسلة. وهذه المهام تتراوح بين المفهوم الرئيس وحتى المسودات، والتحرير، والموافقات الضرورية التي تنتهي في تقرير النشر.


مع برنامج إدارة المحتويات بإمكانك تأسيس اتجاه سير العمل بالطريقة التي ترغبها، والتي تعكس حقيقة سياسات مؤسستك وتعاملاتك، وحقيقة كل من فريقك المنتج للمحتوى، و عملية إنتاج المحتويات بحد ذاتها. وتقدم جميع حلول إدارة المحتويات مثل هذا التعديل، وفي بعض الأحيان يمكن تصميم تدفق العمل من خلال عملية كتابة النص كما في حلول إدارة المحتويات الإلكترونية من Vignette (www.emiratescomputers.com; www.sts.com.j; www.itworx.com) والتي تستخدمها من قبل البوابة آرابيا.كوم، لتجنب الحاجة لكتابة النصوص. كذلك الأمر بالنسبة للحلول التي تقدمها نوليج فيو (www.knowledgeview.com) والتي اعتمدتها قناة سي إن إن الإخيارية في إدارة محتويات موقعها باللغة العربية على إنترنت.


وينقسم تدفق العمل إلى مناطق رئيسة، ويتم إطلاق أسماء على المراحل مثل ابتكار، استخلاص، تجميع وتوصيل البيانات وهذه المراحل تتعلق بمراحل أخرى متفرعة متعددة، تعتمد على تعقيدات وتأليف وتحرير العمليات. ومن الأفضل أن يكون برنامج إدارة المحتويات قابل للتعديل إلى درجة تكون فيها عملية تدفق العمل مختلفة وذلك حسب اختلاف المستخدمين. كما يجب على المستخدمين أن يكون لديهم أدلتهم الخاصة لاستخدامها في حفظ مشاريعهم غير المكتملة، حيث أنك قد ترغب بتحديد ما سيحصل عندما يتحول كل مستخدم بنقرة بسيطة إلى الخطوة التالية.


كما أنك قد ترغب في توفير نظام أتمتة مختلف لكل مستخدم، ومن المحتمل أن تصادفنا ظروف لا يمكن للشخص المخول القيام بهذه المهمات. فقد يرغب التنفيذيون الكبار، على سبيل المثال إعطاء موافقة نهائية على جميع المستندات، ولكنهم يوافقون فعلياً فقط على 25% أو أقل من هذه المواد. وفي هذه الحالة من الممكن تحويل تصميم تدفق العمل لدى وجود نائب الرئيس، أو قد يحدد انتقال المستند إلى المرحلة التالية تلقائياً في حال عدم إعطاء نائب الرئيس موافقته ضمن فترة محددة.