كل شيئ عن المحاسبة ونظام محاسبي للمنشأت الغير حكومية

نتناول هنا ( محتويات النظام )

· الجزء الأول: العمليات المحاسبية.

· الجزء الثاني : إدارة النقد لدى البنوك.

· الجزء الثالث : إدارة ومحاسبة المنح

· الجزء الرابع : نظام الدفعات

· الجزء الخامس : نظام صندوق النثرية

· الجزء السادس : نظام الرواتب

· الجزء السابع : نظام النفقات مهمات السفر

· الجزء الثامن : إدارة الموجودات الثابتة

· الجزء التاسع : ادارة المشتريات

· الجزء العاشر : إدارة المخزون

· الجزء الحادي العشر: الجرد

· الجزء الثاني عشر: التقارير المالية

· الجزء الثالث عشر: ملحق بالرقابة المالية

الجزء الأول

العمليات المحاسبية

يشمل النظام المحاسبي عمليات تسجيل وتبويب العمليات وتصميم المستندات والدفاتر وتحديد الإجراءات التي تتب في جمع المعلومات المختلفة والمتعلقة بالمعاملات المالية للهيئة وطرق تسجيلها ووسائل الرقابة عليها وأساليب عرض نتائجها.

وبالتالي فأن النظام المحاسبي يشمل ما يلي:

أ‌. تسجيل العمليات من خلال:

1. تحليل الوثائق المستندية استنادا إلى مراكز التكلفة والذي يعتبر فيه المشروع وحدة التكلفة الرئيسية ومن ثم الرجوع إلى دليل الحسابات التي تأثرت.

2. استخدام برنامج محاسبي.

3. ترحيل العمليات من اليومية إلى الاستناد وهذه الخطوة تحصل آليا من خلال برنامج محاسبي.

تلخيص العمليات:

4. القيام بالتسويات وقيود الإقفال اللازمة.

5. تحضير القوائم المالية والتي تشمل

‌أ. قائمة النشاطات "قائمة الإيرادات والمصروفات".

‌ب. قائمة الميزانية العمومية

‌ج. قائمة التدفق المالي.

عناصر النظام المحاسبي

يتكون النظام المحاسبي من العناصر التالية:

1. دليل الحسابات.

2. المستندات

3. نظام القيد المحاسبي

4. برنامج محاسبي

5. القوائم المالية

6. الآلات والمعدات

7 . التعليمات

8. الموظفين

دليل الحسابات

إن أهم خطوة في تصميم النظام المحاسبي هي إعداد دليل للحسابات. وهي عبارة عن قائمة بالحسابات التي من المتوقع أن يستخدمها المشروع. هذه القائمة تحتوي على أسماء الحسابات وأرقامها. فعند تصميم دليل الحسابات يراعى عادة ترتيبها بالطريقة التي ستظهر فيها الحسابات في القوائم المالية التي تعتبر مخرجات، مع التركيز في تصميم دليل الحسابات على اعتماد المشروع أو البرنامج المعين كوحدة تكلفة أساسية مما سهل إخراج التقارير الخاصة بكل مشروع، ولتسهل استخدام الحسابات والمعلومات يفضل ترقيم هذه الحسابات بطريقة يسهل مع الوقت تذكرها. ومن أسهل الطرق استخداما هي ترقيم الحسابات حسب ظهورها في القوائم المالية مما يعني انه يتم ترقيم الأصول أولا ثم الالتزامات وهكذا.

المستندات

1. مستند القبض

ويعد لإثبات المبالغ المقبوضة نقدا أو بشيكات ويجب أن يكون مرقما بشكل متسلسل وظاهرا على السند.

2. مستند الصرف

يعد هذا المستند لإثبات المبالغ المدفوعة من نظام الطاقم للأطراف الأخرى ويجب أن يكون مرقما بشكل متسلسل وظاهرا على القيد.

المقبوضات

‌أ. كل دخل أو إيراد للهيئة يجب أن يكتب به سند قبض.

‌ب. كل شخص يستلم دفتر سندات قبض يجب أن يمضي على استلامه على أن يشمل أرقام المستندات الموجودة بداخله.

‌ج. أي خطأ في سند القبض يجب إلغائه وحفظه في ملف وعدم تمزيقه.

الجزء الثاني

إدارة النقد لدى البنوك

الهدف :

يهدف هذا الجزء إلى شرح سياسات و إجراءات التعامل مع صندوق المصاريف النثرية و حسابات البنوك في الهيئة. إتباع هذه السياسات و الإجراءات هي لضمان أن أرصدة النقد في الصندوق و حسابات البنوك و جميع المعاملات الحسابية معها تتم وفق الأسس و المعايير الهادفة لوجود صلاحيات إدارية و مالية، و ضمان سلامة الموجودات و البيانات، بالإضافة إلى التأكيد أن التبويب و التصنيف و استخراج البيانات المالية يتم بالشكل الصحيح . إن تطبيق هذه السياسات و الإجراءات سوف تضمن وجود إجراءات ضبط داخلي بهدف ضمان استخدام النقد في الهيئة بشكل متوافق مع أهدافها و نشاطاتها .

سياسات و إجراءات النقد لدى البنوك :

الأشخاص المخولون بالتوقيع :

· يتوجب توقيع مفوضين اثنين أو ثلاثة على أي شيك أو حوالة مالية من الهيئة وفقاً لحدود الصلاحيات المعتمدة في الهيئة على أن يتم تحديد المفوضين بالتوقيع من قبل أعلى هيئة بالمؤسسة.

· صلاحية التحويل من حساب بنكي إلى آخر خاص بالهيئة يتم تفويضها إلى مدير الهيئة مع مسؤولي الحسابات.

· يتم إعلام البنوك في نفس اليوم على أي تعديل يحصل على الأشخاص المخولين بالتوقيع و حدود صلاحيات التوقيع لكل فئة من التواقيع، و نماذج على التواقيع الجديدة .

· يتم الاحتفاظ لدى مسؤول الحسابات بقائمة مصدقة تحتوي على أسماء الأشخاص المخولين بالتوقيع و نموذج توقيع كل منهم .

· يتم ربط المبالغ الزائدة عن احتياج الهيئة الشهري في حسابات ودائع مربوطة لأجل و لدى البنك .

فتح حساب بنكي جديد :

أ‌. كافة حسابات الهيئة يجب أن تكون تحت اسمها الرسمي، تورد جميع أموال الهيئة إلى هذه الحسابات الخاصة .

