أثناء تعاملنا مع الحاسب الشخصي تصل إلينا رسائل علي صندوق بريدنا الإلكتروني وقد تكون بعض هذه الرسائل هامة ولا تحتمل الانتظار. وصول هذه الرسائل إلينا دون أن ندري أنها قد وصلت بالفعل قد تسبب لنا بعض المشاكل. من الأفضل أن نجعل برنامج التعامل مع البريد الإلكتروني يخبرنا بوصول رسائل جديدة إلينا لكي نقوم بالإطلاع عليها فور صولها. يمكن أن نضبط برنامج البريد الإلكتروني لكي يقوم بعملية اختبار وصول رسائل جديدة إلينا كل فترة زمنية محددة. هذه الفترة تختلف من مستخدم إلي آخر فقد يريد البعض تنبيه بوصول رسائل جديدة كل خمسة دقائق بينما يكتفي البعض الآخر أن تتم عمليه الاختبار كل ساعة علي سبيل المثال. معظم برامج البريد الإلكتروني توجد بها هذه الخاصية مثل برنامج الأوت لوك إكسبريس الذي سنأخذه كمثال للوصول إلي خاصية اختبار الرسائل الجديدة. قم بتشغيل البرنامج ثم أفتح قائمة الأدوات Tools ومنها أختر التعامل مع وظيفة الخيارات Options التي توجد في نهاية القائمة. ستجد في الخيارات العامة General خاصية باسم Check for new message every فضع علامة أمام هذه الخاصية باستخدام مؤشر الفأرة. بجوار الخاصية السابقة يمكنك أن تحدد المدة الزمنية التي تريد من البرنامج أن يختبر وصول الرسائل الجديدة إليك.

قم باختيار عدد الدقائق التي تريدها لتحديد المدة الزمنية التي تريدها. عندما تصل إليك رسالة أثناء تعاملك مع حاسبك الشخصي سوف تظهر لك أيقونة صغيرة علي شكل رسالة بجانب ساعة الحاسب في الركن الأمين السفلي من الشاشة.