مفيش وقت !

الدنيا اتغيرت، وإيقاع الحياة بقى سريع... يومنا أصبح جري في جري... المشاغل كتير... بنوصل الشغل من هنا ونلاقي اليوم خلص من هنا من غير ما ننجز اللي كنا عايزين ننجزه... والكلمة اللي على لساننا دايماً: "مفيش وقت!".

ازاي مفيش وقت؟... اليوم فيه

24 ساعة، يعني 1440 دقيقة، يعني 86400 ثانية... ولسه بنقول:

مفيش وقت؟! طبعاً فيه... لكن احنا اللي بنضيعه، أو مش بنستغله صح... علشان كده حنقدم المرة دي شوية نصائح ممكن تخلينا نبطل نقول: "مفيش وقت!".

1-فهم الوقت

الوقت من أقيم وأهم الموارد. لازم بانتظام نحلل استخدامنا للوقت؛ علشان نقدر نعرف الطرق اللي بتزيد من كفاءة استغلاله، سواء كان ده داخل العمل أو خارجه.

• مش كل الناس بتعترف إن جزء كبير من وقت العمل اليومي بيضيع. لازم تحلل استخدامك للوقت وكيفية استغلالك له وبعد كده تفكر في الطرق اللي ممكن تساعدك على توزيعه أحسن وتبدأ التغيير.
• إدارة الوقت معناها القيام بالأشياء بكفاءة أكثر، مش بسرعة أكثر.
• لازم تعمل جدول زمني وتحدد فيه عدد الساعات اللي هتقضيها في الأنشطة المختلفة. ده أمر مهم هيساعدك على إدارة وقتك بكفاءة أكبر. المدة التي يتناولها جدولك الزمني بتعتمد على طبيعة عملك، يعني مثلاً لو بتعمل على أساس دورة العمل الشهرية، اجعل جدولك الزمني لشهرين، ولو كانت أسبوعية، اجعل جدولك لمدة أسبوعين أو ثلاثة.
• عند بدء مهمة محددة انظر لساعتك واعرف زمن البدء، ولازم تتوقع وقتاً ملائماً أو تاريخاً محدداً للانتهاء. وحتى لو لم تنته في الوقت الذي حددته تماماً الطريقة دي هتقلل الوقت الضايع إلى أدنى حد ممكن.
• بعد مراجعة استغلالك للوقت، فيه أمور ممكن تعملها للحفاظ على الوقت:
- على المدى القصير: اعمل قائمة بالأشياء التي ستؤديها وطورها عدة مرات في اليوم. كمان ابحث في جدولك عن الوقت الضايع وفكر في طرق لتفادي هذا.
- على المدى الطويل: لو اكتشفت إن عندك مشاكل على المدى الطويل حاول تغير طريقة عملك بسرعة، حدد كل العادات السيئة، وبمجرد تحديد المشكلات، لازم تعيد التفكير فيها لتحسين أدائك.

2-التخطيط للنجاح

مش هتقدر تقرر إيه اللي المفروض يتعمل النهارده إلا لو كنت عارف إيه اللي عاوز توصل له بكرة. أي خطة تتعلق بتطويرك واستنغلالك لوقتك بشكل جيد بتعتمد على وضوح أهدافك.

تحليل الأهداف

• حدد أهدافك.. اكتب كل أهدافك، وبعدين قسمها إلى أهداف طويلة الأجل وقصيرة الأجل، ومتخصصة (مهنية) وشخصية. يعني هيكون عندك:
- أهداف مهنية قصيرة الأجل.
- أهداف مهنية طويلة الأجل.
- أهداف شخصية قصيرة الأجل.
- أهداف شخصية طويلة الأجل.
• حاول تقسم الخطط طويلة الأجل إلى خطط أسبوعية ويومية.
• راع أن تكون أهدافك واقعية. وحاول أن تكون واقعيًا فيما تستطيع تحقيقه خلال فترة محددة.
• بعد ما تحدد إيه اللي تقدر تنجزه، حاول تزود طموحاتك شوية من وقت لآخر. لازم تراجع أهدافك باستمرار، فطبيعة المتغيرات من حولنا تؤدي إلى تغير في أهدافنا، كمان قدراتنا وإمكاناتنا بتتغير من وقت لآخر، علشان كده لازم نغير أهدافنا بما يتلائم مع هذا التغيير.
• فكر في المهارات اللي هتحتاج تتعلمها علشان تحقق أهدافك.

