1. المقابلات الشخصية
• من أكثر الوسائل استخداماً لجمع المعلومات عن الوظائف بغرض تحليلها .
• في بعض الأحيان تستخدم المقابلات كوسيلة أولية لتكوين فكرة مبدئية عن الوظائف، ولتطوير قائمة بمهام الوظائف (مستودع المهام).
• وفي أحيان أخرى تستخدم مع الاستبانة كوسيلة متممة لجمع المعلومات .
أنواع المقابلات الشخصية
• مقابلات فردية مع عدد من الموظفين، كل على حده.
• مقابلات مع الرؤساء المباشرين للوظائف المراد تحليلها.
• مقابلات جماعية مع مجموعة من الموظفين يعملون في الوظيفة نفسها.
2. المقابلات الشخصية
• أيا كان نوع المقابلة المستخدمة، فمن المهم أن يكون الشخص الذي تتم مقابلته متفهما بشكل واضح لأهداف المقابلة، حيث إنه كثيراً ما يساء فهم الغرض من هذه المقابلات والاعتقاد إنها لغرض تقويم الأداء الوظيفي.
• يجب أن يكون الاهتمام الرئيس في المقابلة بتوفير أكبر قدر من المعلومات عن الوظيفة بدقة.
2. المقابلات الشخصية
• على من يجري المقابلة أن يطلب من شاغل الوظيفة الحديث طبيعة عمله والغرض منه، والمشكلات التي تحدث في العمل، والأدوات المستخدمة فيه، والظروف التي يؤدى فيها، وأية تغيرات طرأت مؤخراً في عمله، مثل إضافة أدوات جديدة أو تغييرات في إجراءات العمل.
• ينبغي إتاحة الوقت الكافي للموظفين للتحدث عن عملهم.
2. المقابلات الشخصية
• إذا لم يفهم المقابل إجابات الموظف، فمن المهم أن يطلب منه التوضيح. فهناك مصطلحات خاصة بأعمال معينة قد تحدث لبساً في فهمها، لذا فمن المهم لمن يجري المقابلة التأكد من فهم المصطلحات التي يستخدمها الموظف.
2. المقابلات الشخصية
• بعد إكمال المقابلة، يجب تمحيص البيانات التي تم جمعها ومراجعتها مع الرئيس المباشر والموظف نفسه.
• وعلى الإدارة مراجعة البيانات التي أعطيت في المقابلات الشخصية مع الموظفين، والتأكد من أن البيانات تعكس العمل الذي يؤديه الموظف.
مزايا المقابلات الشخصية
• من أكثر الوسائل المستخدمة للحصول على معلومات دقيقة ومتكاملة عن الوظائف.
• الاتصال الشخصي المباشر مع الموظفين يوفر الفرصة للمحللين لتوضيح أهداف التحليل الوظيفي، ويساعدهم على اكتساب تفهم الموظفين وتعاونهم وتجاوبهم مع عملية التحليل.
مزايا المقابلات الشخصية
• تتيح الفرصة للموظف الذي تتم مقابلته توصيل المعلومات بدقة ووضوح، والتعبير عن الإحباطات التي يشعر بها في الوظيفة، وبيان وجهات نظر قد لا تتاح للإدارة الإطلاع عليها عن طريق الوسائل الأخرى.
• توفر الفرصة لمعرفة النشاطات والسلوكيات التي يتم أداؤها فعلاً، والتي قد لا تكون بارزة.
• الطريقة الوحيدة لجمع بعض أنواع معلومات تحليل الوظائف.
عيوب المقابلات الشخصية
• احتمال عدم دقة المعلومات التي يتم الحصول عليها، سواء بسبب التحريف المتعمد، أو غير المتعمد الناتج عن سوء الفهم غير المقصود.
• كثيراً من الموظفين ينظرون إلى التحليل الوظيفي على أنه تقويم للأداء يؤثر في المزايا التي يحصلون عليها، لذلك فإنهم يجنحون إلى المبالغة في بعض المسؤوليات وتقليل الشأن من في البعض الآخر.
• مكلفة نسبياً، وتتطلب وقتاً كبيراً، لا سيما عندما يكون من المطلوب تحليل عدد كبير من الوظائف.
بعض إرشادات إجراء المقابلات الشخصية
• ينبغي أن يتعاون محلل الوظائف مع المشرف لتحديد أنسب الموظفين لمقابلتهم، ممن تتوافر لديهم أكبر قدر من المعرفة عن الوظيفة، ويتسمون بالموضوعية في وصف واجباتهم ومسؤولياتهم.
بعض إرشادات إجراء المقابلات الشخصية
• ينبغي لمن يتولى إجراء المقابلة الحرص على توفير جو من الثقة والمناخ الإيجابي للمقابلة، من خلال السعي إلى اكتساب تعاون الشخص الذي تتم مقابلته، ومحاولة معرفة اسمه، والتحدث معه بلغة مفهومة وسهلة، وبيان الهدف من المقابلة بصورة مختصرة، وتوضيح كيف تم اختياره للمقابلة.
بعض إرشادات إجراء المقابلات الشخصية
• يجب الإعداد للمقابلة، وذلك بدراسة المعلومات الخلفية عن الوظيفة، ومن ثم تحديد الجوانب الأساسية التي سيتم جمع المعلومات عنها، واتباع دليل منظم لطرح الأسئلة. وهذا يساعد على تحديد الأسئلة الحرجة مقدما، وعلى تغطية جميع الجوانب المطلوبة عن الوظيفة. ولكن ينبغي ألا يقيد المحلل نفسه بهذه الأسئلة فقط، فمن الضروري إعطاء العامل نوعاً من المرونة في إجابة الأسئلة، وتوفير عدد من الأسئلة المفتوحة، مثل: "هل هناك أي شيء لم يتم التطرق إليه؟"
بعض إرشادات إجراء المقابلات الشخصية
• يحبذ إجراء المقابلة على شكل حوار. ويفضل البدء بالأسئلة العامة التي تقود إلى الأسئلة الأكثر تحديداً. ويجب صياغة الأسئلة بشكل يؤدي إلى الحصول على معلومات لها علاقة بوصف الوظيفة. وقد يكون من المفيد البدء بالطلب من الموظف أن يذكر الهدف الأساسي لوظيفته.
بعض إرشادات إجراء المقابلات الشخصية
• ينبغي احترام الموظف وإظهار الاهتمام بعمله. كما يجب على المقابل أن يلتزم بالموضوعية ويتجنب الجدل. كما ينبغي تجنب استخدام الأسئلة الإيحائية التي قد تثير اللبس للموظف وتجعله في موضع الدفاع. وإذا كان هناك بعض النقاط التي تثير الشك، فيمكن استيضاحها من رئيس الموظف فيما بعد.
