- المنارة للاستشارات

معلومات عامة عن الابتعاث الخارجي حسب مستوى الدراسة (كل ما تريد معرفته عن الابتعاث الخارجي لجميع المستويات الدراسية جامعي، ماجستير، دكتوراه)

معلومات عامة عن الابتعاث الخارجي حسب مستوى الدراسة

(كل ما تريد معرفته عن الابتعاث الخارجي لجميع المستويات الدراسية جامعي، ماجستير، دكتوراه)

يتناول هذا المقال أهم ما يجب على المتقدم لبرنامج الابتعاث في الخارج معرفته وذلك حول ماهية الابتعاث الخارجي وكذلك ماهية إدارة الابتعاث الخارجي، وبالتالي الأمور التي يجب أن يأخذها الطالب في عين الاعتبار من أجل استيفاء جميع الشروط التي من شأنها أن تسهل الطريق له كطالب مبتعث إلى الخارج، ولا سيما أن لكل مرحلة دراسية أو مستوى دراسي الشروط التي تناسب المتقدمين إليها من خلال برنامج البعثة إلى الخارج، بالإضافة إلى تحديد أهداف برنامج الابتعاث إلى الخارج. وأخيرًا، أهم الارشادات الواجب على المتقدم إلى برنامج الابتعاث الخارجي أن يتبعها.

يعد برنامج الابتعاث الخارجي أحد البرنامج الحديثة التي من شأنها أن تعمل على خلق جو من التنافس البنّاء، ولا ريب أن برنامج الابتعاث الخارجي يكون مدعوم على الصعيد المالي من الدولة أو عدد من الشركات والمؤسسات الكبرى. كما يقوم برنامج الابتعاث الخارجي على تحسين صورة الجامعات والتي بدورها تسعى نحو الريادة؛ لكي يتم تحقيق رغبتها المتمثلة في إيجاد العديد من الفرص المتميزة للطلاب المتميزين في دراستهم وذلك من خلال قيام الجامعة بتوجيه مخرجاتها التعليمية؛ من أجل مجاراة ومواكبة الطلاب المبتعثين لسوق العمل. حيث يقوم برنامج الابتعاث الخارجي على توفير الشراكة اللازمة بين الجامعة والمؤسسات وكذلك الشركات التي من شأنها أن تعمل على إعطاء الطالبات والطلاب المميزين في الجامعات المنح التي تؤهلهم لاستكمال دراساتهم في الجامعات المتميزة في الخارج ولا سيما الجامعات التي تقوم على استقبال الطلاب المتميزين واحتضانهم وتقديم لهم سبل التعليم العالي الذي من شأنه يساعد الطلاب المبتعثين على القدرة على مواكبة سوق العمل وذلك خلال دراستهم في الجامعة وبعد الانتهاء من الدراسة بشكل كامل أيضًا. إذ يقوم المختصون في برنامج الابتعاث الخارجي بترشيح كل من الطالبات والطلاب وتشجيعهم للمشاركة في المنح المتوفرة للطلاب الأكثر تميزًا فيهم.

حيث يعمل برنامج الابتعاث الخارجي على تقديم المحاضرات التعريفية للطالبات والطلاب المتقدمين للابتعاث ولا ريب أن تلك المحاضرات تقوم على توضيح ماهية الابتعاث وأهداف هذا البرنامج وكيفية تقديم طلاب وطالبات الجامعات المتميزين لهذا البرنامج، وبالتالي شرح كيفية تمكن هؤلاء الطلبة من الالتحاق بهذه المنحة. علاوة على ذلك، يعمل برنامج الابتعاث على تنسيق الزيارات والمحاضرات التي يقوم الممثلون بتنفيذها لكل من المؤسسات المانحة وكذلك الشركات المانحة والتي من شأنها أن تجيب على جميع التساؤلات التي يقوم المتقدمين إلى برنامج الابتعاث الخارجي بطرحها.