تحديد الأولويات

• بعد تحديد أهدافك المهنية الطويلة الأجل والقصيرة الأجل، لازم ترتبها حسب الأهمية والأولوية. كل هدف هيشمل عدد من المهام، حدد أياً من تلك المهام هو الأهم، وهو الذي يجب أن توجه اهتمامك إليه.
• حاول تصنف كل ارتباطات العمل في مفكرتك حسب أهمية كل منها.
• اعمل قائمة بكل أهدافك ومهامك الحالية والقادمة والروتينية، وبعدين قسمها إلى فئتين:
أ-) المهام العاجلة والمهمة.
ب-) المهام الروتينية: ليست عاجلة ولا مهمة.
• المهام من النوع (أ): لازم تحاول إنهاء بعض من تلك المهام العاجلة والمهمة كل يوم.
• المهام من النوع (ب): تشمل المهام غير العاجلة ويتم عملها عندما يسمح الوقت.

• أي يــوم عــمـل هيكون فيه خليط من المهام (أ) و(ب). بـــدل ما تعمل في المهام (أ) كلها أولاً ثم (ب)، وزع النوعين من المهام على يوم العمل.
• الأولويات بتتغير طول الوقت لأننا نتلقى معلومات طول الوقت. المعلومات الجديدة ممكن تغير من المهام أو من أهميتها أو مدى السرعة التي يجب أن تتم بها. عند تلقيك لأي معلومة جديدة حدد أولوياتك تاني بسرعة.
• تأكد من وجود وقت هادئ لك كل يوم. هتحتاج وقت هادئ تحدد فيه أولوياتك وتركز على المهام الأصعب ذات الأولوية الأولى. حاول تركز في الوقت ده على المهام (أ) التي تتطلب اهتماماً كليا. ده هيساعدك على العمل بكفاءة أكبر.
• حاول عمل المهام الصعبة عندما يكون نشاطك العقلي متوقداً، متسيبهاش لآخر اليوم أو لقبل ميعاد انتهائها مباشرة.

• أكمل مهامك للنهاية، لا تحتفظ بالعديد من المهام المتوقفة على مراجعة أو توقيع، لا تترك متعلقات بسيطة لكل موضوع أو تترك الموضوعات مفتوحة. عليك بقطع دابر الموضوع للتفرغ لأداء غيره. ما تتركه معلقاً سيستغرق وقتاً أطول لإتمامه بعد ذلك.
• اطلب رأي من حولك عندما لا تستطيع تحديد أولوياتك.
• لابد من تقييم أهمية الأولويات. ممكن تقسم المهام إلى 4 أجزاء: مهم جداً، مهم، مفيد، وغير مهم. ضع لها حدودا زمنية، فالمهام الطارئة لازم تعملها فوراً، وبعدها المهام الطارئة بصورة عادية، وغير الطارئة ممكن تعملها في وقت لاحق.

• عندما تقبل مهمة في آخر لحظة تأكد من أن التاريخ المحدد للانتهاء منها هو حقيقة لا مفر منها، وبمجرد موافقتك على ذلك سيكون غير مقبول أن تتخطى هذا التاريخ. لازم تضع هذه الأولوية أعلى جدول أولوياتك. قبل قبول المهمة حدد الزمن الذي ستستغرقه والأوقات المحتملة للقيام بها.

• لا تترك شيئاً حتى آخر دقيقة. ضع لنفسك حداً يوضح الوقت الأخير للمهمة. حاول تحقيق أهدافك على مراحل وتجنب تعجل العمل عند آخر دقيقة.