ب‌. يتم فتح حسابات بنكية خاصة جديدة بناءً على احتياجات الهيئة و ضمان الحصول على أفضل الشروط و ذلك بتوصية مسؤول الحسابات و موافقة المدير العام، عادة تفتح الحسابات الجديدة لأغراض إيداع منح خاصة بمشاريع معينة فيها، و لضمان عدم اختلاطها بأموال المشاريع الأخرى.

ت‌. يحبذ عدم كشف الحسابات البنكية للهيئة إلا في حالات الضرورة القصوى، و بموافقة مسبقة من المدير العام .

ث‌. على مسؤول الحسابات متابعة ترتيب الحسابات البنكية. بما في ذلك العمل على تغطية أي حسابات مكشوفة من حساب بنكي آخر غير مقيد لمشروع محدد .

إغلاق حساب بنكي :

أ‌. يتم إغلاق أي حساب بنكي إذا كان رصيده صفر أو لا يوجد عليه حركة لمدة تزيد على ثلاثة أشهر أو بعد انتهاء عقد المنحة إذا كان الحساب خاصاً بمنحة محددة، إلا إذا كانت هنالك مبررات كافية لإبقاء هذا الحسـاب مفتوحـاً .

ب‌. عملية إغلاق حساب بنكي تكون مبنية على توصية مسؤول الحسابات و بموافقة المدير العام . يتم توثيق موافقة المدير العام على إغلاق حساب بنكي من خلال التوقيع على رسالة تطلب من البنك إغلاق الحساب .

ت‌. على مسؤول الحسابات تسليم جميع الشيكات غير المستعملة الخاصة بالحساب المراد إغلاقه إلى البنك في تاريخ إغلاق الحساب مع توثيق ذلك .

تعليمات المقبوضات النقدية :

· يتم قبض أي أموال ( نقدا، شيكات أو حوالات ) بموجب سندات قبض أصولية متسلسلة الأرقام.

· يتم إيداع جميع المقبوضات المستلمة في حساب الهيئة في البنوك في نفس اليوم .

· يتم الاحتفاظ بدفاتر سندات القبض المتسلسلة غير المستعملة لدى مسؤول الحسابات، و يتم إعطاء دفتر سندات قبض واحد للشخص الذي يفوضه المدير العام في عملية القبض النقدي من نشاطات الهيئة، إذا وجدت ضرورة لذلك .

الدفع النقدي بالشيكات و إجراءات توقيع الشيكات :

أ‌. يتم دفع أي مبلغ يزيد عن 20 دولار أمريكياً بشيك أو حوالة بنكية إلى حساب المستفيد، مع مراعاة ما جاء في البنود أعلاه .

ب‌. يتم تحضير الشيك من قبل مسؤول الحسابات، بعد استكمال كافة الإجراءات و توفير جميع الوثائق المطلوبة وفقاً للتشريعات المرعية و يكون الشيك محدداً لحساب المستفيد الأول .

ت‌. يتم استخدام دفاتر شيكات تتكون من نسختين و تحتوي على سند صرف لذلك للاحتفاظ بنسخة عن الشيك لدى مسؤول الحسابات .

ث‌. يتم توقيع الشيك أو/ و سند الصرف أولاً من قبل مسؤول الحسابات بعد تحقيق كافة الوثائق المعززة و توقيعها، و التأكد أنه تم إتباع تعليمات المؤسسة في عملية الشراء أو تقديم الخدمة التي سيتم دفعها بهذا الشيك .

ج‌. بعد توقيع الشيك و الوثائق المتعلقة به من قبل مسؤول الحسابات، يرسل الشيك و تلك الوثائق إلى الشخص و الأشخاص الآخرين المخولين بالتوقيع وفقاً للتعليمات .

ح‌. قبل التوقيع على الشيك يتم مراجعة الوثائق المعززة للشيك و التأكد أنها تمت وفقاً لتعليمات المؤسسة و أنها موقعة من قبل الأشخاص المخولين لذلك .

وقف صرف الشيك :

من الممكن إصدار قرار بتوقيف صرف شيك، في حالة وجود طلب إيقاف خطي من المستفيد من الشيك في حالة فقدانه أو تلفه. يتم إصدار شيك جديد بعد فترة شهر من الحصول على تعزيز من البنك خاص بعملية الإيقاف .

تعليمات السلف :

أ‌. يتم إعطاء سلفة لأي موظف من موظفي الهيئة و ذلك لتغطية مصاريف محددة سوف يدفعها الموظف خلال السفر أو التنقل لأغراض عمل يخص الهيئة .

ب‌. تكون حدود صلاحيات الموافقة على إعطاء السلف للموظفين وفقاً لحدود صلاحيات المشتريات المبينة في هذه التعليمات .

ت‌. يوقع الموظف الذي يستلم هذه السلفة في حساب خاص و تعتبر كذمة لحدود صلاحيات المشتريات المبينة هذه التعليمات .

ث‌. على الموظف الذي يحصل على سلفة أن يقدم كشف بالمصاريف الفعلية التي أنفقها من السلفة معززاً بالمستندات الرسمية .

ج‌. يتم اعتماد هذه المصاريف من المستوى الإداري المناسب في الهيئة وفقاً لحدود صلاحيات المشتريات و يتم تسوية حساب السلفة مع الموظف بعد اعتماد تلك المصاريف .

سلف أخرى :

أ‌. لا يجوز إعطاء أي موظف سلفة شخصية من صندوق الهيئة .

ب‌. يجوز إعطاء الموظف المسئول عن المشتريات النثرية مبلغ تحت الحساب للقيام بمشتريات تخص الهيئة من صندوق المصاريف النثرية بعد توقيع المستلم على مستند خاص بذلك، يتم تسويته بعد إتمام عملية الشراء و تسليم الفواتير و الوثائق المعززة لعملية الشراء .

ت‌. يتم إتباع نفس تعليمات صندوق المصاريف النثرية في عملية الدفع النقدي الخاص بالسلفة المبينة أعلاه .

الأمانات و التأمينات :

1. تمثـل الأمانات مبالغ مقبوضة أو متقطعة كوديعة تحفظ لحساب مستحقيها لصرفها على نشاط معين أو غاية محددة .

2. تمثل التأمينات مبالغ يدفعها أشخاص أو مؤسسات للهيئة لضمان حقوق الهيئة بذمة الغير و هي تخضع في قبضتها و صرفها للأحكام المحددة في هذه التعليمات .

نظام إعداد التسويات البنكية :

أ‌. يتـم استخدام نموذج محــدد لإعـداد التسـويات البنكية بحيث يحتوي على اسم و عنوان البنك و رقم الحساب .