بعض إرشادات إجراء المقابلات الشخصية
• إذا كان هناك بعض المهام الوظيفية التي لا تؤدى بطريقة منتظمة، فيجب الطلب من الموظف أن يضع قائمة بالواجبات مرتبة حسب الأهمية وعدد مرات تكرار أدائها. وهذا سوف يؤكد أنه لم يتم إغفال النشاطات الهامة التي تحدث بصورة غير متكررة.
بعض الأسئلة النموذجية للمقابلات الشخصية
• ما لهدف الأساسي للوظيفة؟
• ما المهام الرئيسة للوظيفة على وجه التحديد؟
• ما الوقت الذي تستغرقه كل مهمة؟
• ما مدى تكرار كل مهمة؟
• ما أهمية كل نشاط للعمل؟
• ما نوع الإشراف الذي تخضع له الوظيفة؟
• ما نوع التعليمات الصادرة لأداء الأعمال؟
• ما المسؤوليات الرئيسة لشاغل الوظيفة في إنجاز العمل؟
بعض الأسئلة النموذجية للمقابلات الشخصية
• ما نوع المراجعة التي تخضع لها أعمال الوظيفة؟
• ما المراجع التي يستخدمها الموظف في عملة؟ وما مقدار الحكم الشخصي المطلوب في استخدام هذه المراجع؟
• ما نطاق الإشراف للوظيفة؟
• ما السلطة المخولة للموظف الموظف في تخطيط العمل، وتوجيه الموظفين، وإدارة الجوانب المختلفة للعمل؟
بعض الأسئلة النموذجية للمقابلات الشخصية
• ما طبيعة الاتصالات التي تجرى مع الأشخاص الآخرين داخل المنظمة وخارجها؟ وما الغرض منها، وما مدى تكرراها؟
• ما الأدوات والمعدات المستخدمة في العمل؟
• ما الظروف التي يؤدى فيها العمل؟
• هل هناك أية مخاطر أو ظروف عمل غير عادية يتم التعرض لها؟
• ما المتطلبات الجسمية للعمل؟
3. الملاحظة
• تتم ملاحظة الموظفين بصورة مباشرة في أثناء أدائهم لمهام أعمالهم. ويقوم المحلل أو أحد معاونيه بتسجيل ملاحظاته عما يتم أداءه، وكيف يتم أداءه، وكم يستغرق من الوقت.
• يمكن استخدام آلات التصوير، التسجيل.
3. الملاحظة
• من الضروري التخطيط للملاحظة وفقاً لإطار معين يتم فيه تحديد الجوانب التي ينبغي ملاحظتها، وكيفية تسجيل المعلومات والحقائق حول كل جانب من الجوانب الأساسية والفرعية للعمل.
3. الملاحظة
• يتوقف نجاح أسلوب الملاحظة في جمع معلومات وحقائق الأعمال على شخصية القائم بالملاحظة وخبراته، فلا بد أن يكون على خبرة كبيرة بالعمل أو الوظيفة موضع الملاحظة أو بمجال هذا العمل، أو على الأقل يكون لديه إلمام عام بالأسس والقواعد التي تحكم مجال العمل أو الوظيفة.
مزايا الملاحظة
• توفر الفرصة لمشاهدة العمل على الطبيعة وتفهم ظروف العمل.
• مفيدة على وجه الخصوص لدراسة الوقت والحركة، والأعمال الروتينية المتكررة، والأعمال التي تتطلب عمالاً شبه مهرة يقومون أساساً بأنشطة جسمية يمكن ملاحظتها بسهولة، مثل: أعمال السعاة، وعمال النظافة، والميكانيكيين.
عيوب الملاحظة
• غير مناسبة عندما يتطلب العمل الكثير من النشاطات الذهنية غير الملموسة التي لا يمكن قياسها (مثل وظيفة مستشار قانوني، أو باحث، أو مدير إدارة)، أو إذا كان عمل الموظف يستدعي القيام بنشاطات موسمية تحدث فقط في مناسبات معينة.
• لا يمكن الاعتماد عليها لوحدها لجمع المعلومات عن الوظائف، بل تستخدم كوسيلة مكملة للاستبانة أو المقابلة الشخصية .
4. مذكرات العمل
• يطلب من الموظف الاحتفاظ بمذكرة يسجل فيها المهام والأنشطة التي يؤديها في عمله يومياً، ويحدد الزمن الذي يقضيه في إنجاز تلك المهام والأنشطة، وذلك خلال فترة زمنية معينة.
• مفيدة على وجه الخصوص في الوظائف العليا، وللأعمال التي يصعب ملاحظتها.
• يعاب على هذا الأسلوب أنه مكلف للشخص الذي يقوم بتعبئة مذكرات العمل، وأن بعض المهام لا تتم خلال الفترة الزمنية المحددة لتسجيل مذكرات العمل.
• في العادة يستخدم أسلوب مذكرات العمل كأسلوب متتم للوسائل الأخرى لجمع المعلومات.
ثامناً - التحقق من المعلومات
• يتم مراجعة البيانات أولاً مع الموظفين لاستكمال جوانب النقص فيها، وتوضيح الغموض الذي قد يشوبها، والتأكد من أنها تعكس العمل الذي يؤديه الموظفون.
• ثم يتم مراجعتها مع رؤساء الموظفين الذين تم جمع المعلومات منهم للتعليق على مدى تمام ودقة المعلومات المقدمة وإبداء أية ملاحظات عليها.
ثامناً - التحقق من المعلومات
• بعد ذلك يتم إدخال البيانات في الحاسب الآلي لإعداد قائمة بالمهام الوظيفية، ثم يتم طبعها، وتوزيعها على الموظفين الذي تم تجميع المعلومات لمراجعتها وإجراء التعديلات المناسبة عليها.
• بعد ذلك يتم إدخال التعديلات المهام في الحاسب الآلي، ويتم طبعها ثم توزيعها على كل الموظفين شاغلي الوظيفة، لكي تتاح الفرصة لجميع الموظفين مراجعة البيانات وتعديلها وفقاً لخبراتهم في الوظيفة.
• وفي كل الأحوال ينبغي أن تتاح للرؤساء المباشرين ورؤساء الإدارات المراجعة النهائية لقائمة المهام.
تاسعاً - تحديد المهام الجوهرية للأعمال
• هناك بعدين مهمين في تحديد المهام الجوهرية، هما: مدى التكرار النسبي لأداء المهام، والصعوبة النسبية في أدائها.
• فالمهام التي تؤدى بصورة متكررة وتلك التي تكون أكثر صعوبة يجب اعتبارها مهام جوهرية للعمل. وذلك على افتراض أن الموظف الذي يستطيع أداء مهام العمل الأكثر صعوبة يستطيع أداء المهام الأسهل، وإذا كان الموظف يستطيع أداء المهام الأكثر تكراراً، فإن المهام الأقل تكراراً، والتي ستكون أقل صعوبة، لن تمثل مشكلة في أدائها.
