إجتماع المجلس التنفيذى 17/12/2011

اجتمع السبت 17-12-2011 المجلس التنفيذي لفرع القليوبية برئاسة السيد الدكتور / مصطفى إبراهيم عبد الجواد مدير عام الفرع وحضور كل من :

أ/ مصطفى محمود عز الدين               نائب مدير الفرع للشئون المالية والإدارية

أ/ عبد الحميد عجلان                        مدير أمانة الفرع

د/ فاطمة زكريا                            مدير التموين الطبي بالفرع

أ/ الأمير محمد حسن                      مدير الشئون القانونية

د/ محمد صابر إبراهيم                    مدير الشئون الطبية

أ/ محمد رضا عبد الكريم             مدير التفتيش المالي والإداري

أ/ أمال حلمى                           مدير المتابعة بالفرع     

أ/عفت محمد عزت                 التفتيش المالئ والإداري بالفرع

أ/ عزة محمد حسن                مدير نظم المعلومات بالفرع

أ/ إسماعيل عويضة                مدير إدارة خدمة المواطنين

د/ ربيع سليمان                      مدير مركز خدمة العملاء

د/ محمد صابر عبد العظيم           شئون طبية

د/ توفيق أحمد توفيق               شئون طبية

أ/ محمد أبو زيد                      مسئول الأمن بالفرع

أ/ أشرف أحمد عبد الفتاح           رئيس العاملين

كما حضر أفراد فريق الجودة ورؤساء الأقسام بالفرع .

·      بدأ الاجتماع بترحيب السيد الدكتور / مدير عام الفرع بالسادة الحضور .

·      وقد دارت مناقشات الاجتماع حول الموضوعات التالية :

-          عرض محضر الاجتماع السابق وتم التصديق عليه .

·      ماتم بالنسبة للتكلفات المنبثقة عن الاجتماع السابق والتى انتهت إلى :

-         بالنسبة لجمع القرارات وتصنيفها والتى تم جمعها فقد قام السيد / عفت محمد عزت بعرض ماتم حيث تم التنبيه نحو ترتيب تلك القرارات وتصنيفها مع حفظها بالطريقة التى يسهل معها استخراج أى قرار منها . 

-         بخصوص موضوع تحديث قائمة المرور على الصيدليات  CHICK LIST وتحديد أعداد أجهزة الكمبيوتر بالصيدليات وتدريب العاملين على EXCEL SHEET والمكلف بها د/ فاطمة زكريا وأ/ عزة محمد حسن وحيث لم يتم الانتهاء من الموضوع فقد قام السيد الدكتور / مدير عام الفرع بلفت النظر مع ضرورة العمل بروح الفريق والاستفادة من الأجهزة المتوفرة حالياً للبدء والتدريب على الاستخدام .

-         بالنسبة لآلية الحد من دخول الباعة الجائلين لإدارات الفرع فقد نبه السيد الدكتور / مدير عام الفرع بضرورة تواجد أفراد الأمن بكل مكان بالفرع والوحدات ولتنفيذ ذلك يمكن الاستعانة بالعمالة الزائدة بكل وحدة للقيام بهذا العمل مع تحديد مسئول للإشراف على أعمال الأمن بكل وحدة .

·      مايستجد من أعمال :

-         تفعيل دور الأخصائى الاجتماعى وقد كلف السيد الدكتور / مدير عام الفرع الأستاذ/ أسماعيل عويضة بتكوين فريق من ( د/ ربيع سليمان – أ/ يحيى أحمد – أ/ عصام عبد الله – أ/ حياة السعدى ) وذلك لعمل حصر للعاملين بالخدمة الاجتماعية بالفرع والوحدات وإعادة توزيعهم مع تفعيل وإعداد نموذج لاستطلاع الرأى بكل وحدة من الوحدات وعرض النتائج .

-         إقتراح من السيد الدكتور / مدير عام الفرع بإنشاء مكتب لخدمة العملاء بكل وحدة من الوحدات لبحث شكاوى المنتفعين والعمل على حلها أولاً بأول .

-          التنبيه بضرورة متابعة فريق الجودة بالفرع لأعمال الأخصائى الاجتماعى والأمن على مستوى الوحدات .

-         الفصل بين أعمال المرور بالنسبة لفريق الجودة وأعمال المتابعة والتفتيش المالى وعلى أن يتم التنسيق بينهم بحيث لايتم المرور فى يوم واحد لأكثر من فريق مع حصر المشاكل ووضع الحلول المناسبة قبل عرضها .

-         التنبيه بضرورة إمداد إدارة نظم المعلومات من جميع الإدارات بالفرع بالبيانات المطلوبة خاصة الإحصائيات والإنجازات .

-          ضرورة إعداد تقرير شهرى لإنجازات كل إدارة على حده فى صورة عرض تقديمى بالشرائح يتم عرضه على المجتمعين شهرياً.

-         تحديد إدارة خدمة المواطنين لتجميع جميع الشكاوى بأنواعها وبحثها ووضع الحلول لها والعرض مع مراعاة تنفيذ إدارات الفرع لذلك .

-         ضرورة وضع برنامج بكل إدارة لعرض المشاكل والمعوقات وتحليلها مع إقتراحات التطوير وأن يتم العرض من خلال الشرائح باجتماع المجلس التنفيذى وسيتم البدء بالاجتماع القادم بإدارة الشئون الطبية .

·      المهام والتكليفات المنبثقة عن الاجتماع

تكوين فريق لحصر العاملين بالخدمة الاجتماعية بالفرع والوحدات        

أ/ إسماعيل عويضه  - د/ ربيع سليمان

تواجد أفراد أمن بجميع الوحدات وتدربيهم وتحديد مشرف للمتابعة        

أ/ محمد أبوزيد مع أمانة الفرع

إنشاء مكاتب خدمة عملاء بوحدات الفرع               

د/ ربيع سليمان

وانتهى الاجتماع على ما تقدم بعد شكر الحاضرين .