ب‌. يتم تحضير تسويات بنكية لكل حساب من حسابات البنوك الخاصة بالهيئة من قبل مسؤول الحسابات .

ت‌. يتم تحضير التسويات البنكية على الأقل مرة بالشهر خلال عشرة أيام من انتهاء الشهر .

ث‌. في حالة الحسابات البنكية التي تزيد عدد الحركات الأسبوعية عليها عن 40 حركة أسبوعياً يتم إعداد تسويات بنكية أسبوعياً لتلك الحسابات .

ج‌. يتم مراجعة و توقيع جميع التسويات البنكية من قبل المدير العام .

ح‌. في حالة وجود مبالغ عالقة في التسويات البنكية لفترة تزيد عن شهر، يتم متابعة هذه المبالغ من قبل مسؤول الحسابات لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتحديد سبب ذلك. في حالة بقاء المبالغ عالقة لفترة تزيد عن ثلاثة أشهر، يتم إبلاغ المدير العام لاتخاذ الإجراءات الضرورية .

الجزء الثالث

إدارة و محاسبة المنح

الهدف :

يهدف هذا الجزء إلى وضع السياسات و الإجراءات الخاصة بمحاسبة و الرقابة على إيرادات و إدارة المنح الخاصة بالهيئة، الهدف من هذه الإجراءات التأكد أن جميع إيرادات الهيئة و الذمم المدنية المترتبة عليها، يتم الاعتراف بها و تسجيلها في السجلات المحاسبية وفقاً للأصول و التشريعات المرعية و يتم إنفاق هذه الإيرادات لتحقيق أهداف الهيئة و وفقاً للاتفاقيات مع الجهات المانحة .

مصادر الدخل :

المنح و التبرعات :

أ‌. منح غير مقيدة، تستطيع إدارة الهيئة استخدامها لأي مصروف خاص بالهيئة .

ب‌. منح مقيدة من قبل الجهة المانحة ليتم إنفاقها على نشاط محدد في الاتفاقية بين الهيئة و الجهة المانحة .

مصادر الدخل المتوقعة من نشاطات الهيئة :

أ‌. أنواع الإيرادات المتوقعة من نشاطات الهيئة .

· تبرعات محلية .

· رسوم عضوية .

· أخرى .

ب‌. يتم اعتماد طريقة الحصول على الإيرادات المتوقعة من نشاطات الهيئة، من قبل أعلى هيئة في المؤسسة بتنسيب من المدير العام. و بإشراف كامل من مسؤول الحسابات .

سياسات و إجراءات إدارة المنح :

نظام إدارة المنح :

أ‌. يتم فتح حساب بنكي خاص لكل منحة مقيدة لغاية محددة وفقاً للاتفاقية مع الجهة المانحة.

ب‌. يتم إعداد موازنة نقدية لكل منحة مقيدة من قبل مسؤول الحسابات، تشمل على جدول زمني للتواريخ المتوقعة لنفقات المنحة .

ت‌. يتم إيداع النقد الذي يزيد عن احتياجات شهر واحد في حساب ودائع لأجل لدى البنك و ذلك وفقاً للموازنة النقدية .

ث‌. الفوائد المحصلة نتيجة استثمار أموال المنح لدى البنوك، يتم التصرف بها وفق الاتفاقية مع الجهة المانحة. في حالة عدم وجود قيود على تلك الفوائد، تعتبر إيرادللهيئة .

ج‌. يقتصر الصرف من الحساب البنكي الخاص بكل منحة على المصاريف الخاصة بمشروع المنحة وفقاً لموازنة المنحة الموافق عليها من قبل الممول .

الإدارة المالية للمنح :

أ‌. يقوم مسؤول الحسابات بإعداد ملخص لشروط الاتفاقية الخاصة بكل منحة، من أجل تلخيص و إظهار أية متطلبات أو شروط خاصة ليتم مراعاتها خلال تنفيذ مشروع المنحة .

ب‌. قبل القيام بأي عملية صرف من حساب المنحة، يعمل مسؤول الحسابات على التأكد بأن عملية الصرف متوافقة مع موازنة المنحة، و وفقاً لشروط الاتفاقية مع الجهة المانحة .

ت‌. يجري مقارنة المصاريف الفعلية التي يتم صرفها من كل منحة مع الموازنة الخاصة بتلك المنحة، على أن يتم إعداد تقارير مالية شهرية لتعكس نتائج علمية المقارنة .

ث‌. في برنامج المحاسبة الآلي، يتم فتح حساب مستقل لكل منحة على حدى و في حالة وجود نظام يدوي يتم اعتماد دفتر خاص بكل منحة على حدى بحيث يتم قيد جميع العلميات المالية الخاصة بالمنحة. يتم تصنيف حسابات المنحة وفقاً لتصنيف الحسابات في موازنة المنحة .

ج‌. يتم إعداد التقارير المالية الخاصة بكل منحة مباشرة من برنامج الكمبيوتر الخاص بالمحاسبة. في حالة إجراء أي تعديل على هذه التقارير، يجب أن يكون هذا التعديل موثق لتوضيح سببه .

ح‌. إذا تبين أن مبلغ المنحة سيكون غير كافي لتغطية الغاية التي وجدت من أجلها، يتم إبلاغ الجهة المانحة أن المصاريف الفعلية سوف تتجاوز الموازنة للحصول على موافقة مكتوبة لتغطية المبلغ المطلوب، إذا أمكن .

خ‌. في حالة عدم موافقة الجهة المانحة على تمويل المصاريف الإضافية يتم البحث عن مصادر تمويل أخرى بأسرع وقت ممكن. و في حالة تعذر ذلك، يتم إعادة النظر بالتكاليف لتكون في حدود مبلغ المنحة .

د‌. على مسؤول الحسابات التأكد من التزام الهيئة بكافة بنود الاتفاقية مع الجهة المانحة، في حالة ضرورة أي تعديل على الاتفاقية يتم بموجب اتفاقية مكتوبة أو مراسلات موثقة مع الجهة المانحة، قبل أن يتم هذا التعديل .

ذ‌. يتم إبلاغ المدير العام بأي مخالفات تمت على الاتفاقية مع الجهة المانحة ليتم اتخاذ الإجراءات الضرورية .

ر‌. في حالة وجود متطلبات خاصة للجهة المانحة في القيام بعملة شراء يختلف عن نظام المشتريات الخاص بالهيئة، يتم مراعاة تلك الإجراءات المحددة بالاتفاقية مع الجهة المانحة مع مراعاة عدم مخالفة التشريعات المرعية في المؤسسة .