تاسعاً - تحديد المهام الجوهرية للأعمال
• وهكذا فبعد أن تكون قائمة المهام مكتملة، يطلب من الموظفين تحديد درجة الصعوبة النسبية والتكرار النسبي لكل مهمة من المهام على مقياس يتراوح بين (1 منخفض) إلى (7 عالي)، وصفر للمهام التي لا تؤدى.
• ويمكن تحديد درجة أربع أو خمس لتشكل الحد الفاصل بين المهام الجوهرية وغير الجوهرية. وهكذا تكون المهام التي مجموع درجاتها ست درجات أو أعلى مهام جوهرية.
تاسعاً - تحديد المهام الجوهرية للأعمال
• وبعد جمع الدرجات من الموظفين يتم إدخالها في الحاسب الآلي، حيث يقوم الحاسب الآلي بحساب درجات الصعوبة والتكرار لكل مهمة، ثم فرز المهام التي تكون أكثر أو أقل من درجة الحد الفاصل، والتي على أساسها يتم تحديد المهام الجوهرية.
• بعد ذلك يتم مراجعة المهام الجوهرية من قبل الرؤساء المباشرين واعتمادها من الإدارات المختصة. عقب ذلك يمكن الانتقال إلى المرحلة النهائية من التحليل وهي إعداد أوصاف الوظائف ومواصفاتها.
أهمية وتكرار الواجبات
عاشراً - إعداد أوصاف الوظائف ومواصفاتها
• الوصف والمواصفات السليمة للوظائف هما أداتان أساسيتان للإدارة الفاعلة للموارد البشرية، لذا فمن الضروري الاهتمام بإعدادهما وتحديثهما دورياً؛ لأنهما إذا كانا يفتقران إلى الصدق فسيكونان أداتان مشكوك بهما لاتخاذ القرارات الجوهرية لإدارة الموارد البشرية.
عاشراً - إعداد أوصاف الوظائف ومواصفاتها
وصف الوظائف
في الغالب يشتمل على العناصر الرئيسة التالية:
• تاريخ إعداد الوصف الوظيفي.
• اسم الوظيفة.
• رمز الوظيفة.
• العلاقات التنظيمية.
• ملخص عام للوظيفة.
• واجبات الوظيفة ومسؤولياتها.
• الاتصالات التنظيمية.
• الأدوات والأجهزة المستخدمة في العمل.
• ظروف العمل ومخاطره.
• المتطلبات الجسمية للعمل.
1. تاريخ إعداد الوصف الوظيفي
• إن وجود تاريخ إعداد الوصف الوظيفي على نموذج الوصف، يساعد على تحديد مدى حاجة الوصف إلى المراجعة والتحديث.
2. اسم الوظيفة
• يجب أن تكون الوظيفة موضع الوصف مميزة عن الوظائف الأخرى في المنظمة، لذا لابد من تحديد اسم يدل عليها وعلى طبيعة واجباتها ومسؤولياتها.
• يجب أن يكون الاسم مختصرا ومحدداً ودالاً قدر الإمكان على طبيعة العمل المؤدى، وبعيداً عن العمومية قدر الإمكان، لتحقيق الوضوح وتلافي اللبس بين الوظائف.
• فبدلاً من تحديد اسم الوظيفة على أنها مجرد وظيفة مهندس، أو محاسب، أو مستشار، على سبيل المثال، يكون من الأفضل الإشارة إلى أنها وظيفة مهندس معماري، محاسب قانوني، ومستشار اقتصادي.
2. اسم الوظيفة
• يجب أن يكون الاسم مقبولاً.
• ينبغي تجنب تضخيم الاسماء.
• ينبغي أن يكون الاسم متسقاً مع أسماء الفئات الوظيفة المختلفة في المنظمة.
3. رمز الوظيفة
• الغرض من رمز الوظيفة تحديد موقع الوظيفة التنظيمي، ومستواها الوظيفي، والاستدلال عليها بسرعة وسهولة.
• يتكون رمز الوظيفة في العادة من رقم أو أرقام تشير إلى النوع العام للعمل الذي تندرج تحته الوظيفة، ورقم أو أرقام تشير إلى الإدارة التي تنتمي إليها، ورقم أو أرقام تشير إلى الوظيفة، ورقم أو أرقام تشير إلى المستوى الوظيفي لها.
4. العلاقات التنظيمية
• إن تحديد موقع الوظيفة في الهيكل التنظيمي يعطي توضيحاً أكثر لطبيعة الوظيفة، ويساعد على تحديد الأدوار الإشرافية في المنظمة. ويتم ذلك من خلال تحديد الإدارة التي تنتمي إليها الوظيفة، وتلك التي تشرف عليها.
5. وصف عام للوظيفة
• يعطى فكرة عامة عن الهدف الأساسي العام للوظيفة (المبرر الأساس لوجودها)، والدور الأساس لشاغل الوظيفة، ويبين كيف أن عمل الوظيفة يختلف بصورة عامة عن الأعمال الأخرى في المنظمة، وكيف يسهم في تحقيق أهداف المنظمة.
• يشكل هذا الجزء الأساس للجزء الذي يليه، الذي يحدد الواجبات والمسؤوليات الوظيفية التفصيلية. ويجب أن يكون الوصف العام مختصراً، وفي العادة لا يتجاوز فقرة واحدة، فهنا لا تذكر الواجبات والمسؤوليات بالتفصيل، بل تبين الملامح الأساسية للعمل .
5. وصف عام للوظيفة
• مثال: يعمل المدير العام لشؤون الموظفين، تحت إشراف المدير العام للشؤون الإدارية والمالية، ويكون مسؤولاً عن تصميم برامج إدارة الأفراد والإشراف عليها، لتمكين الوزارة من جذب الأفراد، واستخدامهم، وتحفيزهم، وتطويرهم، بما يساعدهم أداء أعمالهم على الوجه المناسب.
5. وصف عام للوظيفة
• مثال: يؤدي خدمات أمين المكتبة من خلال مساعدة المراجعين في تحديد أمكان مصادر المكتبة واستخدامها، وتقديم معلومات دقيقة وفي الوقت المحدد والإجابة عن أسئلة البحث، وتطوير وتقديم البرامج، واختيار/ترتيب المواد حسب التوجيهات، وأداء الواجبات الأخرى التي يكلف بها.
6. واجبات الوظيفة ومسؤولياتها
• تشكل واجبات الوظيفة ومسؤولياتها (الأنشطة الوظيفية) اللب الأساسي للوصف الوظيفي.
• يحدد هذا الجزء الأنشطة التي يتوقع من الموظف أن يؤديها، أو يكون مسؤولاً عن إنجازها.
• وتحدد مدى دقه هذا الجزء واكتماله كيف يتوقع من الموظف أن يقضي وقته في المنظمة، ومدى إمكانية الاستفادة من الوصف الوظيفي في إدارة الموارد البشرية.