حيث تمثل صورة الانفوجرافيك أدناه المقصود ببرنامج الابتعاث الخارجي:

► إدارة برنامج الابتعاث الخارجي

تعد إدارة برنامج الابتعاث الخارجي همزة الوصل التي بدورها تربط بين كليات الجامعة والملتقيات الثقافية السعودية في بلاد الابتعاث الخارجي المختلفة، حيث تقوم إدارة برنامج البعثة الخارجي بجميع الإجراءات الضرورية والتي من شأنها أن تعمل على إيصال كل الذي يحتاجه المبتعثون إلى كلياتهم الخاصة. كما وتهتم إدارة برنامج البعثة الخارجي في متابعة جميع الإجراءات التي تتعلق بابتعاث الطلاب مثل: (تمديد البعثة، تغيير الجامعة، تغيير التخصص، الرحلات علمية، حضور المؤتمرات والدورات التدريبية، إنهاء البعثة).

♦ فيما يتعلق بالمتقدمين إلى برنامج البعثة الخارجي لدراسة مرحلة البكالوريوس، إن هناك العديد من الأمور الواجب على المتقدمين اتباعها، حيث تتمثل تلك الأمور في التالي:

لا يجب أن تقل نسبة المتقدم للبعثة عن نسبة معينة كانت قد وضعتها الدولة، إن لكل تخصص أو قسم من العلوم له النسبة الخاصة والمميزة التي تسمح بقبول الطالبات والطلاب المبتعثين في البرنامج الخاص بالمنحة.
يجب على المتقدم للبعثة بأداء الاختبارات التي تحدد القدرات العامة لكل من المتقدمين، ولا بد على المتقدم بألا يحصل على درجة أقل من الدرجة اللازم الحصول عليها في تلك الاختبارات والتي من شأنها أن تسمح للمتقدمين للابتعاث بالقبول.
يقوم المتقدم للبعثة بأداء الاختبارات التحصيلية من أجل الحصول على الدرجة التي تمكن المتقدم للبعثة من السماح له في القبول في برنامج الابتعاث.
يشترط على المتقدم للابتعاث ألا تكون شهادة الثانوية العامة الخاصة به قد مضى عليها أكثر من ثلاث سنوات.
في حال تقدم كل من الطلاب والطالبات في الجامعات الأوروبية من أجل دراسة الطب، يشترط على المتقدم للبعثة بألا يزيد عمره عن اثنين وعشرين سنة، بالإضافة إلى أنه يشترط الحصول على درجة معينة من شهادة (IELTS).

♦ فيما يتعلق بالمتقدمين إلى برنامج البعثة الخارجي لدراسة مرحلة الماجستير، إن هناك العديد من الأمور الواجب على المتقدمين اتباعها، حيث تتمثل تلك الأمور في التالي:

يقبل برنامج الابتعاث الخارجي الطالب وفق معدل معين، إذ أن لكل دولة جامعاتها التي تضع الحد الأدنى من معدل طلاب البكالوريوس من أجل إتمام دراستهم العليا فيها.
إن المدة الزمنية الخاصة حصول المتقدم للابتعاث الشهادة تعد من أهم الشروط الواجب على المتقدم لاستكمال الدراسة العليا في مجال تخصصه الأخذ بها بعين الاعتبار، لذا يمكن القول بأنه لا يجب ان يكون قد مضى أكثر من خمس سنوات على شهادة البكالوريوس.
إذا لا يجب أن يتقدم عمر المتقدم للابتعاث على سبع وعشرين سنة.

♦ أما فيما يتعلق بالمتقدمين إلى برنامج البعثة الخارجي لدراسة مرحلة الدكتوراه، إن هناك العديد من الأمور الواجب على المتقدمين اتباعها، حيث تتمثل تلك الأمور في التالي:

لا بد على المتقدم أن يدرك تمامًا لا يتمكن من الالتحاق ببرنامج الابتعاث في الخارج إلا بمعدل لا يقل عن جيد جدًا في مرحلة الماجستير.
يشترط عدم مضي أكثر من 5 سنوات على شهادة الماجستير الخاصة بالمتقدم إلى برنامج البعثة الخارجي.
لا بد على المتقدم إلى برنامج الابتعاث بمعادلة شهادة الماجستير الخاصة به في حال لم يحصل على تلك الشهادة من نفس الدولة، فيقوم بترجمتها إلى اللغة العربية قبل التقدم إلى برنامج الابتعاث الخارجي.
إن عمر المتقدم إلى الدراسة العليا المتمثلة في مرحلة الدكتوراه من أهم الشروط التي يجب على المتقدم الأخذ بها بعين الاعتبار، ومن هنا يمكن القول بأنه يجب ألا يزيد عمر المتقدم لبرنامج الابتعاث الخارجي سواء كان المتقدم طالبة أو طالب عن خمس وثلاثين سنة.