ز‌. يتم إعداد تسويات بنكية بشكل دوري على الأقل شهرياً لكل من الحسابات البنكية الخاصة بالمنح من قبل مسؤول الحسابات، و يتم مطابقة كل تسوية مع كشف بيان المقبوضات و المدفوعات الخاص بالمنحة. على أن يتم مراجعة و توقيع جميع التسويات البنكية و التأكد من صحة إعدادها من قبل المدير العام .

س‌. يتم توثيق اسم المشروع أو / و الجهة المانحة على جميع المستندات المحاسبية أوامر الشراء، طلبات الشراء الداخلية و فواتير المشتريات، و ذلك بهدف تسهيل عملية تبويب تلك السندات في برنامج الكمبيوتر الخاص بالمحاسبة أو النظام اليدوي .

ش‌. في حالة الحصول على منح بعمله أجنبية غير العملة الرئيسية للمؤسسة ، يتم في برنامج المحاسبة الاحتفاظ بحسابات المنحة بالعملة الأجنبية بالإضافة. إلى العملة الرئيسية للهيئة .

الجزء الرابع

نظام الدفعات

إن عملية دفع مقابل خدمات أو مشتريات أو راتب لموظفي الهيئة أو أية دفعات تقوم الهيئة بدفعها من حساباتها في البنوك بواسطة شيكات وسواء كانت كبيرة أو صغيرة يجب إتباع التالي:

1. عدم استلام المحاسب المستندات المراد دفعها يقوم المحاسب بالتأكيد من صحتها من جميع النواحي.

‌أ. التأكد من وجود حساب خاص بها في الموازنة

‌ب. يجب أن تكون المستندات تحمل توقيع مدير عام الهيئة.

‌ج. يجب أن تكون المستندات قانونية أو أصلية.

2. بعد عملية التأكد من إن المستندات قانونية أو أصلية.

3. يقوم المحاسب بتسجيل كافة المعلومات على سند الصرف بخصوص نوع الحساب والبنود ورقم الشيك والمبالغ ونوع العملة.

4. بعد ذلك يوقع المحاسب على المستند ثم يرسله إلى المدير العام للهيئة لتوقيعه مع الشيك.

5. يصل المستند إلى المدير كاملا أي سند الصرف والشيك وكافة الأوراق الرسمية والمستندات التي تؤيد الدفع.

6. يقوم المدير بتوقيع الشيك وسند الصرف، وفي حالة وجود أية نقطة مهما كانت صغيرة أو اعتراض من المدير يجب ان يعاد الشيك وسند الصرف مباشرة إلى المحاسب.

7. جهاز الحاسب وبرنامج محاسبة يقوم بترقيم سندات لصرف تسلسل ولا يحفظ إلا بأرقام سندات الصرف والشيكات التي تم اعتمادها فقط.

8. عند تسليم الشيك يجب الاهتمام بالتالي جيدا:

‌أ. إذا كان الشيك لموظف / ة في الهيئة يجب ان يوقع على سند الصرف في المكان المخصص لذلك ويدون اسمه.

‌ب. إذا كان المستند من مقدمي الخدمات إلى الهيئة يجب ان يوقع المستفيد على السند ويعطي المركز سند قبض.

‌ج. في أي حالة وتحت أي ظرف ان الشخص المستفيد من دفعات الهيئة والذي يوجد له دفعة أو شيك ويريد ان يستلمه يجب عليه ان يسلم أو ينفذ كافة العقود أو الاتفاقيات أو المستندات التي ينص سند الصرف أو تعليمات المدير أو منسق المشروع أو المحاسب على القيام بها قبل تسليم الشيك.

الجزء الخامس

نظام صندوق النثرية

الأهداف: الهدف من المصاريف النثرية هو لتغطية المدفوعات التالية:

1. مدفوعات صغيرة وروتينية لا تحتاج إلى إصدار شيكات.

2. مدفوعات مقابل فواتير مشتريات صغيرة لا تحتاج لشرائها عروض كثيرة.

3. مدفوعات مقابل مصاريف الهيئة الصغيرة مثل: المشروبات، السكر، القهوة، التنظيف...)

4. مدفوعات مقابل المهمات الصغيرة (200 شيكل كأقصى حد لدفعه من الصندوق).

نظامها:

1. تحديد السلفة بمبلغ (500) شيكل شهريا على أن يعاد تغذيتها عند الضرورة شرط توقيع المدير على الشيك وسند الصرف بالإضافة إلى المحاسب.

2. تدار السلفة للمصاريف النثرية من قبل المساعدة الإدارية وتحت إشراف قسم المحاسبة.

3. في حالة وجود فواتير كبيرة بنفس الفترة أو مجموعة من الفواتير الصغيرة ومجموعها كبير، يجب تحويلها إلى قسم المحاسبة من اجل إعداد شيك بها بدلا من دفعها من الصندوق.

4. يجب الاحتفاظ بالنقدية بهذه السلفة في صندوق أمين تحت إشراف المساعدة الإدارية والمحاسب يحق له دائما تفقد الصندوق وعمل جرد له في أي وقت ومقارنة الفواتير والدفعات مع المتوفر في الصندوق.

5. يمنع منعا باتا أن يتم تسليم الموظف سواء مقابل رواتبهم أو تحت أي اعتبار آخر من الصندوق وان وجد فإن لذلك يعتبر مخالفة.

6. مهما كان حجم المصروف أو الدفع يجب ان يعزز بمستندات رسمية والا فإنه يجب الحصول على موافقة المديرة كتابيا، ويحق للمدير الموافقة على صرف بدون سند رسمي مبلغ أقصاه 50 (خمسون) شيكل.

الاعتمادات:

1. سند صرف المصاريف النثرية يتكون من نسخة واحدة فقط.

2. لا تكون سندات الصرف للمصاريف النثرية مرقمة بل يوضع رقمها بعد دفعها.

3. المستندات والفواتير المرفقة مع السند يجب ان تكون أصلية.

4. عند تحضير سند صرف من المصاريف النثرية ويكون يخص برنامج من برامج الجمعية فإنه يجب الحصول على توقيع المدير العام على عملية الصرف من قبل الدفع (مثال دفع فواتير ورشة عمل تخص ورشة خاصة، يجب اعتماد تلك المصاريف من منسقيين البرامج).

إجراءات المحاسبة:

1. مراجعة سندات الصرف عند اقتراب نفاذ الصندوق من حيث صحة المستند من حيث التاريخ، نوعية الفواتير، والمستندات وتوقيع المستلم.

