تمر عملية إعداد ملف الإنجاز بعمليات أساسية ورئيسة، وتشمل كل مرحلة منها أنشطة وعمليات يجب على المعلم الإلمام بها، وإتقانها،  ويمكن توضيح هذه المراحل كما يلي:

(1) المرحلة الأولى:  عمليات أساسية

تمثل هذه المرحلة نقطة البدء للمدرس ، ومن خلالها يتم اتخاذ القرار بشأن عمليات كثيرة، منها نوع الملف، وأهدافه، والمعايير المستخدمة فيه، وكيفية جمع الوثائق والبيانات، وتشمل هذه المرحلة العمليات التالية:

- تحديد  أهداف الملف:

    تختلف أهداف الملف باختلاف نوعه، وعلى المعلم تحديد نوع الملف فى البدء، من خلال التعرف على أنواعه- كما تم ذكرها فيما سبق- ثم بعد ذلك صياغة وتحديد الأهداف من استخدام بصورة جيدة، ويمكنك أن تسأل نفسك سؤالاً: لماذا يجب أن استخدم هذا الملف؟ أن الإجابة عن هذا السؤال توفر لك المعلومات الكافية، لتحديد الأهداف بصورة صحيحة.

- دراسة معايير الأداء

   فى هذا النشاط يقوم المعلم بتحديد معايير الأداء المعدة من قبل الهيئة القومية للجودة، التى يجب أن يعمل فى ضوئها.

-  إعداد الوثائق

  انطلاقا من تعدد الوثائق يقع على عاتق المعلم مهمة صعبة وتتمثل فى انتقاء هذه الوثائق، والتي تفي بالغرض، ويفضل عنصر الحداثة، والجدة، والارتباط عند الانتقاء ، ويمكن تحديد مجموعة من الوثائق يمكن للمعلم تضمينها فى الملف كما يلي:

·        تلخيص وحدة دراسية، تم التخطيط لها فى ضوء نموذج تخطيط واضح.

·        بحث قمت بإنجازه حول مشكلة ميدانية  ظهرت من خلال تعاملك مع المتعلمين داخل حجرة الدراسة.

·        أنشطة موثقة حول مادة تخصصك، تتمثل فى قراءة بحوث ودراسات، رحلات تعليمية، زيارات ميدانية لمدارس أخرى.

·        الدورات التدريبية الحديثة موضحا أهدافها، وما تم الاستفادة به من خلالها، وما كنت تود الاستفادة.

·        الدورات التدريبية التى يمكن القيام بها داخل وحدات التدريب للمشاركة مع زملائك فى النهوض بتدريس المادة.

·        آراء رؤساء العمل فيك وتشمل استمارات تقويم وخطابات موثقة.

·        آراء زملاء التخصص فيك.

·        الخطة الدراسة للمادة فى العام الدراسي.

·        بعض مصادر التعلم التى توضح الإلمام المعرفي لمادة التخصص.

·        استمارات تقييم المتعلمين.

·        ورقة عمل توضح كيفية التخطيط، ويمكن الاستشهاد بأمثلة.

·        نموذج يوضح كيفية مراعاة احتياجات المتعلمين أثناء التخطيط.

·        نموذج يوضح كيفية مراعاة الفروق الفردية.

·         تحديد الطرائق والاستراتيجيات التدريسية التى تفضل استخدامها داخل حجرة الدراسة.

·        وضح أسلوبك فى إدارة  الفصل.

·        اسرد عينات من أعمال المتعلمين وأنشطتهم فى حصص مختلفة.

·        وضح استراتيجيتك فى تشجيع المتعلمين على المشاركة فى العمل والمناقشة والتفكير داخل الفصل.

·        وضح خطوات اتخاذ قرار بشأن مشكلة صفية واجهتك داخل الصف.

·         نماذج لأدوات تقييم أداء المتعلمين.

·        خطة علاج المتعلمين ضعاف التحصيل.

·        خطة التعامل مع ذوى الاحتياجات الخاصة.

·        السجلات المرتبطة بالمتعلمين ومدى انضباطهم.

·        صور من ملصقات الحوائط.

·        صور لمناقشات المتعلمين.

·        صور للوسائل التكنولوجية المستخدمة.

·        الأنشطة المختلفة للتنمية المهنية داخل وخارج المؤسسة .