6. واجبات الوظيفة ومسؤولياتها
• ينبغي مراعاة الدقة والوضوح في التعبير عن الواجبات والمسؤوليات، وتحاشي المصطلحات العامة، والتعبيرات المبهمة، والتكرار في الوصف.
• كما ينبغي تجنب الأسلوب الإنشائي في تسجيل الأنشطة الوظيفية، وتسجيلها على شكل قائمة، بحيث تحدد الأنشطة الوظيفية في جمل موجزة، كل على حدة.
• كذلك ينبغي مراعاة الشمول في الوصف بحيث يتم تضمين كل الواجبات والمسؤوليات الأساسية للوظيفة، ولكن دون الإغراق في التفصيل. كما يجب تحديد أي من الواجبات يعد أساسياً وأيها يعد ثانوياً.
6. واجبات الوظيفة ومسؤولياتها
• ينبغي تبويب أنشطة الوظيفة، من خلال وضعها في فئات بحيث تتضمن كل فئة جميع الأنشطة المتشابهة في ناحية معينة، بدلاً من مجرد سردها على شكل قائمة دون أي رابط بينها. فمجرد تعداد الأنشطة دون ربطها وجمعها في فئات سيؤدى إلى الالتباس وعدم الفهم الواضح للعمل الموصوف.
• في حين أن إيجاد إطار منطقي معين يلخص الأنشطة الوظيفية، يساعد على فهم أبعاد العمل، ومقارنة الأعمال بعضها ببعض، ويسهل من عملية تقويم الأداء، وتصميم البرامج التدريبية.
6. واجبات الوظيفة ومسؤولياتها
• ليس هناك طريقة واحدة لتبويب الأنشطة الوظيفية، فيمكن تبويبها وفقاً للهدف منها، أو وفقاً للقدرات الأساسية المطلوبة لأدائها، أو وفقاً لتشابه طبيعتها.
• وهكذا فالواجبات المتعلقة بتسجيل المحاضر، والطباعة، ومراجعة الأخطاء الكتابية، وتسجيل الاجتماعات، يمكن وضعها تحت فئة "الطباعة"، والواجبات المتعلقة بالرد على الهاتف، والرد على استفسارات المراجعين، وحضور الاجتماعات، يمكن وضعها تحت فئة "الاتصالات".
6. واجبات الوظيفة ومسؤولياتها
• يجب ترتيب الواجبات والمسؤوليات في كل فئة من الأنشطة الوظيفية في تسلسل منطقي.
• ليس هناك طريقة واحدة لترتيب الواجبات والمسؤوليات.
• ففي بعض الوظائف يكون من الأسهل ترتيب الأنشطة وفقاً لأهميتها، وفي البعض الآخر وفقاً لتتابع المهام المنجزة، أو وفقاً لنسبة الوقت المتوقع لإنجازها.
• وهكذا إذا كان هناك خطوات متتابعة لأداء العمل فيمكن وصف الواجبات وفقاً للترتيب الزمني لأدائها.
• وعندما تكون الواجبات دورية أو غير منتظمة يمكن ترتيبها بوضع الواجبات الأساسية أولاً، تليها الواجبات الأقل أهمية.
• وعندما لا يكون هناك تتابع في إنجاز بعض المهام، أو لا يمكن تمييزها وفقاً لأهميتها، فيمكن ترتيبها وفقاً لنسبة الوقت المتوقع لإنجازها.
6. واجبات الوظيفة ومسؤولياتها
• يفضل أن يشتمل الوصف على تحديد للمعايير الدنيا للأداء (العدد المطلوب من المنتجات أو الخدمات، أو نوعيتها، أو الوقت اللازم لأدائها)، كلما كان ذلك ممكناً. فمثلاً، بدلاً من ذكر أن من مسؤوليات المشرف "القيام بجولات تفتيشية" يذكر "جولات تفتيشية يومية، أو أسبوعية، أو شهرية".
6. واجبات الوظيفة ومسؤولياتها
• ينبغي تجنب المبالغة في التفصيل، إذ يجب ذكر الأنشطة بوضوح وإيجاز دون إغراق في التفصيل، لئلا يصبح الوصف تحليلاً للحركة.
• فأحياناً يكون وصف مهمة معينة على أنها "إرسال الرسائل الصادرة من القسم" كافياً، ولا يكون من الضروري وصف النشاطات المطلوبة لإرسال الرسائل خطوة بخطوة، مثل: وضعها في الظرف، وإلصاق الطابع، وتثبيت العناوين، ...الخ.
• ولكن العمليات الأساسية والأكثر تعقيداً والتي تكون المعرفة فيها محدودة قد تتطلب قدراً أكبر من التفصيل.
(أ) الواجبات
• يبين هذا الجزء بشكل محدد، وواضح، ومختصر، ما الذي يقوم به شاغل الوظيفة، أو المتوقع منه إنجازه، وكيف يقوم بعمله، ولماذا يقوم به.
• كثيراً ما تتجاهل الأوصاف الوظيفة عدداً من البيانات الأساسية المتعلقة بالواجبات.
• فكثيراً ما تذكر الواجبات دون الإشارة إلى الوقت اللازم لأداء كل واجب (نسبة الوقت الذي يتطلبه كل واجب بالنسبة إلى الواجبات الأخرى)، ودون الإشارة إلى الأهمية النسبية لكل واجب، ودون التمييز بين المهام الأساسية وغير الأساسية للعمل.
(أ) الواجبات
• إن مجرد وضع قائمة بالواجبات دون تحديد الوقت التقريبي اللازم لأداء كل واجب يعد أمراً مضللاً.
• فمثل هذا الوصف لا يقدم تصويراً حقيقياً عن طبيعة العمل.
(أ) الواجبات
• فمثلاً قد يحتوي الوصف الوظيفي على قائمة بعشرين واجب، ولكن الموظف يقضي 80% من وقته في أداء واجب أو واجبين منها فقط.
• لذا فإن تحديد نسبة الوقت اللازم لأداء كل واجب يعد ضرورياً لرسم صورة تعكس المتطلبات الحقيقية للعمل.
(أ) الواجبات
• كما أن تحديد الأهمية النسبية للمهام (على مقياس يتراوح بين 1-10 مثلاً) يساعد في تحديد أولويات المهام.
• وهذه المهام ليست بالضرورة نفسها التي تتطلب وقتاً أكثر، كما أنها ليست بالضرورة الأكثر أهمية.
• فهناك مهام تستغرق وقتاً أقل، ولكن لها أولوية أكبر. وتحديد أولويات المهام يساعد في تحديد المهام الملحة وتلك التي يمكن تأجيلها.
(أ) الواجبات
• ينبغي التمييز بين الواجبات الأساسية والثانوية.