2. التأكد من صحة الاعتماد وتوقيع البرامج المستفيدة على سندات الصرف التي تخصها، وفي حالة عدم توافر صحة الاعتماد يعاد السند إلى البرنامج الذي يخصه، وفي حالة تكرار هذه الملاحظة لأكثر من ثلاث مرات يجب على المحاسب ان يوجد رسالة إلى من اجل معالجة المواقف.

3. قسم المحاسبة يقوم بتأكيد من وجود رصيد في الموازنة التقديرية لهذا المصروف وفي حالة عدم وجود رصيد يعاد المستند إلى البرنامج الذي طلبه أصدره مع إخبار المدير.

4. يقوم قسم المحاسبة بعد ذلك بتوجيه سندات الصرف محاسبيا بتدوين اسم ورمز الحساب المدين وتسجيلها على برامج المحاسبة وربطها بالتقارير المختلفة من حيث الصندوق والحسابات.

5. يفضل عمل ختم (Paid) من اجل ختم السند بعد دفعها وختم الفواتير والسندات المرفقة.

إعادة دفع المدفوعات من الصندوق:

1. عند وصول رصيد الصندوق إلى مبلغ لا يكفي أية مصروفات طارئة ويرجع تقدير ذلك المساعد الإداري على الصندوق من واقع خبرتها، يقوم قسم المحاسبة بمراجعة السندات التي تم دفعها ودفع المبلغ المطلوب إلى الصندوق بشيك ويجب ان يوقع الشيك وسند الصرف الخاص به من المدير.

2. في حالة وجود أية مشكلة يتم حلها بين المحاسب والمساعد الإداري بعد مراجعة المشكلة من كافة الجوانب، وإذا احتاج الموضوع ولم يتمكن المحاسب والمساعد الإداري من الوصول إلى حل وسط يتم التوجه إلى المدير وأخذ رأيه.

3. يقوم المساعد الإداري بسحب المبلغ من البنك وتغذية الصندوق ثانية.

4. في حالة حصول حالة طارئة وقام أحد الموظفين / ات بدفع أي مبلغ من حسابه الخاص وحصل على فاتورة رسمية أو مستندات رسمية فإنه يجب الحصول على موافقة المدير.

5. أي موجودات في صندوق الهيئة يعتبر ملك للهيئة ولو كان من ممتلكات أي شخص آخر.

6. أية خروقات تظهر في حساب الصندوق يجب ان تعالج فورا بعد عملية الجرد وسواء كانت زيادة أو نقص يعتبر ظاهرة غير صحيحة.

7. يحق للمحاسب عمل جرد فعلي ومفاجئ للصندوق من فترة إلى أخرى.

الجزء السادس

الرواتب والأجور

1. أي تعيين يجب ان يكون حسب مشاريع البرامج في الهيئة. ويجب ان يتم إعلام قسم المحاسبة حتى يفتح ملف جديد للموظف الجديد.

2. يجب دراسة لتعيين ومقارنته مع الميزانية المخصصة لكل برنامج في الهيئة والتي سبق وان حددت بالتنسيق مع الإدارة، وإذا لم يكن هناك وظيفة مدرجة ضمن الميزانية التقديرية فيجب الحصول على موافقة مسبقة وخطية من مدير الهيئة على التعيين.

3. تقوم المساعد بفتح ملف بإشراف قسم المحاسبة:

§ اسم الموظف / ة

§ وظيفته / ها

§ راتبه

§ تاريخ التعيين

§ قرار اداري بالتعيين

§ رقم الموظف / ة

§ الاجازات

§ البرنامج الذي يعمل / ن فيه وذلك من أجل تسهيل تحميل الراتب وأية مصاريف أخرى على نفس البرنامج مستقبلا.

4. يجب عمل كشف شهري بالرواتب وتعديله حسب البيانات المرفقة لذلك الشهر من علاوات أو إضافات أو خصومات ويجب الحصول على موافقة المدير على الرواتب بعد ذلك.

5. تدفع الرواتب إلى الموظف شهريا بواسطة شيكات بأسماء الموظفين ولا يدفع الراتب نقدا من الصندوق.

6. أي عمل إضافي أو خصومات يجب ان تكون معتمدة من مدير الهيئة بعد مراجعة قسم المحاسبة لها.

7. أي إيقاف للراتب أو اقتطاعات من الراتب يجب ان تكون معتمدة من المدير ويحق للموظف / ة الحصول على نسخة من تلك القرارات.

8. أي يوم يحسب للموظف يكون كالتالي راتب الموظف الإجمالي ÷ عدد أيام الشهر

9. على المحاسب ان يبقي الرواتب سرية ولا يسمح بالإطلاع عليها إلا فقط لمدير الهيئة ومجلس أمناء الهيئة الإدارية وان لا تعطى أية معلومات عنها أو عن قسم المحاسبة إلا بعد أخذ موافقة مدير الهيئة على ذلك.

الجزء السابع

نظام النفقات لمهمات السفر

نفقات السفر هي مصروفات تعتمد فقط من مدير الهيئة بعد أخذ رأي البرنامج الذي له صلة بتلك المهمات وهي مهمات من أجل العمل وتطويره أو المشاركة في دورات أو ندوات أو ورشات العمل.

1. مهمة السفر تكون بناء على كتاب رسمي من مدير الهيئة للموظف / آت أو في بعض الأحيان من الهيئة الإدارية ويجب توضيح الأسماء إذا كانوا أكثر من شخص.

2. يجب تحديد مدة المهمة تقريبا تاريخ السفر والرجوع.

3. المصاريف التي تدفع أثناء المهمة:

‌أ. تذاكر السفر تدفع مباشرة من قبل الهيئة إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.

‌ب. المياومات تدفع 30$ تقريبا داخل البلاد و 50$ خارج البلاد من كل يوم تتضمنه أيام السفر إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.

‌ج. تدفع المياومات لمدة المؤتمر فقط وأي أيام زيادة تكون على حساب الموظف إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.

‌د. تدفع مصاريف من والى المطارات إلا إذا تم تغطية ذلك من جهة أخرى.

الجزء الثامن

إدارة الموجودات الثابتة

الهدف :

يهدف هذا الجزء إلى شرح السياسات و الأسس و القواعد الخاصة بالتعامل مع الموجودات الثابتة لضمان أن

أ‌. عملية مشتريات الموجودات الثابتة أو التخلص منها تتم وفقاً للتشريعات المرعية .