لذا يمكن القول بأن هناك العديد من الأمور ولا سيما شروط الابتعاث الخارجي الواجب على الطالب اتباعها والذي من شأنها أن تسهل له الطريق من أجل استكمال دراسته سواء كانت تلك الدراسة هي دراسة البكالوريوس أو الدراسات العليا. إجمالًا، حيث يمكن تلخيص الشروط المذكورة أعلاه في أنه يجب على الطالب المتقدم لبرنامج الابتعاث أن يعي تمامًا بأن هناك معدل يجب على الطالب الحصول عليه من أجل الالتحاق بهذا البرنامج ومن ثم قبوله في الجامعة التي يود الالتحاق بها كطالب يرغب باستكمال دراسته بها. لذا يمكن القول، ألا يجب أن يقل معدل الطالبة أو الطالب المتقدم إلى برنامج الابتعاث الخارجي عن نسبة محددة كانت قد وضعتها كل دولة بشأن من يود الدراسة بها والالتحاق بإحدى التخصصات المتاحة في جامعاتها. علاوة على ذلك، لا بد أن هذا البرنامج يعمل على تقديم الاختبارات التي من شأنها تحدد قدرات الطالبة أو الطالب الذي يود باستكمال دراسته في الخارج سواء كانت الدراسة متعلقة في مرحلة البكالوريوس أو الدراسات العليا المتمثلة في الماجستير أو الدكتوراه، يقوم المختصون ببرنامج الابتعاث بتقديم الامتحانات للطالبات والطلاب من أجل تحديد قدرات جميع المتقدمين، حيث يحصل المتقدمين إلى برنامج الابتعاث في الخارج على الدرجات التي من شأنها أن تسمح لهم إما بالقبول أو الرفض، ولا شك أن الطالب المتميز هو الذي يمتلك القدرات المتميزة التي من شأنها أن تؤهله إلى الإجابات الصحيحة في الامتحانات التي تقدمها برنامج الابتعاث الخارجي والتي بدورها أن تسمح له بالقبول في برنامج الابتعاث الخارجي ليتم بعد اكمال الإجراءات اللازمة من أجل استكمال دراسته في الخارج حسب المجال الذي يود دراسته.

بالإضافة إلى ذلك، لا شك أن الطالبة أو الطالب المتميز يمتلك القدرات التي تمكنه من اجتياز الاختبارات التحصيلية التي تقدمها لجميع الطالبات والطلاب المتقدمين لبرنامج الابتعاث. حيث يعمل برنامج الابتعاث إلى الخارج على تقدم الاختبارات التحصيلية لكل طالبة وطالب متقدم للابتعاث، وعلى الطالب المبتعث بأن يقدم الامتحان بجدارة لكي يحصل على الدرجة التي من شأنها أن تمكن كل متقدم لبرنامج الابتعاث من التخطي إلى الخطوة التالية وصولًا إلى الخطوة الأخيرة التي من شأنها تسمح له بالسفر إلى البلد الذي يود الدراسة بها المجال المرغوب ولا سيما المجال الذي يهم الطالب ويتلاءم مع درجته في امتحان الثانوية العامة أو درجاته التي حصل عليها في برنامج البكالوريوس في الجامعة. من هنا يمكن القول، يعمل برنامج الابتعاث في الخارج على تقديم الاختبارات التحصيلية للطالبات والطلاب المتقدمين من أجل الحصول على الدرجات التي تمكنهم من الالتحاق ببرنامج الابتعاث والقبول في البرنامج.