• الواجبات الأساسية تكون أساسية لسبب وجود العمل، وتشغل في العادة معظم وقت الموظف، ويتم على أساسها تحديد المؤهلات اللازمة لشغلها.
• الواجبات الثانوية فهي في العادة لا تشغل إلا جزءاً محدوداً من وقت الموظف، ولا تكون السبب الرئيس الذي من أجله أوجدت الوظيفة، ولا يتم تحديد المؤهلات اللازمة لشغل الوظيفة على أساسها.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• ترجع المسؤوليات الوظيفية إلى الالتزامات التي تقع على عاتق شاغل الوظيفة نتيجة قيامه بواجبات الوظيفة (المسؤوليات الإشرافية).
• ترجع السلطات إلى مدى الصلاحيات الممنوحة لشاغل الوظيفة تجاه الأشخاص، والممتلكات، والقرارات، لتحقيق المسؤوليات الملقاة على عاتقه.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• في هذا الجزء يتم تحديد طبيعة المسؤوليات الملقاة على عاتق الموظف في أداء الأعمال، ونطاق السلطات الممنوحة له في اتخاذ القرارات، وما يملكه من صلاحيات مالية، وصلاحيات في استخدام الموارد التنظيمية، وصلاحيات في الحصول على المعلومات، وصلاحيات في إصدار الأوامر للموظفين، ومراجعة أعمالهم.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• كذلك يتضمن هذا الجزء تحديد نوع وطبيعة الإشراف المباشر وغير المباشر الذي تخضع له الوظيفة.
• ويتم ذلك من خلال توضيح كيف يتم تكليف الموظف بالإعمال (درجة الرقابة التي يخضع لها الموظف)، ومسؤولية الموظف في تنفيذ العمل، وكيفية مراجعة عمله.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• فيجب تحديد كيف يحدد الرئيس الأعمال للموظف.
• فبعض الأعمال قد تتطلب تعليمات مفصلة لكيفية القيام بالأعمال.
• والبعض لا يتطلب إعطاء تعليمات مفصلة إلا للأعمال الجديدة، أو الصعبة، أو للجوانب غير المعتادة من العمل.
• بينما قد لا يستلزم البعض الآخر إلا مجرد اقتراحات بالإجراءات التي ينبغي اتباعها.
• وهناك بعض الأعمال لا تتطلب إلا معلومات عن الأهداف والأولويات والمواعيد النهائية لإنجاز العمل.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• كما يجب تحديد مسؤولية الموظف في تنفيذ الأعمال، أي تحديد درجة الاستقلالية التي يتمتع بها في اتخاذ القرارات دون الرجوع إلى السلطة الأعلى للحصول على موافقتها المسبقة.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• ومسؤولية الموظف عن إنجاز الأعمال تعتمد على درجة الاستقلالية المتاحة له للقيام بتحديد خطوات العمل وتوقيت جوانبه المختلفة، دون حاجة للرجوع إلى السلطة الأعلى للحصول على موافقتها.
• كما يعتمد على مدى الصلاحيات التي يملكها لتقديم التوصيات، وتعديل التعليمات الصادرة إليه.
• وكذلك على السلطات المخولة له لتحديد الأولويات والأهداف.
• فمثلاً، قد يتحتم على الموظف العمل وفقاً للتعليمات بالضبط، أو قد يرجع إلى الرئيس فقط في الحالات التي لا تشملها التعليمات، أو قد يؤدي العمل كله باستقلالية، ويحدد الإجراءات والوسائل للتنفيذ في ضوء السياسات والممارسات المقبولة، دون تدخل الرئيس.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• كذلك يجب تحديد طبيعة ودرجة المراجعة الممارسة على أعمال الوظيفة.
• والمراجعة في العادة تتراوح بين مراجعة مباشرة وتفصيلة للأعمال، إلى مراجعة عامة وإجمالية لنتائج الأعمال.
• فقد تكون المراجعة دقيقة ومفصلة لكل مرحلة من مراحل العمل، وقد تكون مراجعة عامة لنتائج الأعمال، وقد تكون مراجعة سريعة للتأكد من دقة الإنجاز والالتزام بالخطوط العريضة المحددة.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• كما ينبغي بيان المراجع والوثائق التي يجب أن يرجع إليها الموظف في إنجاز عمله، ومدى الحكم الشخصي الذي قد يمارسه في استخدام هذه المراجع.
• فقد تقتضي بعض الأعمال من الموظف الرجوع إلى بعض المراجع للاسترشاد بها في أداء العمل، مثل: الأدلة التنظيمية، اللوائح التنظيمية، والسياسات، والقرارات السابقة.
• وليس من الضروري وضع قائمة لكل مرجع مطلوب، أو ذكر مرجع معين باسمه. فمثلاً مجرد ذكر الرجوع إلى "تنظيمات المنظمة الخاصة بتصنيف الوظائف"، يكون له معنى أكثر من ذكر الرجوع إلى "المادة 4/خ/م".
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• كما يجب تحديد ما إذا كان على الموظف الالتزام التام بالرجوع إلى مراجع محددة ومفصلة للعمل، ولا يستطيع الحياد عنها إلا إذا كان مخولاً بذلك، أو ما إذا كان مخولاً باستخدام حكمة الشخصي في استخدام المراجع والحياد عنها قليلاً وفقاً لمتطلبات العمل، بحيث يستطيع الاختيار من بين عدد من البدائل، واستخدام حكمة الشخصي في تفسير المراجع وتطبيقها.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• وتحديد المسؤوليات التي تقع على عاتق شاغل الوظيفة بوضوح، ورسم نطاق السلطة الوظيفية الداخلة والخارجة بدقة يسهم في الحد من تنازع السلطات، والصراعات الشخصية، ويساعد على تحسين فاعلية اتخاذ القرارات.
(ب) مسؤوليات الوظيفة وسلطاتها
• وعلى وجه الخصوص يجب الاهتمام بتحديد نطاق مسؤوليات اتخاذ القرارات.
• فكثيراً ما يحدث الصراع وعدم الفاعلية في المنظمات بسبب الافتقار إلى الوضوح في تحديد من يملك سلطة اتخاذ القرارات.
• وعندما لا يتم تحديد مسؤولية اتخاذ القرارات بدقة، فإن الموظفون يتخذون قرارات ليست من اختصاصاتهم، أو قد يتخذون قرارات مزدوجة ومكررة وتتعارض مع ما يقرره الآخرون، كما قد يتم تجاهل قرارات يجب اتخاذها.
7. الاتصالات الإدارية
• تحديد الأفراد والجهات التي تحتم طبيعة عمل الوظيفة الموظف الاتصال بهم، من غير الرؤساء المباشرين أو المرؤوسين.