ب‌. عملية تصنيف و تسجيل و تبويب الموجودات الثابتة تتم بالشكل الصحيح .

ت‌. الموجودات الثابتة محفوظة بشكل آمن .

ث‌. استعمال الموجودات الثابتة يتم بصورة فعالة .

وصف السياسات :

رسملة الموجودات الثابتة :

يتم رسملة تكلفة الموجودات الثابتة التي يتم استخدامها من قبل الهيئة و تزيد قيمتها عن 100 دولار أمريكي،و فترة خدمتها تزيد عن 12 شهراً .

تصنيف الموجودات الثابتة :

أ‌. يتم تصنيف الموجودات الثابتة الخاصة بالهيئة وفقاً للبنود التالية : -

· سيارات .

· أجهزة كمبيوتر .

· آلات و أجهزة مكتبية خفيفة .

· أجهزة و أدوات مكتبية .

· المفروشات و الأثاث المكتبي .

· أخرى .

ب‌. عملية إقرار أي تصنيف جديد للموجودات الثابتة، يكون من صلاحيات مسؤول الحسابات .

إجراءات الرقابة على الموجودات الثابتة :

أ‌. يتم إعطاء رقم متسلسل لكل بند من الموجودات الثابتة .

ب‌. يتم استخدام سجل لتسجيل جميع الموجودات الثابتة المملوكة أو المستعملة من قبل الهيئة، يشمل هذا على جميع التفاصيل المتعلقة بكل بند من الموجودات الثابتة كما يلي : -

· رقم البند .

· وصف البند .

· الموقع الموجود فيه .

· تاريخ الشراء و الاستلام .

· التكلفة .

· نسبة الاستهلاك السنوي .

· قيمة الاستهلاك المتراكم .

· صافي القيمة الدفترية .

ج. يتم القيام بعملية جرد سنوية للموجودات الثابتة، على أن يتم مطابقة نتاج الجرد مع سجل الموجودات الثابتة. يتم توثيق عملية التسوية مع سجل الموجودات الثابتة، و التحقق من أسباب الفرو قات أن وجدت. عملية الإشراف على الجرد هي من مسؤولية مسؤول الحسابات .

ح. يتم الحصول على بوليصة تأمين أو كفالة من اجل تغطية تكلفة شراء الموجودات الثابتة المملوكة من قبل الهيئة أن أمكن .

إضافة و مشتريات الموجودات الثابتة :

أ. عملية شراء أي بند من الموجودات الثابتة تتم وفقاًً لتعليمات و إجراءات المشتريات الخاصة في الهيئة .

ب.إذا كان مصدر الموجودات الثابتة هو تبرع من أي جهة مانحة، يتم رسملة هذه الموجودات وفقا للقيمة السوقية بتاريخ الاستلام إذا كانت قيمتها تزيد عن 100 دولار أمريكي .

ت. يتم تسجيل أي موجودات ثابتة لا تزيد قيمتها عن 100 دولار أمريكي في سجل الموجودات الثابتة بقيمة دفترية دولار واحد .

عملية التخلص من الموجودات الثابتة :

أ‌. تكون عملية التخلص من الموجودات الثابتة من صلاحيات المجلس في الهيئة بناءً على تنسيب من المدير العام .

ب‌. في حالة اتخاذ قرار من قبل الهيئة ببيع الموجودات الثابتة الخاصة بالهيئة، يتم تقييم تلك الموجودات وفقا لقيمة السوقية لها بتاريخ البيع، و تتم عملية البيع بناءً على تلك القيمة .

استهلاك الموجودات الثابتة :

أ‌. مع مراعاة ما جاء في البنود أعلاه، يتم احتساب استهلاكات الموجودات الثابتة وفقا لنبدأ القسط الثابت، و على فترة زمنية قصوى من تاريخ الشراء و حتى التاريخ المتوقع لانتهاء العمر الافتراضي

ب‌. بنود الموجودات التي تم استهلاكها كليا يتم الاحتفاظ بها ضمن سجل الموجودات الثابتة مع الاحتفاظ بقيمة التكلفة و الاستهلاك المتراكم، و ذلك من اجل ضمان وجود سجل كامل لجميع الموجودات الثابتة بغض النظر عن قيمتها الدفترية .

الجزء التاسع

إدارة المشتريات

الهدف :

يهدف هذا الجزء إلى شرح الأسس و القواعد الخاصة بالتعامل مع جميع مشتريات البضائع و الخدمات في الهيئة .

وصف السياسات العامة

صلاحيات الشراء :

يتم الموافقة على أي عملية شراء مسبقاً ضمن حدود الصرحيات التي تحدد الهيئة.

سياسة الحصول على عروض أسعار المشتريات :

يتم الحصول على عروض أسعار لجميع المشتريات التي تزيد تكلفتها عن 300 دولار أمريكي. يتم الحصول على عروض الأسعار وفقاً للقيمة المتوقعة للمشتريات كما يلي : -

قيمة المشتريات بالدولار الأمريكي

عروض الأسعار المطلوبة

من 1 – 60

بدون عروض أسعار وفقاً لإجراءات صندوق المصاريف النثرية .

من 61 – 300

يتم الشراء من الموردين المعتمدين بمصادقة مسؤول الحسابات ما عدما ذلك يتم الحصول على 3 عروض أسعار .

من 301 – 500

3 عروض أسعار عن طريق الفاكس أو البريد عن طريق مسؤول الحسابات و مسؤول الدائرة المعنية .

أعلى من 500

طرح عطاء رسمي عن طريق وسائل الإعلام. مراجعة مستندات العطاء و اختيار المورد يتم من قبل لجنة المشتريات تحدد الهيئة .

سجل الموردين :

لدى مسؤول الحسابات يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن أسماء موردين معتمدين من قبل إدارة الهيئة يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء. يتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير العام و لمسئول الحسابات، و يتم تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف أسماء الموردين .

لجنة المشتريات :

يتم تشكيل لجنة مشتريات بقرار من المدير العام. تتكون هذه اللجنة من ثلاثة أعضاء يكون المدير العام أو من يمثله أحد أعضائها. يتم تغيير أعضاء هذه اللجنة كل فترة ستة أشهر .

إجراءات المشتريات :

عملية الشراء :

أ‌. المشتريات الروتينية المتكررة التي لا تزيد قيمتها عن 20 دولار أمريكي، يتم شراؤها وفقاً لتعليمات صندوق مصاريف النثرية .

ب‌. يتم تحضير طلب شراء داخل (Purchase Request) لجميع المشتريات غير الروتينية و جميع المشتريات التي تزيد تكلفتها عن 20 دولار أمريكي.

