كيف تكتب العروض لتفوز بالعقود؟

 عندما يتعلق الأمر بالفوز أو النجاح في دنيا الأعمال , فقد يتوقف ذلك على قدرتك في كتابة العروض, ويمكن أن تتراوح المقترحات من الطلبات التي تقدم داخل الشركة بغرض الحصول على موارد إضافية إلى تقديم العطاءات المعقدة للحصول على أعمال جديدة, ومهما كان الغرض, فهناك عدد من العناصر المشتركة التي يمكن أن تزيد من فرص خروجك بنتيجة طيبة.

ومع أن الأسلوب الموجز والواضح من ضروريات أي عرض, إلا أن الأمر يتطلب ما هو أكثر من ذلك.
أولا, أن تضع في الحسبان أن تصوغ كتاباتك بصورة متماسكة, على عكس ما تتيحه لك المحادثات الشفهية.
كما أن المحادثات الشفهية تتيح لك فرصة الشرح والإطناب عند إثارة الأسئلة, مما يجعل من الحتمي صياغتها بصورة صحيحة. وبطبيعة الحال, فهناك فروق شاسعة بين العروض المعقدة للسعي وراء الحصول على عقد كبير وبين مذكرة داخلية بغرض الحصول على شيء بسيط.
ومع ذلك, فيجب أن تتماشى جميع العروض المكتوبة مع معايير معينة. وعند كتابة العروض احذر من:
أولا : المبالغة في تقديم العطاءات, ولذلك من المهم عند صياغة عرض له مصداقيته أن يكون بعيداً عن المبالغة والتي قد تؤدى إلى وعود لا يمكن الوفاء بها, مما ينتج عنها رفض عرضك, فالعرض ينجح عن طريق إقناع من سيقوم بفحصه. ومن ثم, عليك أن تدعم ما تقول بحجج سليمة, وأمثلة جيدة إن أمكن ذلك . وبإختصار, أن تثبت أن بإمكانك تحقيق ما عرضته.

ثانيا : الإبتعاد عن الحشو, وكذلك يعد الإكثار من المواد التي يتم تضمينها في العرض عائقاً نفسياً يمكن أن يؤدى بواضع العرض إلى حشوه بكل أنواع المواد التي لا تمت بصلة إليه.
ودائما ما تتساءل: هل هناك شيء مفقود خلال تحضيرنا للعرض؟ في حين نتجاهل السؤال المضاد وهو, "لماذا حشونا العرض بمواد زائده؟" إلا أن الحشو يمكن أن يؤدي إلى رفض العروض بصورة أسرع.

ثالثا : الإسهاب في كتابة العرض, ومن العروض ما يحاول النجاح من خلال تغطية كل الجوانب, في حين, لا تكون هناك حاجة إلا لجانب واحد, وكأن العرض يقول: هاك ما تريد, وإن أردت شيئاً آخر فسوف أفعله بطريقتك. ونادراً ما ينجح هذا الأسلوب, لأنه يظهر ضعفاً في ثقة مقدمه بنفسه, وكذلك يظهر شكاً في ما يتم عرضه.
وعلى نفس المنوال, فمن المفيد أن نتجنب هذا النوع من الخلط عن طريق وضع أي آراء تقترحها في جزء منفصل من عرضك, لتجنب خلطه بالمتطلبات التي يستجيب لها العرض.

رابعا : الروتينية في تقديم العرض, وعدم تقديم أفكار مميزة وجديدة. ومن ناحية أخرى, فمع أنه لا ينبغي أن تتوسع في استجابتك لمتطلبات العرض, إلا أن مجرد الاستجابة بأقل قدر ممكن لما هو مطلوب لن يحقق لك الكثير. وعلى أي حال, فإن معظم العروض الأخرى ستقدم نفس الشيء, أما الذي سيتميز عن الجميع, فهو العرض الذي يستخدم فيه أسلوب مبتكر في توضيح كيفية القيام بالمشروع بأسلوب أفضل.

خامسا : وجود أخطاء في العرض, تفقد العديد من العروض مصداقيتها, بسبب ما يقع فيها من أخطاء. ويرجع ذلك-في الكثير من الأحيان- إلى القيود الزمنية التي تحكم وضعها , إلا أن من يقرأها لن يفكر في أنها وضعت بصورة متعجلة. ولكنه سيفكر في إمكانية أن يفي شخص بهذا الإهمال بما يتعهد به في العرض, وتنتج العديد من هذه الأخطاء من العجلة في وضع العرض في اللحظة الأخيرة, ومع أن جوانب العرض التي تحتوى على التفاصيل التي لم يتم وضعها حتى اللحظة الأخيرة, لا يمكن وضعها مسبقا, إلا أن معظم جوانب العرض يمكن استكمالها قبل الموعد النهائي بفترة طويلة. ولذلك, فبدلاً من الانتظار حتى اللحظة الأخيرة لوضع العرض بأكمله, فإن استكمال الأجزاء القياسية والروتينية سوف يقلل من الأخطاء.
وبخلاف ذلك , فيجب أن تحرص على تقليل التغييرات التي تمت في اللحظة الأخيرة , والتي تؤثر على الجوانب الأخرى من العرض. وحينما يكون ذلك حتما فيجب مراجعة جميع الجوانب التي تتأثر بالتغييرات التي تتجنب عدم توافقها مع بقية العرض.

سادسا : الابتعاد عن محور العرض, ومن الأشياء التي تؤدي كذلك إلى فشل العديد من العروض, محاولة واضعيها تغطية قصورها الفعلي, أو المتخيل، بتغليفه بمواد لا تمت للعرض بأي صلة. على سبيل المثال , فالشركة التي يعمل بها عالم شهير وقد ترد سيرته الذاتية في كل عرض من عروضها. وسيؤدي ذلك إلى أن يساور الشك من سيفحصون العرض عندما لا تكون هناك صلة بين خبرة هذا العالم وموضوع العرض. وتبعا لذلك, هل هذا بغرض تعزيز عرض ضعيف أم لا؟

سابعا: هناك مشكلة أخرى في العروض تتمثل في تشديدهم على الجوانب الايجابية منه وهو أمر طيب, إلا أنه يتجاهل الصعوبات التي سيتحتم التغلب عليها من أجل إنجاز المشروع. ولتجنب هذه المشكلة, يجب دائما مناقشة كيفية حل المشكلة, وذلك حتى لا تجعل من سيفحصون العرض يأخذون انطباعاً بأنك لا تفهم المشكلة , ولا تعلم كيفية التعامل معها.