• هنا يتم تحديد طبيعة الاتصالات، والغرض منها، (هل هي للتنسيق، أم لتبادل الآراء والمعلومات، أم للتحقيق، أم لتقديم الخدمات)، ووسيلة إجرائها (وجهاً لوجه، أو بالهاتف، أو كتابياً) والسلطات المخولة لشاغل الوظيفة عند إجراء هذه الاتصالات.
8. الأدوات والمعدات والآلات والمواد المستخدمة في العمل
• هنا يتم تحديد الأدوات، والمعدات، والآلات اللازمة للأداء الفاعل للعمل، مثل الأدوات المكتبية، وأجهزة التصوير، ونماذج العمل المختلفة.
9. ظروف العمل ومخاطره
• وصف الظروف الطبيعية والمادية التي يؤدى فيها العمل، من حيث التهوية، ودرجة الحرارة، والرطوبة، والضوضاء، والأتربة، وغيرها من الظروف غير العادية لأداء العمل.
• كما يتم تحديد المخاطر المحتملة التي قد يتعرض لها الموظف في أداء العمل، مثل احتمال التعرض للإشعاعات، والكيماويات، والحرائق، والأمراض، وغيرها من المخاطر المحتملة.
10. المتطلبات الجسمية للعمل
• هنا يتم تحديد المجهودات الجسدية المطلوبة لأداء العمل، مثل رفع أشياء ثقيلة، أو صعود الدرج، أو المشي لمسافات طويلة. ويجب توضيح مدى تكرار وكثافة القيام بهذه المجهودات.
مواصفات الوظائف
• تشتمل قائمة تبين الملامح والمتطلبات الأساسية الواجب توافرها فيمن يشغلها، والمرتبطة بالمعارف والقدرات والمهارات، التي يتم على أساسها تحديد الحد الأدنى من متطلبات التعليم والخبرة العملية والتدريب والخصائص الجسمية والذهنية والنفسية والشخصية، وغيرها من المتطلبات اللازمة لأداء واجبات العمل ومسؤولياته.
مواصفات الوظائف
• تستنتج مواصفات شاغل الوظيفة من الوصف الوظيفي، وعادة ما تكون أقل موضوعية من الأوصاف.
• ويتم تحديد المواصفات إما من خلال الحكم الشخصي التقديري أو باستخدام التحليل الإحصائي.
• والحكم الشخصي التقديري يتوقف على الخبرة الشخصية والمعرفة التي يتمتع القائمون بمهمة إعداد الأوصاف والمواصفات الوظيفية. ويفضل مشاركة أكثر من شخص في تحديد مواصفات الوظيفة حتى تكون أكثر موضوعية.
مواصفات الوظائف
• وتستنتج مواصفات شاغل الوظيفة من الوصف الوظيفي، وعادة ما تكون أقل موضوعية من الأوصاف.
مواصفات الوظائف
• لتحديد المواصفات ينبغي في المقام الأول تحديد الواجبات والمسؤوليات وظروف العمل، ومعايير الأداء للوظيفة،
• ثم يتم ربط الواجبات والمسؤوليات بالمعارف والقدرات والمهارات اللازمة لأدائها.
• ثم يتم ربط المعارف والمهارات والقدرات بمؤهلات تشكل الحد الأدنى المطلوب للقيام بالوظيفة.
مواصفات الوظائف
• من المهم أن تكون هناك علاقة بين المعارف والقدرات والمهارات والحد الأدنى للمؤهلات المطلوبة للوظائف.
• إذ يجب أن تحدد متطلبات التعليم والخبرة والتدريب على أساس المعارف والقدرات والمهارات المطلوبة لأداء العمل، التي بدورها تحدد على أساس واجبات العمل ومسؤولياته.
• ويتم ذلك من خلال التعريف الواضح لمصطلحات المهارة والمعرفة والقدرة المطلوبة لأداء العمل حتى تكون أساساً سليماً لاستنتاج المؤهلات المطلوبة لشغل الوظائف.
مواصفات الوظائف
• المهارة: البراعة والتمكن من الأداء الفعلي لمهام العمل، مثل المهارة في التحدث باللغة الإنجليزية.
• المعرفة: مقدار المعلومات أو الحقائق المتعلقة بالنظريات والمبادئ والمفاهيم والأنظمة والسياسات والإجراءات والأساليب المتعلقة بأداء الواجبات والمسؤوليات المطلوبة، التي يجب أن يلم بها الموظف لأداء عمله بشكل مرض.
• عند تضمين معرفة أو مهارة معينة في مواصفات الوظيفة، يجب بيان كيف سيتم استخدامها من قبل الموظف. مثلاً قد يكون مطلوباً من السكرتير "المعرفة بقواعد اللغة العربية، والإملاء، وعلامات الترقيم، لمراجعة المراسلات الصادرة وتصحيحها".
مواصفات الوظائف
• القدرة فتتعلق بالاستعدادات الذهنية والبدنية والنفسية التي يستلزمها العمل، مثل: الذكاء العام، وتذكر التعليمات الشفوية، وطلاقة التعبير، وسرعة حركات الأصابع. والحكم على القدرة قد يكون أمراً صعباً، ذلك أن القدرات أحياناً تكون كامنة.
مواصفات الوظائف
• تشمل متطلبات التعليم الحد الأدنى من الدرجة العلمية التي يتم الحصول عليها من مؤسسات التعليم الرسمية، التي تعد ضرورية لأداء العمل.
• تشمل الخبرة العملية الحد الزمني والنوعي الأدنى المكتسب عملياً من خلال الممارسة الفعلية لأنشطة ذات علاقة بالواجبات في أعمال سابقة. وأحياناً تكون متطلبات الخبرة محددة للغاية (مثل الخبرة في مجال السكرتارية القانونية) وأحياناً تكون عامة (مثل الخبرة في الأعمال السكرتارية بشكل عام).
• في التدريب يتم تحديد الحد الأدنى من التدريب الرسمي النظري والعملي الذي يجب توافره في مجال ذا علاقة بالعمل لمساعدة الشخص في تطوير المعرفة والمهارة والقدرة..
لماذا يفشل تحليل الوظائف في المنظمات
• الافتقار إلى دعم الإدارة العليا.
• تقادم الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية.
• إخفاق المواصفات الوظيفية في التصوير الحقيقي للمؤهلات.
• الوصف الوظيفي شديد العمومية أو محدد للغاية.
وصف وظيفي شديد العمومية
الوظيفة: سكرتير
? شديد العمومية: يقوم بمعالجة الكلمات بطريقة احترافية.
وصف وظيفي محدد جداً
? معرفة ببرنامج مايكرو سوفت أوفيس 2000 لتخزين الوثائق وتنظيف الشاشة، وإدخال الأحرف المائلة، وإحلال الكلمات، واختيار البنط، واختيار الخط الغامق، واختيار الكلمات التي تحتها خط، واختيار الخطوط العريضة، واختيار التظليل، والحروف الصغيرة.
