أسس عمل مشروع ناجح

تعريف المشروع وخصائصه :

يتميز أي مشروع ببعض الخصائص ، والتى تركز على الفرص ، والتعقيدات ، والتفرد ، وقله الألفة ، المخاطرة ، وعدم الاستقرار ، ودورة حياة المشروع .

ويتضمن أى مشروع مجموعة من الخصائص منها ما يلى:

1-   أن يتضمن غرضاً واحداً ومحدداً ونتيجة محددة من حيث التكاليف والبرنامج الزمنى ومتطلبات جودة الأداء.

2- يعتبر المشروع نشاط مؤقت ، حيث يتم تجميع تنظيم مؤقت من الأفراد والمواد والمرافق لإنجاز هدف ضمن إطار زمنى مبرمج ، ويتم تفكيك هذا التنظيم بمجرد تحقيق الهدف ، أو يُحول للعمل على تحقيق هدف جديد  .

يعتبر كل مشروع متفردا من حيث إنه يتطلب أشياء تختلف عما اعتدناه من أعمال فى السابق ، فالمشروع نشاط زمنى واحد ، ولا يمكن إعادته مرة أخرى. 

3- نظرا لاختلاف المشروع عما تم عمله فى السابق ، فإنه يتصف بالحداثة ، فقد يتضمن تكنولوجيا جديدة ، وقد يُعرض المؤسسة المشرفة عليه إلى ظروف صعبة من عدم اليقين والمخاطرة ، ولذلك فإن المنظمة تخاطر بأشياء كثيرة عند القيام بالمشروع ، وكذلك يتطلب المشروع مجهودات خاصة لأن فشله سيؤدى إلى عدم تحقيق المنظمة لأهدافها  .

4- كما يعتبر المشروع عملية تؤدى إلى تحقيق الهدف ، ويمر المشروع خلال هذه العملية بعدة مراحل مميزة يطلق عليها دورة حياة المشروع . وتتغير المهام والأفراد والتنظيم الإدارى والموارد الأخرى مع تقدم المشروع من مرحلة إلى المرحلة التى تليها ، وينمو الهيكل التنظيمى للمشروع ونفقاته من مرحلة إلى أخرى ، ثم يتراجع كلما اقترب المشروع من نهايته  .

5-   قد يتضمن المشروع أكثر من مشروع فرعى. 

ويمكن تعريف المشروع الفرعى بأنه : أحد عناصر العمل الرئيسية فى أى مشروع ويكون عادة عبارة عن مجموعة من المراحل الرئيسية المرتبطة، وله تاريخ بداية وتاريخ نهاية وأهداف محددة ومواعيد تسليم محددة . ومن ثم فإن أى مشروع عبارة عن كيان خاص بطبيعته وبحقيقة أنه نشاط خارج على العمليات المعتادة .

وتأسيساً على ما سبق يجتهد كاتب المقال في تعريف المشروع بأنه:

مجموعة من الأنشطة المرتبطة والتى يتم تنفيذها بطريقة منظمة ، بدءاً من نقطة بداية محددة وواضحة وانتهاء بنقطة محددة أيضا ، لتحقيق بعض النتائج التى تلبى احتياجات المؤسسة المشرفة على المشروع وفقا لأهدافها . ومن ثّم فإنه يمكن القول بأن المشروع هو مجرد محاولة لتحقيق بعض النتائج المحددة فى وقت محدد .

ونظرا لأنه نشاط عملى يتم  تنفيذه خارج الأنشطة المعتادة فقد يحتاج القائمون عليه إلى استخدام أسلوب مختلف فى العمل لتحقيق النتائج المطلوبة  ، والعنصر غير المعتاد فى عمل المشروع هو الجهد الخاص الذى ينبغى بذله لإدارة فريق يخضع للتغيير المستمروذلك فى ضوء الإماكانات المادية المتاحة واللازمة للوفاء بالمتطلبات الخاصة بالمشروع

وقد يحدث التغيير فى أفراد فريق العمل جزئيا بسبب المهارات المطلوبة فى أى وقت ويمكن أن تتعرض هذه المهارات للتغيير ، كما يحدث التغييرجزئيا أيضا بسبب اختلاف قدرات الأفراد الذين يعملون فى إدارات مختلفة ، حيث أن لكل منهم أولويات تتغير بشكل مستمر.