·        أنشطة  التطوير داخل المؤسسة .

·        الأنشطة المرتبطة بالمشاركة المجتمعية.

·        الجوائز وشهادات التقدير.

·        الخطابات الرسمية المرتبطة بالعمل والتدريب والأنشطة داخل المؤسسة  وخارجها.

·        سيرة ذاتية حديثة.

(2) المرحلة الثانية: تعزيز الوثائق

   وفي هذه المرحلة يبدأ المعلم فى إعداد الوثائق التى تسهم فى تقييمه ذاتياً، ولذلك فعليه التركيز على مايلي من عمليات:

- ربط المعايير بتوثيق ملف الإنجاز

   فى المرحلة الأولى تم تحديد مجموعة من معايير الأداء التى تسهم فى تقييم أداء المعلم، ولذلك فعلى المعلم اختيار الوثائق الدالة والمرتبطة بهذه المعايير، فعلى سبيل المثال:

·        معيار الإلمام بالمادة والتمكن المعرفي: يحتاج المعلم إلي وثائق عديدة دالة على هذا المعيار منها: شهادات التقدير، وكتابة بحوث وتقارير، وشهادات حضور دورات تدريبية فى مادة التخصص.

·        معيار التخطيط: يحتاج المعلم إلى تقديم نموذج خطة على مستوى الوحدة الدراسية، أو نموذج لخطة درس، ونماذج لتقويم المتعلمين.

·        معيار إدارة  الصف: أسلوب المعلم فى تنظيم جلوس المتعلمين، طرائق إشغال المتعلمين،  ونماذج لدراسة الحالة المشاغبة،...وغيرها.

- تدعيم الوثائق

على المعلم تدعيم الوثائق التى تم الاستعانة بها من خلال مايلي:

·        عمل مقدمة توضح الهدف من الوثيقة المطروحة.

·        تفسير وشرح الوثائق بطريقة موجزة.

- عرض الوثائق

  تعتبر عملية عرض الملف من العمليات الصعبة والتي تستهدف الاستفادة بالوثائق التى تم جمعها لتقييم المعلم ذاتياً، ولذلك يجب مراعاة النقاط التالية:

·        مراعاة مكونات الملف وتشمل: المقدمة، والسيرة الذاتية، والجزء الرئيس ويشمل: تقرير وافياً، الأنشطة وقد تشمل التدريبات، والبحوث وغيرها، الوثائق، الملاحق وقد تشمل صور فوتوغرافية وغيرها.

·        التنظيم، يجب أن يأتي كل جزء بشكل واضح مع الترابط الداخلي بين أجزاء الملف.

·        تنوع الوثائق ما بين كمية  ونوعية مع ضرورة التركيز على ترتيبها وتنظيمها.

·        فى النهاية يمكن للمعلم تحويل خبرته السابقة فى العمل الميداني بالتدريس إلي ملف إنجاز.

(3)  المرحلة الثالثة: استخدام ملف الإنجاز المعلم

  فى هذه المرحلة يتخذ المعلم قراراً بتقديم ملفه بهدف التقويم وتشمل عملية التقييم التركيز على النقاط التالية:

·        ما مدى إسهام المقدمة فى توضيح أهداف الملف ونوعه ومحتويات، وما مدى وضوح اللغة بها وإيجازها بما لا يخل بالمعنى؟

·        ما مدى شمولية الملف لاداء وخبرة المعلم؟

·         هل الوثائق المقدمة كافية ومتنوعة وما مدى مصداقيتها؟

·        هل تم وضع محتويات الملف بشكل متسلسل ومنطقي؟

·        هل يمكن الحصول على الوثائق المقدمة بسهولة؟

·        هل تقدم الوثائق الأدلة المادية التى تشهد بكفاءة المعلم؟

·        هل الوثائق مصحوبة بمقدمات وشروح وتأملات؟

·        ما مدى التوازن والاتساق بين محتويات الملف؟

·        هل يوجد أشياء أو أجزاء من بين محتويات الملف يمكن الاستغناء عنها دون الإخلال بالملف ؟

هل يمكن اتخاذ القرار بشأن تقديم الملف بشكله الحالي لتقويم أداء المعلم؟ أم يجب الانتظار لاستكمال نقاط معينة؟