مستندات التصدير

مقدمة :
تعتبر مستندات التصدير من أهم عناصر تحريك وانسياب الشحنات التصديرية من المصدر إلى المستورد فيما بين الدول المختلفة ، ويتعامل مع هذه المستندات عدد من الجهات المختصة المحلية والأجنبية مثل البنوك وشركات التأمين وشركات الشحن والجمارك ، وهيئة الميناء وهيئات الفحص والرقابة ، ورغم تعدد هذه الجهات في تصدير الشحنة الواحدة ، إلا أن مستندات التصدير ترتبط ببعضها ارتباطا تاما ولا يعمل مستند بمعزل عن المستندات الأخرى .
وتمثل عدد المستندات التصديرية في العالم أكثر من 50 مستندا ، إلا أن هناك مستندات أكثر شيوعا في الاستخدام يفضلها المصدر ويقوم بإعدادها وتجهيزها واستيفائها بمعرفته عند تنفيذ الصفقات التجارية ، وهي المستندات التي يتناولها هذا الدليل .
ويترتب على عدم دقة استيفاء نماذج مستندات التصدير خسائر مالية يتحمل معظمها المصدر من حيث تأخير الإفراج عن الشحنات التصديرية وغيرها من مشكلات قد تؤدي إلى تلف البضاعة .
ولتجنيب المصدر تحمل أعباء تكاليف إضافية ، والحفاظ على استمرارية علاقته التجارية مع العميل وما يترتب عليه من زيادة مبيعاته ، فإن الأمر لا يحتاج سوى العناية بمستندات التصدير واستيفائها بكل دقة وتقديمها في المواعيد المناسبة وتفهم طلبات العميل وتنفيذها بكل دقة وعناية .
حيث أنه من المعروف أن المصدرين المصريين لديهم خبرات واسعة ودراية كاملة بمستندات التصدير إلا أن الموظفين بشركات التصدير المكلفين باستيفائها قد يكون البعض منهم ليسوا على دراية كاملة بهذه المستندات مما قد يترتب عليه الوقوع في أخطاء تؤدي إلى مشاكل كثيرة بين المصدر والعميل والمستندات التي سوف يتم التركيز عليها في هذا الدليل هي المستندات الشائعة الاستخدام في معظم الصفقات التجارية والتي يتم تجهيزها واستيفائها من قبل المصدر ، وأيضا أحد المستندات التي يتم تجهيزها من قبل المستورد وهي كالآتي :
- الفاتورة التجارية ( Commercial Invoice )
- كشف العبوة " مشتملات العبوة" ( Packing List )
- شهادة المنشأ ( Certificate Of Origin )
- شهادة التأمين ( Insurance Certificate )
- سند الشحن / إخطار الشحن ( Carrier’s Declaration/Consignment Note )
- خطاب الاعتماد ( Letter Of Credit )
- الكمبيالة المستندية " المبادلة " ( Bill of Exchange )
ويتضمن هذا الدليل معلومات وافية عن كيفية إعداد وتجهيز واستيفاء المستندات التجارية ويعطي شرحا وافيا لكل مستند على حده ، كما يعطي شرحا لكيفية تجنب الأخطاء والمشاكل التي قد يقع فيها المصدر ، متضمنا ما يأتي : -
· وصف كامل لنموذج المستند ( دون استيفاء ) .
· مثال لنموذج مستند مستوفي البيانات .
· شرح أهم بنود المستند التي يمكن أن تسبب بعض الأخطاء .
· اقتراحات و توصيات لتجنب هذه المشاكل .
· إرشادات للمصدر.

الفاتـــورة التجــاريةCommercial Invoice

تعتبر الفاتورة التجارية أول المستندات التي يتم إعدادها لتنفيذ الصفقات التجارية وواحدة من المستندات التي يتم إعدادها بمعرفة المصدر ، حيث يجب أن تكون مستوفاة وواضحة وشاملة للبيانات ، وأن تكون بلغة أجنبية واضحة حتى للأشخاص ذوي المعرفة المحدودة للغة الأجنبية .

وتتضمن الفاتورة بيانات أساسية لا يمكن إغفال أي منها وهي :-

اسم المصدر بالكامل وعنوانه ورقم الفاكس والتليفون ، والتلكس ، رقم الفاتورة وتاريخها ، اسم الشركة المستوردة وعنوانها والبلد وأسم المدير المسئول ورقم طلبية العميل ، الكمية ، سعر الوحدة ، نوع العملة ، القيمة الإجمالية ، اسم ميناء الشحن ، تاريخ الشحن ، أسم ميناء التفريغ ، وتوقي المصدر ، وتاريخة ورقم الاعتماد ( إذا كانت طريقة الدفع باعتماد ) وأسم البنك المفتوح طرفة الاعتماد ووصف البضاعة ورقم البنك الجمركي . وتعتبر هذه البيانات ضرورية للسلع موضوع الصفقة التي تم الاتفاق عليها بين الطرفين ( المصدر والمستورد ) .

