النظام المخزنى الموحد !
موجودات المخازن فى الجهات الحكومية تتمتع بأهمية كبيرة ، حيث أنها تعتبر رؤوس أموال حكومية ، وتخصص لها الدولة بالموازنة العامة أموالا طائلة من أجل توفيرها والحفاظ عليها ، ولذا كانت لائحة المخازن الحكومية ، والمنشورات العامة والكتب الدورية ، التى تنظم قواعد العمل بالمخازن ، من حيث إدارتها وواجبات ومسئوليات العاملين بها ، والقيود المخزنية فى الدفاتر والسجلات المخصصة لذلك ، بدءا من عملية الإستلام والفحص والتخزين والصرف والإرجاع والبيع ، وكذلك ما يتبع فى حالة الفقد والتلف .
والموجودات المخزنية لها دورة حياة ! ، تولد بالتوريد حيث الفحص والإستلام ، وتستعمل فى التشغيل بالصرف لمن يستخدمها ، ويتولى رعايتها فى التشغيل والإستخدام مراقب العهد ( أصناف مستديمة ) ، وتموت موتا طبيعيا عندما ينتهى عمرها الإفتراضى وبالتالى يتم تكهينها ، أو بالتقادم لظهور الأحدث ، ومن ثم ينتهى الغرض من إستخدامها رغم صلاحيتها ، وبالتالى يتم إهدائها لجهة حكومية أخرى تعيد تشغيلها ، أو التصرف فيها بالبيع كى لا تكون صنفا راكدا يمثل عبئا مخزنيا على المخزن ، وما بين ميلاد الصنف ( التوريد والفحص والإستلام ) وموته ( التكهين والبيع ) ، تتولد دورة مستندية داخل إدارة المخازن ، هذه الدورة تتعهد الصنف بصورة عينية ، وتنتهى بتحرير أذونات الإضافة والتعبير عنها بصورة نقدية ، تتولاها إدارة شئون مالية والحسابات ، وتتولى الأخيرة عمل أوامر الدفع الإلكترونى لموردى الأصناف لإدارة المخازن .
والدورة المستندية فى إدارة المخازن ، والتى من خلالها يتم توثيق وتأريخ دورة الحياة للموجودات المخزنية ، يجب أن تكون واضحة بطريقة يسهل معها إستخراج البيانات ، وتحقيق الرقابة الداخلية ، وذلك عن طريق الوسائل والأدوات المستخدمة فى النظام المخزنى ، فكلما كانت تلك الوسائل والأدوات واضحة ومنظمة وموحدة داخل الجهات الحكومية ، سهل معها عمليات إستخراج البيانات ، والرقابة ،وعقد المقارنات الزمنية والمكانية ، وتتبع لدورة حياة الموجودات المخزنية ، والعكس صحيح ، حيث إختلاف تلك الوسائل والأدوات من وقت لأخر داخل الجهة الحكومية الواحدة ، أو إختلافها من جهة حكومية لجهة حكومية أخرى ، يصعب – إن لم يكن مستحيلا- إستخراج البيانات ، والرقابة ، وعقد المقارنات الزمنية والمكانية لجهة الحكومية الواحدة ، أو بين جهة وأخرى .
وهنا تأتى أهمية ما نسميه وننادى به " النظام المخزنى الموحد " والذى نقصد به :
" توحيد قواعد ومبادئ وأسس العمل المخزنى فى جميع الجهات الإدارية والإقتصادية "
ونقصد بالعمل المخزنى هنا : كيفية التعامل مع الموجودات المخزنية بدءا من دخولها باب المخزن بالفحص والإستلام ، وخروجها من باب المخزن بالصرف ، ورعايتها بعد الصرف بمراقبة العهد ، وإرجاعها مرة أخرى للمخازن ، والتخلص منها بالتكهين ثم البيع .
فالعمل المخزنى يكون موحدا ومجردا ، بغض النظر عن طبيعة الصنف ، ولا يختلف بإختلاف القطاعات الإقتصادية ، ولا يتنوع بتنوع المخزون بالمخازن ، وينتفى معه عمل لوائح خاصة ، فالخصوصية تأتى خارج باب المخزن ، وأى إجراءات خاصة تنبع من خصوصية الصنف تكون خارج باب المخزن ، ولكن عندما يدخل الصنف المخزن تطبق عليه قواعد " النظام المخزنى الموحد " ولا تباين أو إختلاف فى الإجراءات المخزنية المتبعة مع علبة أقلام رصاص ، وحاوية لأجهزة عملاقة ، فدخول قلم رصاص باب المخزن يتساوى مع دخول محرك طائرة من نفس الباب !! فكلاهما مال عام وله قدسيته .
ومرة أخرى يستلزم النظام المخزنى الموحد ، أن ننظر للصنف أيا كانت طبيعته على أنه مجرد صنف ، وبداية عمل النظام المخزنى الموحد هى باب المخزن ، ويظل النظام ساريا مع الصنف بعد الخروج ولحين عودته مرة أخرى كما رأينا آنفا . والله أعلى وأعلم