لعل شهادة الثانوية أو الجامعة لها الدور الأساسي في قبول الطالبة أو الطالب في برنامج الابتعاث الخارجي الذي يسهل لجميع المتقدمين لهذا البرنامج من الالتحاق بالجامعات التي يود كل منهم الدراسة بها. لذا يمكن القول بأنه لا يجب أن تكون شهادة الثانوية العامة أو البكالوريوس قد مرّ عليها عد معين من السنوات كانت قد وضعته الدولة المبتعَث إليها.

كما ولا يجب على الطالب أن يكون قد تخطَّى عمره عدد معين من السنوات التي قد وضعتها الدول التي تستقبل الطالبات والطلاب المبتعثين من دولتهم الأم، ولا شك أن العمر المتفق عليه لطالب خريج الثانوية العامة يختلف عن عمر طالب يود باستكمال دراساته العليا وهو العمر الذي تتفق عليه الدولة المبتعث إليها أيضًا.

علاوة على ذلك، لا شك أن برنامج الابتعاث الخارجي يحدد درجة معينة على الطالبة أو الطالب المتقدم لبرنامج الابتعاث ألا يحصل على أقل منها، حيث يجب على كل متقدم لبرنامج الابتعاث الخارجي أن يحصل عليها من أجل أن يؤهله البرنامج لاستكمال دراسته في الخارج _أي في البلد الذي يود المتقدم للبرنامج الدراسة فيها_. من هنا يمكن القول، بأنه يجب على الطالب المتقدم لبرنامج الابتعاث الخراجي الحصول على معدل القبول في اختبار (IELTS) في حال رغبته في الالتحاق في أحد الجامعات أو الكليات الأوروبية لدراسة نوع معين من المجالات، مثل الطب.

وأخيرًا، لعل معادلة الطالبة أو الطالب للشهادة خاصته تمثل أحد الشروط الواجب على المتقدم لبرنامج الابتعاث في الخارج اتباعها، أي في حال كانت شهادة المتقدم لبرنامج الابتعاث الخارجي من مؤسسة علمية غير سعودية، فإنه يجب عليه بأن يقوم بمعادلتها من وزارة التربية والتعليم ومن ثم ترجمتها إلى اللغة العربية وتقديمها للبرنامج الذي من شأنه يهل الطريق للمتقدمين لبرنامج الابتعاث في استكمال دراستهم في الخارج، وإن كانت متعلقة ببرنامج البكالوريوس أو الدراسات العليا سواء كانت ماجستير أو دكتوراه.

إذ تمثل الصورة التوضيحية أدناه الشروط الواجب على المتقدم لبرنامج الابتعاث إلى الخارج اتباعها:

► فيما تتمثل أهداف برنامج الابتعاث؟

لا شك أن لبرنامج الابتعاث عدد من الأهداف التي من شأنها أن تعمل على خلق بيئة مناسبة قائمة على التشجيع على التنافس البنّاء بين الطالبات والطلاب، ولا بد أن لهذا التنافس الدور الأساسي في تشجيع الطالبات والطلاب على الاستمرار في مواصلة دراستهم بشكل متميز وذلك من خلال توفير فرص العمل لهم ولا سيما الفرص المتميزة التي تناسب كل مبتعث عن غيره من المبتعثين وكذلك حسب مجال تخصص كل مبتعث. بالإضافة إلى ذلك، يهدف برنامج الابتعاث إلى رعاية كافة الطلبة المتميزين وذلك من أجل تشجيعهم على الاستمرار في دراساتهم العليا وذلك في المجال الذي يهتم به كل مبتعث عن غيره. إن أهداف برنامج الابتعاث الخارجي تشكل المساعي التي تتجه نحوها الدول القائمة من أجل تحقيق برنامج الابتعاث ولا سيما تطويره حتى يتم بناء مستقبل أكثر إشراقًا لأبناء الدول على صعيد التعلم والتعليم. حيث يقوم برنامج الابتعاث الخارجي على تقديم العديد من المنح الدراسية لكل من الطالبات والطلاب المتميزين الذين تتناسب قدراتهم العقلية مع خطط التنمية التي تضعها تلك البرامج الخاصة بالابتعاث والتي من شأنها تواكب سوق العمل الحالي.

