بقلم الدكتور خلف عبدالله الوردات

مفهوم وظيفة الشراء
تتضمن مسؤولية المشتريات تامين التدفق المنتظم للمواد الى داخل المنظمة و التعامل
مع المورد و متابعتة ,و متابعة التوريد لحين وصول المواد الى مخازن المنظمة.
ان أكثر من قسم يشارك في عملية الشراء مثل التسويق و الإنتاج و الصيانة.....
و لكن ادارة المشتريات تمتلك المسؤولية الرئيسية في تحديد المواد المناسبة للتوريد
كذلك الأسعار التفاوضية و متابعة وصول المواد و الخدمات المتعلقة بالتركيب ....
لدى المشتريات اثر بالغ على ربحية المنظمة من خلال أثرها على ارتفاع او انخفاض
كلفة الانتاج. كما ان للمشتريات اثر على الأداء الكلي للمنظمة .
<!--[if !supportLineBreakNewLine]-->

أهميـة الشـراء
تبرز أهمية إدارة الشراء للأسباب التالية :-

<!--تميز بعض المواد بالندرة و حدة المنافسة بين المشاريع لتأمينها لاستمرار الإنتاج لذا ازدادت أهمية إدارة الشراء لضمان عدم توقف الإنتاج

<!--ازدادت أهمية إدارة الشراء مع زيادة الإنفاق على المواد المشتراة

<!--تتأثر قدرة و كفاءة المؤسسة على الإنتاج بقدرة إدارة الشراء على أداء أعمالها في الحصول على المواد بالكمية و المواصفات المناسبة

<!--الحد من مبالغة الإدارات الأخرى المستخدمة للمواد من حيث الكمية و المواصفات مما يزيد النفقات .
<!--

أهداف إدارة الشـراء
يمكن إجمال أهداف إدارة الشراء كما يلي :-
1- الاستخدام الامثل للموارد : حيث تتولى الشراء الملائم من حيث السعر و المواصفات و الوقت و الجودة المناسبة مما يؤثر على تقليل النفقات المالية و استخداما امثلا لها مع تجنب تجميد راس مال المشروع في مستلزمات الإنتاج و الآلات و الأدوات

2- التخطيط الجيد لشراء المواد : حيث يساعد على تحديد المخزون الاقتصادي و يقلل تلف المواد أو تقادمها
3- تقليل تكاليف الشراء : يؤدي الشراء المدروس إلى تقليل النفقات و بالتالي زيادة قوة المؤسسة التنافسية .
4- تمثل مهمة الشراء مصدرا من مصادر القيمة المضافة و هي الفرق بين المدخلات و المخرجات فكلما قلت قيمة المدخلات زادت حصيلة المبيعات .
5- تحقيق علاقات مع الموردين تؤدي إلى توفير في السعر و تلقي اقتراحات متعلقة بالبدائل .
6- الحصول على أفضل الأسعار مع عدم إغفال الالتزام بتامين المواد و بمواعيدها و بالمواصفات المطلوبة
<!--

وظائف الشـراء
يمكن إجمال أنشطة إدارة الشراء بما يلي :-
1- التحقق من الحاجة : وهي أول خطوة لتقرير الشراء بالرجوع إلى المخازن و التحقق من توفر المواد المطلوبة .
2- تحديد مواصفات المواد المطلوبة : وذلك لتقدير كلفتها و الرجوع إلى المواصفة عند الاستلام و لإدراجها بطلب التوريد و الذي يحدد عادة المواصفات هو طالب المادة لكن قد تتدخل إدارة الشراء عند المغالاة في المواصفات او لاقتراح البديل
3- اختيار المورد : غالبا هناك أكثر من مورد للمادة الواحدة ويتم الاختيار بناء على المعاملات السابقة و الالتزام و غيرة
4- دراسة الأسعار : تدرس الأسعار الواردة من الموردين او بالكتالوج او عن طريق التفاوض المباشر او المناقصات
5- إرسال أمر الشراء : يرسل إلى المورد كتابيا لحفظ الحقوق القانونية و تلافي الاختلافات

6- متابعة أوامر الشراء :لضمان وصول و تسليم المواد بالوقت المناسب

7- الاستلام و الفحص و التفتيش : قد تتولى ذلك او توكل هذة المهمة الى دائرة أخرى تحت إشرافها

8- التخزين : تتولى هذة المهمة إدارة الشراء و في حالات ضيقة تتولاها إدارة الإنتاج و إذا اتسعت مهام المنظمة تحتاج إلى إدارة مستقلة للخزن

9- الاحتفاظ بالسجلات : لا بد من توثيق عمليات الشراء في سجلات للرج عند الحاجة
10 - مراجعة الفواتير : تتولى إدارة الشراء ذلك لوجود بعض المواصفات الخاصة للمواد و يشترك قسم المحاسبة بذلك تمهيدا للصرف
<!--