ت‌. يتم تحضير طلب الشراء من قبل الشخص الذي يحتاج المشتريات و يتم اعتماد طلب الشراء من قبل المسؤول المباشر لهذا الشخص .

ث‌. يرسل طلب المشتريات إلى مسؤول الحسابات للتأكد من ودود موازنة في الهيئة للمشتريات المطلوبة

ج‌. يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات .

ح‌. يتم تحديد مواصفات المواد أو الخدمة المنوي شرائها من قبل رئيس الدائرة الذي يحتاج للمشتريات، أو من قبل لجنة مختصة للأمور التي تحتاج إلى خبرات خاصة .

خ‌. بعد اكتمال الإجراءات اللازمة الاعتماد طلب الشراء يتم تحضير طلب عروض أسعار .

د‌. تتم عملية طلب أسعار، استلام العروض، فتحها، دراستها اختيار المورد و توثيق ذلك، وفقاً لسياسة الحصول على عروض أسعار و اعتماد ذلك وفقاً لدول صلاحيات الشراء .

ذ‌. يتم تحضير أمر شراء (Purchase Order)، و إرسال أمر الشراء إلى المورد الذي تم اعتماده. يجب أن يحتوي أمر الشراء على كمية و نوع و مواصفات المشتريات، مع جدول زمني لتوريد المواد أو تقديم الخدمات إلى الهيئة .

ر‌. يتكون طلب الشراء من ثلاثة نسخ، نسخة إلى المورد و نسخة إلى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات و نسخة إلى مسؤول الحسابات .

ز‌. يتم اعتماد اتفاقية مع المورد لجميع المشتريات التي تكون عالية. تشمل هذه الاتفاقية كافة المواصفات و الشروط التي تضمن حق الهيئة في الحصول على المواد أو الخدمات بأفضل جودة و وفقاً لجدول زمني محدد .

س‌. المعلومات الأساسية التي يتضمنها أمر الشراء : -

· رقم أمر الشراء و تاريخه .

· اسم المشروع الذي تخصه المشتريات .

· نوع السلعة / الخدمة .

· السعر و الجدول الزمني للدفع .

· الكمية المطلوبة.

· اسم القسم / الدائرة .

· تاريخ الطلب و التاريخ المطلوب لوصول المشتريات.

· توقيع المفوضين بالتوقيع وفق لجدول صلاحيات الشراء.

ش‌. يتم توقيع اتفاقيات لفترة زمنية محددة مع الجهات التي تقدم خدمات مستمرة للهيئة، و ذلك لتحديد أسعار و مواصفات الخدمات و التأكد من الحصول على أفضل الأسعار.

استلام المشتريات :

أ‌. يتم إستلام المشتريات من قبل لجنة تتكون على الأقل من شخصين .

ب‌. يتم تزويد اللجنة المسؤولة عن استلام المشتريات بنسخة من أمر الشراء و قرار الإحالة .

ت‌. عند استلام المشتريات يتم مقارنتها مع قرار الإحالة، و مع أمر الشراء أو طلب الشراء الرسمي و فاتورة المورد، من حيث الكمية، النوعية، السعر و تاريخ التسليم. و يتم توثيق هذه العملية بموجب ضبط استلام يوقع من لجنة الاستلام .

ث‌. عند استلام المشتريات يجب أن تكون مرفقة بالفاتورة الضريبية للمورد ( أو شهادة إرسال تتبع فيما بعد بفاتورة ضريبية ) يتم توثيق رقم أمر الشراء على الفاتورة الضريبية.

ج‌. يتم توقيع أو ختم فاتورة المرود من قبل اللجنة التي استلمت المشتريات أو تلقت الخدمة، و ذلك للتأكد أن عملية الاستلام تمت وفقاً للأصول و التشريعات المرعية .

ح‌. إدا كانت المشتريات عبارة عن تقديم خدمات لفترة زمنية تزيد عن شهر، يتم تقييم الخدمات المقدمة بشكل دوري و عند انتهاء فترة العقد، من حيث النوعية وفقاً للاتفاق الموقع، و كذلك يتم تحضير تقرير من قبل مقدم الخدمة لإعطاء ملخص عن الخدمات المقدمة للهيئة و تفاصيل تكاليف الخدمات .

خ‌. في نهاية مدة عقد هذه الخدمات، تقوم لجنة مختصة مكونة من ثلاثة أشخاص على الأقل تحددها لجنة المشتريات، من بينه رئيس الدائرة المعنية بمعاينة الوضع و تقديم الخدمات المقدمة و مقارنتها لشروط ومواصفات العقد مع مقدم الخدمات، و بناء على ذلك يتم تحضير سند استلام / تقييم، و توقيعه من أعضاء تلك اللجنة .

د‌. عند استلام فواتير الخدمات العادية مثل فواتير الهاتف، يتم مقارنة تلك الفواتير مع فواتير الشهر السابقة من قبل مسؤول الحسابات و توثيق أي لاختلافات جوهرية إن وجدت .

ذ‌. بعد استلام المشتريات من قبل اللجنة المسؤولة عن الاستلام، يتم تنظيم مستند إدخال لها أو تسليمها إلى الدائرة المعنية بعد توقيع مسؤول الدائرة على الاستلام و سند الإدخال .

ر‌. في حالة أن المشتريات المستلمة سيتم استهلاكها أو توزيعها خلال فترة زمنية تزيد عن أسبوعين و تزيد تكلفتها عن 50 دولار أمريكي، يتم الاحتفاظ بهذه المشتريات و تسجيلها وفقاً لتعليمات المخزون المبينة في أعلاه. و ينطبق على ذلك أيضاً، أية مشتريات أو مطبوعات يتم القيام بها بهدف البيع .

إرجاع المشتريات :

أ‌. عند معاينة المشتريات المستلمة، و إذا تبين بأن تلك المشتريات أو جزء منها غير مطابقة لشروط الاتفاقية مع المورد ( العقد، عرض الأسعار، أمر الشراء أو قرار الإحالة ) يتم رفض استلام تلك المشتريات و إرجاعها إلى المورد مع بيان أسباب الرفض .

الجزء العاشر

إدارة المخزون

تعليمات ادارة المخزون :

أ‌. في حالة أن المشتريات المستلمة سيتم استهلاكها أو توزيعها خلال فترة زمنية تزيد عن أسبوعين و تزيد تكلفة تلك المشتريات عن 50 دولار أمريكي، يتم تسجيل هذه المشتريات و الاحتفاظ بها وفقاً لتعليمات المخزون المبينة أدناه. و ينطبق على ذلك أيضاً مشتريات أو مطبوعات يتم القيام بها بهدف البيع .