لذا، يمكن القول بأن هناك أهدافًا جمة من شأنها أن تزيد من التنافس بين الطالبات والطلاب وهو الدور الأكبر الذي يعمل على تشجيع كل من الطالبات والطلاب من أجل مواصلة دراستهم على نحوٍ متفوق وذلك من خلال توفير فرص العمل لهم ولا سيما الفرص المتميزة التي تناسب كل مبتعث عن غيره وفق التخصص الخاص به. حيث تتمثل تلك الأهداف في التالي:

يهدف برنامج البعثة الخارجي إلى خلق البيئة المناسبة واللازمة لتشجيع التنافس بين الطالبات والطلاب ولا ريب أن لهذا التنافس الدور الأكبر في خلق روح المثابرة بين الطالبات والطلاب التي تساعدهم على استمرار دراستهم بشكل أفضل وذلك من خلال توفير فرص العمل لهم حسب مجال تخصص كل مبتعث.
يهدف برنامج البعثة الخارجي إلى رعاية جميع الطلبة المتميزين وذلك من أجل تشجيعهم على مواصلة دراستهم العليا في المجال الذي يهتم به كل مبتعث عن غيره.
يهدف برنامج البعثة الخارجي إلى الاشراف الأكاديمي وكذلك المادي على الطالبات والطلاب الذين تم ابتعاثهم من قبل وزارة التربية والتعليم، وكذلك من قبل الخاضعين تحت إشراف وزارة التربية والتعليم وهيئة اللجان المعنية بتقديم المنح للطالبات والطلاب المتفوقين في مختلف البلدان سواء كانت بلدان أجنبية أو عربية، وذلك يؤدي إلى خروج أفواج من المبتعثين.
يهدف برنامج الابتعاث الخارجي إلى تحقيق التعاون والشراكة بين الجامعات والجهات المانحة التي تعمل على منح الطالبات والطلاب الحق في استكمال درجة البكالوريوس أو الدراسات العليا وذلك وفق تخصص كل مبتعث منهم.
يهدف برنامج الابتعاث الخارجي إلى التعاون مع الجامعة ولا سيما مشاركتها في تلبية الاحتياجات الضرورية المتعلقة بسوق العمل، وهي الاحتياجات التي يستلزم توافراها لدى الطالبات والطلاب المبتعثين من أجل الوصول إلى مراتب عالية في العلم في المجالات المختلفة، وهذا بدوره يساعد المبتعثين على الإبداع في مجالهم، ولا شك أنه هذا الإبداع يشير إلى مدى تطبيق المبتعثين للعلوم النظرية والذي بدور هذا التطبيق يقوم المبتعثين بالاختراعات والاكتشافات التي من شأنها أن تسد كفاية السوق وتلبي احتياجاته المختلفة والمتعددة.
لعل أهم ما يهدف إليه برنامج الابتعاث هو استفادة الدولة من عائدات البرنامج وذلك في التنمية والتطوير للأقسام الأكاديمية. ويجدر بالذكر بأن هناك علاقة طردية بين تزايد أعداد الطالبات والطلاب المبتعثين وكذلك عائدات برنامج الابتعاث، وهذا يعني أنه كلما ازداد عدد الطالبات والطلاب المبتعثين إلى الخارج لاستكمال دراستهم سواء كانت بكالوريوس أو دراسات عليا، يزداد العائد الذي يجنيه برنامج الابتعاث على الدولة. علاوة على ذلك، فإن ازدياد عائد هذا البرنامج يصل بالدولة إلى تطور الأقسام الإدارية والأكاديمية.

حيث تمثل صورة الأنفوجرافيك أدناه الأهداف المنشود تحقيقها في برنامج الابتعاث إلى الخارج.