والوظيفة الأساسية للفاتورة التجارية هي إتاحة الفرصة أمام مراجعة البضاعة عن طريق الجمارك في ميناء التصدير ومراجعة البضاعة عن طريق الجمارك بميناء المستورد .

ومراجعة البضاعة بمعرفة المستورد عند استقبالها واستلامها ، وأيضا مراجعة لقيمة البضاعة التي سوف يسددها للمصدر .

وعادة ما تحرر الفاتورة باللغة الإنجليزية وهي شائعة الاستخدام في معظم أسواق العالم لكن هناك دولا تصر علي تحرير الفاتورة بلغتها القومية .

وفي حالة غياب عملية التعاقد بين الطرفين فان الفاتورة في حد ذاتها لا تعتبر تعاقدا ولكنها تضفي جدية وتأكيدا علي الترتيبات المتفق عليها بين الطرفين ، ويوضح النموذج التالي مستند مستوفي للفاتورة التجارية متضمنا بنود الفاتورة بأرقام مسلسلة داخل قوسين ( ) حيث يتم شرح ومناقشة كل بند علي حدة وذلك من خلال الإرشادات التي يجب إتباعها عند استيفاء الفاتورة التجارية .

<!-- / message --> <!-- start منع النسخ -->

<!-- End منع النسخ --> <!-- start منع النسخ -->

<!-- End منع النسخ --> <!-- start منع النسخ -->

<!-- End منع النسخ --> <!-- start منع النسخ -->

<!-- End منع النسخ --> <!-- start منع النسخ -->

<!-- End منع النسخ --> <!-- start منع النسخ -->

<!-- End منع النسخ --> <!-- start منع النسخ -->

<!-- End منع النسخ --> <!-- start منع النسخ -->

<!-- End منع النسخ --> <!-- start منع النسخ -->

<!-- End منع النسخ --> <!-- stamps hack --> <!-- / stamps hack -->

<!-- / stamps hack --> <!-- message -->

إرشادات للمصدر

عند استيفاء الفاتورة التجارية

1- يجب توضيح عنوان المصدر بالكامل علي الفاتورة ، كما يجب أن يعبر تاريخ الفاتورة عن الواقع المتعارف علية بالدولة المستوردة ، وعلي سبيل المثال فإن كتابة التاريخ 6/5/1996 يقرأ في أغلبية الدول الأوروبية علي أنه 6 مايو 1996 ، ولكنه يقرأ في دول شمال أمريكا علي انه 5 يونيه 1996 ، فمن ثم فإنه يجب تجنب سوء الفهم ومراعاة عادات الدول في كتابة التاريخ ، ويفضل كتابة اسم الشهر بالحروف .

2- يجب علي المصدر إتاحة معلومات أكثر بالفاتورة لتسهيل الاتصال به مثل الفاكس والتلكس ، فإذا كانت أرقام الفاكسات والتلكسات غير موجودة أو غير واضحة أو بها أخطاء فسوف يحدث تأخير في إنهاء المستندات وتنفيذ الصفقة ، كما يجب إرسال الفاتورة إلي العميل علي العنوان الوارد منه الطلب كما يجب علي المصدر أن يستوضح عن أي معلومات إضافية يطلبها العميل علي الفاتورة ، كما يجب أن يحتفظ المصدر بصورة من الفاتورة مع صور المستندات الاخري .

3- يجب التأكد أن جميع المعلومات القانونية موضحة .

4- يجب مراعاة التعليمات والمعلومات الواردة من العميل بكل دقة ، حيث أن العنوان غير الكامل أو الخطأ فيه يؤدي إلي تأخير استلام المستندات وبالتالي تسلم البضاعة .

5- يجب أن يكون العنوان الذي تم شحن البضاعة إليه هو نفس العنوان المحرر بالفاتورة فإذا كان العنوان غير دقيقا أو صحيحا فسوف يحدث تأخير في إنهاء المستندات والبضاعة ، وفي بعض الحالات قد يكون العنوان الذي يتم شحن البضاعة إليه ليس هو نفس العنوان الذي يتم إرسال الفاتورة إليه .

6- يجب مراجعة العميل عن أي معلومات إضافية يطلبها ليتسنى كتابتها بالفاتورة ، وإذا لم يتم كتابتها فهناك احتمالات لتأخير وتحمل أعباء مصاريف إضافية علي المصدر والمستورد .