وإنه لمن الصعب بدرجة كبيرة إعداد فريق فعال ذو بنية هرمية متسلسلة يتفرغ أفراده تفرغا تاما للعمل ، ويضاف إلى ذلك الطابع الانتقائى لفريق المشروع وزيادة تعقد الوظيفة. 

لذا ينبغى الاهتمام فى أى مشروع بالمهارات الأساسية الخاصة بالتواصل والتفاوض والتأثير فى الآخرين بحيث يركز الجميع على أهداف المشروع .

ومن المستحسن تصميم شعار لكل مشروع حيث يعد الشعار إشارة تميز مشروع ما عن غيره من المشروعات الأخرى ، وهذا التميز يسمح بالتعرف على المشروع الذى يحمل الشعار الذى يشير إليه مما يساعد على تحقيق الانتشار للمنتج وارتباطه بلأذهان بمجرد رؤية الشعار وأيضا ضمانا لعدم التقليد  .

أهداف المشروع :

يوجد لكل مشروع هدف رئيسي له ثلاثة أبعاد : إنجاز العمل حسب الميزانية
(Budget) والبرنامج الزمنى(Schedule)، ومتطلبات الإنجاز

(Performance Requirements) 

وتمثل الميزانية التكاليف المسموح بها للمشروع ، بغرض توفير الإمكانات اللازمة لإنجاز المشروع ، ويتضمن بُعد الجدول الزمنى الفترة الزمنية التى سيتم خلالها إنجاز العمل، أما بُعد الإنجاز فيمثل ما يتطلب عمله للوصول إلى النتائج النهائية. والغرض من إدارة المشروع هو توجيه المشروع نحو هدف يفى بالأبعاد الثلاثة  .

أبعاد المشروع:

وتعتبر الأبعاد الثلاثة للمشروع متداخلة ويجب تناولها بشكل متزامن ، فإذا تم التعامل مع كل بعد على حدى سيؤدى ذلك إلى تقليل تأثير البعد الآخر . فعند محاولة التقيد بالبرنامج الزمنى ومتطلبات الإنجاز للمشروع فسيؤدى ذلك إلى زيادة التكاليف ، وعلى العكس ، فعند محاولة تثبيت التكاليف فإن نوعية العمل ستتناقص وسيتأخر البرنامج الزمنى ، وبالتالى تتدنى نوعية الإنجاز ، ومع التركيز على الأهداف الثلاثة فى آن واحد ومحاولة إيجاد مستوى من التوازن بينها وبمنظور نظمى تُحدث إدارة المشروع نوعاً من التكامل بين المصادر ، وتركز على الشمولية لأهداف المشروع  . حيث تؤدى محصلة ذلك إذا تم تنفيذه بطريقة سليمة وواعية بناءا على دراسة جدوى مسبقة ووفق المتغيرات الاقتصادية والاجتماعية واحتياجات السوق مع مراعاة ألا يخل ذلك بجودة المنتج والسعر المنافس ، كل هذه العوامل تؤدى فى النهاية الى مشروع ناجح مع مراعاة تطوير الأداء بصفة مستمرة فى ضوء المستجدات وأساليب المنافسة التى يفرضها السوق فى كل فترة من العام وفى كل عام عن عام آخر.

ﺇن قياس النتائج تؤدي إلى معرفة مدى درجات النجاح والإخفاق

فإذا أمكن رؤية النجاح ، أمكن تحديد درجة المكافأة .

وإذا لم تستطع رؤية النجاح ، فلا يمكننا الاستفادة منه .

وإذا تجاهلت تعرف الإخفاق ، فلا يمكنك معالجة الأخطاء .

وإذا لم تستطع تقديم النتائج ، فلا يمكنك الحصول على دعم الآخرين .