► أهمية الابتعاث الخارجي بالنسبة للمبتعثين

إن عدد الطالبات والطلاب الذين يريدون الدراسة في الخارج في تزايد؛ وذلك تبعًا لأسباب مختلفة. حيث أن الدراسة الأكاديمية من أكثر الوسائل التي يتخذها الطالب لطلب العلم. حيث يلجأ العديد من الطالبات والطلاب إلى البحث عن عدد من التخصصات التي من شأنها أن ترفع من شأن سوق العمل وكذلك تطوره وإبداعه وتحسنه. من هنا يمككن القول بأن هناك العديد من الأسباب التي من شأنه أن تجعل من الطالبات والطلاب يقدموا على قرار التقديم لبرنامج الابتعاث وذلك من أجل السفر للخارج ليقوموا باستكمال دراستهم بغض النظر عن المستوى الدراسي الذي يخص كل مبتعث ويميزه عن غيره. إذ تتمثل تلك الأسباب في التالي:

قد لا يكون التخصص أو المجال الذي يرغب الطالب المتقدم لبرنامج الابتعاث بدراسته موجود في دولته الأم.
حيث تتشكل أهمية برنامج الابتعاث الخارجي في زيادة الفرص التي تعمل على السماح للطالبات والطلاب إلى الدراسة في الخارج ولا سيما التخصص الذي يود كل مبتعث أن يقوم بدراسته، حيث تتضح هذه الأهمية في حال عدم حصول الطالب على المعدل المطلوب لدراسة التخصص الذي يريده، وبالتالي يفضل المتقدم لبرنامج الابتعاث اللجوء إلى هذا البرنامج وذلك بالبحث عن الدول التي تقبل دراسة تخصص معين بمعدل حصل عليه الطالب.
تعمل الدراسة في الخارج أو البعثة على تنمية وتطوير كل من الطالبة أو الطالب المتقدم للابتعاث، حيث أنها تعمل على تطوير ذات المبتعثين وذلك لأن الغربة ليس بالأمر السهل تجربته خاصةً عندما يكون الأمر متعلق بالدراسة، حيث يضطر كل من المبتعثين إلى الاعتماد على أنفسهم من أجل تلبية احتياجاتهم بأنفسهم.
يمكّن برنامج الابتعاث في الخارج كل من المبتعثين بالحصول على شهادة معترف بها دوليًا.
إن برنامج البعثة في الخارج يفسح المجال للطالبات والطلاب المبتعثين بتكوين صداقات وعلاقات جديدة، وذلك من خلال التعرف على أشخاص جدد وبناء العلاقات الطيبة معهم.
يساعد برنامج البعثة في الخارج المبتعثين على أن يقدموا صورة حسنة عن هوية الدولة الأم الخاصة بهم،بالإضافة إلى أنه يمكّن المتقدمين من تسويق منتجات بلدانهم، كما وأنهم يعرّفوا أبناء الدولة المضيفة عن مميزات بلدانهم وهذا بدوره يعمل على زيادة السياحة لبلاد الأم للمبتعثين.
إن سفر المبتعثين من أجل الدراسة يعمل على توسيع مدارك المبتعثين العقلية وكذلك الشخصية، حيث يحظى العديد من المبتعثين من العلوم الوفيرة وذلك حسب تخصصاتهم، حيث أن العيش بعيدًا عن الوطن له الدور في أن يزيد من حس المسؤولية لدى شخصيات المبتعثين، فيصبح المبتعثون أكثر الأشخاص الذين يدركون قيمة الوطن ومدى أهمية أن تتقدم بالعلم من أجل الدفاع عنه وحمايته.
إن برنامج الابتعاث إلى الخارج يعمل على تكوين طاقم علمي بكفاءة في المستقبل وذلك لأن السفر إلى الخارج لاكتساب العلم يولد حب العلم لدى المبتعثين، فيدركوا أهمية العلم ومدى تطبيقه على أرض الواقع، فيصبح نشر العلم على نطاقٍ واسع من أهم الأفعال التي يقوموا بها بعد اجتيازهم مرحلة البكالوريوس أو الماجستير أو الدكتوراه ولا سيما خلال فترة الدراسة نفسها، فمن يدرك أهمية العلم، يعمل على نشره في كل الأوقات والأحيان.
إن الخروج إلى أي من البلاد الأجنبية من أجل الدراسة قد تشجع المبتعثين ولا سيما المسلمين منهم على نشر الدين الإسلامي وذلك عن طريق تطبيق مبادئ الدين الإسلامي في معاملتهم مع الآخرين.

