Tableau de gestion des documents d’archives

 

<!--Le tableau de gestion des documents d’archives improprement dit « Nomenclature des documents d’archives » est in instrument de travail qui détermine le cheminement des documents depuis leur création jusqu’à leur versement définitif ou leur élimination.

Cet outil de gestion décrit l’ensemble des dossiers relatifs aux activités d’un organisme, pour lesquels des durées de conservation au 1er âge (période courante) au 2ème âge (période intermédiaire) et un mode de disposition au 3ème âge (archivage ou élimination) ont été déterminées.

<!--outil indispensable

<!--au tri des documents produits

<!--à la traçabilité des processus de création de ces documents

•        à la protection juridique de ceux qui les font naître.•     

Donc pour chaque dossier nous y trouvons :
•        <!--[endif]-->Combien de temps il doit être conservé dans les bureaux ; donc le temps de son utilisation courante) des fins administratifs ou légales

•        <!--[endif]-->Combien de temps il doit être conservé au pré archivage ; car il est utilisé occasionnellement à des fins administratifs ou légales

<!--Le mode de disposition retenu c’est-à-dire sa conservation définitive ou son élimination. Le dossier n’est plus utilisé à des fins administratifs ni légales, mais à des fins de recherche.

 

 

Pourquoi ce tableau de gestion – son intérêt

<!--Identifier les documents administratifs par structure

<!--Connaître leur utilisation

<!--Déterminer leur durée de conservation et leur destination finale (élimination ou conservation définitive)

<!--Soulager les espaces de conservation.

 Son objectif :

<!--Maîtriser la masse des documents produits

<!--Mesurer l’importance des problèmes d’accès à l’information

<!--Augmenter l’efficacité de la conservation.

 

Qui effectue cette opération ?

• C’est au niveau de l’organisme qui produit les documents que doit être établi le tableau de gestion en accord avec l’Institution des Archives

Nationales. Comme le stipule la loi n° 88 - 09 du 26 janvier 1988 relatif aux Archives Nationales dans son article 03.

 

Méthode de réalisation :

<!--L’élaboration des tableaux de gestion nécessite la collaboration active des responsables de structure car ce sont les producteurs et les utilisateurs qui sont à même de donner un jugement sur la valeur dans le temps des documents qu’il détiennent.

<!--L’archiviste ne peut décider seul de la valeur administrative légale, financière et historique des documents. Il ne peut établir la fréquence d’utilisation d’un document à des fins administratives.

pour chaque dossier nous y trouvons

<!--combien de temps il doit être conservé dans les bureaux ; donc le temps de son utilisation courante à des fins administratifs ou légales.

<!--combien de temps il doit être conservé au pré archivage ; car il est utilisé occasionnellement  à des fins administratifs ou légales.

<!--le mode de disposition retenu c'est-à-dire sa conservation définitive ou son élimination. Le dossier n’est plus utilisé à des fins administratifs ni légales – mais à des fins de recherche.

Code :

<!--Chaque dossier a un code spécifique à lui.

Intitulé du dossier :

<!--Il s’agit du titre du dossier tel qu’il a été identifié par le producteur

<!--Éviter d’utiliser les mots clés vides titre trop englobant

<!--Éviter de lister plusieurs dossiers semblables avec leurs propres titres les regrouper sous un titre précis.

<!-- Description :

<!--Cette rubrique sert à préciser le titre du document ou du dossier lorsqu’il n’est pas très significatif

Détenteur principal

<!-- Le détenteur du dossier principal est habituellement la structure administrative mandataire au sein de l’organisme.

Détenteur secondaire.

<!--Lorsqu’une administration centrale a des directions régionales qui sont détentrice de dossiers principales et que celle-ci reçoit une copie elle est en générale considérer comme un détenteur secondaire.

Durée de conservation dans les bureaux :

• C’est la période pendant laquelle les documents doivent être classés prés des producteurs

Durée de la conservation au pré archivage :

<!--C’est la période pendant laquelle les documents peu ou pas consultés, ils sont entreposés à l’extérieur des bureaux.

Valeur historique ou non ?

<!--Cette          rubrique     sert    à       préciser       la destination finale du document soit son versement ou élimination.

 Observations :

<!--Cette rubrique sert à apporter plus de précision

En conclusion

C’est un instrument indispensable à toute personne amener à gérer des documents et de l’information car il est l’une des clé de réussite du records management.

QUELQUES EXEMPLES

DE DELAIS LEGAUX DE CONSERVATION

Le code pénal, article 158 (mouture de 1966) et (révision de 1982) constitue le premier texte législatif qui évoque la question des archives en tant que document et interdit leur destruction.

La connaissance de délai de prescription s’avère indispensable pour fixer le délai d’utilité administrative.

<!--Code civil :

La question de la prescription est liée à l’extincteur de l’obligation article 308 : l’obligation se prescrit par 15 ans. Ce délai se retrouve dans les articles 159 et 198.

<!--Code de procédure pénale :

En matière criminelle, le délai de prescription est de 20 ans (article 613)

<!--Code de l’enregistrement :

Article 179, 198, 201, 204, délais entre  04 et 10 ans pour différents droits et réclamations (1975).

<!--Code des impôts indirects :

Délai de 10 ans pour la conservation des livres de comptabilités (1976)