وصف ومواصفات وظيفة مدير إدارة العلاقات العامة
• التاريخ: 3/8/1422 هـ
• اسم الوظيفة: مدير إدارة العلاقات العامة
• رمز الوظيفة: 2122
• المرتبة: الثامنة
• الإدارة: العلاقات العامة
• الرئيس المباشر: وكيل الوزارة المساعد للشؤون المالية والإدارية.
ملخص عام عن الوظيفة:
• تقع هذه الوظيفة على قمة الهرم الوظيفي لإدارة العلاقات العامة، ويعد شاغلها مسؤولاً عن تخطيط سياسات العلاقات العامة في الوزارة والإشراف على تنفيذها.
الواجبات الوظيفية:
الزمن الأولوية أساسي (أ)
اللازم (1 – 10) ثانوي (ث)
• الأعمال اليومية:
• متابعة ما ينشر في وسائل الإعلام عن الوزارة، وإعداد ملخصات بذلك. وعرضها على المسؤولين في الوزارة، وإعداد الإجابات المناسبة عليها وفقاً لتوجيهاتهم.
• متابعة أخبار وأنشطة الأجهزة الحكومية المختلفة التي يهم الوزارة معرفتها وتزويد إدارات وأقسام الوزارة بها أولاً بأول.
• تزويد أجهزة الإعلام بالمعلومات والبرامج الإعلامية المتعلقة بأنشطة الوزارة وإنجازاتها، والرد على استفساراتها .
الواجبات الوظيفية:
الأعمال الدورية:
• إعداد البرامج لاستقبال زوار الوزارة ومساعدتهم في التعرف على أنشطة الوزارة المختلفة وتقديم كافة المعلومات والخدمات اللازمة لهم، ونقل وجهات نظرهم وانطباعاتهم للمسؤولين في الوزارة.
• إعداد الترتيبات اللازمة للندوات والمؤتمرات والحفلات التي تنظمها الوزارة، وذلك بالتنسيق مع الإدارات والجهات الأخرى.
• استقبال المتعاقدين خارجياً مع الوزارة عند قدومهم للمملكة وتيسير إجراءات إقامتهم.
• اتخاذ ما يلزم نحو تسهيل مهمة سفر كبار العاملين بالوزارة.
• إصدار النشرات والمواد الإعلامية والتثقيفية بالتعاون مع الإدارات المختصة بالوزارة وتوزيعها، وتزويد الجهات المحلية والخارجية بما تطلبه من مطبوعات ونشرات إعلامية خاصة بالوزارة.
• إصدار دليل بأرقام الهواتف الداخلية وأرقام هواتف الأجهزة الحكومية والخدمات العامة.
• تقديم تقارير نصف سنوية عن سير العمل لوكيل الوزارة المساعد متضمناً الإنجازات والمشكلات والعقبات التي تواجه الإدارة والحلول المقترحة لعلاجها.
الواجبات الوظيفية:
أعمال عارضة:
• أية مهام أو أعمال أخرى تسند إليه من قبل الوكيل المساعد للشؤون الإدارية والمالية.
الإشراف الذي تخضع له الوظيفة:
1. نوع الإشراف الذي تخضع له الوظيفة:
• يعمل تحت الإشراف العام لوكيل الوزارة المساعد.
2. مدى المسؤولية عن إنجاز العمل (درجة الاستقلالية التي يتمتع بها في اتخاذ القرارات في العمل):
• يتم أداء العمل باستقلالية، في ضوء السياسات المحددة والممارسات المتعارف عليها.
3. طبيعة المراجعة التي تخضع لها أعمال الوظيفة:
• مراجعة عامة وإجمالية للتأكد من الالتزام بالسياسات العامة.
4. المراجع التي يتم الرجوع إليها في العمل:
• يرجع إلى الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بالعلاقات العامة.
5. مقدار الحكم الشخصي في استخدام المراجع:
• يستخدم تقديره الشخصي في استخدام المراجع، وفي تفسيرها وتطبيقها
الإشراف الذي تمارسه الوظيفة:
1. نطاق الإشراف الذي يمارسه:
• يشرف إشرافاً مباشرً على سبعة موظفين: سكرتير، موظف علاقات عامة، مأمور علاقات عامة، باحث علاقات عامة، وثلاثة أخصائيين علاقات عامة .
الإشراف الذي تمارسه الوظيفة:
2. المسؤولية الإشرافية:
التخطيط:
• يحدد الإستراتيجيات العامة للعلاقات العامة بالوزارة.
• يحدد الخطط والبرامج البعيدة المدى لعمل الإدارة.
• يتولى تخطيط استخدام الموارد والأدوات والمواد في الإدارة.
• يخطط جدول العمل اليومي.
• يعد مشروع الموازنة السنوية للإدارة ويقدمه لوكيل الوزارة المساعد للشؤون الإدارية والمالية.
• يعد البرامج الخاصة بتهيئة الجو الملائم لتنمية العلاقات الاجتماعية بين منسوبي الوزارة وتوطيد الروابط بينهم.
• التوجيه:
• يكلف الموظفين بالإعمال في الإدارة.
• ينسق واجبات العمل اليومية.
الإشراف الذي تمارسه الوظيفة:
التوجيه:
• يكلف الموظفين بالإعمال في الإدارة.
• ينسق واجبات العمل اليومية.
• يصدر التعليمات إلى الموظفين ويوجههم في إنجاز أعمالهم.
• يتابع تنفيذ خطط وبرامج العمل، ويحدد الانحرافات في سير العمل وأسبابها ويتخذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها.
• يتولى مراجعة نتائج الأعمال.
الإشراف الذي تمارسه الوظيفة:
الإدارة:
• يشرف على تنفيذ ميزانية الإدارة.
• يطور الإجراءات الداخلية للعمل.
• يحدد الاحتياجات التدريبية.
• يعد برامج الإجازة السنوية.
• يعتمد نتائج تقويم الأداء الوظيفي بالإدارة.
• يوصى باتخاذ الإجراءات التأديبية للموظفين.
• يوصي بمنح المكافآت التشجيعية للموظفين.
• يقوم بإجراء المقابلات الشخصية للمتقدمين للعمل، ويوصي بتعيينهم.
• يوصي بترقية الموظفين
ظروف العمل:
• يعمل داخل المكتب في ظروف عمل عادية، وليس هناك احتمال للتعرض للمخاطر
الاتصالات الشخصية:
• يتصل بالإدارات الأخرى داخل الوزارة لتبادل المعلومات والإجابة عن الاستفسارات.
• يتصل بالإدارات الأخرى والجهات الخارجية للإعداد للمؤتمرات التي تنظمها الوزارة.
• يتصل بأجهزة الإعلام والجهات الخارجية لتزويدها بالمعلومات والبرامج الإعلامية المتعلقة بأنشطة الوزارة وإنجازاتها، والرد على استفساراتها.