7- يجب توضيح رقم طلبية العميل توضيحا كاملا ، وإذا لم يتم توضيحها ، فان عملية السداد للمصدر سوف تتأخر .

ويجب كتابة نوع العملة الأجنبية التي يتم الاتفاق علي السداد بها بكل دقة حتى لا يحدث لبس ، خاصة وأن هناك فرق كبير بين قيمة الدولار الأمريكي والكندي والاسترالي ، وأيضا بين قيمة الجنيه الإسترليني الإنجليزي والايرلندي وأيضا بين قيمة المارك الألماني والفنلندي ، فمن ثم فإنه يجب كتابة نوع العملة علي هذا النحو " دولار أمريكي" ولا يكتفي بكلمة " دولار" .

8- يجب كتابة كمية البضاعة المحررة بالفاتورة بوضوح تام ، وفي حالة عدم توضيحها بكل دقة فأنه من الصعوبة علي موظفي الجمارك بميناء المستورد مراجعة البضاعة .

9- يجب تحديد وصف المنتج بكل دقة مع رقم البند الجمركي " المنسق " تسهيلا للعميل للتعرف عليها ، حيث انه إذا كان الوصف غير دقيق فإنه من الصعوبة التعرف علي كل صنف علي حدة ، كما أن كتابة رقم البند الجمركي يساعد في تحديد الرسوم أو الضرائب بكل دقة بجمارك ميناء المستورد.

10- يجب توضيح نوع العملة لكل من سعر الوحدة والقيمة الإجمالية ، وفي حالة عدم كتابة نوع العملة بالفاتورة ، وأيضا عدم كتابة قيمة كل صنف علي حدة ، فإنه من المتوقع حدوث سوء فهم وبالتالي تحمل المصدر تكاليف إضافية ، كما أنه من الصعب علي العميل مراجعتها .

11- يجب توضيح سعر التصدير "فوب " وقيمة الفاتورة لتسهيل حساب الرسوم الجمركية المختلفة بجمارك ميناء المستورد ، لأنه في حالة عدم كتابة السعر "فوب" فمن المحتمل قيام المستورد بسداد رسوم أكثر مما يجب .

12- إذا كان المصدر سوف يتحمل تكاليف الشحن فيجب توضيح ذلك بالفاتورة ، لأنه في حالة عدم توضيحها فانه من المتوقع حدوث سوء فهم يؤدي إلي تحمل المستورد تكاليف إضافية .

13- إذا كان المصدر سوف يقوم بالتأمين علي البضاعة ، فيجب توضيح قيمة التأمين بالفاتورة .

14- في حالة قيام المصدر بتحمل قيمة البضاعة ، فانه يجب توضيح طريقة الشحن واسم شركة الشحن ، وتاريخ الشحن ،لأنه في حالة عدم توضيح ذلك فإنه من الصعوبة متابعة خط سير البضاعة .

15- يجب أن يوقع المصدر علي كل من اصل الفاتورة وصورة منها أيضا ، وإذا لم يتم توقيعها فإنه من المحتمل عدم قبولها بالجمارك بميناء المستورد .

كشف العبوة أو قائمة المحتويات

st packing li

يرتبط كشف العبوة بالفاتورة التجارية وعادة ما يرفق بالفاتورة عند إرسالها للعميل ، ويجب أن يكون هذا الكشف شاملا للبيانات .
ويعطي هذا الكشف تفاصيل كاملة عن كيفية تعبئة البضاعة ومحتويات العبوات المختلفة من الصناديق والكراتين أو البالات وتفاصيل عن الأوزان ومقاسات كل عبوة في الرسالة .
وهذا الكشف يعتبر مستند هام وضروري للشاحن عند قيامة بشحن البضاعة ، كما يعتبر مستند هام لهيئات الجمارك عند قيامها بعمليات الفحص والمراجعة للتعرف علي محتويات الشحنة .
أهم البيانات التي يتضمنها كشف العبوة ما يأتي :-
· رقم الفاتورة وتاريخها .
· كمية وعدد كل صنف ومحتويات كل عبوة والمقاسات والوزن الإجمالي .
· طريقة التعبئة .
· الماركات والعلامات والأعداد .
· إجمالي عدد العبوات .
· الحجم الكلي للعبوات .
· إجمالي الوزن الصافي .
· إجمالي الوزن القائم .

ويوضح النموذج التالي مستند مستوفي لكشف العبوة متضمنا أرقاما مسلسلة بين قوسين ( ) حيث يتم شرح ومناقشة كل عبوة على حده .