المخازن الصفرية بإدارة المخازن

تمهيد :

إن سبب وجود مخازن لدى الوحدات الإدارية وهى أماكن يتم تصميمها بطريقة مناسبة ، وذلك لتخزين إحتياجات الوحدة الإدارية لحين طلبها بالكمية المناسبة وفى الوقت المناسب ، تلبية لعمليات التشغيل بداخلها .

ولكن هناك بداخل الوحدات الإدارية  طلبيات طارئة يستلزم شراؤها بصورة عاجلة ، مثل شراء قطع غيار لعطل مفاجىء وذلك على سبيل المثال لا الحصر ، ولا يستلزم الأمر هنا توفير مكان لها لتخزينها ولكن يتم تركيبها على الفور ، وهنا يأتى السؤال : كيف تتم الإجراءات المخزنية لهذا الأمر ؟ والإجابة ببساطة يتم توريدها للمخزن المختص ويتم عمل الإجراءات المخزنية ، كفحص وإضافة وصرف فى التو واللحظة ، أى يتم إضافتها وتخصيمها فى نفس اللحظة ، وبمعنى اخر يكون رصيدها صفر، وبتكرار العملية فى كل مخزن يكون هناك دفترا يحوى كافة العمليات الصفرية تلك ، ومن هنا يكون بكل مخزن رئيسى أو فرعى مخزنا ملحقا يمكن تسميته بالمخزن الصفرى بلا أرفف !! ولكن له دفاتره لدى أمناء المخازن وبالتالى دفاتر للشطب  ، وحركة الأصناف فيها تصل سرعتها لسرعة الضوء !!! لا ترى بالعين المجردة !! ولكن تُعرف بأثارها الملموسة لدى دفاتر وسجلات إدارة المخازن ، والتى تصل قيمتها إلى ملايين الجنيهات للعام المالى الواحد ، وبمعنى أخر أن المخازن الرئيسية والفرعية بالنسبة للأصناف تلك هى منطقة عابرة ( ترانزيت ) للأصناف الصفرية لضمان الرقابة المخزنية والمالية عليها  .

ومن هنا يمكن تعريف المخازن الصفرية كالتالى :

" مخازن بلا حيز مكانى ، ولكنها ملحقة بكل مخزن رئيسى أو فرعى بدفاترها وسجلاتها المستقلة بها فقط ، وتستخدم لعمل كافة الإجراءات المخزنية لكل الإحتياجات الطارئة بالوحدات الإدارية ، ضمانا للرقابة المخزنية والمالية عليها."

ويوجد بالمخزن وفقا للمفهوم السابق مخازن صفرية ملحقة بكل مخزن رئيسى وفرعى ، وبرغم المجهود التى تتطلبه تلك المخازن الصفرية ، إلا أن إدارة المخازن بالمركز جعلت من بين أهدافها ، تسجيل ما يتم توريده من أصناف صفرية على برنامج المخازن لديها تسجل كل كبيرة وصغيرة بالمركز الرئيسى بفرعيه ، و غاية أخرى وهى إظهار هذا الجانب الخفى !! للنشاط المخزنى رغم ضخامته ومدى الجهد المبذول فيه .