• يشارك في اللجنة السنوية لإعداد الميزانية.
• يستقبل الزوار الرسميين من خارج الوزارة .
الأدوات المستخدمة:
• الأدوات المكتبية، الكمبيوتر الشخصي، الهاتف، والفاكس .
شروط شغل الوظيفة:
المعرفة:
• المعرفة بنظريات ومبادئ وأساليب وتطبيقات العلاقات العامة.
• المعرفة بنظريات السلوك الإنساني المتعلقة بالعلاقات العامة.
• المعرفة بالأنظمة واللوائح والسياسات المتعلقة بالعلاقات العامة .
شروط شغل الوظيفة:
المهارات والقدرات:
• المهارة في الاتصالات الكتابية.
• المهارة في التحدث باللغة الإنجليزية.
• القدرة على الاتصالات الشخصية .
شروط شغل الوظيفة:
المتطلبات الجسمية:
• لا توجد متطلبات جسمية معينة لأداء العمل .
شروط شغل الوظيفة:
الحد الأدنى من المؤهلات
• التعليم: بكالوريوس في الإعلام، تخصص علاقات عامة.
• الخبرة العملية: خبرة سابقة في مجال العلاقات العامة لا تقل عن أربع سنوات .
وصف ومواصفات وظيفة سكرتير
• التاريخ: 3/8/1422 هـ
• اسم الوظيفة: سكرتير
• رمز الوظيفية: 125
• المرتبة: الرابعة
• الإدارة: كلية العلوم الإدارية
• القسم: الإدارة العامة
• الرئيس المباشر: رئيس قسم الإدارة العامة.
الوصف العام
• يعمل تحت الإشراف المباشر لرئيس القسم، لمساعدة رئيس وأعضاء القسم في أداء مهام عملهم، من خلال أداء العديد من الواجبات المكتبية
الواجبات
الواجبات المكتبية:
• طباعة مراسلات ومذكرات وتقارير القسم.
• تصوير الأوراق والتقارير.
• كتابة المراسلات الروتينية، مثل رسائل الشكر وفقاً للصيغة المحددة.
• مراجعة المراسلات والتقارير الصادرة من حيث الشكل والقواعد والترقيم، وإجراء التصحيحات اللازمة عليها.
الواجبات
• استلام وتوزيع مراسلات القسم.
• حفظ قرارات مجلس القسم.
• تنظيم سجلات وملفات القسم.
• طلب المواد المكتبية، وصيانة أجهزة المكتب.
• تهيئة قاعات الاجتماعات.
الاتصالات
• استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها لأعضاء القسم، أو الإجابة عن المعلومات المطلوبة.
• استقبال الزوار والمراجعين والرد على استفساراتهم.
واجبات المساعدة الإدارية
• ترتيب إجراءات السفر لأعضاء القسم.
• المساعدة في ترتيب المؤتمرات.
• تجميع المعلومات المطلوبة للتقارير والمحاضر والمؤتمرات.
• الحصول على المعلومات التي يطلبها أعضاء القسم.
• متابعة الأعضاء للتأكد من الالتزام بالمؤتمرات والاجتماعات.
• إعداد جدول الرئيس وتذكيره بالمواعيد.
• أية مهام أخرى تسند إليه من قبل رئيس القسم.
الإشراف الذي تخضع له الوظيفة
1. نوع الإشراف الذي تخضع له الوظيفة:
• تتم الرقابة الإشرافية على السكرتير من قبل رئيس القسم. ويحدد الرئيس الأهداف العامة وأوليات العمل والمواعيد النهائية لإتمام الأعمال. أما الأعمال الجديدة أو الصعبة أو غير المعتادة فيزود الرئيس السكرتير بمعلومات إضافية ومحددة بشأنها، بما في ذلك إجراءات العمل المقترحة.
الإشراف الذي تخضع له الوظيفة
2. مسؤولية السكرتير عن إنجاز العمل:
• يقوم السكرتير بالتخطيط للعمل وتنفيذه وفقاً للتعليمات والأولويات والسياسات الموضوعة. ويتولى المبادرة في تنفيذ مهام العمل المكررة بصورة مستقلة، ولا يرجع للرئيس إلا في حالة حدوث مشكلات أو حالات غير معتادة لا تشملها التعليمات.
الإشراف الذي تخضع له الوظيفة
3. طبيعة المراجعة التي تخضع لها أعمال الوظيفة:
• تتم مراجعة نتائج الأعمال من قبل الرئيس للتأكد من الدقة والالتزام بالتعليمات والإجراءات المحددة.
الإشراف الذي تخضع له الوظيفة
4. المراجع التي يتم الرجوع إليها لإنجاز العمل:
• القواميس، وأنظمة وسياسات وقرارات الجامعة والكلية والقسم.
الإشراف الذي تخضع له الوظيفة
5. مقدار الحكم الشخصي في استخدام المراجع:
• يحدد السكرتير المراجع المناسبة لحالة معينة. ويرجع للرئيس في الحالات التي تستدعي انحرافاً كثيراً عن الإجراءات المحددة.
الاتصالات الشخصية
• اتصالات شخصية وهاتفية مع الموظفين داخل الكلية والقسم والجامعة، ومع المراسلين، والطلبة والمراجعين والزوار، وذلك لأغراض متعددة للحصول على معلومات أو لتقديم خدمات متعددة.
ظروف العمل
• بيئة مكتبية عادية، تتوافر فيها تهوية وإضاءة مناسبة.
الأدوات المستخدمة
• الأدوات المكتبية، الكمبيوتر الشخصي، آلة تصوير، الهاتف، والفاكس.
شروط شغل الوظيفة
المعرفة:
• معرفة عامة بالإجراءات المكتبية والإدارية.
• معرفة بتنظيم الملفات المكتبية.
• معرفة بقواعد اللغة العربية والإملاء وعلامات الترقيم.
• معرفة بكتابة التقارير والمحاضر والمراسلات.
• معرفة عامة بعمل أعضاء القسم.
شروط شغل الوظيفة
المهارات والقدرات:
• المهارة في الطباعة بسرعة لا تقل عن 60 كلمة في الدقيقة.
• استخدام برامج معالجة الكلمات.
• تنظيم الملفات.
شروط شغل الوظيفة
المتطلبات الجسمية:
• يستدعي العمل الجلوس في العادة، وقد يتطلب حمل أشياء خفيفة، مثل: الكتب، والأوراق، والطرود الصغيرة. ولا توجد متطلبات جسمية خاصة لأداء العمل.
شروط شغل الوظيفة
التعليم:
• الشهادة الثانوية أو ما يعادلها.
شروط شغل الوظيفة
الخبرة العملية:
• خبرة في الأعمال السكرتارية لا تقل عن سنتين .
شروط شغل الوظيفة
التدريب :
• دورة تدريبية في الأعمال السكرتارية.