ب‌. يتولى عملية حفظ سجل المخزون و المواد شخص يعينه المدير العام .

ت‌. يتم الاحتفاظ بسجل يحتوي على جميع المعلومات الخاصة بالمخزون من حيث الكمية، النوع و السعر، و يتم الاحتفاظ بالسجل لدى كل من مسؤول الحسابات و الشخص المسؤول عن المخزون. يتم تسجيل جميع حركات الإدخال و الإخراج على المخزون في هذا السجل .

ث‌. يتم الاحتفاظ ببطاقة مخزون لكل صنف على أن تحتوي هذه البطاقة على رقم الصنف، الاسم و جميع حركات الإخراج حركات الإخراج و الإدخال و الرصيد .

ج‌. يتم الاحتفاظ بالمخزون في منطقة مخصصة لذلك الهدف، على أن يتم مراعاة وسائل الأمان و الحفظ.

ح‌. يتم استخدام سند إخراج مواد في عمليات الإخراج لأية مواد من المخزون. تكون الموافقة على عملية إخراج المواد من المستودع من قبل مسؤول الحسابات حتى مبلغ 50 دولار أمريكي و ما يزيد عن ذلك يتم بموافقة مسبقة من المدير العام .

الجزء الحادي عشر

الجرد

‌أ. يتم إجراء جرد سنوي لكل الموجودات للمركز من أثاث وآلات ومعدات.. الخ.. ويقوم بهذا الجرد لجنة تختارها الإدارة.

‌ب. يتم إعطاء كل قطعة أو جهاز رقم يستخدم في عملية الجرد.

‌ج. يتم فتح سجل لكل قطعة يتم إدخال المعلومات فيه من تاريخ شراء قطعة التكلفة، مكان وجود القطعة، العمر الاستهلاكي، والسجل لسنوي وأي معلومات أخرى ضرورية.

الجزء الثاني عشر

التقارير المالية

الهدف :

الهدف من هذا الجزء هو ضمان أن :

أ‌. تحضير جميع التقارير المالية يتم وفقا للمعايير المحاسبية الدولية و مبادئ المحاسبة المتعارف عليها الخاصة بالمؤسسات غير الهادفة للربح .

ب‌. تحضير التقارير الدورية بشكل موثق و وفقا لاحتياجات الإدارة، هيئات المؤسسة و متطلبات الجهات المانحة .

ت‌. مراجعة التقارير المالية من قبل إدارة الهيئة بالوقت المناسب .

ث‌. حفظ جميع البيانات و المستندات المساندة لعملية إعداد التقارير بشكل آمن .

الموازنة التقديرية العامة للمؤسسة :

أ‌. يعمل مسؤول الحسابات على إعداد موازنة تقديرية سنوية خلال شهر تشرين الأول من كل سنة. تشمل الموازنة على جميع التكاليف و المصاريف المتوقعة خلال سنة موزعة حسب طبيعة نشاطات و مشاريع الهيئة. كذلك تحتوي الموازنة على الإيرادات المتوقعة لتغطية تلك التكاليف و المصاريف مع بيان تفصيل تلك الإيرادات .

ب‌. يتم بحث و دراسة و مناقشة الموازنة في اجتماع خاص يشارك به المدير، مسؤول الحسابات و مدراء الدوائر في الهيئة .

ت‌. يتم اعتماد الموازنة من المدير العام و أعلى هيئة إدارية في الهيئة حيث تتم المصادقة عليها .

التقارير الدورية المطلوب إعدادها :

التقرير المالي الشهري :

أ‌. يتم إعداد تقرير مالي شهري، خلال أسبوعين من انتهاء كل شهر، من قبل مسؤول الحسابات بالتنسيق مع المدير العام، و يتم اعتمادها نهائياً م قبل مسؤول الحسابات و المالية .

ب‌. يشمل التقرير المالي و الشهري على التقارير التالية :

· بيانات المركز المالي و النشاطات و التدفقات النقدية .

· بيان مصاريف النشاطات (Statement of Functional Expenses) .

· بيان إيرادات الهيئة و أوجه صرف تلك الإيرادات و المبلغ المتبقي .

· بيان أرصدة البنوك و التسويات البنكية لجميع أرصدة البنوك .

· تفاصيل أرصدة الذمم الدائنة و المصاريف المستحقة .

· تقرير الرواتب الشهرية .

ت‌. تشمل بيانات إيرادات و مصاريف البرامج و المشاريع على مقارنة بين المصاريف الفعلية و المخصصات المعتمدة في الموازنة .

تقارير الإيرادات و المصاريف الخاصة بالمنح :

أ‌. يتم إعداد تقرير شهري عن إيرادات و مصاريف المنح لكل منحة على حدى. يتم اعتماد هذه التقارير من مسؤول الحسابات و مدير الدائرة المسؤولة عن المشروع الذي تخصه المنحة. ثم يعرض التقرير على المدير العام. يحتوي هذا التقرير على ما يلي : -

· تقارير مقارنة لكل منحة تبن موازنة المنحة المعتمدة من قبل الممول و المصاريف الفعلية لكل بند من بنود الموزانة، و الفرق بين الموازنة و المصاريف الفعلية لكل بند و ذلك للشهر الحالي و تراكمي من تاريخ بدء مصاريف المنحة حتى نهاية الشهر .

· في حالة وجود حساب بنكي خاص للمنحة، يتم إعداد تسوية بنكية لهذا الحساب و يتم مطابقة هذه التسوية مع بيان المقبوضات و المدفوعات للمنحة .

تقارير نهاية السنة :

أ‌. يتم إعداد تقارير للجهات المانحة وفقا للشكل و المضمون الذي تحدده هذه الجهات، أن وجد، و يتم إرسال هذه التقارير للجهات المانحة في التاريخ المحدد من طرفهم .

ب‌. قبل تقديم التقرير للجهات المانحة، يتم مراجعة و اعتماد هذه التقارير من قبل مسؤول الحسابات و اعتمادها من قبل المدير العام .

تقارير نهاية السنة :

أ‌. مسؤولية إصدار تقارير نهاية السنة تقع ضمن مسؤولية مسؤول الحسابات .

ب‌. يتم إصدار التقارير و البيانات المالية الخاصة بنهاية السنة المالية، خلال شهر من تاريخ انتهاء السنة المالية .

ت‌. تشمل تق