► الارشادات الواجب على المبتعث اتباعها

لا بد على المبتعثين للخارج وفق برنامج الابتعاث الخارجي اتباع الارشادات التي من شأنها أن تسهل عليهم الالتحاق ببرنامج الابتعاث الخارجي والوصول إلى الكلية التي تناسبهم من أجل استكمال الدراسة التي يرجونها وإن كانت في مرحلة البكالوريوس أو الماجستير أو الدكتوراه. تتمثل هذه الإرشادات فيما يلي:

لا شك أن إدارة البعثات تهيب من جميع منسوبي الجامعة الذين يستخدمون برنامج الابتعاث الإلكتروني أن يتأكدوا جيدًا من صحة البيانات الشخصية وكذلك الوظيفية وذلك قبل أن يتم إرسال أي طلب الكتروني.
لا بد على المبتعثين في حال وجود عدد من البيانات التي تحتاج إلى تعديلات بأن يقوموا بتعديلها وذلك قبل أن يتم إنشاء الطلب، سواء كان هذا الطلب متعلق بالضمان المالي، أو طلب الابتعاث ذاته، أو غيره من الطلبات، وذلك لعدم إمكانية كل من المبتعثين بتعديل البيانات بعد أن يتم إنشاء الطلب.
لا بد على جميع منسوبي الجامعة الذين يستخدمون برنامج الابتعاث الإلكتروني التقيد بالإرشادات الموضحة ضمن نظام الابتعاث الإلكتروني فقط (كل طلب حسب الإرشادات الموضحة به، سواء كان طلب ضمانًا ماليًا أو طلب ابتعاث، أو أي طلب تمديد بعثة... إلخ).
التأكد من إرفاق كافة المستندات المطلوبة وكذلك الموضحة في كل طلب، وأن تكون واضحة وبصورة مقروءة، أي يمكن قراءة البيانات بكل سهولة، وأن تكون كافة الملفات بصيغة مكتوبة PDF.
لا يجب أن تقل نسبة المتقدم للبعثة عن نسبة معينة كانت قد وضعتها الدولة، إذ أن لكل تخصص أو قسم من العلوم له النسبة الخاصة التي تسمح بقبول الطالبات والطلاب المبتعثين في البرنامج الخاص بالمنحة.
يجب على المتقدم للبعثة أن يقوم بأداء الاختبارات التي تحدد القدرات العامة له، ولا بد على المتقدم ألا يحصل على درجة أقل من درجة محددة في تلك الاختبارات والتي من شأنها السماح للمتقدمين للابتعاث بالقبول.
يقوم المتقدم للبعثة بأداء الاختبارات التحصيلية وذلك للحصول على الدرجة التي تؤهل المتقدم للبعثة للقبول في برنامج الابتعاث.
يجب على المتقدم للابتعاث ألا تكون شهادة الثانوية العامة الخاصة به قد مضى عليها أكثر من ثلاث سنوات.
لا بد على المتقدم للابتعاث من إدراك أنه لن يتمكن من الالتحاق ببرنامج الابتعاث في الخارج إلا بمعدل لا يقل عن جيد جدًا في مرحلة الماجستير.
يشترط عدم مضي أكثر من 5 سنوات على شهادة البكالوريوس الخاصة بالمتقدم إلى برنامج البعثة الخارجي في مرحلة الماجستير.
معادلة المتقدم لبرنامج الابتعاث الخارجي لشهادة الماجستير الخاصة به وذلك إن لم يحصل على تلك الشهادة من نفس الدولة، فيقوم بترجمتها إلى اللغة العربية وذلك قبل الاقدام على برنامج الابتعاث الخارجي.
يجب ألا يزيد عمر المتقدم لبرنامج الابتعاث الخارجي سواء كان المتقدم طالبة أو طالب عن خمس وثلاثين سنة.